CERT Brukermanual for ny skoleskyss-web Innholdsliste Side 2 Side 3 Side 4 Side 5 Side 6 Side 7-10 Side 11-17 Side 18-21 Side 22 Cert og brukermanual Les først! Logge inn Portal Logge inn på nytt Legge inn skolekalender Legge inn ny timeplan/klassetid Registrere elevdetaljer Legge inn ny søknad om skoleskyss NYTT: Oversikt over søknader Side 1/22
Cert og brukermanual Oppdatert 27.05.2011 OBS: Hoveddelen av denne brukermanualen har blitt utarbeidet på bakgrunn av testsystemet. Vær derfor oppmerksom på at det kan forekomme ulikheter i ikoner/bilde/tekst mellom Cert og brukermanual. Sørg også for at du alltid har den mest oppdaterte brukermanualen. Den nyeste versjonen vil til en hver tid være tilgjengelig ved innlogging i CERT, under HjelpInfo, og på http://www.hordaland.no/cert. Du kan se din brukermanuals datering oppe til høyre på hvilken som helst side av manualen, som vist under. Sørg for at din brukermanuals datering stemmer overens med sist oppdaterte brukermanual i CERT, under HelpInfo. Hvis ikke, vennligst last ned den nyeste versjonen. Side 2/22
Logge inn Oppdatert 27.05.2011 Benytt følgende adresse for å logge inn på CERT: https://www.skoleskyss.hfk.no/ Dette er en sikker internett adresse. Husk derfor å starte med å skrive https:// (med s). Logg inn ved å fylle inn ditt brukernavn i feltet med navn Pålogging: og ditt passord i Passord: feltet. Trykk deretter på Pålogging knappen. Innloggingsdetaljer blir delt/sendt ut til de enkelte skoler og kommuner. Hvis du ikke har mottatt ditt brukernavn og passord, vennligst kontakt oss på skoleskyss@skyss.no eller samf@post.hfk.no. Side 3/22
Portal Oppdatert 27.05.2011 Første side som kommer opp etter pålogging i CERT gir informasjon om deg som bruker og hvilken rolle du har (Skoler). Til høyre er et nyhetsfelt der Skyss/HFK kan legge ut nyttig informasjon og nyheter. Under Koblinger vil alle nødvendige funksjoner være tilgjengelige, og du kan komme deg videre ved å klikke på disse. Den blå meny raden øverst med overskrifter som Mine oppgaver og Skoleskyss vil også lede til de samme funksjoner. Kontaktopplysninger nede til høyre vil inneholde relevant informasjon for support, mens HjelpInfo vil inneholde lenke til enhver tid oppdatert brukermanual (se side 2 Cert og brukermanual for mer informasjon om dette). Side 4/22
Logge inn på nytt Oppdatert 27.05.2011 Systemet vil automatisk logge deg ut etter 1 times inaktivitet. Bildet vil da se ut som følger: Da er det bare å logge seg inn på nytt. Du vil komme tilbake til portalen, så hvis du skal tilbake til et skjema/vindu du jobbet med før du ble logget ut, må du selv finne frem igjen til dette. Hvis du selv logger deg ut ved å trykke på Avslutt i menyen oppe til høyre, vil du se følgende melding: Hvis du ønsker å logge deg inn på nytt må du da klikke på core/ui/workspace/main for å komme tilbake til innloggingsvinduet hvor du kan logge deg inn igjen på nytt. Side 5/22
Skolekalender Oppdatert 27.05.2011 OBS - Nytt: Hvis skolen følger kommunens/fylkets skolerute skal det IKKE legges inn egen kalender for skolen, men benytt kalendrene som allerede er å finne i Cert. Vi har lagt inn alle kommuners kalendre/skolerute, og disse ligger inne med navneformat _Kommunenavn_HFK_2011-12. Dersom høstferie og/eller vinterferie, start eller sluttdato, og/eller planleggingsdager er ulik kommunens oppsatte skolerute må vi lage en egen kalender for skolen. Send da en epost til samf@post.hfk.no eller skoleskyss@skyss.no. Side 6/22
Legge inn ny timeplan/klassetid Oppdatert 27.05.2011 Før det legges inn elever og sendes søknader om skoleskyss i Cert må timeplan og klassetider være satt for hver enkelt klasse. Dette gjøres kun én gang, og alle klassens elever vil da tilhøre samme timeplan og klassetider. For å legge inn timeplan og klassetider, klikk på Klasseoversikter. Dette er å finne ved å benytte valg a) eller b), som vist på bildet under (begge valgene leder til Klasseoversikter ). For valg a) klikk på Skoleskyss i den blå menyen øverst. Klikk deretter på Klasseoversikter i menyen som dukker opp. For valg b), benytt den blå lenken under Koblinger > Skoleskyss. Klikk deretter på knappen Ny for å starte arbeidet med å legge inn ny timeplan/klassetid. Side 7/22
