Forklaringer av funksjonskomponenter 13. oktober 2009
Datautveksling mellom eksterne og interne systemer - muliggjør bedre styring og kvalitet på data elæring - muliggjør mer effektiv læring Fjernarbeid inkl sanntidskommunikasjon - muliggjør effektiv tilgang informasjon og kompetanse Samhandlingsløsningen i Legemidelverket som skal realiseres i regi av EYRA programmet i perioden 2009-2014 Kjernen i tildelingen fra HOD er markert med rødt i modellen, dvs den delen det er mest nærliggende å anta må etableres for å oppnå det som må for å underbygge tanken bak tildelingen. Det er dette SLV har fått midler som rammetilskudd for å løse innen utgangen av 2013. Selvbetjeningsløsning for kunder - muliggjør toveis dialog med kunder Web (internettløsning) deltakerdreven og interaktiv tjeneste mot eksterne nettverket (intranett) foretrukken kanal for informasjon internt i Legemiddelverket Elektronisk arbeidsflyt muliggjør en effektiv og forutsigbar prosess ved behandling av saker Dokumenthåndteringstjenester - muliggjør en mer effektiv dokumenthåndtering Planlegging og oppfølging muliggjør en mer effektiv styring av ressurser og prosjekter Mål- og resultatstyring muliggjør at målstyring kan være en naturlig del av daglig prioritering og oppfølging ehandel muliggjør en mer effektiv og sporbar prosess Vedlikehold av kunder muliggjør oversikt og styring av kunder Generelt En komplett samhandlingsløsning i Legemiddelverket som oppfyller funksjonene beskrevet i målbildet vil bestå av de komponenter som er vist i figuren over, og beskrevet i dette dokumentet. De deler som er markert i rødt er de som vil ha høyest prioritert å få på plass raskt innenfor rammene av EYRA-programmets mandat. De øvrige komponenter vil måtte prioriteres i fht kapasitet, behov, teknologimodenhet og økonomi. Den samhandlingsløsning som skal velges våren 2010 må først og fremst kunne dekke de prioriterte krav fra industrien og HOD (rødt) gjennom tildelingsbrevet. Samtidig må løsningen også kunne bygges ut til å favne de tilgrensende deler (gult). Dette vil være funksjonalitet ledergruppen vil måtte prioritere på et senere tidspunkt.
Målene i målbildet er fordelt og vurdert i fht kjernen i ny samhandlingsløsning som beskrevet under. Kjernen i samhandlingsløsningen (rødt) underbygger Legemiddelverkets hovedprosesser ved : å legge tilrette for effektiv fullelektronisk saksbehandling (ved at behandling åå ikke er nødvendig), noe som vil bidra positivt til at saksbehandlingsfrister blir overholdt å sikre kunder bedre oversikt over- og mer forutsigbarhet i tjenestetilbudet at kunder og Legemiddelverket vil kunne inngå i en større og felles elektronisk verdikjede kunder har tilgang til Legemiddelverkets tjenester 24/7/365 via selvbetjeningsløsninger som sikrer en døgnåpen forvaltning (registrering, status i saker med mer) være så brukervennlig at de foretrekkes til samhandling for alle interne og eksterne brukere Kjernen vil delvis oppnå følgende måloppnåelse: identifisere kildesystemer og legge til rette for elektronisk utveksling og gjenbruk av informasjon/data. Med dette menes den delen av utvekslingen av data som ikke inngår i kjerneprosessene knyttet til godkjenning av legemidler. Grunnen at det her er delvis oppfyllelse av denne målsetningen er at det kun er utveksling og gjenbruk av data som støtter kjernefunksjonaliteten som vil bli gjennomført (for eksempel PIM, PI-tekster, Athene, Brønnøysundregisterne osv.). Kjernen vil ikke gi følgende måloppnåelse: tilrettelegge for å planlegge og styre ressurser og oppgaver bedre. tilrettelegge for at det til enhver tid er tilgjengelig ledelsesinformasjon om saker på tvers av avdelinger som vil gi bedre grunnlag for styring gi bedre tilgjengelighet til informasjon for medarbeidere, uavhengig av tid og sted sikre effektiv samhandling med eksterne eksperter ved å gi dem tilgang til relevant dokumentasjon ivareta krav til sikker identifisering av