REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 16 KONKURRANSEGRUNNLAG KOMPETANSE KRISE- OG BEREDSKAPSLEDELSE REGLER FOR ANSKAFFELSEN Konkurranse med forhandling, 1-trinns, FOA del I og II
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 16 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 4 1.1 Om Forsvarets logistikkorganisasjon... 4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 5 1.3 Opsjon... 6 1.4 Kunngjøring av anskaffelsen... 6 2. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 6 2.3 Kontaktpersoner... 7 2.4 Språk... 7 2.5 Fremdriftsplan... 7 2.6 Tilbyderkonferanse... 7 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget... 7 2.8 Spørsmål vedr. konkurransegrunnlaget... 8 2.9 Tilbyderens deltakelseskostnader... 8 2.10 Returnering av tilbud... 8 3. SOSIALT OG ETISK ANSVAR... 8 3.1 Innledning... 8 3.2 Varsomhet og habilitet... 8 3.3 Grunnleggende om samfunnsansvar... 8 4. KONFIDENSIALITET, INNSYN OG SIKKERHETSBESTEMMELSER... 9 4.1 Taushetsplikt og offentlighet... 9 4.2 Tilbyderens konfidensialitetsplikt... 9 4.3 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser... 9 5. KRAV TIL TILBUDET... 9 5.1 Tilbudsstruktur... 9 5.2 Tilbudsformat... 10 5.3 Vedståelsesfrist... 11 5.4 Kontrakt... 11 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveringsomfanget... 11 5.6 Alternative tilbud... 11 5.7 Forbehold og endringer... 11 5.8 Tilbakekalling eller endring av tilbud... 11 5.9 Avvisning av tilbud... 11 6. TILBUDSLEVERING... 11 6.1 Tilbudsfrist... 11 6.2 Leveringsadresser... 12 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning... 12 7. KVALIFIKASJONSKRAV... 12 7.1 Om kvalifikasjonskravene... 12 7.2 Obligatoriske krav... 12 7.3 Krav til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling... 13 7.4 Krav til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling... 13 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 13 7.6 Sosiale og etiske krav... 14
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 16 8. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 15 8.1 Valg av tildelingskriterier... 15 8.2 Kriterier for identifisering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet... 15 8.3 Evaluering... 16 8.4 Forhandlinger... 16 9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 16 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 16 9.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode... 16
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 16 1. Innledning 1.1 Om Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyning (FLO F). FLO F er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. FLO Forsyning vil i det følgende bli kalt Kjøperen. Begrepet Forsvaret benyttes der dette er hensiktsmessig. Leverandøren vil i tilbudsfasen bli kalt tilbyderen, og den valgte leverandør vil bli kalt Leverandøren etter at kontrakten er inngått. I enkelte tilfeller kan det være forskjeller med hensyn til når informasjon og dokumentasjon skal leveres. Når det refereres til tilbyderen skal
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 16 dokumentasjon leveres sammen med tilbudet, mens når det refereres til Leverandøren skal dokumentasjon leveres i forbindelse med kontraktsinngåelsen. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med denne anskaffelsen er å møte Forsvarets behov for økt kompetanse på krise- og beredskapsledelse. Anskaffelsen vil omfatte opplæring av personell som er involvert i utøvelsen av krise- og beredskapsledelse, samt planlegging av øvelser, observasjon og evaluering under øvelser, og utvikling og forbedring av planverk. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve inngåelse av en sikkerhetsavtale med Leverandør. Personell fra leverandør må forutsettes å sikkerhetsklareres til og med HEMMELIG jfr. Sikkerhetsloven Kapittel 6. Ivaretakelse av personell og deres pårørende står sentralt i Forsvarets operasjonskonsept. Organisasjonen som er etablert for å ivareta dette er kalt AFA-konseptet (Administrativ Foresatt Avdeling) og er en del av operasjonsstøtten. I sjøforsvaret er denne organisasjonen kalt AFA- SJØ. Konkret skal organisasjonen gjennom generell krise- og beredskapsledelse kunne etablere situasjonsforståelse i form av personelloversikt og skadeomfang, varslingstjeneste, ivaretakelse av pårørende og informasjonshåndtering. Det presiseres at den operative ledelsen og tiltak på skadestedet ligger i den operative søylen gjennom FOH (Forsvarets