Forsidefoto: Stock Exchng

Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 9 Rapporten... 10 1 Innledning... 11 1.1 Formål og problemstillinger... 11 1.2 Revisjonskriterier og metode... 11 2 Faktabeskrivelse... 13 2.1 Kriterier for god eiendomsforvaltning... 13 3 Randaberg kommune... 17 3.1 Kommunestyret som overordnet eier... 17 3.2 Administrativ organisering... 17 3.3 Status vedlikehold i Randaberg... 19 3.4 Konsekvenser av manglende vedlikehold... 26 4 Vurderinger og anbefalinger... 29 Vedlegg... 31 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 3 - Randaberg kommune

Formålet med dette prosjektet har vært å vurdere hvordan Randaberg kommune arbeider for å sikre forvaltningen av sine bygg, og bevare verdier. Vi har også sett på mulige konsekvenser for kommuneøkonomien og brukere ved utsatt vedlikehold. Organisering av vedlikehold i Randaberg kommune Randaberg kommune har eieransvar og vedlikeholdsansvar for 62 380 kvm bygg. I kommunens regnskap har byggene en bokført verdi på tilnærmet 628 millioner 1 kr. Det er tjenesteområde tekniske tjenester ved avdeling bygg og eiendom som er ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunens eiendommer. Avdelingen bygg og eiendom har 34,5 årsverk. Av disse er 7,5 stillinger øremerket til FDV. Selv om deres lønn innberettes på vedlikeholdsbudsjettet, er hoveddelen av de 7,5 stillingene her brukt til forvaltning og drift, og mindre til vedlikehold. Teknisk sjef orienterer kommunestyret om virksomhetens årsplaner i forbindelse med budsjettbehandlingen. De planene er en kombinasjon av nødvendig løpende vedlikehold og vedtatte renoveringer/nybygg av mindre kommunale bygg, f. eks boliger. Det gjøres rede for fremdriftsplan i forbindelse med dette, men årsplanen vedtas ikke formelt av kommunestyret. Det er ikke vedtatt noen overordnet vedlikeholdsstrategi i kommunen. Det vedtas budsjett til område tekniske tjenester i handlings- og økonomiplanen, og kommunestyret behandler også enkeltsaker på rehabiliteringer og bygg over investeringsbudsjettet. Budsjettet omhandler et løpende nødvendig vedlikehold, av de behov som er meldt inn. I enkeltsaker, der det er vedtatt nybygg eller rehabilitering, blir nok ofte vedlikeholdet nedprioritert før oppgradering finner sted. Vedlikeholdsstatus Randaberg kommune har flere nyere formålsbygg: Barnehager Fire av sju barnehager i kommunen er bygget i 2006 eller senere. Fire barnehager, deriblant tre av de nevnt over bygges på etter 2010. To barnehager er planlagt lagt ned, og ny stor barnehage er vedtatt bygget, men ikke iverksatt. Skoler To av kommunens tre skoler er rehabilitert i tiden fra 2008 2012. Den siste skolen skal bygges ny eller fullrehabiliteres ifølge handlings- og økonomiplanen. 1 Kilde: Årsregnskap 2011. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 4 - Randaberg kommune

Helse og omsorg m.m Ifølge Asplan Viak rapporten har sykehjemmet behov for rehabilitering. Dette er ikke inne i budsjett eller plan for 2013. De fleste av boligene kommunen eier, er planlagt ferdig rehabilitert i 2012 i følge vedlikeholdsplan 2012 og fremdriftsplan. Vardheim bo- og servicesenter skal utvides og rehabiliteres i perioden 2013 2015. Dette inkluderer sykehjemmet. I budsjettplan 2013 og handlings- og økonomiplan 2013 2015 sies: «Det er behov for å øke ressursene for vedlikehold av kommunale bygg. Bygningsmassen øker i areal og det er viktig at bygningsmassen ikke forfaller. Det er stadig behov for tilpasninger, både i forhold til arbeidsplasser og tilrettelegging for brukere» I veilederen fra KS 2 vises det til at et estimert årlig vedlikeholdsbeløp på kr 100 per kvm ved 30 års levetid og 170 kr per kvm ved 60 års levetid er nødvendig fra og med at bygget tas i bruk, dersom bygget skal opprettholde standarden hele byggets levetid. Da er nødvendige oppgraderinger tatt med. Dersom det ikke er et løpende vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15 20 år. Figur 1 KOSTRA: Utgifter til vedlikehold per kvm per år på kommunale bygninger i Randaberg 70 70 2011 60 60 50 50 40 40 30 30 20 20 10 10 0 0 2010 2009 2009 2010 2011 Beløpet som brukes på vedlikehold per år i Randaberg er mye lavere enn anbefalingen til KS 3. Randaberg ligger likevel høyere enn mange andre kommuner. 2010: Randaberg kommune brukte kr 48 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 3,2 i vedlikeholdsetterslep bare dette året. 2011: Randaberg kommune brukte kr 65 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 2,1 i vedlikeholdsetterslep bare dette året. 2 God kommunal eiendomsforvaltning 3 I disse beregninger er kirkebygg tatt bort. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 5 - Randaberg kommune

