Dok. ansv.: Utviklingsdir. Helge Stene-Johansen Side: 1 / 10 Samlet plan SØ 2015 Godkjent av: Navn Rolle Stilling Dato Just Ebbesen Adm. dir. SØ 12.02.2014 1
ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 01 23.01.2014 - - OU SØ 2015 HSJ 02 12.02.2014 OU SØ 2015 HSJ Innholdsfortegnelse: 1 Innledning...3 2 Hovedoppgaver 2014-15...3 2.1 Hovedmilepæler Kalnes...3 2.2 Milepæler i samlet plan Kalnes...4 2.3 Hovedmilepæler Moss...4 3 Organisering...5 4 Ansvar og roller...6 4.1 AD-møte...6 4.2 Samlet plan forum...6 4.3 Kontaktmøte...6 4.4 Arbeidsutvalg SØ 2015...6 4.5 Programeiermøte SØ 2015...6 4.6 Samlet plan SØ - koordineringsgruppe...6 4.7 OU gjennomføring...7 4.8 Samhandling...7 4.9 Kvalitet og dokumentasjon...7 4.10 Flytting (inventar)...7 4.11 Beredskap...8 4.12 Sykehusservice...8 4.13 Logistikk og innkjøp...8 4.14 Teknisk drift og eierskifte...8 4.15 Opplæring...9 4.16 IKT...9 4.17 Utstyr...9 4.18 Klinisk ibruktakelse...9 5 Risikostyring og avvikshåndtering...10 6 Rapportering...10 7 Kommunikasjon...10 2
1 Innledning Samlet plan SØ 2015 Dokumentet omfatter Sykehuset Østfolds samlede aktiviteter i årene 2014-15. Planen skal sikre at SØ er i stand til å gi alle pasienter i sykehusets opptaksområde rask diagnostikk og behandling styrt av en helhetlig og tverrfaglig arbeidsform i perioden før, under og etter ibruktakelse av ny/ oppgradert bygningsmasse i Moss og Kalnes. SØ 2015 er sykehusets prosjektorganisering av arbeidet med ny sykehusstruktur i Østfold. Området er delt i tre fagområder med organisasjonsutvikling, teknikk og bygg, samt IKT og MTU. Hvert område ledes av en direktør som sitter i administrerende direktørs ledergruppe. Samlet plan Kalnes For å sikre en trygg overgang mellom utbygging og drift og en robust igangsettelse av nytt sykehus er det etablert et felles rammeverk for hvordan arbeidet i denne fasen skal gjennomføres. Aktørene Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ), Sykehuset Østfold (SØ), Sykehuspartner (SP) og Sykehusapotekene SA) må ha en felles forståelse av ansvar, roller og oppgaver i denne fasen. De ulike aktivitetene må planlegges godt og gjennomføres i et strukturert og samordnet løp. Dette ivaretas gjennom en Samlet (felles) plan for sluttfasen. Dokumentet gir en (samlet) beskrivelse av premisser, rammer, forutsetninger og milepæler for sluttfasen, og vil være basis for at det utvikles et felles planverk. Arbeidet med samlet plan Kalnes betyr at man internt i SØ har ansvar for å: utarbeide interne driftsprosedyrer (medisinske og driftstekniske) utarbeide beredskapsplaner utarbeide underlag for brukerkonfigurasjon av ulike system og bistå i konfigurering utarbeide plan for klinisk ibruktagelse inklusive innfasing av opptaksområder utarbeide og gjennomføre opplæringsplaner utarbeide og følge opp søknader om sertifisering, akkreditering, godkjennelse/ verifisering ivareta opplæring i/ implementering av IKT-systemer sikre at IKT- løsningene som benyttes i SØ er klargjort for ibruktagelse på Kalnes 2 Hovedoppgaver 2014-15 2.1 Hovedmilepæler Kalnes Følgende styrende milepæler ligger til grunn for samlet plan (kilde: styregodkjent dokument PNØ/SØ): Milepæl Beskrivelse Dato M1 Frys for innføring av nye IKT-løsninger 01.10.2014 M2 Ferdigstilt SAT tekniske installasjoner fra PNØ 31.12.2014 M3 Oppstart integrerte systemtester 05.01.2015 M4 Stabil drift på tekniske systemer 07.04.2015 M5 Oppstart tidlig klinisk drift 04.05.2015 M6 Full klinisk drift av psykisk helsevern 01.06.2015 M7 Etablering av akuttsøyle 02.11.2015 3