Operative Hovedkvarter) og evt. HRS (Hovedredningssentralen). Tiltak relatert til involvert personell og deres pårørende ligger imidlertid hos AFA. Dette kan være alt fra verifisering av og dialog med nærmeste pårørende, utarbeidelse av budskapsplattformer, etablering av svartelefontjeneste, støtte til politi/prest i forbindelse med pårørendevarsling og i siste instans organisering av seremoniell/båremottak. Tilbyder må ha fokus på det administrative/forvaltningsmessige relatert til personell og deres pårørende før, under og etter oppsetting av styrkebidrag, pluss fokus på praktisk håndtering av kriser og ulykker som kan skje under operasjoner både nasjonalt og i INTOPS (internasjonale operasjoner). Tilbyder må ha kompetanse på å etablere situasjonsforståelse i form av personelloversikt og skadeomfang, varslingstjeneste, ivaretakelse av pårørende og informasjonshåndtering inklusiv media. Tilbyder bør kunne tilby kompetanse innen følgende områder: Etablering av pårørendeoversikt og pårørendeorientering Utarbeidelse av budskapsplattformer Etablering og utførelse av svartelefontjeneste Støtte til politi/prest i forbindelse med pårørendevarsling Forbedring og gjennomføring av seremoniell Planverk Leverandøren skal ikke bistå under gjennomføring av reelle hendelser eller operasjoner.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 16 For oppdraget skal det inngås rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år, til sammen maksimalt 4 år. 1.3 Opsjon Det er også interesse for opsjon av kjøp og implementering av et IT støtteverktøy (applikasjon) til bruk i støtte til AFA-SJØ. En eventuell applikasjon vil også kunne bli brukt i forsvarets øvrige AFA-organisasjoner (Hæren og Luftforsvaret). Applikasjonen skal være enkel og oversiktlig i bruk ved krisehåndtering og beredskapsledelse. 1.4 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN. 2. Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. april 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). FOA er tilgjengelig på: http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i 1 trinn, kjøp etter FOA del I og II. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Del 1 (dette dokument) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 har følgende bilag: Regler og kravspesifikasjon for anskaffelsen (dette dokument) o Vedlegg B Prismatrise o Vedlegg C HMS-egenerklæring o Vedlegg D Code of Conduct o Vedlegg E Etisk egenerklæring o Vedlegg F Mal Referansebeskrivelser o Vedlegg G BFS 51115 o Vedlegg H Invitasjon til Tilbyderkonferanse Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive tekniske krav til anskaffelsen. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Spesielle kontraktsvilkår med bilag som nevnt i bilagslisten i kontrakten. Forsvarets Alminnelige vilkår ved anskaffelser (Bl 5002)
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 16 2.3 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Hoved-/merkantil kontakt: Leila Santana Mobiltelefon: +47 97 06 33 44 Telefaks: 55 50 30 93 E-post: leila.santana@inventura.no Tilbyderen skal ikke kontakte andre personer i Kjøperens organisasjon enn de oppgitte kontaktpersonene vedrørende denne anskaffelsen. 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative, med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin 08.03.2012 Tilbyderkonferanse 26.03.2012 Kl. 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 30.03.2012 kl. 13:00 Tilbudsfrist 13.04.2012 kl. 13:00 Tilbudsevaluering Uke 16-17 Forhandlinger Uke 18-19 Kontraktstildeling 22.05.2012 Karensperiode 10 dager Kontraktssignering 04.06.2012 2.6 Tilbyderkonferanse Det vil bli avholdt tilbyderkonferanse. Tilbyderkonferansen arrangeres på tidspunkt som angitt i pkt. 2.5 på Sjøforsvarets hovedbase Haakonsvern, 5886 Bergen. Husk påmelding innen frist med kontaktdetaljer ref. Vedlegg H- Invitasjon til tilbyderkonferanse. 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kjøperen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 16 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil kunngjøres på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål vedr. konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen for spørsmål oppgitt i pkt. 