MØTEINNKALLING. Det gjøres oppmerksom på at det vil bli foretatt fotografering av hver enkelt representant undervegs i møtet (i en pause).

Transkript

1 SØNDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING Side 1 Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: Tid: 17:00-00:00 Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Det gjøres oppmerksom på at det vil bli foretatt fotografering av hver enkelt representant undervegs i møtet (i en pause). SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 51/15 15/1243 KONSTITUERENDE MØTE FOR DET VALGTE KOMMUNESTYRET FOR PERIODEN /15 14/993 KOMMUNESTYREVALGET PRØVING AV VALGETS GYLDIGHET 53/15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNESTYREVALGET VALG AV FORMANNSKAP FOR PERIODEN /15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNESTYREVALGET VALG AV ORDFØRER OG VARAORDFØRER FOR PERIODEN /15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV KONTROLLUTVALG Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 56/15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG TIL KOMITEER 57/15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV RÅD OG UTVALG M.M. 58/15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV KOMMUNENS REPRESENTANTER I KS OPPLAND OG REGIONRÅD M.V. 59/15 15/1243 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV EIERREPRESENTANTER I AKTUELLE INTERKOMMUNALE SELSKAPER M.V. 60/15 15/1454 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYREMØTE Hov, den Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef

3 Sak 51/15 KONSTITUERENDE MØTE FOR DET VALGTE KOMMUNESTYRET FOR PERIODEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 109/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar redegjørelsen om konstitueringen til orientering. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 109/15 Behandling: Kontorsjef Knut Viset møtte og orienterte om saken. Finn Øksne forslo følgende medlemmer til valgkomiteen: Terje Odden, Berit Aasen, Mona Tønnesland Tholin, Erik Bjørnsveen, Ole Chr. Dalby og Terje Brenner. Leder: Terje Odden. Sekretær: Rådmannen peker ut sekretær (kontorsjef Knut Viset). Innstillingen, med Øksnes forslag, ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Formannskapet vedtar å oppnevne en tverrpolisk sammensatt valgkomité som får i oppdrag å forberede gjennomføringen av valgene som skal skje i det konstituerende kommunestyremøtet , herunder sørge for at det fremmes forslag på valglister og oversikter på forslag representanter/kandidater som skal velges/oppnevnes i de aktuelle organene/utvalgene m.m.. Foruten valg av formannskap, samt ordfører og varaordfører, vil da valgene omfatte valg/oppnevning av Side 3 av 27

4 Sak 51/15 medlememmer/varamedlemmer til komiteene og kontrollutvalget, samt valg/oppnevning av folkevalgte representanter/vararepresentanter i øvrige utvalg/råd og eierrepresentanter i aktuelle interkommunale selskaper m.m. 2. Formannskapet oppnevner følgende representanter til valgkomiteen iht pkt. 1: Terje Odden, Berit Aasen, Mona Tønnesland Tholin, Erik Bjørnsveen, Ole Chr. Dalby og Terje Brenner. Leder: Terje Odden. Sekretær: Rådmannen peker ut sekretær (kontorsjef Knut Viset). Vedlegg: Protokoll fra det konstituerende kommunestyremøte Rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert vedr. valg av formannskap, ordfører, faste utvalg m.m. Brev av til den oppnevnte valgkomiteen Bakgrunn: Det vises til følgende bestemmelser i Kommuneloven: 17Konstituerende møte m.v. i kommunestyre og fylkesting. 1. Så snart valgoppgjøret er avsluttet, innkalles til konstituerende møte i det nyvalgte kommunestyre og fylkesting. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende ordfører eller fylkesordfører med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av oktober måned. Det er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede. 2. Som første sak i det konstituerende møtet tar kommunestyret og fylkestinget stilling til om kommunestyrevalget eller fylkestingsvalget er gyldig, jf. valgloven 13-4 første ledd. Dersom kommunen har avholdt direkte valg til kommunedelsutvalg, tar kommunestyret stilling til gyldigheten av dette valget før øvrige valg foretas. Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører, varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. I møtet bør det også velges medlemmer av kommunale eller fylkeskommunale nemnder, og ledere for disse, hvis det ikke er overlatt til vedkommende nemnd selv å foreta dette valget. 3. Kommunestyre og fylkesting, formannskap, fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Ordfører, fylkesordfører, varaordfører og andre folkevalgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt. 4. For nemnder som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas. Det nyvalgte kommunestyre eller fylkesting treffer selv vedtak om neste års budsjett. Side 4 av 27

