ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/51 18.08.2014 Formannskapet 14/110 28.08.2014 Kommunestyret Arkivref: 2014/757-2 Saksbeh.: Linda Tvede Flaten, Leiar NAV Åmli Avdeling: NAV Åmli Dir.tlf.: 37419225 E-post: linda.tvede.flaten@nav.no Saksordførar: Mona Liane Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Åmli kommune inngår samarbeidsavtale om felles ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning. Estimert kostnad vil i snitt være kr 40 000 pr. år. Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 1 av 7
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Samarbeidsavtale 2 ORGANISERING AV SPESIALISTSENTER 3 INTERKOMMUNALT RESSURSSENTER I AUST 4 DEFINISJONER PÅ NIVÅ 1 OG NIVÅ 2 SAKENE SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no KORT OM SAKA: Interkommunalt prosjekt startet 2011 da flere av kommunene i Aust-Agder har kostnader knyttet til økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning. Noen kommuner kjøper tjenester fra private firma, noe som forklares med mangel på kompetanse og manglende kapasitet i kommunene. Særlig i de små kommunene har det vært vanskelig å oppfylle de lovpålagte oppgavene. Leder ved NAV Åmli har vært med i prosjektgruppen og har vært med å utformet forslaget til organisering av ressurssenteret. NAV Åmli har 1 fast ansatt på sosial. Historisk sett ser vi at vi har fra 1-4 gjeldssaker per år. Åmli er en kommune med mange lavinntektsfamilier og levekårsproblematikk. Disse sakene krever mye arbeid og kompetanse. Dersom man kjøper denne tjenesten av private aktører koster det fra 30 000 til 40 000 kroner per sak. Dersom vi blir med i Ressurssenteret vil årlig kostnad for Åmli vil være ca 40 000 dersom vi får to saker årlig. I prosjektperioden har NAV Arendal og prosjektet behandlet alle våre gjeldssaker gratis, så vi har ikke hatt utgifter til dette siden prosjektet startet. Ved å samle kompetansen ett sted i fylket vil vi få en kvalitativt god tjeneste til våre brukere i Åmli da vi får et fagmiljø rundt gjeldssakene og vi er ikke så sårbare ved fravær eller utskiftning av medarbeidere. I tillegg får vi faglig veiledning og opplæring av medarbeidere- også ved nytilsettinger. MERKNADER/VURDERING: Bakgrunn for saken Interkommunalt prosjekt startet 2011, og begrunnelsen for prosjektsøknaden var følgende: «Kommunene har kostnader knyttet til økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning. Noen kommuner kjøper tjenester fra private firma, noe som forklares med mangel på kompetanse og manglende kapasitet i kommunene. Det ble da signalisert fra flere kontorer at den økonomiske rådgivningstjenesten ikke er god nok. Prosjektets overordnede mål ble da som følger: «Kommunene ved NAV kontorene i Aust-Agder skal gi gjeldsrådgivningstjenester som er etablert som en skal tjeneste og som tilfredsstiller kravet til forsvarlighet. Sentralt i forsvarlighetskravet er tilstrekkelig kompetanse i organisasjonen til raskt å gripe tak i vanskelige saker.» Allerede ved prosjektet start så man behovet for et interkommunalt samarbeid i forhold til gjeldsrådgivning, og flere kommuner gikk inn i prosjektet med dette som mål. Prosjektets utdyping av en forsvarlig tjeneste: Med en forsvarlig tjeneste mener vi at det er viktig med en grunnkompetanse (nivå 1) for alle ansatte i Nav jf. standarden, dette for å forebygge at personer havner i økonomisk vansker ved inntektsnedgang eller fange opp de som allerede har store utfordringer med økonomien. At det er klare rutiner og grensesnitt på hva man skal gjøre og hvordan man loser bruker videre for økonomisk rådgivning om bruker er i behov av dette. Det