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Kjøperens merkantile kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig i god tid før tilbudsfristen på Doffin for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget. 2.9 Tilbyderens deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og anbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse i anbudskonkurransen vil ikke på noen måte forplikte Kjøperen til å inngå kontrakt med tilbyderen, eller involvere Kjøperen i økonomiske forpliktelser. 2.10 Returnering av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de tilbyderne som ikke blir tildelt kontrakt. 3. Sosialt og etisk ansvar 3.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler for og krav til sitt eget og tilbyderens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske reglene innebærer at enhver kontakt mellom Kjøperen og tilbyderen gjennom anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell. Eksempelvis skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme. 3.2 Varsomhet og habilitet Tilbyderen skal ikke involvere tidligere ansatte i Forsvaret i anskaffelsesprosessen på en måte som gjør at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Tilbyderen skal informere Kjøperen om hvorvidt slike konflikter kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i tilbyderens personell som har kontakt med Forsvaret, i den grad Kjøperen anser at uheldige forhold kan oppstå i strid med god forretningsskikk. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, også etter at denne er avsluttet. 3.3 Grunnleggende om samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal tilbyderen oppfylle grunnleggende etiske og sosiale krav, jf. pkt. 7.6.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 16 For tjeneste- og bygge og anleggskontrakter skal tilbyderens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 4. Konfidensialitet, innsyn og sikkerhetsbestemmelser 4.1 Taushetsplikt og offentlighet Allmennheten har som utgangspunkt rett til innsyn i tilbud og protokoller etter at valg av leverandør er gjort, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd. Taushetsbelagte opplysninger er unntatt fra innsyn, jf. offentleglova 13. Kjøperen er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Dersom tilbyderen mener anbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter offentleglova 13, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jf. pkt 5.1 nr 5. Kjøperen gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyderen bare er veiledende, da Kjøperen er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova 29. 4.2 Tilbyderens konfidensialitetsplikt Gjennom sin deltakelse i konkurransen forplikter tilbyderen seg til å behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom konkurransen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Dersom konkurransen omfatter gradert informasjon kan Kjøperen kreve at en separat sikkerhetsavtale inngås mellom partene før tilbyderen får tilgang til aktuell informasjon. 4.3 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser Tilbyderen er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser og sikkerhetsklareringer for sine deltagere til møter eller forhandlinger på Forsvarets anlegg. 5. Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon: 1. Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1. Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer. 1.2. Tilbyderens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3. Tilbyderens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 16 1.4. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt. 5.3. 1.5. Kontonummer og navn og adresse til banken 1.6. Clearing/SWIFT-kode og IBAN-kode 1.7. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av tilbyderen 2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattester jf. pkt. 7.2. 2.2. HMS-egenerklæring, jf. pkt. 7.2. 2.3. Dokumentasjon av leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt. 7.3. 2.4. Dokumentasjon av leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt. 7.4. 2.5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 7.5. 2.6. Dokumentasjon av sosiale og etiske krav, jf. pkt. 7.6. 3. Dokumentasjon av tildelingskriterier, jf. pkt. 8 4. Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget, jf. pkt 5.7. 5. Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. pkt 4. 6. Annen relevant informasjon 5.2 Tilbudsformat 5.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal pakkes og leveres i hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med: Kompetanse krise- og beredskapsledelse og tilbyderens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt 5.