5 Sak 51/15 Vurdering: Det konstituerende møtet er tidligere varslet i forbindelse med underretningen til de valgte representantene og vararepresentantene, samt at møtet er kunngjort ved annonse i Oppland Arbeiderblad og på kommunens hjemmeside. Som det fremgår av kommunelovens 17 skal sak om godkjenning av kommunestyrevalgets gyldighet være første sak som behandles i det konstiuterende kommunestyremøte. Deretter skal det fortas valg i følgende rekkefølge: 1. Valg av formannskap 2. Valg av ordfører og varaordfører 3. Valg av kontrollutvalg 4. Valg av komiteer 5. Valg av øvrige råd og utvalg 6. Valg av representanter til KS og regionråd 7. Valg av eierrepresentanter til kommunale/interkommunale selskaper m.v. I forbindelse med valgene som nevnt ovenfor, har formannskapet i møte den vedtatt å opprette en særskilt valgkomité som er gitt i oppdrag å fremme forslag på de aktuelle valgene/oppnevningene som skal finne sted (se vedlegg). Komiteens forslag på de aktuelle valgene/oppnevningene som skal skje, vil bli utsendt senere evt. utdelt i møtet. Det vises til de etterfølgende saker vedr. godkjenning av kommunestyrevalget, valg av formannskap, ordfører/varaordfører, kontrollutvalg og oppnevning av aktuelle komiteer og utvalg m.v. For øvrig vises det til vedlagte rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, samt protokollen fra det konstituerende kommunestyremøtet Side 5 av 27

6 Sak 52/15 KOMMUNESTYREVALGET PRØVING AV VALGETS GYLDIGHET Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 010 Arkivsaksnr.: 14/993 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/15 Valgstyret /15 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret erkjenner kommunestyrevalget 2015 for Søndre Land kommune for gyldig slik det fremgår av vedlagte valgprotokoll for valgstyret. Behandling/vedtak i Valgstyret den sak 12/15 Behandling: Innledningsvis ble det gitt en orientering om gjennomføringen av forhåndsstemmingen og gjennomføringen av valgtinget. Valgstyret fikk seg forelagt følgende til behandling: Presentasjonen av resultatet av foreløpig opptellingen av forhåndsstemmene, samt resultatet av valgsekretariatets behandling av tvilsomme stemmer (1 stemme ble forkastet) Orientering om stemmer i særskilte omslag fra valgtinget, herunder fremmede stemmer og behandlingen av disse Presentasjon/godkjenning av den foreløpige opptellingen av valgtingsstemmer, samt valgsekretariatets behandling av tvilsomme stemmesedler (3 forkastede stemmer fordelt med 1 på fylkestingsvalget og 2 i kommunestyrevalget) Presentasjon/godkjenning av den endelige opptellingen forhåndsstemmer Presentasjon/godkjenning av den endelige opptellingen valgtingsstemmer Orientering om behandling av tilsidelagte (ingen sent innkommet forhåndsstemme) Side 6 av 27

7 Sak 52/15 Da det skal registreres atskilt opptellinger mht kommunestyrevalget og fylkestingsvalget med atskilte protokoller fra valgdatasystemet, fremmet administrasjonen forslag om følgende endringer i rådmannens innstilling: 1. Valgstyret godkjenner den gjennomførte opptellingen av kommunestyrevalget Godkjenning av valgoppgjøret for kommunestyrevalget foretas ved at valgstyret oppnevner ordfører Terje Odden, Finn Øksne og Erik Bjørnsveen som fullmaktsnemnd til å forhåndsgodkjenne valgoppgjøret og offentliggjøring av det endelige valgoppgjøret (mandatfordeling og kandidatkåring). Deretter underskrives protokollen fra valgdatasystemet av de øvrige medlemmene i valgstyret i forbindelse med formannskapsmøte Valgstyret godkjenner og underskriver den gjennomførte opptellingen av fylkestingsvalget 2015 iht fremlagte protokoll fra valgdatasystemet 4. Protokollene fra hhv kommunestyrevalget og fylkestingsvalget legges ved møteprotokollen fra valgstyrets møte. Den endrede innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Valgstyret godkjenner den gjennomførte opptellingen av kommunestyrevalget Godkjenning av valgoppgjøret for kommunestyrevalget foretas ved at valgstyret oppnevner ordfører Terje Odden, Finn Øksne og Erik Bjørnsveen som fullmaktsnemnd til å forhåndsgodkjenne valgoppgjøret og offentliggjøring av det endelige valgoppgjøret (mandatfordeling og kandidatkåring). Deretter underskrives protokollen fra valgdatasystemet av de øvrige medlemmene i valgstyret i forbindelse med formannskapsmøte Valgstyret godkjenner og underskriver den gjennomførte opptellingen av fylkestingsvalget 2015 iht fremlagte protokoll fra valgdatasystemet 4. Protokollene fra hhv kommunestyrevalget og fylkestingsvalget legges ved møteprotokollen fra valgstyrets møte. Vedlegg: Valgprotokoll kommunestyrevalget Sammendrag av valgresultatet Oversikt over valgte representanter og vararepresentanter Side 7 av 27