Det er en betydelig økning fra 2009 til 2011. Vi har imidlertid ikke fått dokumentert at dette er resultat av en bevisst og vedtatt opprioritering av vedlikeholdsarbeidet i kommune. Figur 2 Fra KOSTRA Vedlikehold 2011 120 100 80 60 40 20 0 65 74 107 41 54 72 77 54 Randaberg Sandnes Stavanger Gjesdal Sola Landet u/oslo Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Rogaland Sammlignbare kommuner Brukernes oppfatning av vedlikehold Vår spørreundersøkelse indikerer at ansatte i Randaberg har en positiv vurdering av vedlikeholdet av eget bygg. Når det gjelder konsekvenser der det er manglende vedlikehold og hvilke forhold brukerne mener dette påvirker, har vi sammenlignet resultatene med tilsvarende spørreundersøkelser i Sandnes, Hå, Sola og Gjesdal. Brukerne mente at manglende vedlikehold hadde noen negative følger, som støyplager, brannfare o.s.v. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 6 - Randaberg kommune

Figur 3 Konsekvens av eventuelt mangelfullt vedlikehold 6 5 4 3 2 1 0 Sola Hå Sandnes Gjesdal Randaberg Vurderinger: Registrering / planlegging Randaberg kommune har ikke et tilfredsstillende system for registrering av behov og planlegging av arbeid på vedlikeholdssektoren. Det er ingen samlet dokumentert oversikt over tilstanden til kommunens bygg. Store enkeltsaker behandles politisk, og ellers behandles årsbudsjettet også for vedlikehold. Randaberg kommune bør vurdere å få registrert tilstanden i sine bygg, og benytte disse opplysningene til å prioritere vedlikehold av byggene. Vedlikeholdsstatus Selv om det i kommunen ikke finnes en systematisk og dokumentert oversikt over vedlikeholdsstatus er det tegn som tyder på at situasjonen er relativt tilfredsstillende på kort sikt. Vi bygger dette på: - De relativt nye byggene kommunen har, samt de vedtatte planene for enkelte bygg, blant annet barnehage, skole og sykehjemmet. - Brukerne av byggene gir en positiv beskrivelse av vedlikeholdet. Men på langt sikt er vedlikeholdssituasjonen utfordrende. Vi bygger dette på: - Det finnes ingen samlet oversikt over tilstandene til bygningene. - Dagens ressursinnsats til vedlikehold ligger på et slikt nivå at etterslep vil akkumuleres. Konsekvenser av etterslep Vi ser altså at etterslep i vedlikehold har store økonomiske konsekvenser enten ved at bygget får kortere levetid eller ved at det kreves mer for istandsetting/rehabilitering. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 7 - Randaberg kommune

Etterslep i vedlikehold vil også kunne ha innvirkning på arbeidsmiljøet i form av inneklima, trivsel osv. Nedslitte og uhensiktsmessige lokaler kan også i seg selv gi et dårligere tjenestetilbud til brukerne. Det er også vår vurdering at et manglende vedlikehold og dårlig kvalitet på kommunens eiendommer, i ytterste konsekvens kan påvirke kommunens omdømme, med de implikasjoner det måtte få. Anbefalinger Vi vil anbefale at: - Kommunen arbeider med en vedlikeholdsstrategi, slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelser for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. - Kommunen utarbeider en statusoversikt for alle sine bygg og derigjennom får oversikter over vedlikeholdsbehovene, som et bedre grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 8 - Randaberg kommune

