Styremøte 19. Januar 2015 Sted : Tåsenveien 14 F, Vivi Christensen Til stede: Arne Reisegg Myklestad, Anette Gundersen, Christian Nissen, Tore Broholt, Vivi Christensen, Fraværende: Renate Salomonsen Referent : Vivi Christensen Møtet startet kl. 18.30 Gjennomgang av referat/oppfølging av saker fra forrige styremøte: Nummerskilt: Anette sjekker infoskriv som ble sendt ut. Arne og Anette tar en bafaringsrund i hele borettslaget søndag 25. jan. kl 10.00. Sak 865 Pålegg fra Hafslund 13. stk. stigeledninger Kvikk har igangsatt arbeidet utbedring. Enkelte hus gjenstår, disse er beboerne selv ansvarlig for. Anette levere ut brev med tilbud til gjeldende beboere. Brev fra Hafslund vedr. Jv 32, Spv 9, Tv 10, Spv 23, Spv 17, Spv 1 om avsluttet tilsynssak vedr. utbedring. Sak 1114 Spyling av rør Arne har forsøkt innhentet 3 anbud, men kun fått 2. (Gravco og Powerclean hvor gravco var billigst) Tilbud vedrørende rensing av rør, fra firmaet Gravco; kr. 1320 pr leilighet, ekskl. mva.. Gravco foreslår stikkprøver stikkledninger ved 6 hus, estimert til ca 26 640, Styret diskuterer hvor mange og hvilke neste styremøte. Arne ber Gravco om ta stikkrøver i Tv. 10, Spv.19 Jv. 28, Jv. 35.
Sak 1213/1223 Ferdigbefaring Spv. 3B. Renate tar kontakt Spv 3 B vedr refusjon av et vindu og en dør hvor bilagene er kommet på avveie til Obos. Anette scanner og sender til Obos. Anette har sendt purring 19. januar 2015. Sak 1280 (1254 1340) Redskapsbod Spv. 3 C Renate svarer på denne. Før igangsetting skal beboer inbetale et garantibeløp på kr. 5000,. Kopi av innbetalingen skal sendes styret. Renate sjekker om det har kommet inn betaling. Er byggesaken utsatt jfr. mail fra Anja av 19.01.15. Sak 1285 : SPB 9 Renate jobber med saken, og leter etter dokumentasjon på makeskifte. 1322: Makeskifte SPV 15 Det blir spurt om hvordan makeskifte har foregått vedr. fellesarealet i kjellern. Makeskiftet er gjort i tråd med byggevedtaktene 1.8.2 og gjeldende praksis. Makeskifteavtalen er signert av beboerene og forelagt styret for godkjenning. Styret har innhentet uttalelse fra Obos advokat og makeskifteavtale er utført i henhold til gjeldende vedtekter og praksis i Borettslaget. 1 297: Byggesøknad Jv 35. Beboer søker om å innrede sin kjellerbod og således innlemme dette arealet i sitt boarealet. Byggesøknaden inneholder også en søknad om å sette inn en dobbel terassedør i opprinnelig bygningskropp i 1. etg. Innredning av kjellerbod godkjennes av styret forutsatt at beboer får dette godkjent av PBE. Styret ser seg nødt til å avvente behandlingen av terassedørtiltaket. Vivi gir beboer tilbakemelding om styrets vedtak. Vivi sjekker alle hustype 1 vedr. terassedør til neste styremøte. 1306: Jv 29c. Vannlekasje. Beboer er blitt oppfordret til å melde saken til borettslagets forsikringsselskap, samt ta kontakt med Rørpartner. Renate sjekker om vi har fått faktura fra beboer. 1260: Søknad om innsetting av takvindu Sp 15 c. Vedlagt tegning viser avvikende mål og avvikende plassering. Søker ber om en avvikende plassering grunnet trappeløp og innvendig vegg. Tore sjekker opp mot vedtektene til neste styremøte. Tore sjekker plassering med beboer. Styret ønsker å se tegninger fra innsiden og utsiden når vinduet er plassert så langt det mulig inn mot trappeveggen.