8 Sak 52/15 Bakgrunn: Kommunestyrevalget 2015 ble gjennomført den og resultatet av valget fremgår av vedlagte protokoll for valgstyret. Alle de valgte kommunestyrerepresentantene og vararepresentantene er i brev av underrettet om at de er valgt og blitt gjort oppmerksom på adgangen til å evt. søke fritak. Med henvisning til valglovens 13-4 nr. 1, fremmes det med dette sak for det nyvalgte kommunestyret med innstilling om å erkjenne det gjennomførte kommunestyrevalget som gyldig slik det fremgår av vedlagte valgprotokoll for valgstyret. Valglovens 13 4 gjengis i sin helhet nedenfor: Kontroll av fylkestingsvalg og kommunestyrevalg. Ugyldig valg - omvalg (1) Det nyvalgte fylkestinget treffer vedtak om fylkestingsvalget er gyldig. Det nyvalgte kommunestyret treffer vedtak om kommunestyrevalget er gyldig. (2) Fylkestinget skal kjenne fylkestingsvalget i en kommune eller i hele fylket ugyldig hvis det er begått feil som antas å ha hatt innflytelse på fordelingen av mandatene mellom listene og som det ikke er mulig å rette. (3) Kommunestyret skal kjenne kommunestyrevalget i kommunen ugyldig hvis det er begått feil som antas å ha hatt innflytelse på fordelingen av mandatene mellom listene og som det ikke er mulig å rette. (4) Hvis fylkestinget eller kommunestyret kjenner et valg ugyldig, skal det sendes melding til departementet, som påbyr omvalg. Ved fylkestingsvalg kan departementet i særlige tilfeller påby omvalg i hele fylket, selv om feilen ikke gjelder alle kommunene i fylket. (5) Bestemmelsen i kommuneloven 59 om lovlighetskontroll gjelder tilsvarende. Fristen for å fremsette begjæring om lovlighetskontroll er likevel sju dager etter at fylkestinget eller kommunestyret har truffet vedtak etter første ledd. Vurdering: Etter valglovens 13 2, kan alle som har stemmerett klage over forhold i forbindelse med forberedelsen og gjennomføringen ved kommunestyrevalget i den kommunen vedkommende er manntallsført. Gjelder klagen spørsmål om stemmerett eller om adgangen til å avgi stemme, har den som ikke er blitt manntallsført også slik klagerett. Klagen må fremmes innen sju dager etter valdagen. Klagen skal være skriftlig og skal fremsettes for valgstyret i kommunen. Det er ikke kommet klager på verken forberedelsen eller gjennomføringen av kommunestyrevalget. Valgstyret har godkjent valgprotokollen slik den nå foreligger og valgresultatet ble lagt ut på kommunens hjemmeside den Etter at kommunestyret har godkjent valget, kan godkjenningen påklages med en ny klagefrist på sju dager, jfr. valglovens Fristen for å fremsette begjæring om lovlighetskontroll er også fastsatt til sju dager, jfr. valglovens 13 4, nr. 5. Side 8 av 27

9 Sak 53/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNESTYREVALGET VALG AV FORMANNSKAP FOR PERIODEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 53/15 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar følgende mandatfordeling mht sammensettingen av formannskapet for perioden : 2. Kommunestyret velger følgende medlemmer til formannskapet fordelt mellom de respektive grupperingene/partiene - for perioden : 3. Kommunestyret velger følgende varapresentanter (i rekkefølge fordelt mellom de respektive grupperingene/partiene) til formannskapet for perioden : Vedlegg: Viser til vedleggene i saken om konstituerende kommunestyremøte Bakgrunn: Det vises til kommunelovens 8 som er gjengitt nedenfor: 8. Formannskap. Fylkesutvalg. 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv henholdsvis formannskap og fylkesutvalg på minimum 5 medlemmer. Dette gjelder likevel ikke kommuner og fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform. Side 9 av 27

