Byggesakskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 09.03.2009 14141/2009 2008/1 034 Saksnummer Utvalg Møtedato 09/36 Planutvalget 24.03.2009 Bystyret 31.03.2009 Behandlingstid på byggesaker. Sammendrag I bystyrets møte 11. desember 2008, ved behandling av PS-sak 08/170 Økonomiplan 2009-2012, årsbudsjett 2009 ble det bedt om sak knyttet til behandlingstid på byggesaker. Statens bygningstekniske etat (BE) foretok en undersøkelse om byggesaker og sentral godkjenning for september måned 2008, denne undersøkelsen har byggesakskontoret fulgt opp med en utvidet kartlegging for hele 2008. Oversikten over antall saker og saksbehandlingstider i 2008 følger saken som trykt vedlegg. Gjennomgang av denne sak gir oversikt for behandlingstider av byggesaker i 2008. Saksopplysninger Forholdet til gjeldende lov og forskrifter: I plan- og bygningslovens 6 gis bestemmelse for at det kan gis forskrift til gjennomføring og utfylling av bestemmelser i loven, herunder om tidsfrister for de enkelte deler av saksforberedelsen og behandlingen av plan- og byggesaker, om klagebehandlingen og om virkninger for fristoverskridelser. Departementet kan i forskrift også fastsette unntak fra reglene om tidsfrister. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har gitt forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) av 24. juni 2003, med ikrafttreden 1. juli 2003 unntatt 23 nr 1 punkt e som trådte i kraft 1.juli 2004. I tilknytning til forskriften er det utarbeidet egen veiledning av samme dato og ikrafttredelsesdatoer. KRD har i rundskriv H-13/04 av 16. juni 2004 og i forhold til byggesakene gitt bestemmelser for tilbakebetaling av gebyr ved fristoversittelse ved kommunens oversittelse av fristen for behandling av byggesaker, med ikrafttreden 1. juli 2004. Fastsatte tidsfrister: Saksbehandlingsforskriften (SAK) 23 setter fristene slik: 1. Følgende tidsfrister gjelder for kommunens saksbehandling: a) Forhåndskonferanse skal avholdes av kommunen innen to uker etter at anmodning er mottatt, jf. denne forskrift 24 annet ledd.
b) Meldinger etter pbl 81 og 86a skal behandles av kommunen innen tre uker. Ved fristoverskridelse kan tiltaket igangsettes. For driftsbygninger i landbruket kan kommunen, når særlige grunner foreligger, forlenge fristen med tre uker, jf. pbl 81 fjerde ledd siste punktum. c) Meldinger etter pbl 85 og 86b skal behandles av kommunen innen tre uker. Tiltak etter pbl 85 som skal stå i mer enn fire måneder kan ikke igangsettes uten at kommunen har gitt samtykke. d) Søknader etter pbl 93 skal behandles av kommunen innen tolv uker. Hvor søknaden er oppdelt gjelder denne fristen kun for rammetillatelsen. Denne fristen gjelder også for søknad om endring av rammetillatelse. Der tiltaket er særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller tillatelse eller samtykke (vedtak) fra andre myndigheter etter pbl 95 nr. 3, kan kommunen forlenge fristen. Ny frist skal meddeles tiltakshaver og ansvarlig søker så snart det er klart at fristen vil bli overskredet. Ved overskridelse av fristen etter bokstav d første ledd skal kommunen tilbakebetale tiltakshaver 25% av det totale byggesaksgebyret for hver påbegynt uke fristen overskrides. Bestemmelsen gjelder ikke der det er avtalt særskilte frister eller kommunen har forlenget fristen etter annet ledd. I disse tilfeller inntrer virkninger av fristoverskridelse fra det tidspunkt den avtalte eller forlengede frist overskrides. e) Søknad om igangsettingstillatelse