bør ikke være vente tid på tilbud om første samtale, altså under en måned, da dette er en stor belastning for den det gjelder. Den største utfordringen er ofte hvordan man skal klare seg fra måned til måned, altså bør budsjett arbeidet prioriteres raskt. Budsjett arbeidet er et av de viktigste tiltakene for å hjelpe mennesker ut av opplevelsen av fattigdom. Gjeldsrådgivning er et veldig spisset felt. Da det i Aust-Agder kun er Nav Arendal som har et fagmiljø med fler enn en person som jobber med økonomi og gjeldsrådgivning, er det nødvendig med felles etablert fagmiljø for Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 2 av 7
hele regionen. Det er viktig at man følger samfunnets utvikling, det er et felt som eskalerer i omfang og kompleksitet. Prosjektets tanker om levekårsutfordring: Aust-Agder har store levekårsutfordringer og skiller seg ut i forhold til resten av landet på dette feltet. I tillegg er det stort fokus på barnefattigdom og hvilke virkemidler som skal settes inn. Det er mange tiltakene og vinklinger på dette temaet, både på mikro og makro nivå. Disse tiltakene er bra, men det er viktig at foreldre får kontroll og oversikt overs sin økonomi. Ved å lære seg god økonomisk planlegging vil den opplevde fattigdommen bli vesentlig lavere. Det er ingen i Norge som ikke har råd til melk og brød til sine barn, her er det snakk om god økonomisk planlegging fra måned til måned. De siste tre årene har antall betalingsanmerkninger, åpnede gjeldsforhandlinger og inkassosaker økt, samtidig er det økende etterspørsel etter økonomiske rådgivningstjenester i kommunene. Det er menn midt i livet som har de største utfordringer per i dag. Det vil si at det er foreldregenerasjonen som trenger hjelp. Det er når foreldrene ikke god økonomisk styring at barna opplever å være fattige. Forskning viser at slike utfordringer går i arv. Problemstilling Hvordan vil kommune møte lovens krav om økonomi og gjeldsrådgivning, og som tilfredsstiller kravet til forsvarlighet? Er forslaget for et interkommunalt samarbeid tilfredsstillende for kommunene? Prosjektet økonomi og gjeldsrådgivnings arbeid ut mot kommunene: Hva har kommunene fått hjelp til av prosjektet økonomi og gjeldsrådgivning? Utarbeidelse av rutiner Utarbeidet arbeidsmetoder og sjekklister Oppsett av fagsystem Fått opplæring på alle nivåer ved behov. Etablering og opprettholdelse av faglig nettverk på tvers av kommunene. Tatt gjeldssaker istedenfor å kjøpe tjenesten eksternt (Sol og Måne) Opprettet samarbeid med namsmannen Mål for organisering ved Nav kontorene i prosjektperioden: Alle NAV ansatte skal kunne nivå 1 og kontorene skal kunne utføre nivå 2 selv.(jmf definisjonene) For de kommunene som har ansatt en gjeldsrådgiver(nivå 3), er målet å gi dem et nettverk og arbeidsverktøy som vil bedre kvaliteten på tjenesten. Alle jobber i fagsystemet som er etablert i kommunen. Utvikle kompetanse for økonomisk rådgivere og gjeldsrådgivere. Det er i dag stor variasjon på hva de forskjellige kommunene kan utføre selv, det er i prosjektperioden vært stort fokus på at alle kontor skal kunne gjøre nivå 1 og 2 selv, ved å ha opplæring for de som trenger det. Per i dag er ikke alle kommunene i stand til å utføre nivå 2 selv. Oppsett av fagsystem er vesentlig for å sikre en god kvalitet og for en effektivisering av tjenesten. Fagsystemet er også vesentlig når det gjelder rapportering og statistikk. Utvikling av kompetanse for de som jobber med økonomi og gjeldsrådgivning gir en større likhet i praksis, og kommunen er bedre rustet til å ta mer komplekse saker over tid. Det skaper også en trygghet for saksbehandlere som jobber på feltet. Resultat så langt: Det som er utarbeidet så langt er tall fra NAV Arendal Ventetid på økonomi og gjeldsrådgivning før nytt grensesnitt og arbeidsmetoder: 3-4 md Fra 01.01.13 01.10.13 (10 md) kom det inn 132 nye saker Etter nytt grensesnitt og arbeidsmetode: ingen ventetid Fra 01.10.13 20.03.14 (5 md) kom det inn 109 nye saker I ca 40 % av sakene fra oktober til mars er personen enten uføretrygdet eller mottar arbeidsavklaringspenger. DVS at de har vært lenge i NAV sine systemer uten å få hjelp til dette. Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 3 av 7
Årsaken til at vi kun har tall fra Nav Arendal er at de fleste andre kommuner til nå har jobbet i «hjemmesnekrede» program, og er nå på vei inn i fagsystemet. Når kommunene er tatt i bruk fagsystemet i økonomi og gjeldsrådgivning, vil det være mulig å hente ut statistikk her også. Økonomi frem til 31.12.14 Økonomi og gjeldsrådgivning er en del av NAV sitt budsjett, kommunen har mottatt tjenester fra prosjektet som nevn over. Disse tjenestene har i prosjektperioden vært gratis for kommunen. FORSLAG TIL ORGANISERING AV SPESIALISTSENTER FRA 01.01.15 Prosjektperioden går ut 31.12.2014, og dette er et forslag på hvordan prosjektet kan gå over i drift fra 2015. Dette vil innebære at de tjenestene som i dag utføres av prosjektet, vil kunne tilbys deltagerkommunene fra 2015 dersom de blir med i samarbeidet. 1) Arbeidsoppgaver: Gi opplæring på alle nivåer ved behov. Utføre saker på nivå 3 i kommunen sitt fagsystem, for de kommuner som ikke klarer å utføre dette selv. Opprettholde og videreutvikle ekspertsamlinger. Opprettholde og organisere faglig fora. Gi hjelp til endringer og vedlikehold i fagsystemene som brukes. Videreutvikle og opprettholde rutiner og grensesnitt etter hver enkelt kommune sine behov. Utvikle og holde foredrag innen økonomi og gjeldsrådgivning. Utvikle kompetanse for økonomisk rådgivere og gjeldsrådgivere, slik at en sikrer en god kvalitet på tjenesten. Utdypning Intensjonen er at alle kommuner skal ha kompetanse og kunne utføre opp til nivå 2, selv om dette ikke er slik i dag. Samtidig ser en at det vil være nesten umulig for enkelte kommuner å ha et tilfredsstillende kompetansenivå på nivå 3, fordi det er for få saker i året til å opprettholde denne kunnskapen (for eksempel 1 2 saker pr år). Det er med bakgrunn i dette at forslaget til finansiering er lagt på en totrinnsmodell som foreslått. Dette for å motivere kommunene til å høyne kompetansenivået så langt som mulig. Ressurssenteret vil for mange kommuner være som et sikkerhetsnett. I de fleste kommuner sitter gjeldsrådgiver alene med sin kompetanse, og de fleste kommuner vil få en stor utfordring dersom denne ene slutter eller blir syk over lang tid. I en slik situasjon kan ressurssenteret (som en har gjort i dag), gå inn å foreta opplæring av nyansatt gjeldsrådgiver. Dette skaper en trygghet for at kompetansen og kvaliteten på tjenesten vil bestå selv ved uforutsette hendelser, samt at kommunen har forsvarlige tjenester. Fylkesmannen har ansvar for opplæring på feltet, og derfor også for faglig fora, jmf faglig fora Rus. Tanken er at ressurssenteret skal drive faglig fora, ekspertsamling, arbeidsverksted, nettverksbygging og videreutvikling av fagfeltet. Samtidig som en avholder andre relevante kurs det kan være behov for. Senteret kan også bistå i opplæring av nyansatte økonomi- og gjeldsrådgivere. Opplæringsansvaret for generelle kurs vil fremdeles ligge hos fylkesmannen, med ressurssenteret som en ressurs og støtte for fylkesmannen. Ulempen med at utførelsen av det som er foreslått liggende i