GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET SAKNR: 25/14 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2015 SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I: UTVALG SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER KONTROLLUTVALGET 25/14 15.10.14 Øivind Nyhus VEDLEGG - Kontoutskrift funksjon 1100 - kontrollutvalget - i Gausdal kommune pr. 1.10.14 - Budsjett Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet for 2015 vedtatt i styret 9.9.14 - Forslag til oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2015 SAMMENDRAG Det foreslås at kontrollutvalget vedtar et totalbudsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet funksjon 110 - Gausdal kommune for 2015 på kr. 1.176.925,-. Dette fordeles med kr. 110.900,- til kontrollutvalget selv, kr. 212.000,- til sekretærordningen og kr. 854.025,- til revisjon. Det tas forbehold om at budsjettet for Innlandet Revisjon IKS ikke er behandlet av selskapets representantskap. SAKSOPPLYSNINGER 18 i kontrollutvalgsforskriften pålegger kontrollutvalget å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret: «Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.» I praksis oversendes derfor vedtatt budsjettforslag til rådmannen som innarbeider dette i sitt forslag til samlet budsjett for kommunen som legges fram for formannskapet senere i høst. Kontrollutvalgets budsjettforslag blir da en del av formannskapets innstilling til kommunestyret. Informasjon om kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal legges ved formannskapets innstilling til kommunestyret. God praksis tilsier at kommunestyret får kontrollutvalgets budsjett til særskilt behandling dersom formannskapet foreslår en lavere budsjettramme for kontrollutvalget enn kontrollutvalgets eget forslag. Bakgrunnen for dette er at en eventuell reduksjon av
kontrollutvalgets budsjett, foretatt av rådmannen og/eller formannskapet (som begge er underlagt tilsyn av kontrollutvalget), skal bli realitetsbehandlet i kommunestyret. Det er tre områder som skal innarbeides i totalbudsjettet for kontrollutvalget: kontrollutvalget selv kommunens utgifter til sekretærordningen Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kommunens utgifter til revisjon Innlandet Revisjon IKS Kommunestyret vedtok i sak 73/13 et budsjett for 2014 for kontrollutvalgets ansvarsområde på kr. 1.127.300,-. Dette var kr. 23.000,- under det budsjettet som utvalget selv foreslo, men i revidert vurdering av sitt budsjett den 4.2.14 fant utvalget at det var mulig å tilpasse dette innenfor planlagt aktivitet. Forslag til budsjett for 2015 tar utgangspunkt i samme økonomiske ramme og aktivitet som i 2014 justert for prisstigning. Grunnlaget for budsjettet framgår nedenfor av de kommentarene som er gitt til enkelte konti. VURDERING Nedenfor følger spesifisert budsjettforslag for neste år. For sammenligningens skyld er årets budsjett og regnskapstall fra året før tatt med i oppstillingen. * *I tabellen viser regnskapet 2013 de reelle utgiftene til sekretariatet og revisjon, som ble fakturert kommunen. Merforbruk på revisjon var styrt av kontrollutvalget og ble kompensert av mindreforbruk for øvrig i utvalgets totalbudsjett på funksjon1100. Også i 2014 blir det et styrt merforbruk basert på at utvalget har et fond på kr. 160.000,-. De totale utgiftene til revisjon i 2014 blir derfor langt høyere enn det som framgår av tabellen. Sekretariatet vurderte i saksframstillingen til revidert budsjett den 4.2.14 at deler av møtegodtgjørelsen antagelig er ført på en annen funksjon i 2013 noe som antagelig også gjelder andre poster. Rutinen i kommunen er at møtegodtgjørelse samles opp og føres 2 ganger i året juli og desember. Det kan derfor være noen «overliggere» fra året før.
