Saksframlegg Arkivnr. 026 Saksnr. 2009/9-2 Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Kommunestyret Saksbehandler: Grethe Metliaas Trondheimsregionen - videre samarbeid Dokumenter i saken: 1 I Trondheimsregionen - videre samarbeid Samarbeidsutvalget for Trondheimsregionen 2 S Trondheimsregionen - videre samarbeid Saksopplysninger (Saken behandles ut fra felles saksframlegg i samtlige kommuner) En viktig bakgrunn for samarbeidet i Trondheimsregionen er at vi som bor i denne regionen står i en nasjonal og internasjonale konkurransesituasjon, hvor ulike byer og regioner konkurrerer om sentrale myndigheters ressurser og næringslivets investeringer og lokaliseringsbeslutninger. En annen grunn til å samarbeide lokalt og regionalt er at verken befolkningens hverdagsliv eller klimautfordringene kjenner kommunegrenser eller andre forvaltningsgrenser. Vi har erkjent at vi må samarbeide for å oppnå resultater. Samarbeid aktualiseres ytterligere ved at svært mye tyder på at region- og forvaltningsreformen ikke vil innebære endringer av stor betydning når det gjelder oppgaveoverføringer fra staten og regionale inndelinger. Den sterke konkurransen mellom byregionene vil med stor sannsynlighet tilta i årene framover, og Trondheimsregionen kan ikke ta for gitt de fortrinn som byen og regionen har i dag. Med god samhandling kan Trondheimsregionen fortsatt hevde seg i toppen innen forskning, utdanning, næringsliv og kultur. Dette tilsier at samarbeidet i Trondheimsregionen må videreutvikles. I denne sammenheng dreier det seg om den politiske samarbeidsmodellen, men i tillegg vil det over tid være aktuelt å videreutvikle en felles arbeidsmarkeds-, bolig- og serviceregion, som er stor nok til å dekke tilgangen på arbeidskraft ved hjelp av jernbane og andre kollektive transportmidler. Samarbeidsutvalget for Trondheimsregionen vil på denne bakgrunn bli en enda viktigere politisk arena framover. Målsettingen for samarbeidet må være klar og tydelig: Styrke Trondheimsregionens utvikling i en nasjonal og internasjonal konkurransesituasjon, slik at regionen i framtiden hevder seg i toppen innen forskning, utdanning, næringsliv og kultur, og tjenester til befolkningen.
Kommunene i Trondheimsregionens samarbeidsutvalg har i lengre tid drøftet ulike sider ved virksomheten, bl a på bakgrunn av evalueringen av utvalgets arbeid i perioden 2003 2007. Evalueringen, som medlemmene av det avgående samarbeidsutvalget 2007 deltok i, påpeker en del utfordringer. Materialet er drøftet av et oppnevnt internt arbeidsutvalg og i samarbeidsutvalget. De foreløpige drøftingene kan oppsummeres slik: - sammensetningen av samarbeidsutvalget gjør at politiske vedtak basert på konsensusprinsippet vanskeliggjøres - formidlingen av samarbeidsutvalgets saker i kommunene og forankringen i det enkelte kommunestyre bør forbedres - mer synliggjøring av sakene i media - styrking av sekretariatfunksjonen. Følgende vedtak ble fattet i samarbeidsutvalgets møte 13.06.2008 (sak 21/08): Rådmannen i Trondheim forbereder sak for rådmannsforumet om videre virksomhet i samarbeidsutvalget, inklusive forslag til ivaretakelse av sekretariatsordning. Saken legges fram for de respektive kommunene før den behandles i Samarbeidsutvalget. Et saksframlegg utarbeidet av rådmannen i Trondheim kommune ble drøftet i rådmannsforums møte 26.11.2008, i Trondheim formannskap i møte 02.12.2008, og deretter i samarbeidsutvalgets møte 05.12.2008 (sak 34/08). Jfr vedlagt særutskrift av protokoll fra sistnevnte møte. Alle møtene sluttet seg til innholdet i saken, og den legges hermed