ressurssenteret, skal ligge hos fylkesmannen er at dette temaet er snevert, og krever spisskompetanse som det er vanskelig for fylkesmannen å inneha. Samt at det kan være vanskelig å fange opp behovet for opplæring uten å være i fagmiljøet. Argumentene for at fylkesmannen skal drive opplæring på feltet er at fylkesmannen er tillagt denne oppgaven og har tilgang på mer ressurser. Fylkesmannen uttaler at det ikke er noe til hinder for at oppgaver som fylkesmannen har, utøves av en interkommunalt ressurssenter for fremtiden. Vårt forslag er derfor at ressurssenteret utfører og organiserer opplæringen i et samarbeid med fylkesmannen, mot økonomisk støtte fra fylkesmannen. Planen er at selve skrivingen og journalføringen skal skje i hver enkelt kommune sitt fagsystem for sosiale tjenester/gjeldsmodul. Når en kommune har en sak til behandling av ressurssenteret, skal saken arkiveres i hjemkommunen når saken er avsluttet/ferdig behandlet (papirarkiv). Den skal arkiveres i det rette arkivet i sosialmappa i et eget omslag. Dersom noen av de deltagende kommunene begynner med skanning/elektronisk arkiv, skal saken ligge i den elektroniske arkivet i kommunen. Dersom det er ønskelig fra kommunenes side å ha gjeldsrådgivningen i et papirarkiv, er dette mulig i en overgang. Dette er imidlertid ikke en god løsning på sikt. Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 4 av 7
Det vil være vanskelig praktisk å foreta skanningen ved ressurssenteret. Da må hver IKT sammenslutning (som IKT Agder og IKT Setesdalen) legge inne en direkte linje til spesialistsenteret. De må i tillegg gi tilgang til de ulike kommunenes lukkede nettverk/skanningssystem på sosialprogrammene. Det må i tillegg kjøpes en egen skanner. Det enkleste med skanning er at post i en gjeldssak skannes i hjemkommunen. De journalfører det og legger oppgaven til ressurssenteret. Da blir også arkivet elektronisk. Uavhengig av hvilken plassering ressurssenter får, er det en forutsetning at stillingen ikke inngår i driftsoppgaver for vertskommunen. 2) Stillingsstørrelse: Prosjektet mener at arbeidsoppgavene fyller en 100% stilling. Da vil 50 % av stillingen innebærer de arbeidsoppgavene som er beskrevet over, for utenom salg av tjenester som å utvikle og holde foredrag/kurs innen økonomi og gjeldsrådgivning. Med bakgrunn av dette er det 50% av stillingen som dekkes opp av kommunene, mens det resterende dekkes av salg av tjenester og evt fylkesmannen. Med dette vil kommunene investere i en 50% stilling for så å få en 100% stilling tilgjengelig. Prosjektet har tatt saker siden august 2013, i tillegg til alle de andre oppgavene som beskrevet. Denne erfaringen er tatt med i vurdering av stillingsstørrelse utfra dagens situasjon. Vi har sett at når man har fokus på temaet, øker etterspørselen. Samfunnsutviklingen tilsier at antall saker og kompleksiteten på sakene bare vil øke. Dette gjør at selv om kontorene utvikler kompetansen sin, vil behovet for denne stillingsstørrelsen bestå. Vi mener at det er viktig å være i forkant av utviklingen og forbered på denne samfunnsutviklingen. Dette er også viktig i forhold til levekårsutfordringene som Aust-Agder har. 3) Beliggenhet Ved plassering må men tenke på at ressurssenter har en ressurs som må være en del av et etablert fagmiljø innen gjeldsrådgivning. Dette fordi det har stor betydning for kvaliteten på tjenesten og stabiliteten på personalsiden. En plassering i Setesdalen ville vært mer hensiktsmessig i forhold til saker prosjektet hittil har behandlet. Men der er det ikke etablert et fagmiljø, noe vi anser som mer viktig enn nærhet til de kontorene som hittil har vært