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 5.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i 2 originalkopier. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/DVD/minnepenn. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office format. Det bes om at den elektroniske versjonen av tilbudet merkes med tilbyders navn på selve CD en, DVD en eller minnepennen. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid. 5.2.3 Pakking og merking Tilbudene skal pakkes i dobbel, lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Den innerste konvolutten skal merkes med følgende: På forsiden: Tilbud Kompetanse krise- og beredskapsledelse Navn på merkantil kontaktperson, jf. pkt. 2.3.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 16 På baksiden: Tilbyderens returadresse Den ytterste konvolutten skal merkes med postadressen i pkt 2.3. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal skriftlig bekrefte at tilbudet er gyldig til 13.07.2012. 5.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveringsomfanget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveringsomfanget. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbyderen å tilby parallelle løsninger/produkter/tjenester innenfor de krav Kjøperen har stilt. 5.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og klart slik at Kjøperen kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget dokument i tilbudet, jf. pkt. 5.1 nr 4. Tilbyderen skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen eller andre forhold i tilbudet. 5.8 Tilbakekalling eller endring av tilbud Tilbyderen kan tilbakekalle eller endre tilbudet innen tilbudsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA 11-11 til 11-12 kommer til anvendelse. Det anbefales at tilbyderen gjør seg kjent med disse. 6. Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt. 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 16 6.2 Leveringsadresser 6.2.1 Leveringsadresse for levering pr. post FLO/Divisjon for forsyning v/leila Santana Postboks 3 Haakonsvern K-8 5886 Bergen Åpnes kun av adressat 6.2.2 Leveringsadresse for levering med bud eller ved personlig oppmøte Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte. Slik levering må avtales med Kjøperens merkantile kontaktperson to (2) dager før levering. Hvis ikke kontaktpersonen er tilstede vil en risikerer å ikke få levert. FLO/Divisjon for forsyning v/leila Santana Sjøforsvarets hovedbase Haakonsvern 5886 Bergen 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 7. Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Tilbyderen må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav for å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte tilbydere som vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderen er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA 11-10. 7.2 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattefogd. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 13 av 16 For arbeid som skal utføres i Norge skal tilbyderen oppfylle norske HMS-krav. og arbeidsgiveravgift utstedt av kemner/kommunekasserer. Utfylt og signert HMS-egenerklæring, jf. vedlegg C. 7.3 Krav til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling KRAV Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Firmaattest. 7.4 Krav til tilbyderens økonomiske og finansielle stilling KRAV Tilbyderen skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) årene. Dersom årsregnskapet for 2011 ikke er klar, skal foreløpig regnskap fra 2011 dokumenteres. Kjøperen forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at tilbyderen har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom årsregnskapet for fjoråret ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristen for denne konkurransen skal årsregnskap for de to tidligere årene vedlegges, samt foreløpig årsregnskap for fjoråret. Kjøperen kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Ovennevnte informasjon skal også leveres for evt. morselskap. Tilbyderen må være forberedt på å tillate Forsvarets tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av tilbyderens evne til å oppfylle kontrakten. 7.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Tilbyderen skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. DOKUMENTASJONSKRAV Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem tilbyderen vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten.