10 Sak 53/15 2. Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. 3. Formannskapet og fylkesutvalget behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. For øvrig fastsetter kommunestyret og fylkestinget selv området for formannskapets og fylkesutvalgets virksomhet. Formannskapet og fylkesutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. For øvrig vises det til kapittel 2 i det vedlagte rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringdepartementet hvor kommunelovens bestemmelser vedr. fremgangsmåten ved valg fremgår, jfr. 36 Forholdsvalg listeforslag, 37 Forholdsvalg valgoppgjøret, samt 38a Avtalevalg. Vurdering: Som det fremgår av kapittel 2 i rundskrivet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet vedr. fremgangsmåten ved valg, så kan valg av formannskap enten skje som forholdsvalg (jfr. kommunelovens 36 og 37) eller som avtalevalg (jfr. kommunelovens 38a). Dersom minst ett av kommunestyremedlemmene krever det skal valgene skje iht bestemmelsene om forholdsvalg, dvs. gjennomføring av valgene som avtalevalgt iht 38a krever enstemmig tilslutning fra kommunestyret. Iht gjeldende reglement for formannskapet i Søndre Land kommune, består formannskapet består av 7 medlemmer + varamedlemmer. Det skal velges like mange varamedlemmer som de enkelte partiene/gruppene har som medlemmer + to til. Dersom valget av formannskap skjer etter bestemmelsene om forholdsvalg vil dette da kunne skje følgende måte: Det legges frem listeforslag fra enkeltpartier eller grupperinger som inneholder forslag på kandidater tilsvarende antall formannskapsmedlemmer som skal velges (jfr 36), for deretter å foreta valg av kandidater iht mandatfordelingen basert på forholdsvalg etter valgoppgjøret, jfr. kommunelovens 37 (dvs. i prinsippet på samme måte som selve valglistene i det ordinære kommunestyrevalget). ). Dette vil da innebære at en må gjennomføre skriftlige valg ved bruk av stemmesedler og opptelling mht til hvem som velges. Fremgangsmåten kan da være at listeforslagene med kandidatnavn fra de aktuelle grupperingene/partiene brukes som stemmesedler, og at selve opptellingen mht hvem som velges som medlem i formannskapet foretas for hver av de fremlagte listeforslagene hvor tidligere gjennomførte mandatfordeling avgjør hvor mange representanter som skal velges fra de respektive listeforslagene (jfr. kommunelovens 37 nr. 2). Dersom opptellingen viser at den kjønnsmessige fordelingen ikke tilfredsstiller kravene etter 36 nr. 2, rykker kandidaten fra det underrepresenterte kjønnet opp som medlem, jfr. 37 nr. 3. Dette vil da kun gjelde for listeforslag som er tildelt minst 2 representanter i formannskapet. Alternativt kan en først foreta mandatfordelingen/sammensettingen av formannskapet som forholdsvalg etter valgoppgjøret basert på inngåtte grupperinger mellom partiene, for deretter å foreta valgene av kandidatene som avtalevalg (dvs. en kombinasjon av forholdsvalg og avtalevalg). I så fall kan for eksempel valgkomiteen fremme omforent forslag om at valgene kan skje samlet for hele formannskapet med vararepresentanter (fordelt iht mandatfordelingen mellom de enkelte grupperingene) som felles innstilling som kommunestyret kan vedta Side 10 av 27

11 Sak 53/15 enstemmig. En slik fremgangsmåte vil da forenkle valg av kandidatene, men betinger som tidligere nevnt tilslutning fra et enstemmig kommunestyre. Det vises også til bestemmelsene om kjønnsfordelingen som fremgår av kommunelovens 36 nr. 2. Her fremgår det at dersom det skal velges mellom 6 og 8 medlemmer til formannkapet, skal hvert kjønn være representert med minst 3 medlemmer. I utgangspunktet skal dette kravet ivaretas av de grupperingene som fremmer listeforslagene. Dette innebærer at dersom mandatfordelingen for eksempel tilsier at et listeforslag får tildelt 4 representanter og det andre liste forslaget får tildelt 3 representanter etter forholdsvalgprinsippet, er kravet om at den som har fått fire mandater må ha oppført minst to representanter fra hvert kjønn, mens listeforslaget fra grupperingen som har oppnådd tre representanter i mandatfordelingen må bestå av minst en representant fra hvert kjønn. Konsekvensene av at et folkevalgt organ ikke er sammensatt etter bestemmelsene om kjønnsfordeling er nærmere omtalt i kapittel 9 i rundskrivet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Rådmannen legger til grunn at den nedsatte valgkomiteen vil avklare spørsmålet om hvilken fremgangsmåte som foreslås herunder om det er grunnlag for å fremme en samlet innstilling som kan vedtas etter bestemmelsene om avtalevalg - samt hvilke grupperinger med tilhørende listeforslag hensyntatt kravet om kjønnsfordelingen som blir fremmet vedr. valg av formannskap inkl. varamedlemmer. Side 11 av 27

