Type møte: Styremøte 01/17 Dato / kl: 04.01.2017 kl. 18.00 22:00 Sted: Reiselivets Hus Til stede: Moen, Mette Grytbakk, Kjell Bakke, Beate Schjølberg, Jon Høsøien, Trine Aspås Krog, Henriette Dahl og Sandnes Høsøien (ref) Petter Gullikstad (for NM 2015) kun på sak om momskompensasjon. Protokoll sendt: Styremedlemmer Forfall: Arkivert: Sak 01/17 Sak 02/17 Sak 03/17 Sak 04/17 Sak 05/17 Sak 06/17 Sak 07/17 Sak 08/17 Sak 09/17 Protokoll fra styremøte Rapport fra daglig leder Presentasjon forprosjekt Folkehøyskole Ekstraordinært årsmøte - forberedelser Planer for 2017 (inkl Jenterittet) Status årsmøtevedtak Status økonomi Rent Idrettslag Eventuelt - Minibuss - Sponsorutvalg - Anleggsutvalg Sak nr Vedtak Ansvar Frist Sak 01/17 Protokoll gjennomgått og godkjent. Sak 02/17 Rapporten ble godkjent. Punkt om Bergstadcup ble diskutert i detalj. Fortsatt ingen leder for cupen og det mangler flere medlemmer i komiteen. Styreleder og daglig leder kaller inn RILFOs styre til møte. og Sak 03/17 Folkehøyskole på Øra Trine Aspås Krog er ikke i rommet under denne saken ettersom hun er deleier i driftsselskapet Idrettsparken Hotell AS. Innlegg fra og Kjell ut fra dokument sendt
styret på e-post 27.12.2016. Innlegg fra Beate og Mette. Presenterte eget dokument med punkter som ble delt ut til styremedlemmene. Dokumentet ble gjennomgått i fellesskap. Konkluderer med at dokumentasjonen som forelå i forkant av styremøte 4. januar ikke gir ny informasjon som styret kan ta en beslutning på. Primæraktiviteten til Røros IL er å drive idrett. Det foreslås derfor at prosjektet drives videre av andre aktører enn Røros IL. Beate og Mette mener vi bruker for mye tid på dette prosjektet i styret og i idrettslaget. Styreleder svarte på tilbakemelding og presenterte tilbakemeldinger fra Sør-Trøndelag Idrettskrets. Avventer tilbakemelding fra jurister i idrettsforbundet om prosjektet er innenfor det idretten skal drive med. Kjell informerte at kostnadsrammen er på 200.000,- for forprosjektet. Dette er detaljert i søknader sendt til næringsfond, men er ikke delt med styret. Dette ble gjennomgått på møtet. Etter diskusjon ble det bestemt at det skal stemmes over følgende alternativ: Alternativ 1: Ber om at det gis mandat til å gjennomføre forprosjekt. Forutsetter ekstern finansiering. Ingen kostnad for idrettslaget. Forprosjektet og arbeidet skal gjøres av forprosjektgruppen. Daglig leder skal ikke brukes i arbeidet. Alternativ 2: Styret sier nei til forprosjektet på det grunnlaget som er presentert i dag. Alternativ 3: Styret sier nei til at idrettslaget skal drive med folkehøyskole. Det stemmes først for Ja eller nei. Ja:, Jon og Kjell Nei: Beate og Mette Alternativ 1 er vedtatt 3 mot 2. Forprosjektgruppen gis beskjed.
Sak 04/17 Ekstraordinært årsmøte 05.01.2017 Dirigent: Moen Referent: Sandnes Høsøien Styret vil være tilstede. Saksliste og presentasjon gjennomgått og godkjent. Sak 05/17 Planer for 2017 Jenterittet 2017: Det er presentert tre muligheter: Alternativ 1: Arrangere på lørdag etter Røros Challenge Alternativ 2: Arrangere på søndag samtidig med After Challenge. Alternativ 3: Kjell og Beate fremmer begge forslag om å legge ned Jenterittet. Alternativ 3 valgt med 4 mot 1 stemme. Daglig leder sender ut pressemelding. Årsmøter: Volleyball 25. januar Sykkel 13. februar Skiskyting 13. februar Ski 16. februar Fotball 27. februar Håndball -? Turn -? Orientering -? Daglig Leder presenterer årshjulet i neste møte. Sak 06/17 Status årsmøtevedtak: Årsmøtevedtakene gjennomgått. Sak 2 er eneste som ikke er ferdigstilt og følgende ble diskutert: Sak 2: Anleggsprosjektet Ikke fått på plass ei prosjektgruppe. Har vært en del konflikter rundt Øra. Anleggsutvalget fungerer ikke. Har ikke hatt ressurser til å gjøre arbeidet. Dette arbeidet har ikke vært prioritert.
Prioritere å opprette anleggsutvalg. Lage en oversikt over de anleggene vi har og hvilke behov som finnes. Kontrollkomiteens rapport gjennomgang i neste møte. Kjell og Til årsmøtet Sak 07/17 Økonomi: Petter, Kjell og går gjennom søknad og underlag for momskompensasjonen. Be lotteriforbundet om avklaring på sum. Setter over 39.199 på Ski-NMs konto. Petter betaler NSF. Betaler tilbake ski Betaler tilbake orientering Resterende momskompensasjonen beholdes i hovedlaget for å styrke hovedlagets likviditet. Gruppeledermøte: Ta opp fordeling av moms, sponsorinntekter Fortid, i år og senere. Sette opp kostnadsoversikt for gruppene Medlemskontigent 2016 Skriv ut lister på alle som ikke har betalt. Sende ut til styremedlemmene. Fordele pr styremedlem Styret Sak 08/17 Rent Idrettslag Sak 09/17 Kort presentasjon i møtet. Positiv respons. Presenteres for årsmøte som sak. Minibuss Røros IL inngår avtale med Gummi og Maskin. Sponsorutvalg og anleggsutvalg utsettes til neste møte. Styremedlem Jon Høsøien informerte styret om at han trekker seg fra sitt verv. Trine Aspaas Krog trer inn i styret. Idrettsparken har bedt om å brøyte ovenfor Litj-Moen. Godkjent
Medlemsbladet send ut notis om bladet på Retten. KPMG ønsker å videreføre vår avtale for revisjonstjenester. Styreleder signerer. Underskrift av styreleder Underskrift av daglig leder