OPPDAL KOMMUNE Konkurransegrunnlag for Kontrolltjenester i henhold til alkohol og tobakkskadeloven Oppdal kommune 2016-2020
Innhold 1. GENERELL INFORMASJON... 3 1.1Bakgrunn... 3 2. FAGLIGE KVALIFIKASJONER FOR KONTROLLPERSONELL... 3 2.1 Krav til kontollører... 3 2.2 Opplæring... 3 2.3 Taushetsplikt... 3 3. KRAV TIL GJENNOMFØRING... 3 3.1 Årlig plan for gjennomføring... 3 3.2 Habilitetsbestemmelser... 3 3.3 Bevillingsoversikt... 4 3.4 Tjenestekonsesjonenes kontraktsvarighet... 4 4. PROSESS, KVALIFISERING OG KONTRAKTSTILDELING... 4 4.1Prosess... 4 4.2Fremdriftsplan... 4 4.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 4 5. KVALIFIKASJONSKRAV... 5 5.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 6. TILDELINGSKRITERIER... 6 6.1 Forbehold og avvik... 7 6.2 Språk... 7 6.3 Vedståelsesfrist... 7 6.4 Omkostninger... 7 7. INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD... 7 7.1 Innlevering av tilbud... 7 7.2 Søknadens utforming... 7 8. ÅPNING AV SØKNADER... 8 9. AVVISNING AV SØKERE... 8 10. AVLYSNING AV KONKURRANSE OG TOTALFORKASTELSE... 8 11. INNGÅELSE AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KLAGEADGANG... 8
1. GENERELL INFORMASJON 1.1Bakgrunn Oppdal kommune, heretter kalt Oppdragsgiver inviterer herved leverandører til å søke konsesjon for tjenesten: kontrolltjenester i henhold til alkohol og tobakkskadeloven Konkurransen er kunngjort på www.doffin.no. 2. FAGLIGE KVALIFIKASJONER FOR KONTROLLPERSONELL 2.1 Krav til kontollører Kontrollørene skal ha god kunnskap om alkoholloven med forskrifter og kommunens alkoholpolitikk. Kontrolløren skal ha god kunnskap om tobakkskadeloven som er relevant i forhold til kommunens kontrollansvar. Kontrolløren skal kunne dokumentere godkjent kunnskapsprøve i alkoholloven. Kontrollørene skal være minimum 20 år. Kontrollørene skal være egnet for oppgaven ved å være imøtekommende, høflig og ha passende fremtreden. Da enkelte kontroller skal være anonyme, bør kontrollørene ikke skille seg vesentlig ut fra øvrig klientell på stedet som kontrolleres. 2.2 Opplæring Leverandøren skal selv sørge for nødvendig opplæring av kontrollørene i samsvar med til en hver tid gjeldende lovgivning. Leverandøren forplikter seg til å fremvise en opplæringsplan for sine kontrollører. Det skal i tilbudet fremvises hvordan man sikrer at kontrollørene til en hver tid er faglig oppdaterte. Leverandøren skal fremvise dokumentasjon for at kontrollører har bestått kunnskapsprøve om alkoholloven. 2.3 Taushetsplikt Leverandør og dens ansatte er underlagt taushetsplikt jfr. Forvaltningsloven 13 og plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger vedkommende sitter inne med i forbindelse med tjeneste eller oppdrag utført for oppdragsgiver. 3. KRAV TIL GJENNOMFØRING 3.1 Årlig plan for gjennomføring Leverandøren skal årlig fremvise plan for gjennomføring av kontroller. Planen skal være oppdragsgiver i hende medio januar i kontrollåret. Leverandøren skal ta initiativ til oppfølgingsmøte med kommunen minimum 1 gang årlig. 3.2 Habilitetsbestemmelser Habilitetsbestemmelsene i Forvaltningsloven kap.ii gjelder. Leverandøren forplikter seg til ikke å gjennomføre oppdrag eller ha kundeforhold med virksomheter med skjenke- eller
salgsbevilling i kommunen som kan medføre habilitetskonflikt i forhold til utøvelse av kontroll. 3.3 Bevillingsoversikt Oppdragsgiver forplikter seg til å til en hver tid holde leverandøren oppdatert på salgs- og skjenkesteder, bevillingshavere og andre forhold som har betydning for utførelse av kontrollen. Oppdragsgiver sender fortløpende melding om endringer over innehavere av salgs- og skjenkebevillinger i kommunen og oversikt over bevillinger for enkeltanledninger og ambulerende i de tilfeller det er aktuelt å gjennomføre kontroll. Leverandøren forplikter seg til å ajourføre sin oversikt over bevillingshavere slik at den til en hver tid er oppdatert. 3.4 Tjenestekonsesjonenes kontraktsvarighet Konsesjonen vil ha en varighet på 4 år. Kontrakten kan sies opp etter ordinære kontraktsrettslige prinsipper, slik det fremgår av kontrakten. Varigheten av kontrakten regnes fra tidspunkt for oppstart av tjenesten. Det er ønskelig med oppstart av tjenesten medio juni 2016. 4. PROSESS, KVALIFISERING OG KONTRAKTSTILDELING 4.1Prosess Dette er en konkurranse om få gjennomføre kontroll med alkohol og tobakkskadeloven for kommunen. Konkurransen sendes til kunngjøring på www.doffin.no. Beslutning om kvalifisering blir meddelt alle deltakere i konkurransen. 4.2Fremdriftsplan Fremdriften i anbudsprosessen er som følger: Aktivitet Estimert tidspunkt Kunngjort i Doffin.no 12.4.2016 Søknadsfrist 12.5.2016 kl 12.00 Evaluering av søknader 19.5. 25.5.2016 Informasjon om tildeling av konsesjon 31.5.2016 Inngåelse av kontrakt/oppstart av 1.7.2016 tjeneste 4.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven (Lov 2006-05-19 nr.16:lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd) vil protokollen og innkommende søknader være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal i midlertidig gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en
lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typisk taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts -eller forretningsforhold (for eksempel produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser. Oppdragsgiver plikter å spørre søkeren om det er noen opplysninger som søkeren anser som taushetsbelagt. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i søknaden. I slike tilfeller oppfordres søkerne å levere to sett søknad. Ett av søknadssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel, uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysningen er av en slik art at konsesjonsgiverplikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom søker ikke anser noen opplysninger i søknaden som taushetsbelagt, bes dette bekreftet skriftlig. 5. KVALIFIKASJONSKRAV Samtlige av minstekravene må være oppfylt for å bli vurdert i konkurransen. Dersom disse ikke er oppfylt, vil søknaden bli avvist. 5.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 1 Skatteattest for skatt Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift. Krav 2 Skatteattest for mva Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest for skatt. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Krav 3 - Firmaattest. Det kreves at Leverandøren har et lovlig etablert foretak Krav 4 - Lønn- og arbeidsvilkår Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat. Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår.
Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. Reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Søker skal legge ved en erklæring om at de gir sine assistenter lønns- og arbeidsvilkår som ikke er mindre enn det som følger av tariffavtaler for tilsvarende arbeid innenfor samme geografiske område. Fyll ut vedlagte egenerklæring for Lønns- og arbeidsvilkår. 6. TILDELINGSKRITERIER Kriterier for tildeling: Krav 1 A Erfaring Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag dvs. kontrollvirksomhet Krav 1 B Erfaring Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag dvs. kontrollvirksomhet. Krav 2 A Gjennomføringsevne Det kreves meget god gjennomføringsevne Krav 2 B Gjennomføringsevne Det kreves meget god gjennomføringsevne Pris Tildelingskriteriene blir vektet som følger: Pris: 50% Gjennomføringsevne: 25% Erfaring: 25% Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Generell oversikt over ressurspersoner og erfaringskompetanse som leverandøren besitter innenfor det aktuelle tjenesteområdet. Leverandørens viktigste leveranser de siste 3 år for tjenesteområdet med omfang/størrelse av leveransen, verdi, tidspunkt og mottaker. Referanseliste skal inneholde opplysninger om kunde, kontaktperson med telefon og e- postadresse og når tjenesten ble levert. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. For nystartede selskaper må de ansattes erfaring dokumenteres på samme måte. Beskrivelse av organisasjon, inkl. organisasjonskart som viser at leverandøren kan overholde sine plikter. Plan som skjematisk skisserer/viser hvilke arbeidsprosesser, prosedyrer og ressurser som skal benyttes fra mottak av et oppdrag /bruker til oppdraget avsluttes. (Beskrivelse av prosessflyt). Det skal fremgå hvordan krav i lov, forskrift, kontrakt og fra brukere er oppfylt. Pris for gjennomføring av salgs kontroll og skjenkekontroll (pr. kontroll). I prisen skal kontroll av tobakkskadeloven og IK-alkohol inngå.
6.1 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konsesjonsgrunnlaget / kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av søknaden. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i søknaden slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan søknaden skal bedømmes i forhold til de øvrige søknadene vil føre til at søknaden avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til søknaden skal være på norsk. 6.3 Vedståelsesfrist Leverandører må vedstå seg sin søknad frem til 3. mnd etter søknadsfristens utløp. 6.4 Omkostninger Omkostninger som søkeren pådrar seg ved utarbeidelsen av søknaden refunderes ikke av Oppdragsgiver. 7. INNLEVERING, FORMAT OG INNHOLD 7.1 Innlevering av tilbud Søknad om kvalifisering skal leveres innen fristen. For sent innkomne søknader vil bli avvist. 7.2 Søknadens utforming Etterspurte dokumenter skal legges ved søknaden etter følgende struktur og innhold: Dokumentasjonskrav: Kvalifikasjonskrav dokumentasjon Krav 1 Skatteattest for skatt Krav 2 Skatteattest for mva Krav 3 - Firmaattest. Krav 4 A Erfaring Krav 4 B Erfaring Innhold/besvarelse: Dokumentene legges ved hvert krav under Ref pkt. 5.1 i dette dokumentet. Ref pkt. 5.1 i dette dokumentet. Ref pkt. 5.2 i dette dokumentet. Ref pkt. 6.0 i dette dokumentet. Ref pkt. 6.0 i dette dokumentet.
Krav 5A Gjennomføringsevne Krav 5B Gjennomføringsevne Andre dokumenter Søknadsbrev Ref pkt. 6.0 i dette dokumentet. Ref pkt. 6.0 i dette dokumentet. Dokumentene legges under I søknadsbrev kan det også legges inn annen informasjon (Fritekst) som etter Leverandørens skjønn er relevant for besvarelsen. NB! Eventuelle forbehold må fremkomme i dette dokumentet. 8. ÅPNING AV SØKNADER Åpning av søknadene finner sted umiddelbart etter innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig. 9. AVVISNING AV SØKERE Søknader som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til søknadens utforming eller som er levert for sent, vil bli avvist. 10. AVLYSNING AV KONKURRANSE OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige søknader dersom det foreligger saklig grunn for det. 11. INNGÅELSE AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KLAGEADGANG Leverandører som ikke får tildelt tjenestekonsesjon vil få en skriftlig tilbakemelding om hvilken leverandør kommunen vil inngå kontrakt med og en begrunnelse for avslaget på søknaden. Eventuelle klager på tildeling av tjenestekonsesjon sendes innen 10 dager fra mottatt meddelelse.