2.2 Milepæler i samlet plan Kalnes Disse milepælene skal rapporteres til samlet plan forum (hentet fra styregodkjent dokument PNØ/SØ): ID Beskrivelse milepæler Sluttdato Felles (05) 050005 Oppstart risiko og sårbarhetsanalyser 02.03.15-050010 Etablere og bemanne vaktsentral 07.04.15-050015 Etablering av beredskapssentral 27.04.15-050020 Etablering av teknisk driftsråd 27.04.15 - SØ (15) Kapittelhenv. Planlegging Utarbeide: Hovedansvarlig* 150105 Plan for bemanning teknisk drift 30.06.14 4.14 150125 Søknad om godkjennelse 30.06.14 4.9 150140 Opplæringsplaner 30.06.14 4.15 150110 Flytteplan 01.09.14 4.10 150115 Planer for flytting av overførbart utstyr 01.09.14 4.17 150120 Plan for klinisk ibruktagelse 01.09.14 4.18 150130 Beredskapsplaner 02.02.15 4.11 150135 Interne driftsprosedyrer (med. og driftstekniske) 02.02.15 4.9 Gjennomføring 150230 Utarbeide underlag for brukerkonfig. ulike systemer 03.02.14 4.16 150235 Inngå avtaler om avlastning med andre HF 01.10.14 4.8 150210 Etablere teknisk driftsorg 05.01.15 4.14 150215 Etabl. drift og vedl.avtaler med entreprenører innen 02.02.15 4.14 150245 SØ IKT leveranser 02.02.15 4.16 150220 Klargjøre arealer for drift fase 1 30.04.15 4.14 150205 Gjennomføre opplæring/kurs 01.09.15 4.15 150240 Oppfølging av søknad om godkjennelse 01.09.15 4.9 150225 Klargjøre arealer for drift fase 2 30.10.15 4.14 *Det vil være tett samarbeid mellom flere områder beskrevet mer i det enkelte kapittel 2.3 Hovedmilepæler Moss Milepæl Beskrivelse Dato M1 Klinisk ibruktakelse psykisk helsevern og 01.06.13 tverrfaglig spesialisert rusbehandling M2 Klinisk ibruktakelse ambulansestasjon 09.09.13 M3 Klinisk ibruktakelse sterilsentral 02.12.13 M4 Klinisk ibruktakelse operasjonsavdeling 03.02.14 M5 Klinisk ibruktakelse øyeavdeling 18.08.14 4
3 Organisering Figuren under viser hvordan arbeidet med samlet plan SØ 2015 er organisert. I figuren over er områdene for gjennomføring av arbeidet med Samlet plan SØ 2015 vist (beskrevet i. kap. 4.4 4.18). Områdeansvarlig (kap. 4.7 4.18) ansvarlige for aktiviteter og milepæler innenfor sitt område for å sikre detaljplanlegging for ibruktakelse av nytt sykehus møtes jevnlig for koordinering og rapportering ledes av koordineringsgruppe (kap. 4.6) Linjeleder Linjelederne skal gjennomføre omstillingsprosessen i tråd med prosedyrer (HR). Avdelingssjef har det overordnede ansvar for sin avdeling. Det etableres avdelingskoordinator etter behov på avdelingsnivå (frikjøpes etter behov). Avdelingskoordinator Avdelingskoordinatorene skal sikre koordinering og fremdrift. Rapporterer til avdelingssjef (benytte eksisterende ledermøter) og samlet plan SØ koordineringsgruppe i stab hos avdelingssjef (i ledergruppen) koordinere avdelingens ressurser og ressurspersoner innen OU- tiltak, utstyr, opplæring, IKT, prosedyrer, flytting sikre fremdrift i aktivitetene Avdelingssjef kontaktperson ved funksjonsendringer i bygg ha god kjennskap til nytt bygg/ egen avdeling i nytt bygg Utstyr Prosedyrer Avdelingskoordinator IKT Opplæring Flytting 5
