Konkurransegrunnlag Oversettingstjenester norsk russisk/russisk norsk (rammeavtaler) Side 1 av 9
Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN 3 1.1 OPPDRAGSGIVER 3 1.2 KUNNGJØRING 3 1.3 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 3 1.4 BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 5 1.5 AVTALEPERIODE OG OMFANG 5 1.6 PRIS 5 1.7 TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN 5 1.8 ALTERNATIVE TILBUD 5 1.9 KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN 5 1.10 FORBEHOLD 6 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6 2.1 REGLER FOR KONKURRANSEN 6 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE 6 2.3 TILBUDSFRIST 6 2.4 LEVERING 6 2.5 VEDSTÅELSESFRIST 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV 7 3.1 OBLIGATORISKE KRAV 7 3.2 KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING 7 3.3 KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 7 4. KRAV TIL TILBUDET 7 4.1 UTFORMING AV TILBUDET 7 4.2 KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD 8 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 8 5.1 TILDELINGSKRITERIER 8 5.2 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 9 6. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD 9 6.1 UTKAST TIL KONTRAKT 9 6.2 ANNET 9 7. VEDLEGG 9 Side 2 av 9
1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ Forvaltningsrevisjonsavdeling II, seksjon F 2.5 Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Bjørn Martin Ørvim Telefon: 22 24 10 00 Telefaks: 22 24 10 01 E-post: riksrevisjonen@riksrevisjonen.no Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har ca. 540 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, arkiv og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på www.riksrevisjonen.no. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen den 29. juni 2012. 1.3 Beskrivelse av anskaffelsen Det vil i september 2012 bli inngått en avtale mellom den norske Riksrevisjonen og Den russiske føderasjons riksrevisjon om å gjennomføre en hovedanalyse i prosjektet Riksrevisjonens undersøkelse av myndighetens arbeid med Arktisk råd. Prosjektet skal gjennomføres som en parallellrevisjon mellom flere av riksrevisjonene i Arktisk råds medlemsland. Norsk og russisk riksrevisjon vil fungere som sekretariat i denne revisjonen. Det skal også gjennomføres en 3 årsoppfølging av Riksrevisjonens undersøkelse om strålingssikkerhet og beskyttelse av miljøet mot forurensning fra radioaktive kilder i Side 3 av 9
Nordvest-Russland i løpet av 2012 og 2013. I tillegg kan det også bli aktuelt med en videre oppfølging av revisjonen av fiskeriforvaltningen i Barentshavet i denne perioden. Riksrevisjonen ønsker i forbindelse med dette arbeidet å inngå parallelle rammeavtaler om oversettingstjenester fra norsk til russisk, og fra russisk til norsk. Da det i perioder kan være mye og krevende oversettingsarbeid, samt behov for hasteoppdrag, ønsker Riksrevisjonen å knytte til seg en hovedoversetter og en sekundæroversetter. På grunn av behovet for fleksibilitet i gjennomføringen av oppdraget ønsker vi også å tilknytte oss en tertiæroversetter. Det må i tilbudet presiseres om vedkommende kun ønsker å være hovedoversetter eller om det også er aktuelt å være sekundær- eller tertiæroversetter. Sekundær/ tertiæroversetteren vil bli tildelt oppdrag når hovedoversetteren/sekundæroversetteren ikke har kapasitet til å påta seg det aktuelle oppdraget. Oppdragene vil gjelde oversetting av ulike typer dokumenter av ulik kompleksitet. Dette vil kunne være planer, møtereferater, faktabeskrivelser, rapporter av ulik lengde, brev mv. Dokumentene vil bl.a. inneholde begreper brukt innen de ulike temaene som Arktisk råd arbeider med, herunder miljøvern, skipsfart, olje og gass og urfolk. Andre aktuelle fagområder er atomsikkerhet i Nordvest-Russland og norsk og russisk fiskeriforvaltning i Barentshavet. Oversetteren må derfor ha god kjennskap til disse fagområdene og kjenne begrepene både på norsk og russisk. Videre må oversetteren være kjent med begreper fra offentlig revisjon og forvaltning. Det bes om at dette eksemplifiseres i dokumentasjonen som legges ved tilbudet, jf. pkt. 3.3. Oversettelsene må være av høy kvalitet og det må brukes gjengs terminologi for den russiske riksrevisjonen og forvaltningen i Russland. Leverandøren må i tilbudet beskrive hvilken kvalitetssikring som gjennomføres av oversatt tekst. Det er vanskelig å konkretisere omfanget av oversettingsoppdrag i avtaleperioden. Basert på erfaringene fra de tidligere gjennomførte parallellrevisjonene, kan omfanget i ett prosjekt være i størrelsesorden 3 4 brev og 3 4 møtereferater per halvår og minimum 60 sider med faktabeskrivelser. Omfanget vil imidlertid kunne variere og det endelige omfanget vil kunne avvike fra disse anslagene. Frister for oversettingsoppdragene vil bli avtalt fra tilfelle til tilfelle, basert på omfang (antall dokumenter og lengde) og kompleksitet. Normalt vil oppdragene kunne planlegges i god tid. Riksrevisjonen er imidlertid avhengig av at noen oversettingsoppdrag kan gjennomføres på kort varsel og med kort frist. Leverandøren bes i tilbudet om å informere om forventet kapasitet i avtaleperioden, f.eks. om andre oppdrag eller opphold som allerede er kjent og som kan få betydning for oppdraget. Riksrevisjonen bruker Microsoft Office 2010 til tekstredigering. Oppdrag vil som hovedregel bli sendt per e-post. Det er derfor forventet at leverandøren har kompatible dataverktøy. Side 4 av 9