fram som saksframlegg til behandling i de respektive kommuner. I saken drøftes organisering og finansiering av det videre samarbeid i Trondheimsregionen, og kommunene inviteres til å fatte likelydende vedtak i saken. Vurdering Videreutvikling av virksomheten Det er av stor betydning at kommunenes deltakelse og engasjement i samarbeidet er godt forankret i kommunestyrene. Dette kan skje ved at kommunestyrene i starten og/eller i slutten av hver periode, behandler et dokument som drøfter aktuelle utfordringer som Trondheimsregionen står overfor i fireårsperioden, og noen enkle prinsipper eller strategier for hvordan samarbeidet skal legges opp for å møte disse. En aktuell løsning kan være at avtroppende kommunestyre behandler et slikt dokument, og at dokumentet med vedtak forelegges nytt kommunestyre i starten av valgperioden. Dette vil også være nyttig i forhold til kommunikasjonen med kommunestyremedlemmene, og dessuten i forhold til stortingsrepresentanter og media. Det er videre nødvendig å tydeliggjøre det politiske ansvaret som ligger til samarbeidsutvalget. Dette kan skje ved at det er det politiske flertallet i den enkelte kommune ved ordføreren som forvalter kommunens stemmerett i utvalget. Konsensusprinsippet legges fortsatt til grunn. En representant for opposisjonen deltar med møte- og talerett. Enkelte saker kan være av en slik karakter at ikke alle kommunene opplever det som aktuelt å delta i et konkret samarbeidsprosjekt. Dette kan f eks være tilfelle ved samarbeid om enkelte tjenester, havnesamarbeid etc. Det bør derfor praktiseres en ordning med reservasjonsrett for medlemskommunene. Samarbeidet i konkrete prosjekter skjer da innen rammen av samarbeidsutvalget, men inkluderer i disse sakene kun de kommuner som er med i prosjektet.
Samarbeidsutvalget velger leder og nestleder blant ordførerne. Leder og nestleder bør utgjøre et arbeidsutvalg, uten at dette nødvendigvis institusjonaliseres gjennom faste møter. Kontakt og informasjonsutveksling ivaretas slik det oppfattes som hensiktsmessig. Rådmannsforum består av rådmennene fra alle medlemskommunene. Rådmannsforums leder innkaller til møter. I dag foregår samarbeidsutvalgets møteforberedelser, møtegjennomføring og oppfølgingsarbeid i en tett dialog mellom politisk leder og sekretariatet. Dette har fungert godt og effektivt, men ressursinnsatsen har vært liten og ordningen har også noen svake sider. Bl a er sekretariatet i liten grad koblet til rådmennenes daglige virksomhet. Utøvelsen av rollen er derfor i stor grad personavhengig og dermed sårbar. Rådmannsforum har hatt en aktiv rolle i utredningen av interkommunale samarbeidsprosjekter, som felles brann- og redningstjeneste, samarbeid om næringsarealer med mer, i tråd med intensjonsavtalen om interkommunalt samarbeid i Trondheimsregionen. I slike prosjekter har Trondheim kommune bidratt med betydelige saksbehandlerressurser, i tillegg til selve sekretariatet for samarbeidsutvalget. Til sammen har ressursene til sekretariat og saksbehandling anslagsvis utgjort mer enn et halvt årsverk de senere årene, i perioder betydelig mer og i andre perioder noe mindre. Framover vil det være hensiktsmessig å koble disse to arbeidsområdene mer sammen. Det bør vurderes om intensjonsavtalen om interkommunalt samarbeid kan ivaretas av vedtektene for samarbeidsutvalget. En ny organisering bør sikre god kontakt mellom sekretariatet og kommunenes daglige virksomhet slik den utøves av rådmennene, samtidig som en ivaretar god kontakt med politisk ledelse. Dette kan gjøres ved at rådmannsforums ansvar også omfatter