Fyll deretter ut skjemaet, som vist i bildet under. I menyen for Skolerute, velg riktig skolekalender. Her velges kommunens kalender, med mindre det er gjort endringer i forhold til denne (se side 6 Skolekalender ). Kommunekalendre ligger inne med navneformat _Kommunenavn_HFK_2011-12. Hvis skolen følger kommunens skolerute velges kalender for kommunen i dette feltet. Dersom en har endringer i forhold til kommunen velges egen skolekalenderen for skolen som Skyss/HFK har opprettet (se side 6 Legge inn skolekalender ). Før på evt beskrivelse eller kommentar for eget bruk. Etter ferdig utfylling, klikk på menyvalget Timeplan. For å legge til en ny timeplan for denne klassen, trykk på pluss ikonet: Du vil da få opp et skjema som på bildet under. Hvis klassen har samme start -og sluttid alle ukedager, gjøres det samme valg som vist her og Side 8/22
det føres inn riktige tidspunkt for start og slutt. Trykk Legg til for legge til og lagre timeplanen. Hvis det er ulike start -og sluttider for flere eller alle dager, lages det en timeplan for hver dag (eller gruppering av dager). For å legge inn de resterende dagene, klikk på pluss ikonet på nytt, og legg til en ny dag (eller gruppering av dager) ved å klikke på de respektive dagene i skjemaet. Sluttoversikten vil da se slik ut (eksempel med ulik sluttid for mandag/tirdag og onsdag/torsdag/fredag): For å fullføre klassens timeplan, klikk på Lagre ikonet i menyen oppe til høyre. Klikk deretter på X ikonet oppe til høyre. Side 9/22
Start prosessen på nytt, og bruk samme fremgangsmåte for å legge inn timeplan for ny klasse. Eksisterende klasses timeplan kan også redigeres i startbildet for Klasseoversikter (se bilde under) ved å velge linjen for klassen det gjelder og deretter dobbeltklikke på den. Side 10/22
Registrere elevdetaljer Oppdatert 27.05.2011 OBS: Vennligst merk at alle steg som nevnt under gjelder også for elever som allerede er importert i systemet. Eneste forskjell er at eksisterende elever vil ha Kundeinformasjon ferdig utfylt, mens for nye elever må det manuelt fylles ut all personalia. Adresse vil være skrevet inn for elever som er importert, men adressen må geokodes/kobles mot kartet. For elever som er importert må derfor adressen også søkes opp og godtas på nytt (se side 13 for mer informasjon). Før søknad om skoleskyss kan opprettes må elevens personalia ligge inne i systemet. Vi vil importere elever som hadde ordinær eller særskilt skyss i skoleåret 2010/2011, med unntak av tilfeller hvor vi ikke har lykkes med å finne eleven i folkeregistreret (grunnet feilskriving, feil fødselsdato, etc). Enkelte elevers personalia må derfor registreres før søknad kan opprettes. Gå først til søkebildet for elever. Du finner dette ved å velge Skoleskyss > Søk etter elev, som vist på bildet under (velg én av to mulige knapper/lenker). I vinduet Elevveileder, som kommer frem, skriv inn fødselsnummeret for den aktuelle eleven i feltet Fødselsnummer (11 siffer). Trykk deretter på Søk (dette for å forsikre seg om at eleven ikke allerede har blitt registrert). Side 11/22
Hvis eleven allerede er registrert vil en ved å trykke Søk automatisk bli tatt videre til et ferdig utfylt Kundeinformasjon skjema. Gå da direkte til neste steg og fyll ut skjemaet (informasjon om dette starter under påfølgende bilde). Hvis eleven ikke allerede eksistrerer i systemet vil en få mulighet til å trykke på Opprett for å registrere eleven. Trykk da Opprett som vist i bildet under, og gå videre. Fyll deretter ut skjemaet (evt kontroller informasjon hvis elev allerede ligger i systemet). Fødselsdato blir automatisk hentet fra fødselsnummeret. I feltet Adm. Enhet velges elevens bostedskommune. Her vil det automatisk være valgt skolens kommune. Side 12/22