Kommentar fra rådmannen datert 22.11.2012: Den kommunale bygningsmassen i utgjør en stor verdi, og det er viktig at vedlikehold av bygningsmassen har en høy prioritet. For lavt vedlikeholdsnivå over lang tid vil tilslutt medføre at det må gjøres omfattende rehabiliteringer for å sette byggene i tilfredsstillende stand. Tilstanden på byggene vil også påvirke hverdagen til brukerne, noe som kommer frem i brukerundersøkelsen. Det har vært økning i utgifter til vedlikehold de siste årene. Økningen har flere årsaker, en av de er at det er mer bevissthet rundt at økning av bygningsmassen medfører behov for økt drift- og vedlikehold. Rogaland Revisjon IKS gir i rapporten to konkrete anbefalinger til kommunen: - utarbeidelse av en vedlikeholdsstrategi, som styrker politisk forankring og felles forståelse for vedlikeholdsbehov - utarbeidelse av en statusoversikt for alle bygg for å synliggjøre behov, og gi bedre grunnlag for planer og prioriteringer Rådmannen ser at det er behov for system for registrering av bygningsstatus, samt systematisk planlegging av vedlikeholdet. Anbefalingene fra Rogaland Revisjon IKS vil derfor legges til grunn for videre arbeid i Avdeling Bygg & Eiendom. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 9 - Randaberg kommune

Vedlikehold av kommunale eiendommer - 10 - Randaberg kommune

Med bakgrunn i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon, bestilte kontrollutvalget i Randaberg den 20.3.2012 et prosjekt om eiendomsforvaltning. Prosjektet skal vurdere hvordan kommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg), og angi konsekvenser av utsatt vedlikehold for kommuneøkonomien og brukerne. I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er det eventuelle etterslepet? Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? o Hvordan organiseres arbeidet, og hvor store ressurser anvendes? o Hvilken internkontroll og hvilke systemer har kommunen for å følge opp eiendomsforvaltningen? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? For eksempel mht. inneklima, energiforbruk, renhold og slitasje, midlertidige løsninger, forringelsen av tjenesteyting / produksjon mv. Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f. eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Kommunens interne styringsdokumenter, herunder vedlikeholdsplaner Norsk standard 3454 Livssykluskostnader for byggverk. Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) Kommunal regnskapsstandard nr. 4 Kommuneproposisjonen 2013 Metodisk har vi gjennomgått relevant dokumentasjon og hatt intervjuer/møter med Rådmann, teknisk sjef og avdelingsleder bygg og eiendom i kommunen. Vi har også gjennomført en spørreundersøkelse blant brukere av kommunale bygg i Randaberg Vedlikehold av kommunale eiendommer - 11 - Randaberg kommune

kommune. Spørreskjemaene ble sendt til 31 personer i de forskjellige virksomhetene i kommunen som i utgangspunktet var brukere i bygget, og hadde et ansvar for å melde fra om vedlikeholdsbehov. Listen med personer ble gitt oss av kommunen. Vi fikk svar fra 26 personer, noe som tilsvarer en svarprosent på 84 %. Denne undersøkelsen kan sees som en temperaturmåling for tilfredsheten for brukerne. Vi har dessuten lagt til grunn erfaringer fra tilsvarende prosjekter i Sandnes, Sola og Hå og Gjesdal i 2008/09/11. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 12 - Randaberg kommune