samarbeidsutvalgets virksomhet foruten aktuelle IKS-prosjekter. Sekretariatet vil da kunne forholde seg til rådmannsforums leder mellom møtene i samarbeidsutvalget. Sekretariatets oppgave vil være forberede møtene sammen med rådmannsforums leder og politisk leder, være ansvarlig for møtereferater og oppfølging av vedtak i samråd med rådmannsutvalget ved leder, og i aktuelle saker også politisk leder. Et alternativ til en slik modell kan være at sekretariatet er direkte tilknyttet politisk leder/au. Som nevnt over er det svakheter ved en slik modell. Det er sterkt ønskelig å etablere et mer aktivt forhold til media, for å synliggjøre betydningen av, og øke interessen for, samarbeidet i Trondheimsregionen. En oppgave for sekretariatet vil være å tilrettelegge dette i samarbeid med politisk leder og rådmannsforum ved leder. Dersom Trondheimsregionen skal hevde seg er det nødvendig å forsterke påvirkningsarbeidet. Det vil bety at samarbeidsutvalget i større grad må engasjere seg overfor sentrale myndigheter og etablere et mer aktivt forhold til sentrale næringslivsaktører. Bedre kontakt med stortingsrepresentantene vil være nødvendig. Sekretariatet bør tilrettelegge dette i samarbeid med politisk leder og øvrige ordførere etter behov. Videre er det ønskelig at samarbeidsutvalget i større grad framstår som et høringsorgan i saker av felles interesse. Ordinær saksgang i saker som krever beslutninger om handling/ressursbruk bør framover skje på grunnlag av administrativt utarbeidede saksframlegg/utredninger fra sekretariatet eller andre på oppdrag, framlagt av rådmannsforum ved leder. Saker som eventuelt krever beslutning i kommunestyrer/formannskap må deretter sendes disse for tiltredelse. For å få en mer effektiv beslutningsprosess i saker hvor det er nødvendig med rask avklaring, kan det være hensiktsmessig at den enkelte kommune møter med fullmakter ut fra drøfting i sine
formannskap/kommunestyrer. I slike tilfeller må saksframlegg og -utsendelse koordineres i forhold til møtene i formannskapene, evt kommunestyrene. En slik behandlingsmåte vil forutsette en grundig og samordnet administrativ forberedelse for å kunne gi en effektiv beslutningsprosess. Deltakere i samarbeidet i Trondheimsregionen Det politiske samarbeidet har i 2008 bestått av åtte kommuner og Sør-Trøndelag fylkeskommune. I tillegg har Selbu kommune status som observatør. Nord-Trøndelag fylkeskommune er invitert med som observatør. Bolig- og arbeidsmarkedsregionen består av et større antall kommuner enn dagens medlemskommuner. Formannskapet i Trondheim vedtok at utarbeidelse av ny strategisk næringsplan legges til rette slik at kommunene i samarbeidsutvalget og andre aktuelle kommuner kan delta (17.06.2008). På møtet 03.10.08 fikk kommunene Leksvik og Rissa observatørstatus. Flere medlemskommuner deltar i dag i mer enn ett forum for interkommunalt/regionalt samarbeid. Det anbefales ikke at antallet kommuner utvides ytterligere i den nære framtid, blant annet av hensyn til gjennomføringen av de store prosjektene som er igangsatt. Bemanning og organisering av sekretariat Andre byregioner har en langt sterkere bemanning av sine samarbeidsorganer enn hva Trondheimsregionen har hatt. Eksempelvis har Oslo-alliansen to hele stillinger i sin administrasjon, foruten at Oslo Teknopol driver næringsutvikling på vegne av regionen og har flere medarbeidere. Det kan også nevnes at Fosen regionråd har fire ansatte og BliLystprogrammet har 5-6 ansatte, uten at virksomheten for disse uten videre er sammenlignbar med samarbeidet i Trondheimsregionen. Kommunenes