12 Sak 54/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNESTYREVALGET VALG AV ORDFØRER OG VARAORDFØRER FOR PERIODEN Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 54/15 Kommunestyret Innstilling: 1. Som ordfører for perioden velges.. 2. Som varaordfører for perioden velges. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Valg av ordfører og varaordfører er regulert i kommunelovens 9 som gjengis i sin helhet nedenfor: 9.Ordfører. Fylkesordfører. Varaordfører. 1. Kommunestyret velger selv blant formannskapets medlemmer ordfører og varaordfører. Fylkestinget velger selv blant fylkesutvalgets medlemmer fylkesordfører og varaordfører. Valget foretas for hele valgperioden. Den som har vært ordfører eller varaordfører de siste fire år, kan nekte valg til begge verv. Tilsvarende gjelder for den som har vært fylkesordfører eller fylkesvaraordfører de siste fire år. Krav om fritak må fremsettes før valget foretas. I kommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges ordfører og varaordfører blant kommunestyrets medlemmer. I fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges fylkesordfører og varaordfører blant fylkestingets medlemmer. 2. Trer ordføreren eller fylkesordføreren midlertidig ut av sitt verv, rykker varaordføreren opp som ordfører eller fylkesordfører, og det velges midlertidig ny varaordfører. Trer ordfører eller fylkesordfører endelig ut av sitt verv, foretas nyvalg. 3. Ordfører og fylkesordfører leder møtene i kommunestyret og fylkestinget, formannskapet og Side 12 av 27

13 Sak 54/15 fylkesutvalget. Han eller hun er rettslig representant for kommunen og fylkeskommunen og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. 4. Ordfører og fylkesordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale eller fylkeskommunale organer unntatt kommune- og fylkesråd og organer under disse, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller hun er valgt medlem. Ordfører og fylkesordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret eller fylkestinget i organer hvor han eller hun ikke er medlem. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan gi ordfører og fylkesordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Fremgangsmåten ved valg av ordfører og varaordfører fremgår av kommunelovens 38 som lyder: 38.Flertallsvalg. Ansettelser. Ved flertallsvalg og ansettelser er den valgt eller ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ingen får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved denne er den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av møtelederen, mens valg avgjøres ved loddtrekning. Det gjøres oppmerksom på at det etter kommunelovens 35 nr. 5 kan hvert enkelt kommunestyremedlem kreve skriftlig avstemming i forbindelse med valg. I den forbindelse vises det også til kommunelovens 40 nr. 2 hvor det fremkommer at det er adgang til å stemme blankt i forbindelse med valg og ansettelser. For øvrig vises det til kapittel 4 i rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet som følger som vedlegg til saken om konstituering. Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til saken. Side 13 av 27

14 Sak 55/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV KONTROLLUTVALG Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 55/15 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret velger følgende medlemmer herunder leder og nestleder for kontrollutvalget for perioden : 2. Kommunestyret velger følgende varamedlememmer til kontrollutvalget: Vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Brev fra Form for kontroll og tilsyn vedr. valg av kontrollutvalg Brev fra kontrollutvalget vedr. forslag om felles varaliste for kontrollutvalget Bakgrunn: Det vises til kommunelovens 77 som gjengis nedenfor: 77.Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Side 14 av 27

15 Sak 55/15 3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 6. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. 7. Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 8. Kommunens og fylkeskommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 9. Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. 10. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver og saksbehandling mv. For øvrig vises det til vedlagte forskrift om kontrolllutvalg i kommuner og fylkeskommuner, brev fra Forum for kontroll og tilsyn vedr. valg av kontrollutvalg, samt kapittel 5 i rundskrivet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet som følger som vedlegg til saken om konstiutering. Vurdering: Kontrollutvalget har i siste periode bestått av tre medlemmer + tre varamedlemmer. Sekretariaetsfunksjonen har vært ivaretatt av Kjetil Solbrækken, jfr. punkt nr. 10 i kommunelovens 77. I samsvar med kommunelovens 77 med tilhørende forskrift, er det følgende hensyn som må ivaretas i forbindelse med valg til kontrollutvalg: Ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap, samt ansatte i kommunen kan ikke velges Ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskaper bør ikke velges da kontrollutvalget kan sette i verk selskapskontroll i respektive selskaper Side 15 av 27