Årlige utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold av offentlige bygg i Norge er ca. 25 milliarder kr i 2012. Kommuner og fylkeskommuner står for to tredeler av dette. Kommunenes eiendommer og formålsbygg er en stor del av de faste verdiene en kommune har. Dersom bygningene forfaller, vil kommunen tape disse verdiene over tid. Det har vært stor oppmerksomhet omkring tilstanden av kommunale bygninger i Norge de siste årene, og det har vært sentrale tiltak for at vedlikehold skal få en sterkere politisk prioritering. Randaberg kommunes eiendomsforvaltning og vedlikehold er vurdert opp mot spesifikke kriterier for god eiendomsforvaltning. Drøftingen baserer seg på: Utredningen anbefaler at organisering av eiendomsforvaltning tar utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av byggene. God praksis er at eieren fastsetter de målene, prioriteringene og rammene som eiendomsforvaltningen skal styres etter, og at man har et system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. De forskjellige rollene innen kommunal eiendomsforvaltning er i utredningen definert slik: Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommens kreditorer, de långivere og leverandører av varer og tjenester som eiendommen er avhengig av, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til inngåtte avtaler, norsk lov og sedvane. Forvalterrollen omfatter å forestå løpende drift og vedlikehold av bygningen så langt dette er eierens (og ikke brukerens) ansvar. Forvaltningen innebærer også å betale skatter og avgifter og å følge opp eierens plikter og rettigheter etter inngåtte avtaler overfor brukerne. Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, men også av den sentrale fagadministrasjonen og kommunestyret/fylkestinget som ansvarlig for tjenestetilbudet. Kommunestyret eller fylkestinget vil derfor kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet, strategisk nivå og ha det overordnede ansvaret som følger med begge rollene. Forholdet mellom kommunens ulike organer som ivaretar rollene som eier, forvalter og bruker, kan organiseres som en integrert organisasjon, hvor funksjoner og ansvar fordeles og styres etter vanlige administrative prinsipper. En slik integrert organisasjon byr på både fordeler og ulemper med hensyn til en mer markedsorientert modell. Der får brukersiden en rolle som be- 4 NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 13 - Randaberg kommune

stiller, og eier- og forvaltersiden får rollen som utfører eller leverandør av lokaler og driftstjenester. Dette skjer for eksempel når eiendomsforvaltningen og eventuelt brukerne organiseres som mer eller mindre selvstendige resultatenheter. Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) fikk i 2008 gjennomført en omfattende undersøkelse 5 av tilstanden i kommuners og fylkeskommuners bygningsmasse. Rapporten konkluderte med at det var et samlet oppgraderingsbehov på mellom 94 og 142 mrd. kr. Dette skyldes dels et betydelig vedlikeholdsetterslep, dels at kravene til standard har økt over tid. I rapporten blir det framhevet at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Denne strategien må forankres i kommunens overordnede styringsdokumenter. Randaberg kommune deltok ikke i denne undersøkelsen. Som en oppfølging av denne rapporten, har KS utarbeidet en veileder for bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. I denne presiseres det hvor viktig det er å ha oversikt over en eiendoms tilstandsgrad, og prioritere tiltakene ut fra denne. Definisjon vedlikehold: Tiltak som er nødvendig for å opprettholde byggverket på et fastsatt kvalitetsnivå og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. I henhold til standarden innebærer vedlikeholdskostnader planlagt vedlikehold og utskiftninger. Istandsetting etter utflytting, serviceavtaler og hærverk kommer under driftskostnader. Samlede kostnader (kapitalkostnader, forvaltningskostnader, driftskostnader, vedlikeholdskostnader og utviklingskostnader) skal relateres til hvert bygg i løpet av dets livssyklus. Registrerer tilstandsgrad: i hvilken tilstand en bygningsdel eller bygning befinner seg i. Gradering fra 0 til 3, der 0 tilsvarer meget god tilstand og 3 meget dårlig tilstand. Registrerer svikt: Negativt avvik fra det referansenivå som er lagt til grunn. Registrerer konsekvensgrad: Uttrykk for alvoret av konsekvenser. Gradering fra 0 til 3. 5 Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) utarbeidet av PricewaterhouseCoopers og Multiconsult Vedlikehold av kommunale eiendommer - 14 - Randaberg kommune