ambisjonsnivå for byregionalt samarbeid og utvikling bør avgjøre hvor mye sekretariatet for Trondheimsregionen skal styrkes. Det er ingen tvil om at en forsterket felles arbeidsinnsats vil kreve økte ressurser både til møteog saksforberedelser og utredninger, og ikke minst til etterarbeid og oppfølging av saker i politiske prosesser og overfor media. Det bør skilles mellom ressursbruk til sekretariat og til prosjekt. Ressursbruken er i 2008 nær 0,3 årsverk til basis sekretariatsfunksjoner og 1,9 årsverk til prosjekter, jfr oversikten nedenfor. Om lag 1,7 årsverk er finansiert av Fylkesmannens skjønnsmidler, resten, dvs ca et halvt årsverk, av Trondheim kommune. I årene 2004-07 brukte Trondheims kommune i tillegg en betydelig del av et årsverk knyttet til utredning og behandling av IKS-prosjekter. Som kjent resulterte dette i opprettelsen av felles brann- og redningstjeneste for tre av kommunene. Oppgaver for sekretariatet 2008 (0,3 årsverk): - møteopplegg-/forberedelse - initiering av saker - møtereferater, utsendinger Oppfølging av rådmannsforum kommer i tillegg, slik at sum sekretariatsarbeids kan anslås til minimum 0,4-0,5 årsverk i 2008.
Interkommunale prosjekter 2008 (samlet ca 1,9 årsverk): - felles befolknings- og bosettingsanalyse (1 årsverk) - felles arealplan (0,7 årsverk) - oppstart felles næringsplan (ca 0,2 årsverk). Ved en forsterking av samarbeidet i Trondheimsregionen vil de foreslåtte basisoppgavene for sekretariatet øke tilsvarende, videre vil tettere oppfølging ift rådmannsforum kreve økte ressurser. Bemanningen av sekretariatsfunksjonen bør minimum være ett årsverk. I tillegg kommer prosjektrettet arbeid, som fortsatt vil stå sentralt. Dette kan være framtidige IKS-prosjekter vedrørende tjenesteyting, men i stor grad også plan- og utviklingsprosjekter og oppfølging/ iverksetting av slike. I 2009 vil både befolknings- og bosettingsanalysen og den interkommunale arealplanen stå sentralt. Dersom kommunene slutter seg til arbeidet med en felles strategisk næringsplan, vil også dette prosjektet kreve betydelige ressurser over lengre tid, i form av handlingprogram og oppfølging av tiltak/prosjekter. Foreslåtte oppgaver for sekretariatet 2009 og videre (min. 1,0 årsverk): - møteopplegg-/forberedelse inkl oppfølging rådmannsforum - initiering av saker - saksframlegg - møtereferater, utsendinger - oppfølging av vedtak internt og eksternt - tilrettelegge for synliggjøring i media - tilrettelegge for kontakt med sentrale myndigheter, stortingsrepresentanter, næringsliv Interkommunale prosjekter 2009 (samlet 2,5-3 årsverk): - felles befolknings- og bosettingsanalyse - felles arealplan - felles næringsplan - handlingsplaner, koordinering av tiltak - koordinering ift transportsamarbeidet - evt videreutvikling IKS-prosjekter Planarbeidet skal følges opp med handlingsplaner og tiltak, blant annet innen næringsutvikling. I tillegg er samarbeidet om transport viktig framover, og det kan også tenkes IKS-prosjekter vedrørende tjenester. Dette vil trolig innebære at ressursbehovet i 2010 og senere minst vil ligge på sammen nivå som i 2009. Dersom Trondheimsregionen skal styrke innsatsen i tråd med ovenstående, er det altså behov for finansiering av minimum 1 årsverk til sekretariat og 2,5-3 årsverk til prosjekter, hvori planarbeid inngår. Det søkes Fylkesmannen om skjønnsmidler også i 2009, men etter hvert må en påregne større grad av egenfinansiering i prosjektarbeid. Det understrekes at dette handler om å videreutvikle en samarbeidsarena og nødvendig støttefunksjoner for denne, ikke oppbygging av et