16 Sak 55/15 Medlemmer i revisjonsstyret bør ikke velges da kontrollutvalget har et påse-ansvar overfor revisjonen Hvert kjønn skal ha minst 40% av utvalgsmedlemmene Minst ett av medlemmene skal være medlem av kommunstyret Som det fremgår av ovennevnte bestemmelser, skal kontrollutvalget har minst tre medlemmer, herav minst ett medlem fra kommunestyret. Det gjøres oppmerksom på at medlemmer i kontrollutvalget ikke er valgbare verken til formannskapet eller komiteene. Kommunestyret skal også velge leder av kontrollutvalget i særskilt valg. Her anbefaler Forum kontroll og tilsyn (FKT) at lederen bør velges fra et parti som tilhører «opposisjonen» i kommunestyret. Videre anbefaler FKT at det velges minst 5 medlemmer i kontrollutvalget. Når det gjelder vararepresentanter, har det blitt praktisert å velge personlig varamedlemmer for hver gruppering. Her anbefaler både FKT og kommunens eget kontrollutvalg at det velges felles vararepresentanter for hele kontrollutvalget (se vedlegg), men da i rangert rekkefølge. Rådmannen legger til grunn at den nedsatte valgkomiteen fremmer forslag på kandidater i møtet i tråd med ovennevnte retningslinjer. Side 16 av 27

17 Sak 56/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG TIL KOMITEER Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 56/15 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret velger/opppnevner følgende medlemmer/varamedlemmer - herunder leder og nestleder - til de respektive komiteene for perioden : Vedlegg: Politisk organisering reglement for komiteer og politisk ledergruppe (finnes på Ipad under mappe for reglementer) Bakgrunn: Det vises til kapittel 2 i vedlagte reglement for komiteer og politisk ledergruppe: I Søndre Land oppnevnes tre faste fagkomiteer som tildeles de respektive tjenesteområdene som sine fagområder. Fagkomiteene gis følgende betegnelser: Komité for oppvekst Komité for helse, omsorg og velferd Komité for lokalsamfunn Komiteene oppnevnes av kommunestyret for den enkelte valgperiode. Fagkomiteene består av inntil 8 medlemmer valgt blant kommunestyrets representanter slik at alle Side 17 av 27

18 Sak 56/15 kommunestyrerepresentantene er medlem av en komité. Kommunestyret velger leder og nestleder for komiteene. Leder bør fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/varamedlemmer. Det velges også varamedlemmer til de respektive komiteene blant kommunestyrets varamedlemmer. Gjeldende komitémodell er hjemlet i kommunelovens 10 a hvor det heter: 10 a.kommunestyrekomiteer. Fylkestingskomiteer. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer som saksforberedende organ for kommunestyret og fylkestinget. Komiteene kan ikke gis avgjørelsesmyndighet. Slike komiteer skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget deler selv alle kommunestyrets og fylkestingets medlemmer inn i kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer, og velger leder og nestleder til komiteene. Medlemmer av kontrollutvalget som også sitter i kommunestyret eller fylkestinget, er utelukket fra valg til komiteene. Ordfører og fylkesordfører kan fritas fra valget dersom kommunestyret eller fylkestinget bestemmer det. 3. Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer til komiteene. Innstillingen skal inneholde et antall navn som tilsvarer antall medlemmer i hver komité med angivelse av den gruppe medlemmet representerer. I tillegg kan innstillingen inneholde et antall varamedlemmer for hver gruppe som tilsvarer antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Innstillingen vedtas med simpelt flertall. 4. Komiteene skal sammensettes forholdsmessig etter den kjønnsmessige fordeling blant de som skal velges. Varamedlemmer til komiteene velges på samme måte blant kommunestyrets og fylkestingets varamedlemmer. 5. Ved varig uttreden eller forfall til kommunestyret og fylkestinget etter 16 nr. 2 skal vedkommende varamedlem tre inn i den kommunestyrekomité eller fylkestingskomité som den uttredende tilhørte. 6. Komiteene kan opprette arbeidsutvalg hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 7. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer. Vurdering: Fremgangsmåten vedr. valg til faste komiteer er regulert i kommunelovens 10a nr. 3 hvor det fremgår at valget gjennomføres på grunnlag av innstilling fra valgkomiteen med forslag til medlemmer og varamedlemmer tilsvarende antall i hver komité med angivelse av den gruppe medlemmet representerer. Komiteene skal sammensettes forholdsmessig etter den kjønnsmessige fordelingen blant de som skal velges dvs. blant kommunestyremedlemmene. Side 18 av 27

19 Sak 56/15 Det skal velges særskilt leder og nestleder blant de valgte komitémedlemmene. Det gjøres i den forbindelse oppmerksom på at politisk ledergruppe har anbefalt at komitélederne velges blant formannskapets medlemmer. NB! Kommunestyrerepresentanter som velges som medlemmer av kontrollutvalget, kan ikke velges som medlemmer av komiteene. Det må da velges komitemedlemmer blant kommunestyrets varamedlemmer tilhørende samme parti/gruppe. Videre velges varamedlemmer til de respektive komiteene blant kommunestyrets varamedlemmer. Antall varamedlemmer skal tilsvare antall medlemmer fra hver gruppering + to til. Med bakgrunn i erfaringer fra siste periode anbefales det å velge tilstrekkelig antall varamedlemmer fra hver gruppering da en pga fritak og opprykk fikk problemer med å innkalle varamedlemmer ved forfall. For øvrig vises det til kapittel 7 i rundskrivet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet som følger som vedlegg til saken om det de konstitueringene som skal finne sted i det første kommunestyremøtet etter kommunevalget. Side 19 av 27

20 Sak 57/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV RÅD OG UTVALG M.M. Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 57/15 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyre foretar følgende valg og oppnevning av medlemmer/varamedlemmer til aktuelle råd og utvalg m.m. for perioden : Vedlegg: Rundskriv H-12/15 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (finnes som vedlegg til saken om konstitueringer) Brev av til den oppnevnte valgkomiteen (finnes som vedlegg til saken om konstitueringer) Delegeringsreglementet (oversikt over politiske organer med beskrivelse av oppgaver og myndighet finnes på ipad under mappen for Reglementer) Bakgrunn: Valg av faste utvalg m.m. er dels regulert i kommunelovens 10, samt andre særlovsbestemmelser. Kommunelovens 10 gjengis i sin helhet nedenfor: 10.Faste utvalg. Komiteer. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette faste utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål eller for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. Side 20 av 27

21 Sak 57/15 2. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. 3. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. 4. Utvalget kan gi lederen eller et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. 6. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge faste utvalg og komiteer. En komité kan også omorganiseres eller nedlegges av det organ som har fått myndighet til å opprette vedkommende komité. For øvrig vises det til kapittel 6 i rundskrivet fra Kommunal- og moderniserings- departementet hvor det bl.a. fremgår oversikt over lovpålagte kommunale nemnder/råd/utvalg. Iht gjeldende delegeringsreglement (se vedlegg), utgjør formannskapet også følgende utvalg (særlovsbestemmelser): Partssammensatt utvalg (kommunelovens 25) er også tillagt funksjonens som likestillings- og inkluderingsutvalg Valgstyre (valgloven) Planutvalg (plan- og bygningsloven) Klageutvalg (enkeltvedtak etter forvaltningslovens bestemmelser hvor klageinstansen ikke er tillagt fylkesmannen etter særlovsbestemmelser) Vurdering: På samme måte som for valg av medlemmer til de faste komiteene, er hovedregelen at valgene av representanter/medlemmer til øvrige råd og utvalg skjer etter en samlet innstilling fra valgkomiteen. Valg av øvrige politiske råd/utvalg/nemnder vil da omfatte følgende: Viltnemnda (består av 5 medlemmer + 2 varamedlememmer fra hver gruppering/hvert parti kommunestyret velger også leder og nestleder) Arbeidsmiljøutvalg (en av arbeidsgiverrepresentantene med personlig varamedlem oppnevnes/velges av kommunestyret) Side 21 av 27

22 Sak 57/15 Valg av representanter til samarbeidsutvalgene i skoler og barnehager (det skal velges en politisk representant med personlig varamedlem for hvert av samarbeidsutvalgene ved skolene/barnhagene) Kommunalt eldreråd (iht fastsatt reglement, skal eldrerådet oppnevnes av kommunestyret og skal ha 2 politisk valgte fra folkevalgte organer og 5 medlemmer oppnevnte etter forslag fra de eldres organisasjoner (pensjonistforeninger) eldrerådet velger selv leder og nestleder). Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne (Rådet skal ha 7 medlemmer og 7varamedlemmer, hvorav 2 fra kommunens politiske organer og 5 fra funksjonshemmedes organisasjoner (4 fra FFO og 1 fra SAFO). Leder og nestleder velges av kommunestyret (hvorav enten leder eller nestleder bør være fra brukerorganisasjonenen). Heimevernsnemnd ( I hver kommune skal det være en kommunal heimevernsnemnd med rådgivende myndighet hvorav 2 medlemmer oppnevnes av kommunestyret mens ett medlem oppnevnes av lokal politimyndighet.) Menighetsrådenes kirkelige fellesråd (Det skal velges en kommunestyrerepresentant med varamedlem som politisk representant i kommunens kirkelige fellesråd.) Oppnevning av «barnerepresentant» (I henhold til Plan- og bygningslovens 9-1med tilhørende forskrift, skal kommunestyret peke ut en etatsjef eller annen tjenestemann som skal ha særlig ansvar for å ivareta barns interesser når det faste utvalg etter denne paragraf utarbeider og behandler forslag til planer). Folkehelsekomiteen (det skal velges en politisk oppnevnt representant i kommuens folkehelsekomité - de øvrige medlemmer oppnevnes av rådmannen). Trafikksikkerhetsutvalg (det skal velges en politisk oppnevnt representant i kommuens trafikksikkerhetsutvalg - de øvrige medlemmer oppnevnes av rådmannen). For mer utfyllende beskrivels av aktuelle råd og utvalg, vises det til brev av til den oppnevnte valgkomiteen, samt til gjeldende delegeringsreglement. Rådmannen legger til grunn at valgkomiteen i sin innstilling også vil foreslå om valgene skal skje som forholdsvalg eller avtalevalg evt. kombinert med bestemmelsene om flertallsvalg der dette er naturlig. Side 22 av 27