i behov av hjelp til saker. Prosjektet har vurdert om det er mulig å ha en kombinasjon av arbeidssted. Dette har vært prøvd i Knutepunkt Sør, men dette fungerte dårlig. I tillegg har vi i prosjektet erfart at å ha mer enn et arbeidssted er lite hensiktsmessig og fungerer dårlig på sikt. Med bakgrunn i dette er det kun Arendal og evt Grimstad som står igjen som alternativer. Gjeldsrådgivning i Grimstad er nå inne i en omstilling grunnet stillings økning. Arendal er i dag vertskommune for prosjektet. Dersom bruker skal komme til vertskommunen for samtaler, må det være praktisk å benytte offentlig transport til vertskommunen. Nav leder i Arendal har stilt seg positiv til å være vertskommune. Forslag til navn Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Økonomi/fordeling av utgifter for medlemskommune fom 2015 Flere fordelingsnøkler ifht finansiering har vært vurdert, men det er det som ligger under som er det endelige forslaget. Bakgrunnen for dette er at det en kjøper en kompetansepakke med tjenester som vil være noenlunde lik uavhengig av størrelsen på kommunen. Behovet for denne kompetansepakken for hver enkelt kommune, er uavhengig av innbyggertall. Ved å ha en fast sum skaper en mer forutsigbarhet for deltagerkommunene, fremfor en mer stykkprisfordeling. De kommuner som er i behov av mer bistand utover det som ligger i kompetansepakka, må betale ekstra for dette. Det har også vært vurdert om kompetansepakka skal inneholde en gjeldssak eller ikke. Prosjektets vurderingen, basert på erfaring, er at på de fleste kontor vil en være i behov av å sende en gjeldssak bort en sjelden gang. For eksempel dersom saken er veldig kompleks eller dersom det er snakk om inhabilitet for gjeldsrådgiver. Dersom dette oppstår, trenger ikke kommunen å betale ekstra for den ene saken. Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 5 av 7
Budsjett Sum Lønn inkl sosiale kostnader 100% 600 000 Leie av lokale 19 500 Kompetanse midler for ansatt 10 500 Sum 630 000 KOMMUNE Fastpris pr kommune Arendal 30 000 Grimstad 30 000 Froland 30 000 Åmli 30 000 Iveland 30 000 Evje 30 000 Bygland 30 000 Valle 30 000 Bykle 30 000 Risør 30 000 Tvedestrand 30 000 Totalt 330 000 50% av stillingen dekkes av kommunene ved en lik fordeling pr år på kr 30 000. Dette innebærer at kommunene spleiser på en kompetansepakke for å sikre en forsvarlig tjeneste samt saksbehandling av 1 gjeldssak. Kompetansepakkens innhold: Opplæring på alle nivåer ved behov Opprettholde og videreutvikle ekspertsamlinger Opprettholde og organisere faglig fora Gi hjelp til endringer og vedlikehold i fagsystemene som brukes. Videreutvikle og opprettholde rutiner og grensesnitt etter hver enkelt kommune sine behov. 1 gjeldssak Den resterende 50% av stillingen blir dekket opp ved at de kommuner som er i behov av det betaler kr 10 000 per gjeldssak ressurssenteret tar, samt salg av tjenester kommunen måtte trenge. Utvikle og holde foredrag/kurs innen økonomi og gjeldsrådgivning. Her vil også eventuelle midler fra fylkesmannen for å holde faglig fora og ekspertsamlinger ligge. Vi tar utgangspunkt i det antall saker innen gjeldsrådgivning prosjektet har tatt fra september 2013 og fram til i dag, som er 15 saker for kommunene. Forslaget på stykkpris på kr 10 000 pr sak må evalueres etter ett år etter oppstart. Det skal føres et skyggeregnskap for timeantall pr sak for å få en mer presis tidsbruk/kostnad pr sak. Vertskommunen har arbeidsgiveransvar som innebærer at de har en garantiordning i forhold til lønn. Det eksterne advokat firma Sol og Måne som mange kommuner har benyttet seg av til gjeldssaker tar kr 850 + mons