Kravspesifikasjon Helseklage sak N2016/05346 Innhold 1 Om kravspesifikasjonen... 2 2 Beskrivelse av leveransen... 2 2.1 Overordnet beskrivelse... 2 2.2 Beskrivelse av arkivene... 2 2.3 Befaring... 3 2.4 Behandling og eventuell pakking og transport av arkivsaker... 3 2.4.1 Informasjonssikkerhet... 3 2.4.2 Håndtering av papirarkivene... 3 2.4.3 Proveniens... 3 2.5 Skanning/digitalisering... 3 2.5.1 Generelt... 3 2.5.2 Spesielt for Arkiv A... 4 2.5.3 Spesielt for Arkiv B+C... 4 2.5.4 Opsjon på skanning av kopibøker og protokoller... 4 2.5.5 Avslutning av oppdraget... 4 2.6 Oppbevaring og makulering av papirarkivet etter digitalisering... 4 2.6.1 Oppbevaring... 4 2.6.2 Makulering... 5 2.7 Fremdriftsplan... 5 3 Leverandørens personale og kontakt med oppdragsgiver... 5 3.1 Taushetserklæring... 5 3.2 Kontaktpersoner... 5 3.3 Adgangskort og nøkler... 5 3.4 Rutine for håndtering av reklamasjoner... 5 4 Pris og fakturering... 6 4.1 Prismatrise... 6 4.2 Fakturering... 6
1 Om kravspesifikasjonen Denne kravspesifikasjonen er en oppstilling av de krav og behov Nasjonalt klageorgan for helsetjenesten har for skannings-, digitaliserings- og arkivtjenester, samt en beskrivelse av hvilke krav som stilles til tjenestene vi ønsker å kjøpe. Kravspesifikasjonen vil utgjøre en del av kontrakten sammen med leverandørens tilbud. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Overordnet beskrivelse Helseklage skal deponere sine tre tidligere arkiver hos Riksarkivet. Arkivene skal deponeres som elektroniske arkiver og de skal være tilgjengelige for Helseklage. Skanning og digitalisering må derfor utføres på en måte som både tilfredsstiller Riksarkivarens krav og som gjør at de elektroniske arkivene har samme informasjonsverdi for Oppdragsgiver som de nåværende papirarkivene. Det vil være anledning til å foreta arbeidet i Oppdragsgivers lokaler. Arbeidet må i så fall utføres i tidsrommet 07:00 20:00 mandag til fredag, og Leverandøren må selv bringe med seg nødvendig utstyr. Leverandøren står også ansvarlig for at hans egne ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Etter at arkivene er digitalisert og Riksarkivaren har gitt sin godkjenning, skal papirarkivene makuleres. Det vil i konkurransen være mulig å inngi tilbud bare på skanning/digitalisering eller samlet på skanning/digitalisering, oppbevaring av arkivene inntil godkjenning blir gitt og etterfølgende makulering. Det er ikke anledning til å gi tilbud på andre kombinasjoner av tjenester. Alle tilbydere må levere tilbud på bare skanning/digitalisering, og dersom Oppdragsgiver finner det økonomisk mest fordelaktig å velge en slik løsning, for senere selv å oppbevare papirarkivet inntil det skal makuleres, vil vi inngå kontrakt bare for denne delen. Dersom en eller flere tilbydere leverer et tilbud på en samlet levering av skanning, oppbevaring og makulering som er økonomisk mer fordelaktig enn en oppstykking, vil det gunstigste av disse tilbudene bli valgt. 2.2 Beskrivelse av arkivene Konkurransen omfatter tre separate arkiver med atskilt proveniens. Leverandøren må ta hensyn til dette gjennom hele prosessen. To av arkivene (B+C) skal behandles på samme måte, men skannes til hvert sitt filområde. Pasientskadenemndas papirarkiv (senere kalt Arkiv A), ca. 14 000 saker / 600 hyllemeter. Dette arkivet vil være tilgjengelig umiddelbart. Papirarkivene til Statens helsepersonellnemnd, Apotekklagenemnda, Klagenemnda for behandling i utlandet og PGD-nemnda (senere kalt Arkiv B+C), ca. 5 200 saker / 35 hyllemeter. Disse arkivene vil være tilgjengelige fra ca. desember 2016.