23 Sak 58/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV KOMMUNENS REPRESENTANTER I KS OPPLAND OG REGIONRÅD M.V. Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 58/15 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret velger følgende representanter og vararepresentanter til Fylkesmøte i KS Oppland: 2. Kommunestyret velger følgende representanter og vararepresentanter til Regionrådet i Gjøvikregionen: 3. Kommunestyret velger følgende representant og vararepresentant til Næringsrådet i Gjøvikregionen: Vedlegg: Brev fra KS vedr. valg til KS Fylkesmøte Infomasjon om sammensettingen av regionrådet Informasjon om næringsrådet Bakgrunn: Det vises til vedleggene vedr. valg av representanter/vararepresentanter til hhv fylkesmøte i KS Oppland, regionrådet i Gjøvikregionen, samt næringsrådet i Gjøviregionen. Som det fremgår skal det foretas valg/oppnevning av følgende representanter/vararepresentanter: Side 23 av 27

24 Sak 58/15 Fylkesmøte i KS Oppland - iht KS sine vedtekter er det innbyggerantallet som regulerer antall representanter fra den enkelte kommune. Basert på innbyggertallet for Søndre Land kommune, skal det velges to representanter med personlige varamedlemmer. Regionrådet i Gjøviregionen her skal det velges tre kommunestyrerepresentanter med varamedlemmer som skal representere Søndre Land kommune i regionrådet. Næringsrådet i Gjøvikregionen - det skal velges en representant med varamedlem som skal representere kommunen i næringsrådets årsmøte. Vurdering: Rådmannen legger til grunn at den oppnevnte valgkomiteen i sin innstilling fremmer forslag på oppnevning av de aktuelle representantene/vararepresentantene, herunder forslag på hvordan valgene skal skje. Side 24 av 27

25 Sak 59/15 KONSTITUERINGER ETTER KOMMUNEVALG VALG AV EIERREPRESENTANTER I AKTUELLE INTERKOMMUNALE SELSKAPER M.V. Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 59/15 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret foretar følgene oppnevning/valg av eierrepresentanter i aktuelle interkommunale selskaper m.v. for perioden : Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Kommunestyret skal velge eierrepresentanter med vararepresentanter, mens det selskapenes generalforsamlinger/representantskapsmøter som velger styret for de aktuelle selskapene. Når det gjelder valg av styrer for interkommunale/kommunale selskaper, så vises det til kapittel 8 i rundskrivet fra Kommunal- og samordningsdepartementet. Valg av eierrepresentanter i aktuelle kommunale/interkommunale selskaper m.v. vil da omfatte følende selskaper: GLT-avfall Randsfjordmuseene AS Randsfjordforbundet Innlandet Revisjon IKS Totenprodukter (TOPRO) AS Side 25 av 27

26 Sak 59/15 Støttesenter mot incest (SMISO) Gjøvikregionen helse- og miljøtilsyn IKS Gjøvik krisesenter IKS Nasjonalt våtmarkssenter Dokkadeltaet I tillegg oppnevner kommunestyret to politiske representanter med vararepresentanter I styret for Tronhus seter. Når det gjelder SØLVE AS er det iht vedtektene formannskapet som utgjør generalforsamlingen. Vurdering: Rådmannen legger til grunn at den oppnevnte valgkomiteen i sin innstilling fremmer forslag på oppnevning av de aktuelle representantene/vararepresentantene, herunder forslag på hvordan valgene skal skje. Side 26 av 27

27 Sak 60/15 REFERATSAKER TIL KOMMUNESTYREMØTE Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1454 Saksnr.: Utvalg Møtedato 60/15 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar referatsakene til etterretning. Vedlegg: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte (finnes på ipad fra det aktuelle møtet) 2. Protokoll fra kontrollutvalgets møte Bakgrunn: Det fremmes følgende referatsaker til behandling: 1. Protokoll fra kommunestyrets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vurdering: Rådmannen har ingen tilføyelser til referatsakene Side 27 av 27