1.4 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens ressurser. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 1.5 Avtaleperiode og omfang 1.6 Pris Det skal inngås tre parallelle rammeavtaler som skal gjelde i fire år fra kontraktsignering. Estimert varighet for de nevnte prosjektene er satt til utgangen av 2014. Omfanget etter utgangen av 2014 vil være avhengig av fremdriften i eksisterende prosjekter og nye prosjekter med behov for oversettingstjenester. Riksrevisjonene har de senere årene hatt et tett samarbeid, og Riksrevisjonen antar at dette også vil være tilfelle etter 2014. Pris eksklusiv merverdiavgift bes oppgitt per time og per side (der hver side består av 2000 anslag inkludert mellomrom). Hastetillegg bes også oppgitt. Det vil bli avtalt for hvert enkelt avrop hvorvidt arbeid skal honoreres med pris per time eller pris per oversatt side. 1.7 Tilbud på deler av anskaffelsen Det kan gis tilbud på deler av anskaffelsen, dvs. at tilbudet kan gjelde én, to eller tre oversettere. 1.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 1.9 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen iht. FOA 8-2. Interessenter må registrere sin interesse for utlysningen på Doffin. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget blir sendt til alle som har meldt sin interesse for utlysningen. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger, se adresse nedenfor. Frist for å sende inn slike spørsmål er torsdag 16. august 2012. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Side 5 av 9
All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes Oversettingstjenester norsk - russisk / russisk norsk, kontaktperson Bjørn Martin Ørvim. 1.10 Forbehold Eventuelle forbehold må fremgå av tilbudet. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. For denne anskaffelsen vil forskriftens del I og II gjelde. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : Torsdag 23. august 2012, kl. 12.00 2.4 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på oversettingstjenester norsk - russisk/russisk - norsk» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet 42 0160 Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 31. oktober 2012. Side 6 av 9
3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: o o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, se vedlagt egenerklæringsskjema (vedlegg 2). 3.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dette dokumenteres med firmaattest 3.3 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner o Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon: o Oversikt over sammenlignbare oppdrag, med mottaker og beskrivelse av oppdraget 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres i elektronisk format, helst i en scannet versjon (PDF/A- format el. l.). Det ønskes følgende disposisjon: 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i denne utlysningen, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Side 7 av 9
2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Skatteattest for skatt og mva HMS egenerklæring Firmaattest Oversikt over sammenliknbare oppdrag, med mottaker og beskrivelse av oppdraget Se forøvrig punkt 3 i konkurransegrunnlaget, Kvalifikasjonskrav. 3. Informasjon og dokumentasjon Beskrivelser og etterspurt informasjon, pristilbud etc. Alle forespurte priser må være oppgitt. Løsningsforslag som beskriver leverandørens kjennskap til begreper på norsk og russisk innenfor de aktuelle fagområdene. I tillegg må oversetteren være kjent med begreper fra offentlig revisjon og forvaltning. Det må presiseres om vedkommende kun ønsker å være hovedoversetter, eller om det også kan være aktuelt å være sekundær- eller tertiæroversetter. Leverandøren bes om å informere om forventet kapasitet i avtaleperioden, for eksempel om andre oppdrag eller opphold som allerede er kjent og som kan få betydning for oppdraget. Bemanning for oppdraget: Navn, CV og navn på to referanser inkl. kontaktinformasjon for den oversetteren som skal utføre oppdraget. Se punkt 1 i konkurransegrunnlaget. Beskrivelser og etterspurt informasjon. 4. Annet Eventuelle kommentarer/forbehold til utkastet til kontrakt (se pkt 6.1), oppdragsbeskrivelsen eller annet. 4.2 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: o Kvalitet, kompetanse og relevant erfaring (vektes 60%) Side 8 av 9
o Fleksibilitet, kapasitet og tilgjengelighet (vektes 30%) o Pris (vektes 10%) Under evaluering av tildelingskriteriet pris vil pris oppgitt per time og per side vektlegges ulikt, pris oppgitt per side vektes 70 %, per time 30 %. 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 6. Kontraktsmessige forhold 6.1 Utkast til kontrakt Utkast til kontrakt ligger ved. Utkastet baserer seg på statens standardavtaler. Kontrakten vil bli justert og utfylt med en beskrivelse av oppdraget i tråd med konkurransegrunnlaget og tilbudet før kontraktsignering. 6.2 Annet Følgende kontrakts klausuler kommer i tillegg til angitte kontrakt: Elektronisk faktura Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak i Elektronisk handels-format" (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. For mer info se: http://info.edionet.net/dfo/main.php?menuid=1 og http://www.dfo.no/no/ og http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura. 7. Vedlegg Vedlegg 1: Riksrevisjonens forslag til kontrakt. Vedlegg 2: HMS egenerklæring Side 9 av 9