Arkivmaterialet er i høy grad tosidig, og må i det vesentlige betraktes som tosidig. Arkivmaterialet er stort sett i sort/hvitt, men der det er fargedokumenter, kan fargene være informasjonsbærende, og disse dokumentene må derfor skannes i farger. Arkivet er i høy grad klargjort for skanning. Det kan unntaksvis forekomme binders og stifter. Der det finnes konvolutter i arkivmaterialet, må disse kopieres, og kopien tas med i skanningen. Arkiv A inneholder i visse saker strekkodeark fra tidligere ad hoc-skanninger. Leverandørens utstyr må tolerere dette. 2.3 Befaring Det vil være anledning til befaring av arkivet. Befaring kan avtales ved å kontakte oss på telefon 22 99 36 30. 2.4 Behandling og eventuell pakking og transport av arkivsaker 2.4.1 Informasjonssikkerhet Arkivmaterialet skal til enhver tid være sikret slik at kravene til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet er oppfylt, jf. personopplysningsloven 13 med forskrift. Leverandøren må beskrive hvordan dette vil bli sikret under alle ledd i prosessen. Når det gjelder tilgjengelighet, må Oppdragsgiver ha tilgang til enhver sak innen tre virkedager (fra klokkeslett til klokkeslett) etter at den etterspørres. Det skal inngås en databehandleravtale mellom Oppdragsgiver og Leverandøren. 2.4.2 Håndtering av papirarkivene Oppdragsgivers papirarkiver skal ikke under noen omstendighet bringes ut av landet, heller ikke for eventuell makulering, jf. arkivlova 9. Det digitaliserte arkivet, eller sikkerhetskopier av dette, skal heller ikke lagres på medier utenfor Norge. Leverandøren må i sitt tilbud eksplisitt bekrefte at han er innforstått med dette. 2.4.3 Proveniens Leverandøren skal behandle tre atskilte arkiver for Oppdragsgiver. Leverandøren må beskrive hvordan hensynet til både indre og ytre proveniens vil bli ivaretatt frem til arkivmaterialet er levert tilbake til Oppdragsgiver, eventuelt frem til det blir makulert. 2.5 Skanning/digitalisering 2.5.1 Generelt Hver enkelt sak skal skannes til én fil. Filen skal være i Noark-4-godkjent lagringsformat, pdf/a med en minimumsoppløsning på 400 dpi og OCR-behandles. Ved dokumenter av svært dårlig kvalitet eller ved atypisk håndskrift gjelder ikke kravet om OCR-behandling. Hver fil skal kunne knyttes til sin tilhørende sak gjennom et entydig saksnummer som fremkommer på saksomslaget for hver enkelt sak. Ytterlige kobling av metadata til filene vil
bli foretatt av Oppdragsgivers systemutviklere. Se likevel under spesielle opplysninger for hvert enkelt arkiv. Strekkodeark og blanke sider skal fjernes fra pdf-filene. Sakene skal skannes til et filområde. Det må påregnes et møte og dialog med utviklerne av saksbehandlingssystemene for å sikre integrasjon mellom de skannede filene. For Arkiv A er dette Software Innovation, og for Arkiv B+C er det Evry. 2.5.2 Spesielt for Arkiv A For arkivdel A må leverandøren selv produsere eventuelle forsideark til skanningen. Arkivdel A kan inneholde strekkodeark (barkoder) fra tidligere ad hoc-skanninger. Leverandøren må bruke et system som tolererer dette. 2.5.3 Spesielt for Arkiv B+C For arkivdel B+C vil programvareutvikleren for tilhørende saksbehandlingssystem ha produsert forsideark som skal legges først i hver sak. (Dette er for å sikre korrekt kobling mellom pdf-filene og sakene i saksbehandlingssystemet.) 2.5.4 Opsjon på skanning av kopibøker og protokoller Oppdragsgiver har 26 hyllemeter med kopibøker og kopi av protokoller. Det er per i dag ikke avklart om også disse må skannes/digitaliseres. Det må gis tilbud på skanning/digitalisering også av disse, og med samme krav som nevnt under punkt 2.5.1. Prisen på opsjonen vil bli vektet med 50 %. Bøkene lar seg lett åpne og kan besiktiges ved befaring. 