brukere (autentifikasjon) og tilgangsstyring (autorisasjon) for at dokumentasjon ikke skal komme på avveie og bli misbrukt sikre en standardisert og oppdatert IKT-infrastruktur som understøtter krav til ytelse og tilgjengelighet Selvbetjeningsløsning for kunder muliggjør toveis dialog med kunder Selvbetjeningsportalen vil gi eksterne kunder tilgang til å sende inn henvendelser (f.eks. søknader) til Legemiddelverket som en elektronisk og døgnåpen tjeneste. Det betyr at de som sender inn henvendelsen foretar selve registreringen via web skjemaer og laster opp nødvendig og riktig dokumentasjon. Henvendelsen blir registrert og validert direkte i Legemiddelverkets samhandlingsløsning og fordelt til saksbehandler direkte for behandling der det er mulig å ha en automatisk fordeling. Kunder som har sendt inn henvendelser via selvbetjeningsportalen vil kunne følge behandlingen av saker ved å se hvor langt de er kommet i prosessen og hvem som er ansvarlig saksbehandler. Det vil i tillegg være mulig for kunder å sende meldinger til saksbehandler direkte i selvbetjeningsportalen i stedet for å skrive formelle brev. En slik løsning vil ha mye av de samme funksjonene som en nettbankløsning eller løsning for innlevering av selvangivelse.
Selvbetjeningsportalen kan eksempelvis ha følgende basisfunksjoner: - å sende inn henvendelser på ulike formater i henhold til standarder, f.eks notice to applicant - faktura på gebyr eller kreditnota hvis avgifter skal refunderes sendes automatisk - å se status for behandling av saker hos Legemiddelverket - å supplere/endre søknader - å få svar på søknad eller motta forespørsel om ytterligere dokumentasjon fra Legemiddelverket - å se kontaktpersoner i Legemiddelverket for de enkelte søknader - å bli varslet på mobil og/eller epost når man har mottatt henvendelse via selvbetjeningsportalen - å se det de har tilgang til basert på tilgangsstyring Web (internettløsning) deltakerdreven og interaktiv tjeneste mot eksterne Ny publiseringsløsning vil tilfredsstille interne og eksterne krav for kommunikasjon med interessenter. Ny web (eller portal) vil være en deltakerdreven og interaktiv tjeneste som sikrer effektiv kommunikasjon med helsepersonell og allmennheten. nettverket foretrukken kanal for informasjon internt i Legemiddelverket Nytt nettverk (intranett) skal legge til rette for kunnskapsdeling og samhandling på en brukervennlig måte. nettverket kan eksempelvis ha følgende basisfunksjoner: - intern nyhetsflyt - linker og snarveier til verktøy og administrative tjenester - oppslagstavler - kaldenderfunksjon - oppdatert telefonliste knyttet mot organisasjonskart synkronisert med Outlook - søkefunksjon - område for dokumenter som maler, guider, informasjon, presentasjoner og lignende - egne sperrede avdelingsområder for sensitiv informasjon - link til personalhåndbok - mulighet for integrasjon av andre systemer/databaser i Legemiddelverket - utlegg av mediafiler (video, flash, valuta etc) - personlig skrivebord Elektronisk arbeidsflyt muliggjør en effektiv og forutsigbar prosess ved behandling av saker Elektronisk arbeidsflyt vil være forhåndsdefinerte prosesser som benyttes på de områder hvor Legemiddelverket anser det som mest effektivt. Elektronisk arbeidsflyt kan eksempelvis ha følgende basisfunksjoner: - automatisk igangsetting av en arbeidsflyt ved mottak av en type søknad hvor det på forhånd er lagt inn informasjon om hvem som skal inneha de ulike rollene i behandling av denne spesielle saken - automatisk fordele saker til behandling parallelt eller sekvensielt avhengig av prosess - forhåndsdefinerte frister hvor de ansvarlige blir varslet før frist utgår