1319: Fuktproblemer i Grunnmur Jv. 33 Vivi kontakter Frøiland bygg for befaring. Frøiland anbefalte å kontakte forsikringsselskap, men vi trenger en vurdering først for å få vite om det er fuktsakde. Vivi tar kontakt med Frøiland igjen for å høre om de kan anbefale en håndverker. 1321: Ferdigbefaring Jv. 35 Renate blir med Vivi på ferdigbefaring. Vivi kontakter beboer. Garantibeløpet tilbakebetales når vi mottar kopi av ferdigattesten fra Plan og Bygg 1320: Søknad om refusjon Jv. 35 Avventer kvitteringer. Nye saker: 1325 Byggesak i Tv. 14 E Styret innhenter uttalelse fra Obos advokat 1241 Spv. 9 Spyling av rør er nært forestående og det vil bli laget en framdriftsplan. 1350 Hagebod i JV 35. Byggesøknaden godkjennes. Arbeidet kan igangsettes når garantibeløpet på kr 5000 er innbetalt. 1364 Utlufting til bad Spv. 23 Det er ikke tillatt å føre utlufting ut i fellesareal. Christian sjekker likevel med Plan og Bygg. 1363 Lufting av soil over takspv. 23 Røret er kuttet og går ikke over tak. Christian ber om et prisoverslag. 1362 Råteskade Spv. 23 b Det er to årsaker til råteskaden. De ene skaden er lekasjen rundt takhatten som er borettslagets ansvar. Denne skaden dekkes av borettslaget med kr 30.000, Skaden som er oppstått pga feilisolering må andelseieren dekke selv 1355 Endret takvinkel i Spv. 15 Referat vedrørende denne saken er å finne på hjemmesidene til boretslaget. Styrereferat av 02.06.14. 1357 Ildpåsettelser i nabolaget Det er meldt fra til politiet 1359 Spørsmål vedr. tilbygg i Spv. 3
Jfr. pkt. 2.1 Dispensasjoner Christian sender svar Sak 1361 Stoppkran i Spv. 23 Beboeren i Spv. 23 b tar kontakt med Rørpartner for prisoverslag. Sak 1369 Høye trær ved Jv 29. Det må innhentes uttalelse og Spv. 13, 15 og Jv 29, Jv 28. Vivi skriver brev og legger i postkassene. Sak 1373 Sammenslåing av leilligheter TV 12F Styret godkjenner fjerning av en inngangsdør til leiligheten. Styret godkjenner ny dør til felleskjeller og innlemre en mindre del av fellesarealet i henhold til vedlagte tegninger. Sak 1375 refusjon av garantibeløp Tv 14 h. Garantibeløpet refunderes etter ferdigbefaring og ferdigattest fra Plan og bygg er sendt inn til styret. Neste styremøte: Mandag 2. februar hos Renate kl. 18.15 Møtet avsluttet klokken 22:00 Rutiner Styremøtene og saksbehandlingsrutiner, innspill fra Christian. Vi er enige om: Vi gjeninnfører saksjournal for styremøtene, helst en uke før styremøtet. Styreleder fordeler saker fortløpende, slik at det blir delegert til styremedlemmene å forberede og framlegge saker. Vi skal bruke kayako systemet når vi kommuniserer med andelseierne. Vi bruker fortrinnsvis sms varsling når vi trenger å kommunisere med andre i styret, utenom selve saksbehandlingen i styremøtene. De siste 15 minuttene av hvert styremøte bruker vi til å gjennomgå referatet, skrive det ut og undertegne dagens referat. Styret diskuterte saksbehandlingen før og under styremøtene, ut fra punktene ovenfor. Vi er enige om å publisere en tekst på nettsiden der vi minner andelseierne om at styret av og til har så mange saker til behandling, at det ikke kan garanteres at saken blir behandlet på det første møtet etter at saken er sendt inn.
Styret innskjerper at alle husansvarlige har ansvar for å forberede seg på saker fra sine hus. Dersom det kommer inn saker som husansvarlig vurderer at det haster å behandle, meldes dette tydelig inn i forkant av styremøtet. Den enkelte husansvarlige har også ansvar for å behandle små og ukompliserte henvendelser utenom styremøtene, og deretter lukke disse sakene i saksbehandlingssystemet.