I 2006 2011 ble det gjennomført et forsknings- og utviklingsprogram i regi av direktorat for byggkvalitet som skulle sette opp noen suksesskriterier for en god eiendomsforvaltning. Etter at prosjektet ble avsluttet i 2011 har oppgaven blitt inkorporert som en av de faste oppgavene i direktoratet. Det er utgitt flere veiledere til kommunene og de folkevalgte om forvaltning av kommunens realkapital: God kommunal eiendomsforvaltning. Investeringsnivået for kommunale formålsbygg var noe lavere i 2011 enn foregående år. Det viser de endelige KOSTRA-tallene for 2011. Utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV 7 ) per kvm bygg økte noe i 2009 og 2010 men var noe lavere i 2011 enn i 2010 om en holder avskrivningskostnadene utenfor. Avskrivninger er økt vesentlig siste år, som følge av investeringsveksten og er en viktig forklaring på økte FDV-utgifter. I 2009 ble kommunesektorens budsjett styrket med 4 milliarder til ekstraordinært vedlikehold, som del av regjeringens tiltakspakke i forbindelse med finanskrisen. Kommunene brukte i gjennomsnitt 644 kr/kvm til forvaltning, drift og vedlikehold av formålsbyggene i 2011. Anbefalt norm utarbeidet av Statsbygg, Forsvarsbygg og Multiconsult tilsier et årlig FDV-behov per kvm på 700 kr/kvm for administrasjonsbygg, 750 kr/kvm for skolebygg, 900 kr/kvm for sykehjem og 800 kr/kvm for kulturhus. 6 http://www.ks.no/tema/okonomi/kommuneokonomi/fortsatt-noe-lavt-vedlikeholdsniva-og-reduksjon-iinvesteringer/ 7 FDV er en samlebetegnelse for aktiviteter og kostnader (FDV-kostnader) gjennom byggets totale levetid, fra overtagelse etter nybygging/rehabilitering til riving/sanering. Forvaltning omfatter administrative oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, husleieadministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon m.m. Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt. Dette omfatter bl.a. betjening av installasjoner, forsyning av vann, energi samt renhold og renovasjon. Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på bygningen på fastsatt nivå, dvs. de tiltak som er nødvendige for å sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold Kilde: Store norske leksikon. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 15 - Randaberg kommune

Tabell 1 Lover og regler som eier av kommunale bygg må forholde seg til ved forvaltning av disse 8 : 8 Listen er hentet fra KS: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 16 - Randaberg kommune

I Randaberg er det kommunen som eier sine formålsbygg, med det unntak at kommunen leier lokaler til ett dagsenter. Det betyr at Randaberg kommune har et eieransvar og vedlikeholdsansvar for 62 380 kvm bygg. I kommunens regnskap har byggene en bokført verdi på tilnærmet 628 millioner 9 kr. Dette er en stor del av de verdier kommunen har. Eiendomsmassen er blant annet følgende bygg: skoler, boliger, institusjoner, barnehager, Randaberghallen, Tungenes fyr, diverse bygninger for kulturaktiviteter og Vistnes grendehus 10. Som en del av den årlige rapporteringen orienterer teknisk sjef kommunestyret i Randaberg om kommende års foretående vedlikehold. Denne oversikten viser løpende vedlikehold, som er vurdert som nødvendig. Kommunestyret vedtar også budsjettet for politisk behandlede byggesaker og rehabiliteringer. Det er ingen rutiner for langsiktig prioritering og planlegging av vedlikehold i Randaberg kommune. Det er ikke noe kav om dette i lover og regler, men en slik oversikt over fremtidig behov, ville ha gitt kommunestyret som eier en mulighet til å få en oversikt å prioritere ut fra. I veilederen «God kommunal eiendomsforvaltning» 11 fra KS sies følgende om vedlikehold: I veiledningen fra KS er det vist til at forvaltning av kommunens eiendommer er organisert forskjellig i de enkelte kommuner. Det kan være at den enkelte enhet selv står for vedlikehold, eller at vedlikehold er skilt ut i en egen virksomhet. Konklusjonen etter å ha sett på forskjellige løsninger, er at selve organiseringen av hvordan vedlikeholdet utføres ikke er avgjørende. Det avgjørende for en god eiendomsforvaltning er et godt folkevalgt eierskap, og god kommunikasjon mellom eiendomsforvalteren og de folke- 9 Kilde: Årsregnskap 2011. 10 En full oversikt over størrelse og bygg ligger i rapportens vedlegg. 11 God kommunal eiendomsforvaltning Vedlikehold av kommunale eiendommer - 17 - Randaberg kommune