skal behandles av kommunen innen tre uker. f) Søknadspliktige tiltak som tilfredsstiller kravene for å bli behandlet som enkle tiltak etter pbl 95b skal behandles av kommunen innen tre uker. Ved fristoverskridelse regnes tillatelse for gitt. g) Andre myndigheter skal avgi uttalelse eller ekspedere vedtak innen fire uker, jf. pbl 95 nr. 3. Der annen myndighet skal avgi uttalelse kan kommunen gi igangsettingstillatelse dersom det ikke foreligger slik uttalelse innen fristens utløp. Der det skal gis tillatelse eller samtykke kan bygningsmyndighetene ikke gi igangsettingstillatelse uten at slik avgjørelse foreligger. Frister som følger av annet regelverk går foran frister etter denne bestemmelsen. h) Anmodning om midlertidig brukstillatelse skal behandles av kommunen innen én uke. Ved fristoverskridelse regnes brukstillatelse for gitt under forutsetning av at tiltaket er i samsvar med tillatelser eller bestemmelser gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. i) Krav om ferdigattest skal behandles av kommunen innen to uker. j) Klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen, jf. forvaltningsloven 33, innen seks uker. k) Klagesaker der det er gitt utsatt iverksetting, jf. forvaltningsloven 42, skal behandles av klageinstansen innen seks uker. Dette gjelder uansett om det er kommunen eller klageinstansen som har fattet vedtak om utsatt iverksetting. 2. Det kan i den enkelte sak avtales lengre frister enn dem som er angitt i nr. 1. 3. Fristene i nr. 1 bokstav b-k gjelder kun for saker som er i samsvar med gjeldende arealplaner, jf. plan- og bygningslovens 20-6 annet ledd 1. og 2. punktum og 31 nr. 1 første ledd, og i samsvar med plan- og bygningslovens 17-2, 23 og 33. Kommunens behandlingstider i 2008: Statens bygningstekniske etat foretok en undersøkelse om byggesaker og sentral godkjenning for september måned i 2008, denne undersøkelsen har byggesakskontoret fulgt opp med en utvidet undersøkelse for hele 2008. Resultatet er satt opp tabellarisk og følger denne sak som trykt vedlegg.
For september måned lå gjennomsnittlige saksbehandlingstider med unntak av ettrinnssøknader over de forskriftsmessig tidsfrister. Disse overskridelsene fordelte seg med 9 kalenderdager for meldinger, 4 dager for enkle tiltak og 10 dager for rammesøknader. Antall av ulike sakstyper fremkommer av det tabellariske materialet. Undersøkelsen ble utvidet tilsvarende for oktober måned, som viste med unntak for enkle tiltak å ligge innenfor fastsatte tidsfrister. Overskridelsen for enkle tiltak var gjennomsnittlig 1 dag. Det ble gjort en enklere undersøkelse for tidsrommet 01.01 til og med 31.08, hvor det ble gjort et utvalg av 20-30 saker i hver søknadstype og funnet gjennomsnittlig saksbehandlingstid for disse. Av dette materialet hadde meldinger 1 dag og enkle tiltak 7 dagers fristoverskridelse, mens både ettrinnssøknader og rammesøknader lå betydelig under fastsatt frist. Det ble gjort en tilsvarende undersøkelse som for september for tidsrommet 01.11. til og med 31.12, der det for alle sakstyper lå betydelig under fastsatte frister. Ut fra dette materialet er gjort en vurdering for hele året. Dette fordeler seg slik at meldinger har 1 dag og enkle tiltak 5 dagers overskridelse av tidsfrister, mens det for ettrinnssøknader er 40 dager og for rammesøknader er 27 dager før gitte tidsfrister. Gjennomsnittlig behandlingstid av søknader etter plan- og bygningslovens 93 i 2008 er 42 dager, slik dette er blitt rapportert i KOSTRA