4 Ansvar og roller Beslutningsarenaer med eksterne aktører: 4.1 AD-møte overordnet beslutningsarena mellom SØ og PNØ for oppfølging av fremdrift, status og gjensidig informasjonsutveksling (AD- nivå) arena for å identifisere aktiviteter og prosjekter som må gjennomføres i samarbeid for å nå felles mål avklare eventuelle uavklarte saker fra kontaktmøtet (ref. 4.3) avholdes en gang i måneden, ledes av PNØ 4.2 Samlet plan forum fortløpende oppfølging av arbeidet med å nå milepælene fra samlet plan forum for gjensidig informasjonsutveksling på forhold som har med fremdrift, risiko, avhengigheter og avvik å gjøre rapporterer til AD-møte PNØ leder forumet, øvrige parter er SØ, SP og SA 4.3 Kontaktmøte forum for oppfølging og koordinering av løpende aktiviteter gjensidig informasjonsutveksling rundt implementering av beslutninger avklare eventuelle saker fra kontaktfora på lavere nivå, prioritere innsatsområder og sette aksjoner foregår ukentlig mellom PNØ (leder) og SØ Interne beslutningsarenaer: 4.4 Arbeidsutvalg SØ 2015 overordnet beslutningsorgan for SØ 2015 sikre riktig prioritering i forhold til strategi og drift og følge opp økonomi, risiko, fremdrift, avvik 4.5 Programeiermøte SØ 2015 sikre helhet, kvalitet og koordinering innenfor de tre programmene bygg, OU og IKT/ teknikk alle programeiere (jfr. punktet over) rapporterer sine aktiviteter iht. til gjeldende rapporteringskrav identifisere avvik og, ta initiativ til at korrekte tiltak iverksettes og følges opp sikre at økonomiske rammer følges beslutninger som medfører store konsekvenser skal behandles i arbeidsutvalget SØ 2015 ivareta informasjon og kommunikasjon til linjen 4.6 Samlet plan SØ - koordineringsgruppe er oppdatert på endringer som skal gjennomføres og sikre at konseptet for nytt sykehus følges lede og koordinere arbeidet med aktivitetene som omfattes av samlet plan SØ 2015 6
sikre fremdrift på det enkelte område og koordinere disse slik at helheten ivaretas (SØ fremdriftsplan) sikre at alle områdene (punkt 4.7-4.18) er kjent med hverandres arbeid og avhengigheter sikre overordnet risikostyring identifisere aktiviteter og prosjekter som må gjennomføres i samarbeid for å nå felles mål samhandle med PNØ, SP og SA om samlet plan Kalnes Samlet plan SØ områder (jfr. kap. 3 org. kart) med områdeansvarlige for gjennomføring: 4.7 OU gjennomføring sikre at gjennomføringsplanene fra OU- prosjektene implementeres til avtalt tid sikre at beslutninger som fattes i SØs ledermøter rapporteres til overordnet plangruppe bistå avdelingssjefene med å fremme/ få frem saker (fra OU- prosjektene) sikre at organisatoriske endringer (inkl. lederstruktur) som er nødvendige for ibruktakelse i 2015 som hovedregel skal være besluttet og/ eller implementert innen 30. juni 2014 4.8 Samhandling utarbeide plan for og sikre informasjon, kommunikasjon og samarbeid internt og med eksterne samarbeidspartnere inngå nødvendige avtaler om avlastning med andre HF i samarbeid med 4.18 klinisk ibruktakelse inngå nødvendige avtaler med kommunehelsetjenesten (regionale helsehus) og andre samarbeidspartnere (utdanningsinstitusjoner, Røde kors m.fl.) i samarbeid med 4.18 klinisk ibruktakelse 4.9 Kvalitet og dokumentasjon utarbeide plan for oppdatering av EK og Synergi i tråd med ibruktakelse av ny sykehusstruktur sikre at internkontrollsystemer (prosedyrer) er oppdatert ved flytting bistå organisasjonen med risikovurdering sikre og følge opp myndighetsgodkjenninger (søknad om godkjennelse) sikre at medisinske driftsprosedyrer er oppdatert og implementert i samarbeid med ansvarlig avdelingssjef 4.10 Flytting (inventar) utarbeide plan for flytting av inventar i samarbeid med linjeledelse og 4.12 sykehusservice, 4.17 utstyr og 4.18 klinisk ibruktakelse koordinere alle flytteaktiviteter i forbindelse med klinisk ibruktakelse fase 1 og 2 Kalnes internt i SØ og mot flyttebyrå - samarbeidsparter som i punktet over (inngåelse av avtaler; ansvar 4.12 sykehusservice ) 7
