Rådmannen Arbeiderpartiet Sosialistisk Venstreparti Senterparitet Kristelig Folkeparti Venstre Høyre Fremskrittspartiet Pensjonistpartiet By- og bygdelista _ Deres ref.: Vår ref: Arkiv: Dato: Mette Braathen/Trond Iver Skattum 033// 06.10.2011 Tlf: 62 51 02 32 24836/11 11/4745(1) - KONSTITUERENDE KOMMUNESTYREMØTE 26. OKTOBER 2011 Hamars nye kommunestyre skal konstitueres i kommunestyrets møte 26.10.2011. Formell innkalling til møte m/saksliste vil bli sendt de innvalgte medlemmene minst 14 dager før møtet. Når det nye kommunestyret har konstituert seg, skal det i samme møte velges medlemmer til følgende organer/utvalg: Formannskapet Ordfører og varaordfører Kontrollutvalget Andre fast utvalg Departementet tilrår at kontrollutvalget velges i konstituerende kommunestyremøte selv om dette pr. i dag ikke er pålagt i lov. Det er også anbefalt at andre faste utvalg velges på det konstituerende møtet. I Hamar kommune har vi følgende faste utvalg og komiteer etter kommuneloven 10 nr 5. som bør velges på det konstituerende kommunestyremøtet. Det er: Kommuneutviklingskomiteen Komite for Barn og unge Komite for Næring og kultur Komite for Velferd Valgkomite Organisasjons og personalstyret Klagenemnda Øvrige styrer råd og utvalg vil bli valgt i påfølgende kommunestyremøter. Besøksadresse: Hamar rådhus, Vangsvn. 51 Telefon: 62 51 02 10 E-post: postmottak@hamar.kommune.no Bankgiro: 7162 0527305 Postadresse Postboks 4063, 2306 Hamar Telefax: 62 51 02 01 Web: www.hamar.kommune.no Foretaksnr: 970 540 008
Vi vil i det følgende gå igjennom hovedtrekkene i reglene for gjennomføring av valgene. Kommunal og regionaldepartementet har 24.08.2011 sendt ut rundskriv H 4/11 til bl.a. de politiske partiene. Vi viser til dette rundskrivet for ytterligere informasjon om regelverket for valget. Gå inn på www.regjeringen.no og søk på H 4/11. FORMANNSKAPET Valg av formannskap reguleres av kommunelovens 8 nr 1 og 2 som lyder: 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv henholdsvis formannskap og fylkesutvalg på minimum 5 medlemmer. Dette gjelder likevel ikke kommuner og fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styreform. 2. Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget skjer som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som flertallsvalg. I kommunestyresak 98/0078 ble det vedtatt at formannskapet skal ha 11 medlemmer. Det er kun de faste medlemmene i kommunestyret som er valgbare. For nærmere informasjon om prosedyrer rundt valg av ordfører og varaordfører vises det til rundskriv H 4/11 Kap. 1. ORDFØRER OG VARAORDFØRER Det fremgår av kommuneloven 9 at kommunestyret skal velge ordfører og varaordfører blant formannskapets faste medlemmer. Den som har vært ordfører eller varaordfører de siste fire år kan nekte valg, men da må krav om fritak fremsettes før valget foretas. Valget skal holdes som flertallsvalg, jf kommuneloven 38. For nærmere informasjon om prosedyrer rundt valg av ordfører og varaordfører vises det til rundskriv H 4/11 Kap. 3. KONTROLLUTVALGET Etter kommuneloven 77 nr 1 velger kommunestyret selv et kontrollutvalg som på vegne av kommunestyret forestår det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Kontrollutvalget i Hamar kommune består av 5 medlemmer og varamedlemmer. Følgende er ikke valgbare: Ordfører og varaordfører, medlem og varamedlem til formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem til kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet ansatte i kommunen eller fylkeskommunen