for 2008. Ved en inkurie var det blitt rapportert inn 84 dager i KOSTRA for 2007, som er sammenfallende kalenderdager for 12 uker. Andre opplysninger: I perioden fram til 18.08. hadde kontoret en ubesatt stilling i hele perioden og etter 01.04. to ubesatte stillinger innenfor saksbehandling. I denne perioden ble arkivet flyttet fra Herredshuset. Både byggesakskontoret og arkivet har hatt problemer med bemanningen i perioden, og kapasiteten på begge steder er avgjørende for om saksbehandlingsfrister overholdes. Når undersøkelsen fra Statens bygningstekniske etat ble gjennomført var det startet intern opplæring av nytilsatte, samt at det var betydelig etterslep fra ferietid og manglende kapasitet både på arkiv- og saksbehandlingssida. Videre har byggesakskontoret fra nyttår 2008 startet tilsynsarbeid, hvor to stillinger er satt av til slikt arbeid. Dette har medført av kapasiteten på saksbehandlersida er blitt tilsvarende redusert. Tilsynsarbeid er både viktig og en prioritert oppgave, og denne dreiningen av innsats vil medføre at det i perioder må påregnes fristoversittelse i flere saker. I tillegg har det gjennom 2008 vært brukt betydelig overtidsarbeid for å prøve og holde behandlingsfristene. Vurderinger Ved saksgjennomgangen er det gjort rede for forskriftskrav og resultat av undersøkelse for byggesaker. Det er gjort rede for årsakssammenheng der avvik er avdekket sett opp mot saksbehandlingsforskriften. Saken belyser situasjonen på dette saksbehandlingsområdet på tilfredsstillende måte.
Konklusjon og anbefaling Gjennomgang av gjeldende krav om tidsfrister i saksbehandlingen og foretatte undersøkelser, viser at gjennomsnittlig saksbehandlingstider ligger tett opp til forskriftskrav og for noen sakstyper betydelig under. Det er gitt redegjørelse for årsakssammenhenger i perioder med avvik. Kommunens oppfølging av fastsatte tidsfrister for saksbehandlingen av byggesaker viser at dette skjer på en tilfredsstillende måte. Forslag til innstilling Saken tas til orientering. Saksbehandler: Tor Åseng Svein Blix rådmann Henrik K. Brækkan kommunaldirektør Trykte vedlegg: 1 Tabellarisk oppsett over antall saker og saksbehandlingstid 2008
Bodø kommune- Tabellarisk oppsett vedrørende antall saker og gjennomsnittlig behandlingstid ved byggesakskontoret i 2008. 23.01.2009 - Bygningssjefen Tidsrom 01.01.- 31.08 01.09.- 30.09 01.10.- 31.10 01.11-31.12 SAK 2008 Type sak Behandlindstid i dager etter krav i saksbehandlingsforskriften Gjennomsnittlig behandlindstid i dager i året Meldinger 85 22 +1 14 30 +9 15 17-4 4 8-17 21 22 Enkle tiltak 74 28 +7 8 25 +4 23 22 +1 12 15-6 21 26 Ettrinnssøknader 149 41-43 43 70-14 38 42-42 32 26-58 84 44 Rammesøknader 50 54-30 8 94 +10 12 65-19 11 33-51 84 57 Igangsettingstillatelse - - - 9 12 +2 8 7-7 - - - 14 - Midlertidig brukstillatelse - - - 1 4-3 2 8 +1 - - - 7 - Ferdigattest - - - 40 7-7 18 10-4 - - - 14 - Dispensasjon fra plan - - * 23 75 * 19 38 * - - * * - Merknader - angir at forholdet ikke er undersøkt * angir at det ikke er satt behandlingstid. Her er gjort et utplukk av 20-30 saker på hver type. Stor pågang på saker, ikke full bemanning inkludert ferie 08 Tall fra undersøkelse innhentet av Statens bygningsteknisk etat. Ny tilsatte begynte 18.08., med opplæring av disse i denne perioden samt etterslep fra ferietida Full bemanning, nytilsatte er kommet i produksjon Full bemanning, redusert antall søknader inn grunnet finans- og byggemarked - Gjennomsnittlig behandlingstid for søknader 42