2.5.5 Avslutning av oppdraget Når alle filer er tilfredsstillende overført til Oppdragsgiver og Oppdragsgiver gir sin godkjenning, skal Leverandøren slette alle sine kopier av filer tilhørende Oppdragsgiver. Dette gjelder også sikkerhetskopier/backupfiler. Det skal rapporteres til Oppdragsgiver når dette er gjort. Dersom inngått avtale kun gjelder skanning/digitalisering av arkivmaterialet skal dette bringes tilbake til Oppdragsgiver og plasseres slik det opprinnelig sto. 2.6 Oppbevaring og makulering av papirarkivet etter digitalisering 2.6.1 Oppbevaring Dersom leverandøren tilbyr slike tjenester, ber vi om tilbud på oppbevaring av papirarkivene frem til det foreligger godkjenning fra Riksarkivaren på at de kan makuleres samt etterfølgende makulering av papirarkivene. Vi presiserer at dokumentene ikke skal makuleres før Oppdragsgiver eksplisitt bestiller denne tjenesten. I denne fasen vil kravet til konfidensialitet og integritet være de samme som nevnt tidligere (punkt 2.4.1), men etter at Oppdragsgiver har godkjent det digitaliserte arkivet for sin egen bruk, vil kravet til tilgjengelighet bli ansett ivaretatt gjennom den digitaliserte utgaven. Leverandøren må beskrive hvordan disse kravene ivaretas under oppbevaringen. Det bes om tilbud på oppbevaring i 18 måneder, og med en opsjon på ytterligere 18 måneder. Ved ønske om at
makulering utføres, må avtalen om oppbevaring kunne sies opp med tre måneders varsel og med forholdsmessig avkortning av prisen for oppbevaringstjenesten. Prisen på opsjonen om ytterligere 18 måneder vil bli vektet med 50 %. 2.6.2 Makulering Tilbud på oppbevaring av arkivet må kombineres med tilbud på etterfølgende makulering. Kravet til konfidensialitet vil gjelde frem til makulering er foretatt. Leverandøren må beskrive hvordan sikkerheten ivaretas, hvordan makuleringen foregår og hvordan makuleringen vil bli dokumentert overfor Oppdragsgiver. Vi understreker at papirarkivene ikke under noen omstendighet skal bringes ut av landet. Makuleringen skal tilsvare sikkerhetsnivå P-3 etter DIN 66399 eventuelt sikkerhetsnivå 3 etter DIN 32757. 2.7 Fremdriftsplan Leverandøren må levere en fremdriftsplan som minst beskriver følgende milepæler. 1. Oppstart skanning av Arkiv A 2. Fullført skanning/digitalisering av Arkiv A 3. Oppstart skanning av Arkiv B+C 4. Fullført skanning/digitalisering av arkiv B+C Fremdriftsplanen kommer inn som bilag 3 til SSA-O. 3 Leverandørens personale og kontakt med oppdragsgiver 3.1 Taushetserklæring Leverandøren og alt personell som skal utføre oppgaver etter avtalen skal undertegne Oppdragsgivers taushetserklæring før arbeid etter avtalen påbegynnes. Dette gjelder også for eventuell underleverandør. Erklæringer skal leveres Oppdragsgiver før den som har undertegnet erklæringen påbegynner arbeid etter avtalen. 3.2 Kontaktpersoner Ved avtaleinngåelse skal partene skriftlig oppgi en navngitt kontaktperson til Helseklage. Vedkommende skal ha ansvaret for Helseklage som kunde og ved eventuelle endringer skal disse meldes skriftlig. 3.3 Adgangskort og nøkler Dersom arbeidet skal utføres i Helseklages lokaler, vil det bli utstedt ett adgangskort som gir tilgang til arkivet i tidsrommet 07:00 20:00 mandag til fredag. Dersom arkivmaterialet skal hentes og eventuelt bringes tilbake til Helseklage, vil adgangen til våre lokaler ha samme begrensning. 3.4 Rutine for håndtering av reklamasjoner Leverandøren skal beskrive sine rutiner for håndtering av reklamasjoner.
4 Pris og fakturering 4.1 Prismatrise Leverandøren må fylle ut vedlagte prismatrise. Alle leverandører må fylle ut del A. De som kan tilby løsning på oppdraget i sin helhet må i tillegg fylle ut del B. Prismatrisen kommer inn som bilag 5 til SSA-O. 4.2 Fakturering Fakturaer skal oversendes Kunden i EHF-format. Betalingsfristen skal være 30 dager.