4.11 Beredskap risikovurderinger legges til grunn for beredskapsplanleggingen: o kartlegge hvor de største risikoområdene befinner seg, og i hvilke faser disse inntrer o dokumentere restrisiko som legges til grunn for beredskapsplanlegging utarbeide beredskapsplaner etablere beredskapssentral i oppstartsfase 1 og 2 (mai/ november 2015) for å trygge ibruktakelse og beredskap samordne håndtering av kritiske hendelser, iverksette korrigerende tiltak og ivareta relevant informasjon internt og eksternt 4.12 Sykehusservice/eiendom planlegge organisering og bemanning av alle funksjoner av alle funksjoner (internt servicesenter, renhold/ tekstil, portør, mat, avfall, telefoni og eiendomsforvaltning/ sikkerhet) o utarbeide plan for og iverksette sykehusservice i ibruktakelsesfasen fra april til november 2015 og etter november 2015 (full drift Kalnes) o planlegge og bemanne resepsjonen i samarbeid med Poliklinikk og dagbehandlingsprosjektet jfr. 4.14 teknisk drift og eierskifte o planlegge og bemanne vaktsentralen i samarbeid med PNØ utarbeide strategier innenfor alle områder tilhørende sykehusservice/eiendom, inkludert sikkerhetsstrategi utarbeide plan for sanering/ opprydning i samarbeid med 4.10 flytting inngå flytteavtale med eksternt byrå i samarbeid med 4.13 logistikk og innkjøp og 4.10 flytting avrope nødvendige service- og vedlikeholdsytelser (driftsytelser og service og vedlikehold kan avropes gjennom opsjoner i PNØs kontrakter) 4.13 Logistikk og innkjøp utarbeide plan for å bemanne og iverksette alle funksjoner som tilligger avdeling innkjøp og logistikk; o innkjøp o forsyning o avdelingstjenester o servicemedarbeiderfunksjon på Kalnes beskrive og optimalisere logistikkløsningene i forhold til bruksmønster og behov, definere tydelige roller og klart ansvarsforhold til den enkelte logistikkløsning bistå alle avdelinger med å; o etablere avdelingskataloger som dekker avdelingens totale behov for varer og tøy o etablere forbrukslager og nærlager i tråd med avdelingskatalog o redusere og standardisere sortiment på tvers av avdelinger legge til rette for at bestillinger gjennomføres i sykehusets økonomi- og logistikksystem avklare forvaltningsansvar for avtaler overført fra prosjekt nytt østfoldsykehus og iverksette disse 4.14 Teknisk drift og eierskifte planlegge, organisere og etablere ny teknisk driftsorganisasjon planlegge opplæring og bemanning for drift, service og vedlikehold av alle tekniske anlegg utarbeide tekniske driftsprosedyrer 8
sikre at PNØ leverer bygget i henhold til avtale slik at premissene for klinisk ibruktakelse er tilstede avrope nødvendige service- og vedlikeholdsytelser (driftsytelser og service og vedlikehold kan avropes gjennom opsjoner i PNØs kontrakter) klargjøre arealer for drift fase 1 og 2 (i samarbeid med 4.12 sykehusservice, 4.10 flytting, 4.18 klinisk ibruktakelse,4.13 logistikk og innkjøp og linjeledelsen) 4.15 Opplæring utarbeide plan som omfatter alle behov for opplæring i forbindelse med innflytting i nytt sykehus nye arbeidsprosesser, nytt bygg og utstyr og IKT o opplæringsplanen skal omfatte funksjoner og løsninger som leveres av PNØ, SP og SA og samordnes med det opplæringsprogram som tilbys i respektive kontrakter: - opplæring av superbrukere i funksjonsområder, systemer og utstyr - opplæring, intern godkjenning og sertifisering av ansatte (avd. vis, inkl. utstyr og lkt) sikre at opplæring, intern godkjenning og sertifisering av ansatte er dokumentert og gjennomført i samarbeid med ansvarlig avdelingssjef 4.16 IKT utarbeide underlag for brukerkonfigurasjon ulike