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 14 av 16 Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal tilbyderen legge ved en beskrivelse av: Navn og adresse, omfang av ansvar og roller i forholdet, forholdets formalitet, samt hvorvidt tilbyderen har til hensikt å ta underleverandør med som en aktiv deltaker i tilbudsprosessen. Hvilken merverdi samarbeidspartnere gir tilbyderen organisasjons- og kapasitetsmessig. Antatt fordeling av økonomiske verdi i prosent mellom samarbeidspartnerne i tilfelle kontrakt. Samarbeidspartnerens organisasjonsstruktur - herunder vedlegg av organisasjonskart med beskrivelse. I tillegg skal det beskrives hvilke enheter ved virksomheten som skal oppfylle kontrakten. Denne beskrivelsen skal minimum inneholde antall ansatte fordelt på hver enkelt enhet og knyttes opp mot organisasjonskartet. Hvordan den forretningsmessige relasjonen til samarbeidspartnerne er sikret eller vil sikres. Det skal fremgå om relasjonen er eksklusiv, bindende etc. Dersom viktige underleverandører ennå ikke har blitt valgt, skal det oppgis en oversikt over aktuelle potensielle underleverandører. Tilbyderen skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Dersom tilbyderen velger å endre underleverandør skal han meddele Kjøperen om dette umiddelbart. Kjøperen har rett til å nekte godkjenning av enhver underleverandør dersom han har saklig grunn til dette. Attester fra lignende leveranser de tre siste årene. Attestene skal være bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Bruk Vedlegg F Mal referansebeskrivelse Kjøperen skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. 7.6 Sosiale og etiske krav KRAV Tilbyderen skal ta sosialt og etisk DOKUMENTASJONSKRAV Tilbyderen skal ved egenerklæring akseptere de krav til
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 15 av 16 ansvar. menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av Vedlegg D Code of Conduct og Vedlegg E Etisk egenerklæring. 8. Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Valg av tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på kriteriene i pkt. 8.2. 8.2 Kriterier for identifisering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Tilbudt kompetanse 50 % Gjennomføringsplan Med tilbudt kompetanse menes kompetanse og erfaring til de navngitte nøkkelpersoner som tilbys for gjennomføringen av denne konkrete kontrakten. Tilpasset kurs Gjennomføringsplan som forklarer organisering av oppdraget. Beskrivelse av hvilke områder leverandøren vil kunne heve kompetansen ytterligere i Krise- og Beredskapsledelsen AFA-SJØ. CV fra nøkkelpersonell som vil bli brukt til dette oppdraget, med oversikt over kompetansen deres og erfaring de har fra tilsvarende oppdrag. Beskrivelse av aktuell kursopplegg. Totale kostnader Totale kostnader vil bli evaluert ut fra følgende: Timespris Konsulenttjenester (opplæring i støtteverktøyet, observering, rapporter, annet) Kurspris IT Støtteverktøy/Applikasjon. Inkl. support og vedlikeholdskostnad regnet over avtaleperioden Øvrige kostnader IT Applikasjon/Støtteverktøy Applikasjonen vil bli evaluert ut fra følgende: Nytteverdi Utfylt prismatrise, jf. Vedlegg B Prismatrise. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. Hvis elementer i kravtabellen ikke oppfylles av løsning som foreslås, skal det tydelig fremkomme hvilke elementer dette er, og kostnaden samt estimert tid ved å utvikle disse. Dette skal spesifiseres i en egen matrise. Funksjonalitet utover det som er beskrevet i kravtabellen skal ikke inkluderes i matrisen. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. Modelleringen av applikasjonen må fremvises. 30 % 20 %
REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 16 av 16 Brukergrensesnitt Beskrivelse av egenskapene og bruksområdet til støtteverktøyet 8.3 Evaluering Alle godkjente tilbud vil få tildelingskriteriene evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Tilbudt kompetanse: Leverandørene blir evaluert på underkriteriene kompetanse til nøkkelpersoner, gjennomføringsplan og kurs. Beste besvarelse for underkriteriet gis score 6, de øvrige tilbud gis en forholdsmessig score. Samlet score for underkriteriene vil gi score for tildelingskriteriet Tilbudt Kompetanse. Totale kostnader: Lavest pris oppnår score 6, de øvrige gis en forholdsmessig score. IT Applikasjon/Støtteverktøy: Leverandøren som tilbyr beste løsning gis score 6, de øvrige gis en forholdsmessig score. 8.4 Forhandlinger Kjøper kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA 11-8. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige reglene i FOA 3-1 og 3-6. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil Kjøper legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos Kjøper vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør i henhold til tildelingskriteriene. 9. Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kjøperen forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 9.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Kjøperen informerer alle tilbyderne skriftlig og samtidig om hvem Kjøperen har intensjon om å tildele kontrakt så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingsintensjonen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom Kjøperen finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått.