TILBUDSFORESPØRSEL / KONKURRANSEGRUNNLAG KONTRAHERINGSLEDELSE for gjennomføring av anbudskonkurranser for utbygging av Ny Horten videregående skole, Prosjekt Lystlunden Illustrasjon Mulighetsstudie Norconsult Fylles ut av tilbyder: Bedriftsnavn: Org.nr. Tlf: Ansvarlig for tilbudet: Mobil: E-post: Fax: Postadresse: Dato: Signatur side
INNHOLD 0. Innledning side 3 1. Omfang side 3 2. Tilbudsskjema side 4 3. Beskrivelse side 5 4. Konkurransebestemmelser side 6 4.1. Kvalifikasjonskrav side 6 4.2. Tilbudets utforming side 7 4.3. Tildelingskriterier side 7 5. Kontraktbestemmelser side 8 5.1. Alminnelige kontraktbestemmelser side 8 5.2. Supplerende kontraktbestemmelser side 9 5.2.1. Skifte av saksbehandler side 9 5.2.2. Møter og befaringer side 9 5.2.3. Språkkrav side 9 5.2.4. Krav til innhold i fakturaer side 9 5.2.5. Lønns- og arbeidsvilkår side 9 6. Signatur side 10 Side 2 av 10
0. INNLEDNING Vestfold fylkeskommune inviterer herved deres firma til å gi tilbud på kontraheringsledelse for gjennomføring av anbudskonkurranser for byggeprosjektet ny Horten videregående skole. Tjenestekjøpet gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse etter 14.1 ihht. Forskrift om offentlige anskaffelser av 07.04.06 del I og del III anskaffelser over EØSterskelverdier. 1. OMFANG Det vises til kunngjøring i DOFFIN/TED- databasen. Kontaktperson: Helen Rany Olsen, Vestfold fylkeskommune Mobil: 92613070 Epost: heleno@vfk.no Tilbudet: Ett skriftlig eksemplar i tillegg ett eksemplar lagret på minnepenn. Tilbudet skal leveres i lukket anonym konvolutt og merkes : «Tilbud kontraheringsledelse for byggeprosjektet ny Horten vgs. Prosjektnr. 2101 saksnr.201407959». Leveringsadresse: Vestfold fylkeskommune Eiendomsseksjonen v/ Helen Rany Olsen Postboks 2163 3103 Tønsberg Tilbudet kan sendes pr. post eller leveres i skranken i fylkeshuset. Fylkeshuset er åpent hverdager kl. 08:00 til 15:45. Leveres tilbudet pr post tar tilbyder selv risikoen for at tilbudet ikke når frem til adressen i tide. Tilbudsfrist: 30.03.2015 kl. 12:00. Tilbud sendt elektronisk vil bli avvist. Tilbudet er bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. Vi ser med glede frem til å motta deres tilbud. Tønsberg 18.02.2015. Christian Thorsen Egeberg eiendomssjef Helen Rany Olsen prosjektleder Side 3 av 10
2. TILBUDSSKJEMA Tilbudssum: Prisskjema under angir ikke kostnadsrammen for tjenesten, men er kun med som vekting av de ulike priselementer for å komme frem til sammenlignbar tilbudspris. KATEGORI: Enhet Mengde Enhetspris SUM Kontraheringsleder Time 500 Kontorstøtte Time 50 Juridisk bistand Time 40 Reisetid og reisekostnad til Tønsberg Reise 20 TILBUDSSUM/ EVALUERINGSPRIS Det betales ikke for reisetid utover det som inngår i samlet kostnad for reisetid og reisekostnader. Sted: Dato: Ansvarlig underskrift og stempel Side 4 av 10
3. BESKRIVELSE. Fylkestinget i Vestfold har vedtatt å igangsette planlegging av ny Horten videregående skole med sikte på å realisere en fremtidsrettet, funksjonell videregående skole i Horten. Den videregående skole som i dag er lokalisert på to steder, i Bekkegata og Skippergata, skal samlokaliseres i nytt skolebygg lokalisert i Lystlunden nord. Den nye skolen skal dimensjoneres for ca. 1200 elever og 240 ansatte. Fylkestinget har lagt til grunn en total budsjettramme på 680 mill. kroner. Arealramme ca.18000-19000 m2 inkl. ny tannklinikk. Vestfold fylkeskommune skal gjennomføre en prekvalifisering der det inviteres til konkurranse på pris og design i løpet av våren 2015. Gjennomføringsmodell er konkurransepreget dialog som en totalentreprise. Konkurransepreget dialog er en prekvalifisering av tilbydergrupper bestående av entreprenør, arkitekt og rådgivere. Etter valg av tre/ fire tilbydergrupper vil disse sammen med byggherren inngå en dialogfase for utvikling av prosjektet for sammen å nå de mål byggherren har for prosjektet. Etter endt dialogfase blir det priskonkurranse på prosjektene fra de tre/ fire tilbydergruppene fra dialogfasen. Det søkes etter kontraheringsleder som skal styre arbeidet med gjennomføringen av konkurransen med ansvar for oppbygging av konkurransegrunnlag, fremdrift og sammen med oppdragsgiver planlegge og gjennomføre dialogfasen med tilbydergruppene. Kontraheringsleder skal ivareta sekretærfunksjonen fra dialogmøtene. Oppdraget varer frem til og med inngåelse av totalentreprisekontrakt. Gjennomføring av anbudskonkurransen vil skje i tett kontakt med oppdragsgiver som vil være aktiv i utarbeidelse av premissene og konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil ha den formelle godkjenning av dette. Samarbeidsmøter holdes på fylkeshuset i Tønsberg. Oppfølging av totalentreprisen og byggefase skjer gjennom byggherrens egen prosjektledelse. Det må påregnes snarlig oppstart av arbeidet etter kontraktinngåelse. Foreløpig fremdrift er frem til påske 2016. Nærmere fremdriftsplan utarbeides etter kontraktsinngåelse. Tilbyder forplikter seg til å følge fremdriftsplanen uten forsinkelser for oppdragsgiver. Ved tildeling av oppdraget legges det stor vekt på erfaring knyttet til gjennomføring av tilsvarende konkurranser, tilbakemelding fra oppdragsgivere og personlig kompetanse og egenskaper. Dette fremgår av konkurransebestemmelsene.. Side 5 av 10
4. KONKURRANSEBESTEMMELSER. Tjenestekjøpet gjennomføres som åpen konkurranse i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser av 07.06.06 del I og del III over EØS- terskelverdier. 4.1. Kvalifikasjonskrav. Nedenfor er opplistet de kvalifikasjonskrav som gjelder for dette oppdraget, og hvilken dokumentasjon som skal fremlegges for å vurdere om kravene er oppfylt. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner. Leverandøren må tilby person med kompetanse som sivilingeniør eller tilsvarende. Det skal gis en oversikt over leverandørens organisasjon som spesielt redegjør for «backup» og støttefunksjoner for kontraheringsleder (KL). Leverandøren må ha egen eller dokumentere avtale med jurist/ advokat for kvalitetssikring av anbudsdokumenter. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling. 1. Firmaets økonomiske soliditet. Firmaet skal ha tilstrekkelig soliditet til å gjennomføre oppdrag av denne størrelsen og kompleksitet. Dokumentasjon: Regnskap for de siste regnskapsår skal vedlegges. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge de referanser oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 2. Skatteattest, HMS-erklæring og attest for foretaksregistrering. Skatteattest RF 1244 utstedt av kemner/kommunekasserer for skatte- og arbeidsgiveravgift ( ikke eldre enn 6 mnd.), samt attest fra fylkesskattesjefen for merverdi ( ikke eldre enn 6 mnd.) skal fremlegges. Leverandører som ikke har forretningsadresse i Norge skal levere attester fra relevant myndighet i leverandørens hjemstat, jmf. FOA 20-12(3). I tillegg skal det fremlegges attest fra foretaksregisteret (firmaattest), samt HMSegenerklæring. Dersom tilbyder unnlater å levere de etterspurte attester for betalt skatt og merverdiavgift, HMS-egenerklæring og firmaattest, kan han innvilges en kort tilleggsfrist for innlevering av manglende dokumentasjon. Dersom etterspurt dokumentasjon ikke leveres innen utløpet av tilleggsfristen, vil tilbyder bli avvist. Side 6 av 10
4.2. Tilbudets utforming. Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket, anonym konvolutt og merket forsendelse, enten direkte levert eller pr. post. Merkingen skal være tydelig og iht. tilbudsinnbydelsen. Tilbudet skal være stemplet og undertegnet av ansvarlig for tilbudet. Følgende dokumenter skal sendes med tilbudet: Tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema Den etterspurte dokumentasjon under kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Tilbudet skal i tillegg til å være i papirform, også lagres på en minnepenn som legges i den samme konvolutten. 4.3. Tildelingskriterier for valg av leverandør ( 22-2). Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriterier. Tildelingskriterier er som følgende, med vekting som angitt: Tildelingskriterier 1. Erfaring, kompetanse og egnethet for tilbudt kontraheringsleder. 2. Evalueringspris. Se pkt.2 Vekting 75 % 25 % Erfaring, kompetanse og egnethet: Erfaring og kompetanse vurderes med utgangspunkt i utvidet CV for tilbudt kontraheringsleder med referanselister og kundevurderinger fra gjennomførte, tilsvarende oppdrag. Personlige egenskaper som vektlegges for oppdraget, baseres på intervju med presentasjon av forståelse og gjennomføringen av oppgaven. Kun tilbydere som har mulighet for kontrakt innkalles til intervju. Karakter blir satt i området 0-5. Laveste karakter er 0, og tilbyder som får karakteren 0 kan ikke bli tildelt kontrakt. Side 7 av 10
Evalueringspris: Evalueringsprisen fremkommer av tilbudsskjema. Karakter blir satt i området 1-5. En beregner middelverdiene av tilbudene. Pris 25 % lavere enn middelverdien og lavere får karakter 5. Pris 25 % høyere enn middelverdien og høyere får karakter 1. Mellomliggende priser får karakter ved lineær interpolering mellom ytterverdier. 5. KONTRAKTBESTEMMELSER. 5.1. Alminnelige kontraktbestemmelser. Som kontraktbestemmelser gjelder NS 8402 «Alminnelige kontraktbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid» med følgende suppleringer/ endringer: Rettigheter til prosjektmateriale. (5). Endring: Andre setning endres til: «Han har rett til å få kopi av papirbasert og elektronisk lagret materiale som rådgiver utarbeider i henhold til kontrakten». (5). Tillegg: «Elektronisk lagret materiale skal oppdragsgiver kunne arbeide videre med.» 6.2. Forsikring. (6.2). Tillegg: «Tilbudt firma skal ha ansvarsforsikring som skal være basert på en anerkjent forsikring i bransjen». 12. Honorar. Timesatser. (12.2). Tillegg: «Timeprisen skal inkludere reisekostnader knyttet til møter, befaringer med mer innenfor 30 km fra Tønsberg sentrum. Timeprisen skal være fast i avtaleperioden på ett år. Deretter reguleres prisen ved starten av ny avtaleperiode etter relevant SSB indeks med utgangspunkt i indeks for tilbudsmåned.» Honorarbudsjett: Side 8 av 10
(12.3) Tillegg: «Honorarbudsjettet, oppdelt som avtalt mellom partene, skal foreligge senest 14 dager etter oppstart av arbeidene». 15. Avbestilling. (15) Tillegg: «Det kan ikke kreves erstatning for påregnelige tap som følge av avbestillingen». 5.2. Supplerende kontraktbestemmelser: 5.2.1 Skifte av saksbehandler. Tilbudt firma kan ikke skifte saksbehandler uten oppdragsgivers samtykke. Når oppdragsgiver krever det, plikter leverandør å skifte ut en saksbehandler med annen saksbehandler i eget firma eller hos en underleverandør. Blir en saksbehandler skiftet ut, eller slutter, skal leverandør tilby en annen person med de samme faglige kvalifikasjoner og tilsvarende erfaring, til den pris som følger kontrakten. 5.2.2. Møter og befaringer. Rådgiver skal delta i alle møter og befaringer som oppdragsgiver anser som nødvendige. 5.2.3. Språkkrav. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføringen av kontrakten både muntlig og skriftlig. 5.2.4. Krav til innhold i fakturaer. Fakturaer som ikke inneholder nødvendig dokumentasjon vil bli returnert. Faktura vedlegges timelister spesifisert pr. person og dag. 5.2.5. Lønns og arbeidsvilkår. Ansatte hos leverandør/ underleverandør skal, uavhengig av anskaffelsens størrelse, ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med de til enhver tid gjeldende allmenngjøringsforskrifter. Ved anskaffelser som overstiger 1,65 mill kroner eks mva, skal ansatte hos leverandør som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, ha lønns og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandør/ underleverandør skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandør/ underleverandør ikke etterlever bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår. Side 9 av 10
6. SIGNATUR Sted: Dato:. Underskrift og stempel Side 10 av 10