- prosesser kan ha utredningsaktiviteter, beslutningsaktiviteter osv - informasjon om godkjenning av dokumenter i en prosess vil lagres og kunne etterspores ved behov og skal kunne være bevis i en tvist - visualisering av hvor i prosessen den enkelte sak er - koplinger til kvalitetssystem, hjelpefunksjoner eller andre verktøy Dokumenthåndteringstjenester muliggjør en mer effektiv dokumenthåndtering Dokumenthåndteringsfunksjoner som fremmer effektiv dokumenthåndtering og styring. Dokumenthåndteringstjenester kan eksempelvis ha følgende basisfunksjoner: - opprette sak og endre saksopplysninger - effektiv lagring av en eller flere filer - effektiv lagring av epost ved for eksempel drag and drop til saksmapper som ligger synlige i Outlook eller ved enkelt å kunne søke opp aktuelle saker fra Outlook - flytte en eller flere filer/dokumenter mellom saker under arbeid - versjonskontroll på dokumenter - deklarere et dokument som en journalpost (låse endelige dokumenter) - varslinger (oppfølging av forfallsdato og datoer for når saksbehandlere vil ha påminning på saker som ligger på vent) - intelligente dokumentmaler som fletter inn informasjon som er lagret fra før i aktuell prosess, for aktuell mottaker osv. - status og arbeidslister Planlegging og oppfølging muliggjør en mer effektiv styring av ressurser og prosjekter Effektiv planlegging av saker (prosjekter) for å få en sammenstilt oversikt over saker (prosjekter) knyttet til hvor mye ressurser som går med i det enkelte prosjekt og hvilken ledig kapasitet Legemiddelverket har til å be om nye saker (prosjekter). Informasjonen fra prosjektplanleggingen og ressursstyringen vil gi viktig ledelsesinformasjon. Mål- og resultatstyring muliggjør at målstyring kan være en naturlig del av daglig prioritering og oppfølging Verktøy som muliggjør å kunne rapportere og følge oppsatte mål og resultater for den enkelte, for seksjon eller avdeling. Denne funksjonen må utarbeides slik at den opptrer som noe nyttig for den enkelte samtidig som den gir mulighet for å ta ut resultater. ehandel muliggjør en mer effektiv og sporbar prosess Effektiv og transparent prosess på alle anskaffelser fra utarbeidelse av konkurransegrunnlag til kontrakt er terminert, samt gi en samlet oversikt over kontraktsmassen, kritiske forhold rundt obsdatoer m.m. Dette muliggjør en sporbar prosess i alle trinn. Vedlikehold av kunderegister muliggjør oversikt og styring av kunder En løsning som gjør det mulig å samle informasjon om kunder og leverandører, hvordan disse skal håndteres og informasjon om disses roller. Resultatet vil være en mer samlet styring av informasjon
om kundene og nødvendig kopling til samhandlingsløsningen hvor kunder skal forholde seg til Legemiddelverket. Datautveksling mellom eksterne og interne systemer muliggjør bedre styring og kvalitet på data Løsning som gjør det mulig å flytte informasjon mellom forskjellige systemer og plattformer, og samtidig bevare kvalitet i datagrunnlaget. Som utgangspunkt bør informasjon kun ligge lagret en plass. elæring muliggjør en mer effektiv læring Muliggjør effektiv læring basert på leksjoner eller guider i et elektronisk læringssystem som er integrert med de prosesser og systemer som benyttes av brukere i Legemiddelverket. elæringsguider er veiledninger en bruker kan benytte samtidig som man gjennomfører oppgaver i samhandlingsløsningen eller i andre systemer og prosesser. Leksjoner er separate læringsleksjoner som er ren opplæring og som brukere kan ta ved behov som en ren opplæring. Denne læringsformen skal være enkel å forholde seg til, være lik uavhengig av tema og kan f.eks knyttes til et system. Eksempel kan være hvordan en skal gjennomføre en registrering av en søknad. Fjernarbeid inkl sanntidskommunikasjon muliggjør effektiv tilgang informasjon og kompetanse Muliggjør arbeid utenfor arbeidsplass i Legemiddelverket, ved at nødvendige kontorverktøy og systemer gjøres tilgjengelig uavhengig av tid og sted. En slik løsning etableres i første versjon i IKTbasis prosjektet i 2009. I tillegg kan ansatte i Legemiddelverket ha nettmøter eller chat med eksperter internt eller eksternt ved behov, spesielt i forhold til møtevirksomhet i EMEA.