Setterådmann har i sin sak om læring som følge av Briskebysaken, som skal behandles i kommunestyret 18. oktober, anbefalt at kommunestyret også legger følgende føring til grunn ved valg til kontrollutvalget: Leder og styremedlemmer i kommunalt eide selskaper skal ikke velges inn i kontrollutvalget. Det samme gjelder den som er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap mv. som kan være gjenstand for selskapskontroll, jf kommuneloven 77. Bestemmelsen er i samsvar med Kommunal og regiondepartementets veileder Kontrollutvalgsboken hvor det fremheves at Kommunestyret må være oppmerksom på at det kan være forhold som gjør at valgbare personer ofte kan bli inhabile, og at det derfor ikke er tilrådelig at de blir valgt. For eksempel dersom: kontrollutvalgsmedlemmet er i en for nær relasjon med personer som har lederansvar i kommunens sentraladministrasjon kontrollutvalgsmedlemmet er styremedlem eller leder i et selskap som kommunen har eierskap Valget skal gjennomføres som forholdsvalg, med mindre det er enighet om at valget gjennomføres som avtalevalg. For nærmere informasjon om valgreglene, herunder bestemmelsen om kjønnskvotering, vises det til rundskriv H 4/11 kap 4 (særlig pkt 4.10). ANDRE FASTE UTVALG Disse reglene gjelder ved valg til faste komiteer og utvalg. Kommuneutviklingskomiteen, komite for Barn og unge, komite for Næring og kultur, komite for Velferd og Valgkomiteen er i Hamar kommune opprettet med hjemmel i kommuneloven 10 nr 5, og har vært rene saksforberedende komiteer uten selvstendig avgjørelsesmyndighet. Klagenemnda og Organisasjons og personalstyret er organer som er tillagt avgjørelsesmyndighet. Disse er dermed å anse som faste utvalg opprette med hjemmel i kommuneloven 10 nr 1 til nr 4. Valgbare og pliktige til å ta i mot valg er enhver som: Har stemmerett ved kommunestyrevalget Står innført som folkeregistrert bosatt i vedkommende kommune på det tidspunkt valget finner sted Ikke er utelukket eller fritatt Det er ingen nedre aldersgrense. Også den som ikke har nådd stemmerettsalder er valgbar. Det er etter loven derfor ikke noe krav om at de som velges inn i komiteene sitter i kommunestyret. Utelukket fra valg er fylkesmannen, assisterende fylkesmann, og den som i vedkommende kommune eller fylkeskommune er administrasjonssjef eller dennes stedfortreder, er
sekretær for kommunestyret eller fylkestinget, er leder av forvaltningsgren, har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen, eller foretar revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Leder av enkeltstående virksomheter er likevel ikke utelukket fra valg. Dersom kommunestyret i stedet velger å opprette kommunestyrekomiteer etter kommuneloven 10a, er det kun kommunestyrets faste medlemmer som er valgbare. Vararepresentanter kan velges blant vararepresentanter til kommunestyret. For nærmere beskrivelse av regelverket om kommunestyrekomiteer vises det til rundskriv H 4/11 kap 5. Det har vært praksis at valgkomiteen har bestått av en representant i fra alle partier som er representert i kommunestyret. Klagenemnda har 5 medlemmer. De øvrige komiteene og utvalgene som er nevnt over har 7 medlemmer. Valg til komiteer og faste utvalg skal gjennomføres som forholdsvalg, med mindre det er enighet om at valget gjennomføres som avtalevalg. For nærmere beskrivelse av regelverket om kommunestyrekomiteer vises det til rundskriv H 4/11 kap 4. NÆRMERE OM VALGENE Valgene kan, med unntak av valg av ordfører og varaordfører, gjennomføres som avtalevalg eller som forholdsvalg. Valget skal holdes som forholdsvalg dersom ett medlem av kommunestyret krever det. Avtalevalg er dermed kun aktuelt dersom samtlige representanter i kommunestyret er enige om det. Det vanlige er at gjennomføringen av valg til formannskapet, og de fire hovedkomiteene blir gjort som forholdsvalg. Øvrige valg av styrer, råd og utvalg, herunder valg til kontrollutvalget og valgkomite har i Hamar kommune tradisjonelt vært utført som avtalevalg. Medlemmene av kommunestyret plikter å avlegge stemme, jf 40 nr 2, men det er anledning til å stemme blankt. Forholdsvalg: Listene som er leveres inn på forhånd (jfr. 36 nr. 1) legges fram i kommunestyrets møte. Listene bør ha en