Ettersom neste års forslag til budsjett bygger på samme aktivitet som inneværende år gjentas også i år at kommunestyret bør være klar over at rammen for kontrollutvalgets aktivitet er på et minimum. Endringen fra 2014 til 2015 skyldes prisstigningen i revisjonsutgifter. Budsjettforslag for kontrollutvalget: Det forventes omtrent samme aktivitet i kontrollutvalget i 2015 som inneværende år, men det kan være noe usikkerhet i forbindelse med valg av nytt kontrollutvalg og deres behov. Her følger noen korte kommentarer til hver enkelt budsjettpost: Møtegodtgjørelse; Det viser seg at regler og satser for møtegodtgjørelse i kommunen ikke er oppdatert bl.a. i forhold til dagens godtgjørelse for ordfører. Dette vil bli gjort i løpet av høsten og etterbetaling foretatt. Fast møtegodtgjørelse for leder skal være 4 % av ordførers lønn. Sekretariatet oppfatter derved at leders godtgjørelse p.t. er kr. 27.436,-. For de øvrige medlemmene skal dette være 1 % av ordførers lønn, dvs. kr. 686,- pr. medlem. Med 9 møter i året vil dette til sammen utgjøre kr. 26.502,-. Forslag til totalramme for møtegodtgjørelse foreslås derfor til kr. 53.000,-. Det forutsettes at administrasjonen i kommunen justerer dette i forhold til forventet økning fra 1.1.15 og eventuelle justeringer senere i året. Kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste kommer i tillegg til møtegodtgjørelse. Det utbetales iht. timelønn hos arbeidsgiver ganger med medgått reise- og møtetid. Hittil viser regnskapet at dette i liten grad er belastet funksjon 1100. Denne kompensasjonen gjelder imidlertid 2 medlemmer i utvalget og det bør derfor tas høyde for dette i budsjettet. Med 9 møter i året og møter som varer ca. 4 timer hver gang, foreslås det en budsjettramme på kr. 18.000,-. Bevertning/kjøp av mat; Enkel lunsj på hvert møte x 9 møter. Kurs/opplæring; Det burde tas hensyn til at alle faste medlemmer i kontrollutvalget kunne delta på minimum en konferanse pr. år f.eks. kontrollutvalgskonferansen som arrangeres årlig av Norges Kommunerevisorforbund. Denne konferansen koster ca. 6.500,- pr. person. Hittil har det imidlertid kun vært et budsjett som dekker 3 deltakere hvert år. Dette videreføres i 2015. Forslag til budsjett for de øvrige driftsutgiftene fastsetter ut fra hva som er bokført hittil i år jf. vedlagte kontoutskrift. Dette gir et budsjettforslag på kontrollutvalgets drift på kr. 110.900,-. Dette er tilnærmet lik det som er registrert som budsjett i 2014. Det gjøres oppmerksom på at det bl.a. ikke er lagt inn utgifter til faglitteratur det kan være aktuelt når nytt utvalg velges neste år. Det er heller ikke lagt inn noen utgifter til opplæring av det nye utvalget. Tidligere praksis har vært at sekretariatet med ekstern hjelp har avholdt et rimelig dagskurs felles for alle sine kontrollutvalg. Budsjettforslag for sekretariatet: Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Øyer, Lillehammer og Gausdal, samt Oppland og Hedmark fylkeskommune. Styret for sekretariatordningen vedtok budsjettet for 2015 i sitt møte den 9.9.14. Budsjettet bygger i utgangspunktet på samme ramme som i 2014. For 2015 utgjør Gausdal kommunes andel kr. 212 000,-. Tilsvarende tall i 2014 var kr. 215.000,-.
Budsjettforslag for kjøp av revisjonstjenester: Kontrollutvalget er delegert myndighet fra kommunestyret til å inngå årlig oppdragsavtale om kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS. Det vises til forslag til avtale for 2015 som skal behandles av kontrollutvalget i egen sak, der det er stipulert en ramme på totalt kr. 854.025,- til kjøp av revisjonstjenester i 2015. Det er særlig innen revisjonsområdet forvaltningsrevisjon og selskapskontroll at kontrollutvalget kan påvirke omfanget av og innholdet i revisjons arbeid. Revisjonen gjennomfører undersøkelser basert på bestillinger/vedtak i utvalget. Kommunepolitikerne bør være klar over at rammen for forvaltningsrevisjon på 250 timer gir rom for ett prosjekt i året. Rammen for selskapskontroll på 70 timer gir ikke rom for et helt prosjekt alene, men utvalget er eventuelt avhengig av at dette kan gjøres i samarbeid med andre kontrollutvalg i andre eierkommuner. Rammen kan imidlertid romme en mindre eierskapskontroll. Ved større endringer i kontrollutvalgets budsjett for revisjonstjenester bør dessuten kommunepolitikerne være klar over at dette påvirker revisjonsselskapet mht. bemanning ettersom denne må tilpasses etterspørselen. Avtalen med revisjonen er basert på en timepris på regnskapsrevisjon på kr. 855,-, økt fra kr. 820,- i 2014 (dvs. 4,3 %). Gjennomsnittlig timepris på bestilte tjenester forvaltningsrevisjon er kr. 955,-. Den er økt fra 920,- i 2014 dvs. 3,8 %. Timepris på oppdragsansvarlig revisor forvaltningsrevisjon er økt fra kr. 990,- til kr. 1.025,-, dvs. 3,5 %. Det presiseres at revisjonens budsjett ikke er behandlet i representantskapet i Innlandet Revisjon IKS. Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende VEDTAK Kontrollutvalget foreslår kr. 1.176.925,- som total budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet funksjon 1100 - i Gausdal kommune for 2015, med utgangspunkt i følgende fordeling:
Det tas forbehold om at budsjettet for Innlandet Revisjon IKS ikke er behandlet av selskapets representantskap. Lillehammer, 7.10.14 Øivind Nyhus Sekretariatsleder KONTROLLUTVALGET BEHANDLET SAKEN I MØTET DEN 15.10.14: Møtebehandling: I samsvar med sekretariatets forslag til vedtak fattet kontrollutvalget følgende enstemmige: VEDTAK: Kontrollutvalget foreslår kr. 1.176.925,- som total budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet funksjon 1100 - i Gausdal kommune for 2015, med utgangspunkt i følgende fordeling: Det tas forbehold om at budsjettet for Innlandet Revisjon IKS ikke er behandlet av selskapets representantskap. Lillehammer, 16.10.14 Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Øivind Nyhus