Som Standardplasstype velges det Gående skoleelev for alle elever, med unntak av søknader på medisinsk eller andre grunnlag hvor det er behov for spesifisert plass i drosje. Eventuelle behov for hjelpemidler angis under Hjelpemidler, og til slutt føres eventuelle kommentarer i Kommentarer feltet. Trykk på knappen Neste for å lagre og gå videre til Adresser. OBS: Elever som er importert med personalia og adresseinformasjon (fra skoleskyss 2010/2011) må det også søkes opp treff på adresseinformasjon for etterfulgt av å trykke godta og oppdater (se informasjon under). Dette fordi importeringen av elevdata ikke inneholdt x og y koordinater for geografisk koding av adressen. Denne informasjonen blir tilknyttet eleven ved å følge prosessen nevnt under. Fyll inn elevens bostedsadresse i feltet Adresse (ved delt omsorg velg den adressen eleven har rett på skoleskyss fra, eventuelt vilkårlig hvis elev har rett på skoleskyss til begge foreldre). Vær oppmerksom på at også husnummer må fylles inn i dette feltet (benytt ikkje feltet Enhet ). Side 13/22
Følg deretter anvisninger som vist på bildet under. Trykk Treff for å finne frem mulige adressetreff, kontrollér disse, velg riktig adresse og trykk til sist Godta for å velge adressen. For adresser med husbokstav, som for eksempel Parkveien 2 B, kan det være lurt å skrive inn adressen uten bokstav får man trykker Treff. Vi har opplevd at enkelte adresser med husbokstav ikke kommer frem med mindre man utelukker bokstaven i søket. For gateadresser hvor man får opp treff med lignende gatenavn i ulike områder kan det være lurt å også skrive inn postnummer/poststed før det trykkes Treff. Dette for å innsnevre søket og finne frem til riktig adresse. Gårds og bruksnummer må brukes i de tilfeller hvor elevens adresse ikke inneholder gatenavn og nummer. Format for gårds og bruksnummer er XXXX-X-X (kommunenr, gårdsnr, bruksnr), som for eksempel 1201-45-2. Dette skrives inn i adressefeltet. Trykk Treff for å finne frem mulige adressetreff, kontrollér disse, velg riktig adresse og trykk til sist Godta for å velge adressen. Hvis det oppstår eventuelle problemer med å finne riktig gatenavn eller husnummer, vennligst kontakt oss på samf@post.hfk.no eller skoleskyss@skyss.no med informasjon om hvilken adresse det gjelder. Trykk deretter på knappen Oppdater for å gå videre (se bilde under). Side 14/22
Adressen som ble valgt vil da dukke opp som Hjemmeadresse under Eksisterende adresser. For å redigere denne, benytt blyantikonet som vist på bildet under. Ved delt omsorg, eller annet behov for mer enn én adresse, benytt menyen for Ytterligere adresser. Klikk Pluss ikonet, som vist på bildet under, og følg samme prosess som Hjemmeadresse for å legge inn tilleggsadresse. Dette gjelder for eksempel ved delt omsorg hvor eleven har rett på skoleskyss både til far og mor. Hjemmeadresse vil da gjelde som adresse for den ene forelderen mens Fars/Mors adresse gjelder som adresse nummer 2. Trykk på knappen Neste for å lagre og gå videre til Holdeplasser. Side 15/22
Under Holdeplasser, trykk på blyant ikonet for å legge inn holdeplass. Velg holdeplass fra listen som kommer opp. Hvis tvil om hvilken holdeplass som er riktig, velg den øverste og nærmeste. Trykk på holdeplass linjen for å velge. Trykk deretter OK. Gjør det samme hvis flere adresser. Trykk på knappen Neste for å gå videre. Side 16/22
Kontakter bildet dukker da opp. Her behøves det ikke å legges til ytterligere kontakter, med unntak av behov for dette ved privat skyss eller lignende. Trykk på knappen Neste for å gå videre. Vi har nå lagt inn elevens personalia, adresse, holdeplass og evt kontakter. Neste steg er å fylle ut søknad for eleven, og send denne inn. Side 17/22
Legge inn ny søknad om skoleskyss Oppdatert 27.05.2011 Etter at eleven har blitt registrert med personalia, adresse, holdeplass, og evt kontakter trykkes det på knapp for Neste for å komme til Søknadsskjema i søknadsveiviseren. Hvis alle skjema for en elev allerede er fylt ut, men Elevveileder (vindu for registrering av elevdata og søknad) er lukket, så kan eleven søkes opp på ny. Gjør da som følger: 1) Trykk Skoleskyss > Søk etter elev 2) Skriv inn fødselsnummer og trykk Søk 3) Trykk på ikonet med tittel Kontakter i venstre meny 4) Trykk på knappen Neste nede til høyre Søknadsskjema vil da dukke opp, som vist på bildet under. Velg riktig skoleår. Juster fra eller til dato ved behov (vinterskyss, midlertidig skyss, kommunalt vedtak, etc). Det er flere ulike perioder å velge mellom for skoleår under "Transportperiode" (for eksempel Skoleåret 2011/2012 A). Valgene gjelder følgende fra og til datoer for skoleåret: A: 22/8-2011 - 22/6-2012 B: 18/8-2011 - 21/8-2012 C: 17/8-2011 - 21/6-2012 D: 17/8-2011 - Side 18/22