overskrift som viser hvilke(n) parti/gruppering(er) som står bak forslaget. Listeforslaget skal være underskrevet av minst ett medlem av det parti eller den gruppering som står bak listeforslaget. Ved en fellesliste må listeforslaget være underskrevet av minst en representant for hvert av partiene/grupperingene som står bak listeforslaget. Det er bare de partier eller grupperinger som er representert i kommunestyret som har rett til å stille liste. Et parti eller ei gruppering kan bare levere inn ett listeforslag. Hvordan man skal forholde seg dersom det er uenighet i partiet/grupperingen er nærmere beskrevet i pkt 1.5 i rundskrivet i fra departementet. Der er også øvrige krav og anbefalinger til lista beskrevet. Vedlagt følger en mal kan benyttes ved oppsett av listeforslag. Det foreligger ingen frist for når forslaget må være fremlagt. For å sikre oss at det ikke er feil i listene, eller at det oppstår uventede problemstillinger i valgoppgjøret, anmoder vi om at listene til de valg som skal gjennomføres i det konstituerende kommunestyremøtet legges
frem for rådmannen for kvalitetssikring i forkant av møtet, og helst innen kl 12.00 den 25. oktober. Ved forholdsvalg skal valget skje skriftelig og med bruk av stemmesedler. Det er anledning til å stemme blankt. Det kan gjøres følgende endringer på stemmesedlene: Stryke kandidater Endre på rekkefølgen på kandidater Avtalevalg: Det blir lagt frem en innstilling med forslag til kandidater, som f eks utarbeides av en valgkomitè. Denne legger frem et forslag til personsammensetting i de utvalg som skal velges. Forslaget er basert på en avtale mellom gruppene i kommunestyret, hvor en legger til grunn at ei gruppe får en representasjon som svarer til forholdstallsprinsippet eventuelt sett i sammenheng med fordeling av medlemsplasser i øvrige folkevalgte organer. Innstillingen skal splittes, slik at de fremgår hvilke medlemmer og varamedlemmer som stiller til valg på den enkelte liste. Innstillingen må vedtas enstemmig. Kjønnskvotering: Ved avtalevalg er det krav om at det skal være kjønnsmessig balanse blant de medlemmene som blir valgt når en ser organet under ett, jf 38 a nr 3. Dette innebærer at man ved avtalevalg må sikre at organet som sådan oppfyller kvoteringsbestemmelsene. Dette innebærer en må kvotere inn personer fra det underrepresenterte kjønn, såfrem det er noen som kan velges, uavhengig av hvilket parti eller gruppering de representerer. Ved forholdsvalg skal det så langt det er mulig være kjønnsmessig balanse blant kandidatene på listeforslaget, jf 36 nr 2 og blant de som blir valgt inn som representanter for hver liste, jf 37 nr 3. Ved valg til formannskapet innebærer dette at det i valgoppgjøret ikke er krav om organet tilfredsstiller kravet til kjønnsmessig balanse, dersom det på den enkelte liste ikke finnes kandidater fra det underrepresenterte kjønn. Begrunnelsen er at det kun er medlemmer i kommunestyret som er valgbare til formannskapet, og at enkelte av listene da ikke har kandidater av det underrepresenterte kjønn å sette inn. Når det gjelder valg til utvalg og komiteer med hjemmel i kommuneloven 10 er det ikke krav om at man må hente kandidater i fra kommunestyret. Ved valg til denne type utvalg må derfor alle lister oppfylle kravet til kjønnsmessig balanse. Dersom kommunestyret velger å dele kommunestyrets medlemmer inn i Kommunestyrekomiteer, skal komiteene sammensettes forholdsmessig etter den kjønnsmessige fordeling blant de som skal velges, jf kommuneloven 10 a nr 4. For nærmere informasjon om reglene om kjønnsmessig balanse vises det til departementets
rundskriv. Malene det vises til i dette brevet er også lagt ut på kommunens hjemmeside under www.hamar.kommune.no/valg Dere må gjerne kontakte undertegnede dersom dere har spørsmål. Med hilsen Mette Braathen seniorrådgiver Trond Iver Skattum seniorrådgiver