nytt forvaltningsnivå. Etter hvert kan en vurdere om en fastere organisering tilsvarende Stavangerregionen næringsutvikling vil være hensiktsmessig. Bemanningen og organiseringen av samarbeidet kan løses på flere måter. Sør-Trøndelag fylkeskommune har signalisert at en vil bidra med økonomiske ressurser i 2009, og øke dette i kommende år. Videre kan det tenkes at flere kommuner enn Trondheim kan avsette personalressurser til prosjektarbeid og sekretariatet. Mer hensiktsmessig vil det trolig være å etablere en ordning med kontingent som gjør det mulig å finansiere personell som øremerkes disse oppgavene. Dette kan være aktuelt i noe omfang allerede i 2009 ut fra at ekstern
finansiering fra Fylkesmannen reduseres. Det betyr at alle medlemskommunene må bidra med et beløp for finansiering av sekretariat og prosjektarbeid, og at dette fastsettes i egen sak. Trondheim tilbyr seg fortsatt å administrere sekretariatsfunksjonen. Organisering av bemanning av sekretariat og prosjektarbeid på til sammen om lag 3,5-4 årsverk kan løses i form av spesifiserte stillinger eller ved at flere medarbeidere frikjøpes for en andel av sitt årsverk for å arbeide dedikert med saker for samarbeidsutvalget. En kombinasjon hvor en person på heltid, evt to personer på halv tid, har sekretariatsansvar, kombinert med frikjøp av medarbeidere for prosjektarbeid anbefales, fordi det gir mest fleksibilitet og gjør det mulig å sette inn medarbeidere med den aktuelle kompetansen i forhold til de saker/prosjekter som står på dagsorden. Utadrettet synliggjøring av arbeidet For å synliggjøre Trondheimsregionen for omverdenen er navnet eller benevnelsen på samarbeidet av stor betydning. Ved å sette Trondheimsregionen først i navnet vil en få et riktigere fokus. Stavanger har gjort det samme med navnet Stavangerregionen Næringsutvikling og Oslo med Oslo-alliansen. I andre deler av Trøndelag benyttes benevnelsen regionråd. I stedet for samarbeidutvalg eller samarbeidsråd kan en benytte en undertittel: Trondheimsregionen samarbeid for utvikling Ut fra intensjonen om at Trondheimsregionen skal hevde seg både nasjonalt og internasjonalt, er det aktuelt også med en engelskspråklig benevnelse som benyttes fast på alle skriftlige dokumenter i tillegg. Både Bergensregionen og Stavangerregionen har tatt konsekvensen av dette med Bergen Business Region og Greater Stavanger. I tråd med forslaget over kan en da f eks foreslå: Trondheim Region - cooperation for development I dagligtale vil en da som regel bare snakke om Trondheimsregionen eller Trondheim Region, men tillegget vil være med i mer formelle sammenhenger. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvensene av tilrådinga vil være at kommunene forplikter seg til å bidra til en styrking av sekretariatsfunksjonen som hittil har vært finansiert av Trondheim kommune. Prosjektene er finansiert særskilt, først og fremst ved skjønnsmidler fra Fylkesmannen samt ved egeninnsats fra deltagerkommunene. Uten at det er oppgitt et konkret beløp vil det ikke være snakk om store bidrag da utgiftene skal fordeles på 8 kommuner samt STFK. På rammeområde 1 er det avsatt kr. 30.000 til interkommunalt samarbeid, og kostnaden forventes derfor å kunne dekkes innen ordinært budsjett. Rådmannens innstilling 1. Kommunestyrene behandler en sak om samarbeidet i Trondheimsregionen i slutten av hver valgperiode. Saken med vedtak tas opp av nytt kommunestyre i starten av valgperioden. Saken drøfter hva som er de viktigste aktuelle utfordringene byregionen står overfor og hvordan arbeidet skal legges opp for å møte disse.
2. Det politiske flertallet i den enkelte kommune, ved ordføreren, forvalter kommunens stemmerett. Konsensusprinsippet legges fortsatt til grunn. En representant for opposisjonen deltar med møte- og talerett. 3. I saker/prosjekter hvor enkeltkommuner ikke ser det som aktuelt å delta, praktiseres en ordning med reservasjonsrett for medlemskommunene. 4. Kommunene i Trondheimsregionen velger leder og nestleder blant ordførerne. Leder og nestleder utgjør arbeidsutvalget. 5. Rådmannsforum består av rådmennene fra alle medlemskommunene. Rådmannsforums leder innkaller til møter. Rådmennene deltar i Trondheimsregionens møter med møte- og talerett. 6. Arbeidet slik det har vært utført i samarbeidsutvalget og arbeidet med aktuelle IKS-prosjekter samordnes. Intensjonsavtalen om interkommunalt samarbeid søkes ivaretatt av vedtektene for samarbeidsutvalget. 7. Ordinær saksgang i saker som krever beslutning om handling/ressursbruk bør framover skje på grunnlag av saksframlegg/utredninger utarbeidet av sekretariatet eller andre på oppdrag, framlagt av rådmannsforum ved leder. Saker som eventuelt krever beslutning i kommunestyrer/formannskap må deretter sendes disse for tiltredelse. 8. For å få en mer effektiv beslutningsprosess i saker som krever rask avklaring, møter den enkelte kommune med fullmakter ut fra drøfting i sine formannskap/kommunestyrer. I slike saker koordineres saksframlegg og -utsendelser i forhold til møtene i formannskapene, evt kommunestyrene. 9. Sekretariatet er administrativt tilknyttet rådmannsforum ved leder. Arbeidsområdet for 2009 og senere vil være: - møteopplegg-/forberedelse inkl oppfølging rådmannsforum - initiering av saker - saksframlegg - møtereferater, utsendinger - oppfølging av vedtak internt og eksternt - tilrettelegge for synliggjøring i media - tilrettelegge for kontakt med sentrale myndigheter, stortingsrepresentanter, næringsliv - høringsuttalelser. I tillegg kommer interkommunale prosjekter i 2009 og senere: - felles befolknings- og bosettingsanalyse - felles arealplan - felles næringsplan - handlingsplaner, koordinering av tiltak - koordinering ift styringsgruppe for transportsamarbeidet - oppfølging ved utarbeidelse av handlingsplaner - iverksetting/gjennomføring av tiltak iht planarbeidet - annet felles utviklingsarbeid - evt samarbeid om felles tjenester. 10. Sekretariatsfunksjonen/oppfølging av rådmannsforum styrkes ved at samlet ressurs økes fra ca 0,4-0,5 årsverk i 2008 til minimum 1 årsverk fra 2009. Prosjektaktiviteten økes fra ca ca 1,9
årsverk i 2008 til ca 2,5-3 årsverk til prosjektrettet arbeid, handlingsplaner, koordinering og iverksetting av tiltak iht planarbeidet. Trondheim kommune administrerer sekretariatet på vegne av medlemskommunene. Finansiering skjer ved at medlemskommunene betaler en nærmere fastsatt årlig kontingent, samt ved støtte av Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det foretas en evaluering etter ett år. 11. Samarbeidet gis navnet: Trondheimsregionen samarbeid for utvikling. Som engelskspråklig undertittel på skriftlige dokumenter benyttes i tillegg: Trondheim Region - cooperation for development. 12. Etter at hovedprinsippene for virksomheten er vedtatt, utarbeides forslag til endringer av vedtektene.