20/6-2012 E: 18/8-2011 - 20/6-2012 F: 18/6-2011 - 22/6-2012 G: 22/8-2011 - 21/6-2012 H: 22/8-2011 - 19/6-2012 I: 17/8-2011 - 22/6-2012 Fyll inn kommentar etter behov (vinterskyss, delt omsorg, etc). Skole vil automatisk være valgt, og Lokal skole (vil bli endret til Nærskole ) vil være satt til Ja. Hvis dette ikke er elevens nærskole, vennligst velg Nei. Trinn og Klasse velges deretter. Valgene for klasse er de samme som ble opprettet for skolen under Legge inn ny timeplan/klassetid i brukermanualen. For Transport Type velges anbefalt transport type, som i de fleste tilfeller vil være Buss. Ved valg av kombi trafikk vil det komme opp en linje med navn Service Lines. Benytt da Pluss ikonet nede til høyre, og gjør riktige valg i boksen som dukker opp. Benytt knappen OK for å velge strekning. Eventuelle kommentarer til transport fylles inn i Transportkommentar. I feltet Søknadsgrunn velges det Skoleskyss for elever som har rett på skoleskyss grunnet avstand, og Medisinsk hvis søknaden gjelder rett på skoleskyss grunnet medisinske årsaker. Ved behov for dokumentasjon, som for eksempel sykemelding, legges dette til elektronisk ved å benytte Legg ved fil knappen. Trykk på knappen Neste for å gå videre. Side 19/22
Skjema med navn Mal for Skyssbestilling vil da komme frem. Oppdatert 27.05.2011 For standard skyss med buss velges det Skysskode: O Ordinær skyss, Ukentlig: Hver uke, Ukedag(er): MTOTF, Retur til samme adresse, og Fra elevadresse: KH Elevens hjemmeadresse. Trykk deretter på knappen Legg til for å legge til elevens skoleskyss behov. En oversikt over elevens skoleskyssbehov vil da dukke opp, og vil ligge til grunn for søknad om skyss. For å redigere skoleskyssbehovet, klikk på en av skyssbehov linjene nederst i vinduet, og trykk "Rediger". Gjør ønskede endringer og trykk Lagre (som vist i bildet under). Side 20/22
Trykk på knappen Neste for å gå videre. En oppsummering av søknad vil komme frem som vist på bildet under. Trykk på knappen Send søknad for å sende elevens endelige søknad. Elevens personalia og søknadsinformasjon vil bli liggende selv om du ikke trykker Send søknad, og kan redigeres frem til søknaden er sendt. Hvis søknaden har blitt sendt, ved å trykke Send søknad, vil søknaden ikke kunne endres/redigeres før søknaden er lukket av Skyss eller Samferdsel. Ved behov for endringar/redigeringar, kontakt oss da på epost skoleskyss@skyss.no eller samf@post.hfk.no for å få åpnet søkaden. Side 21/22
Oversikt over søknader Oppdatert 27.05.2011 Dere kan nå få oversikt over alle skolens søknader ved å velge "Skoleskyss" > "Administrer søknader". La feltene stå tomme, og trykk "Hent". En liste med alle innsendte søknader vil komme opp. I tillegg kan dere se søknader som ikke har blitt sendt inn, med saksstatus "Ny søknad". Saksstatus "Autogodkjent" er automatisk godkjent av systemet, og avventer behandling av ruteplanlegger eller Samferdselsavdelingen hos Hordaland fylkeskommune. Saksstatus "Autoukjent" er automatisk avslått av systemet, og har enten ikke vært mulig å måle grunnet feil i Cert, avstanden mellom hjem og skole er for kort til å gi rett på skoleskyss, eller det har vært gjort andre valg eller eksisterer mangler i søknad som ikke tilsier rett på skyss. Det kan forekomme feil i avstandsmåling av enkelte adresser i Cert. Feilen vil være synlig ved at avstand blir målt til 0.000km i Mal for skyssbestilling vinduet. Hvis slikt er tilfelle vil vi manuelt gå inn og måle disse søknadene på nytt. Send inn søknaden, og den vil bli kategorisert som Autoukjent. Søknadene kan likevel anses som ferdig innsendt, og dere behøver ikke å gjøre endringer selv da vi vil kontrollere disse. Dersom elever med kommunalt vedtak ikke har blitt meldt inn med kategori KV Kommunalt vedtak under Skysskode: i Mal for skyssbestilling vinduet (se side 20, eller egen brukermanual Brukarmanual særtilfelle som er å finne på www.hordaland.no/cert) men med O Ordinær skyss, vil disse søknadene bli Autoukjent. Ved slike feil, vennligst ta kontakt med oss per epost, så vil vi korrigere dette. Dersom dere har elever med status "Autoukjent" uten at dere kan se hvorfor, vennligst kontakt oss per epost til samf@post.hfk.no eller skoleskyss@skyss.no. Side 22/22