valgte. I Kommuneproposisjonen 2013 er det påpekt behovet for å høyne status på eiendomsforvaltning, også ved å øke kompetansen. 12 Vedlikehold av kommunale bygg er i Randaberg organisert under tjenesteområde tekniske tjenester ved avdeling bygg og eiendom, som er ansvarlig for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendommer (FDV). Tekniske tjenester har 34,5 årsverk. Av disse er 7,5 stillinger øremerket til FDV. Kommunen har 5 oppsynsmenn (vaktmestere). Tre av disse er lokalisert ved hver sin skole, og har kontor på skolen. I tillegg er det to oppsynsmenn som er lokalisert sentralt i kommunen. Disse fem deler alle oppgaver i kommunen mellom seg. I tillegg til de fem er det 0,5 stilling ved hver skole, og denne benyttes av rektor til forefallende oppgaver. Det er i tillegg en fagansvarlig som administrerer vedlikehold av kommunale boliger. Fagansvarlig samarbeider med vaktmester i 50 % stilling og det er vaktmester som utfører og bestiller arbeid. Fagansvarlig har eget budsjett for boliger som han styrer etter. Figur 2 Organisasjonskart bygg og eiendom (Kilde: Randaberg kommune) Avdelingsleder Fagansvarlig /bolig Renholdsleder 5 oppsynsmenn/vaktmestre vaktmester/skole Renholdere, 23,83 årsverk Oppsynsmennene har varierte og omfattende oppgaver. Ifølge avdelingslederen fungerer dette godt i dag, men ordningen er sårbar og personavhengig. Den enkelte oppsynsmann utfører ikke direkte vedlikehold i stor grad. De administrerer vedlikeholdet av bygningene, og har oversikten over hva som må gjøres. Deretter bestiller oppsynsmennene de nødvendige tjenestene hos leverandører som kommunene har avtaler med. Oppsynsmennene har ikke budsjettansvar, og bestillinger og andre gjøremål er i budsjettet som avdelingsleder bygg og eiendom disponerer. Han har delegert budsjettansvar fra teknisk sjef. Det er vedlikeholdsplanen som benyttes som ut- 12 Utdrag fra kommuneproposisjonen 2013 ligger i vedlegg. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 18 - Randaberg kommune

gangspunkt for vedlikehold, men akutte nødvendige reparasjoner tas etter hvert. Dette skjer i dialogen mellom bruker/oppsynsmann og avdelingsleder bygg og eiendom. Randaberg kommune har ingen total dokumentert oversikt over tilstanden til sine bygg i dag. Kommunen var heller ikke med i KS- undersøkelsen i 2008 13, kommunene som deltok her fikk en viss oversikt over vedlikeholdstilstanden. Det er dermed heller ikke noe økonomisk estimat for vedlikeholdsetterslepet i kommunen. Kommunen har fått laget en rapport fra Asplan Viak, som i tidsrommet august til oktober 2007 skulle gi en vurdering av tilstanden på alle bygninger som Randaberg kommune eier. Rapporten ble etter tillegg levert i 2008. Den sier noe om tilstanden i det enkelte bygg, uten å si hvilke mangler som er mest prekære eller noe om kostnader, verken for estimert vedlikehold eller for rehabilitering. Rapporten har gitt kommunen en oversikt over hvilke bygg som er i god nok stand på en overordnet måte. Kostnader for vedlikeholdsbehov eller oppgradering/rehabilitering er ikke gitt. 13 Fra forfall til forbilde Vedlikehold av kommunale eiendommer - 19 - Randaberg kommune

Figur 3 Konklusjonen på rapport fra Asplan Viak Saker om vedlikehold og eller rehabiliteringer behandles av kommunestyret som enkeltsaker i tillegg til budsjettet for tjenesteområdet tekniske tjenester som behandles i Handlings- og økonomiplanen. Det er ingen formell dokumentert oversikt over tilstanden på alle kommunens bygg som legges frem for kommunestyret. Vedlikehold utover det oppsynsmennene prioriterer selv eller innberetter til avdelingsleder, fremstår som «brannslukning» når akutt behov oppstår. Teknisk sjef orienterer kommunestyret om virksomhetens årsplaner i forbindelse med budsjettbehandlingen. De planene er en kombinasjon av nødvendig løpende vedlikehold og vedtatte renoveringer/nybygg av mindre kommunale bygg, f. eks boliger. Det gjøres rede for fremdriftsplan i forbindelse med dette. Nedenfor følger en oversikt over hva Randaberg kommune har brukt på vedlikehold av kommunale bygninger, regnet per kvm. Her er det sammenlignet med flere andre kommuner. Det er viktig å merke seg at dette er vedlikehold som føres i driftsregnskapet. Dersom en bygning blir totalrenovert eller bygd om, blir det regnet som en investering og ført i investeringsregnskapet. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 20 - Randaberg kommune