systemer være mottaker av IKT- systemer i SØ bidra til å tydeliggjøre ansvar/ roller og følge opp avtaler mellom SØ, PNØ og SP følge opp at eksisterende/ nye IKT- systemer i SØ blir overført til Kalnes i rett tid planlegge, organisere og etablere IKT- avdeling for SØ avrope nødvendige service- og vedlikeholdsytelser fra SP/leverandør i samarbeid med PNØ 4.17 Utstyr sikre ivaretakelse av et helhetlig utstyrprogram i SØ i samarbeid med PNØ kartlegge og lage plan for overflyttbart utstyr, grunnutrustning og MTU i KIB 1 og KIB 2 (jfr. eget punkt inventar 4.10 og i samarbeid med 4.18 klinisk ibruktakelse) i samarbeid med MTA og PNØ planlegge og koordinere mottak av utstyr sikre at plan for utplassering av utstyr detaljkoordineres med planer for integrerte systemtester og validering (for eksempel sterilsentral, legemiddelkabinetter) etablere mottaksprosjekter i drift (prosjekteier drift) for avdelingsovergripende og komplekst utstyr PET, analysehall, overvåkning, sterilsentral, video/ opptaksutstyr (op.avd. m. flere) avrope nødvendige service- og vedlikeholdsytelser (driftsytelser og service og vedlikehold kan avropes gjennom opsjoner i PNØs kontrakter) 4.18 Klinisk ibruktakelse utarbeide detaljert plan for klinisk ibruktakelse for fase 1 og 2 kartlegge behov for avlastning ifm. klinisk ibruktakelse inngå avtaler med kommuner, andre HF/ andre aktuelle samarbeidspartnere/ instanser i samarbeid med 4.8 samhandling gjennomføre klinisk ibruktakelse 9
5 Risikostyring og avvikshåndtering Felles (PNØ) Felles ROS-analyser gjennomføres i regi av PNØ og øvrige aktører deltar. Resultatene registreres i PNØs risikomatrise og følges opp i samlet plan forum. I tillegg skal hver enkelt aktør ha egne risikoregister for sitt leveranseomfang. Felles ROS-analyser gjennomføres etter følgende plan: ROS1 gjennomføres 2 mnd før første kliniske ibruktagelse ROS2 gjennomføres medio juni 2015 ROS3 gjennomføres primo september 2015 I tillegg gjennomføres en avsluttende ROS-analyse ca 1 uke før full klinisk drift. Alle ROSgjennomganger skal dokumenteres i egne referater. Ved behov gjennomføres flere ROSanalyser for spesielle områder. SØ risikostyring benyttes i alle faser planlegging, flytting, ibruktakelse og klinisk ibruktakelse på alle definerte områder/ nivåer over seksjonsnivå i SØ (jfr. dok. Risikovurdering beredskap Kalnes) verktøy som benyttes er risikomodul i EK på seksjonsnivå benyttes standardiserte sjekklister ift. fremdrift 6 Rapportering rapportering iht. organisasjonskartet (kap. 3) det rapporteres på fremdrift, risiko, avvik frekvens for rapportering vil variere avhengig av hvilken fase man er i (hyppigere jo nærmere sluttdato for milepæl) i tillegg rapporteres det månedlig (frekvens etter behov) fra samlet plan SØ - koordineringsgruppe til ledermøtet SØ (fast post) 7 Kommunikasjon Målsetting for kommunikasjonsarbeidet i forbindelse med samlet plan SØ er at sykehusets medarbeidere skal: oppleve å være godt informert om pågående prosesser i planarbeidet kunne planlegge for endringer, flytting og klinisk ibruktakelse på en tilfredsstillende måte samtidig som daglig drift ivaretas Informasjon og kommunikasjon er sentrale virkemidler og det skal gjennomføres internt og eksternt kommunikasjonsarbeid basert på en plan for dette. Kommunikasjonsplanen utarbeides av kommunikasjonsavdelingen i samarbeid med overordnet plangruppe SØ. Hensikten med planen er å legge en god struktur for interne og eksterne informasjonstiltak og aktiviteter fram mot klinisk ibruktakelse i 2015. 10