pr time. Ansvar i egen kommune Som det framgår av forslag til samarbeidsavtale, foreslås at styringsgruppen i prosjektet utgjør samarbeidsutvalget for ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning. Administrativt må ressurssentret plasseres organisatorisk og budsjettmessig i egen kommune. Det mest hensiktsmessig er å legge dette til NAV i den enkelte kommune. Gjeldene regelverk på området Lov om sosiale tjenester i NAV. 17. Opplysning, råd og veiledning Kommunen skal gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Kan kommunen ikke selv gi slik hjelp, skal den så vidt mulig sørge for at andre gjør det. (30) Gjeldsordningsloven Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 6 av 7
1-5. Kommunens plikt til å bistå personer med alvorlige gjeldsproblemer (60) Kommunen skal så langt det er mulig bistå en skyldner som forsøker å komme frem til en utenrettslig gjeldsordning eller liknende med sine fordringshavere, jf. lov 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 17. (61) Kommuneloven 28-1b Konklusjon: De nasjonale målene for 2014 innfor de sosiale tjenester for alle kommuner (kommunebrevet) lyder som følger: «Økende økonomi- og gjeldsproblemer vil kunne føre til større etterspørsel etter økonomirådgivertjenester i kommunene. Fylkesmannen er i embetsoppdraget for 2014, bedt om å bistå kommunene med å styrke kompetansen til økonomi- og gjeldsrådgivere gjennom kurs og faglig fora. Mindre kommuner anbefales å etablere interkommunalt samarbeid og etablere tettere samarbeid med namsmannen og kredittinstitusjonene.» Hver enkelt kommune vil ha vanskelig for å sikre en forsvarlig tjeneste etter prosjektets slutt. Antall gjeldssaker øker og kompleksiteten på gjeldssaker stiger. Vi trenger å opprettholde og videreutvikle de metodene som er utarbeidet, fordi samfunnet hele tiden endres. Da vi startet dette arbeidet var det pensjonister som hadde en stigende kurve på betalingsanmerkninger, nå ser vi at det er middelaldrende menn som har stigende kurve. Altså må man hele tiden være tilstede for å fange signalene. Til dette trenger man et fagmiljø innen økonomi og gjeldsrådgivning. Det er bare Nav Arendal som har det i dag, derfor anbefaler vi at det etableres et ressurssenter for deltaker kommunene i Aust-Agder. Vi anbefaler en 100 % stilling, dette fordi man vet at problemet er økende og at man da vil være forbered på framtidens utfordringer. På alle kontor foruten Nav Arendal er det kun en som jobber med gjeldsrådgivning, det vil si at sårbarheten er stor ved langvarig sykdom og andre fraværsgrunner. Ressurssenteret kan da foreta opplæring på feltet, samt å selge gjeldsrådgivningstjenester. Og med dette sikre kommunen en forsvarlig tjeneste på feltet økonomi og gjeldsrådgivning også ved langvarig fravær. Vi anbefaler at ressurssenteret blir etablert ved Nav Arendal. Nav Arendal er i dag vertskommunen for prosjektet, og de har sagt seg positiv til dette. Nav Arendal er som nevnt tidligere den eneste kommunen som har et etablert fagmiljø, noe vi anser som helt avgjørende. Det er også god offentlig transport tilbud til Arendal. Ved prosjektets slutt 31.12.2014, vil alle tjenester som prosjektet har utført til nå opphøre. Dersom en får til en etablering av et ressurssenter slik som foreslått her, vil tjenestene fortsette slik som i dag for de kommuner som velger å delta i samarbeidet. Dersom en kommune velger å stå utenfor og likevel ønsker å kjøpe enkelt tjenester av ressurssenteret, vil dette bli til markedsverdi på tjenesten. Vedlegg: Nivåinndeling, Samarbeidsavtale. Saksframlegg: Ressurssenter for økonomi og gjeldsrådgivning Side 7 av 7