I veilederen fra KS 14 vises det til at et estimert årlig vedlikeholdsbeløp på kr 100 per kvm ved 30 års levetid og 170 kr per kvm ved 60 års levetid er nødvendig fra og med at bygget tas i bruk, dersom bygget skal opprettholde standarden. Da er nødvendige oppgraderinger tatt med. Dersom det ikke er et løpende vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15 20 år. 15 Dette er et beløp ingen kommuner i Norge har hatt økonomi til å legge inn som vedlikehold. Anbefalingene til KS kan ikke direkte overføres til alle bygg en kommune eier. Behovet for vedlikehold vil være forskjellig. Det er en god illustrasjon på prioritering av og behov for vedlikehold, da dette tallet er lagt til grunn for alle kommuner som er sammenlignet. Figur 4 Fra KOSTRA Vedlikehold 2011 150 100 50 65 74 107 41 54 72 77 54 Randaberg Sandnes Stavanger Gjesdal 0 Sola Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter, konsern Landet u/oslo Rogaland Sammlignbare kommuner KOSTRA-tallene vedrørende vedlikeholdsutgifter skal også inneholde lønn til eget personell som utfører dette. Hensikten er at alle utgifter skal vise, enten det er eget personell eller innleid personell som utfører vedlikeholdet. Dette kan for Randaberg kommune bety at vedlikehold per kvm er enda lavere enn det som er innberettet. Siden oppsynsmennenes lønn er tatt med, mens disse ifølge teknisk sjef ikke utfører direkte vedlikehold i stor grad, er trolig det rapporterte beløpet som er anvendt på verdibevarende vedlikehold for høyt. Oppsynsmennene forvalter byggene, f. eks drifter svømmebasseng m.m., de bestiller inn det nødvendige vedlikeholdet. Randaberg kommunes kostnader til vedlikehold de siste år ligger forholdsvis høyt sammenlignet med andre, og når det tas hensyn til at kommunen har mange nyere barnehager og skolebygg 16 som erfaringsmessig krever mye vedlikehold. 14 Se pkt. 2.1. 15 Beregning av levetid på bygninger 16 Se side 21. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 21 - Randaberg kommune

Figur 5 KOSTRA: Utgifter til vedlikehold per kvm per år av kommunale bygninger i Randaberg 70 60 50 40 30 20 10 0 2009 2010 2011 I Handlings- og økonomiplan for 2012-2015 redegjør kommunen for utfordringer ved regnskapsføring av vedlikehold. Her kan noe av forklaringen på variasjonen i beløp ligge: Figur 6 - Vedlikeholdsutgifter fra regnskapet i Randaberg kommune. Vedlikehold bygg Materialer vedlikehold 8 000 000,00 7 000 000,00 6 000 000,00 5 000 000,00 4 000 000,00 3 000 000,00 2 000 000,00 1 000 000,00 0,00 2008 2009 2010 2011 Randaberg kommune brukte minst midler til vedlikehold i 2009. Dette kan ha flere årsaker og feilkilder, og kan være knyttet til den regnskapsmessige behandlingen av regjeringens tiltakspakke dette året. Randaberg fikk nesten 6,5 millioner kroner fra myn- Vedlikehold av kommunale eiendommer - 22 - Randaberg kommune

dighetene. Formålet var blant annet å ta igjen noe av vedlikeholdsetterslepet i kommunene. I Randaberg ble mesteparten brukt til investeringer, men noe gikk til vedlikehold. Dette ble imidlertid ikke ført i driftsregnskapet. I tiden fra 2006 og til sommeren 2012 har Randaberg kommune bygget nytt, utvidet eller foretatt omfattende rehabilitering av følgende bygg 17 : Barnehager Fire av sju barnehager i kommunen er bygget i 2006 eller senere. Fire barnehager, deriblant tre av de nevnt over bygges på etter 2010. To barnehager er planlagt lagt ned, og ny stor barnehage er vedtatt bygget, men ikke iverksatt. Det er behov for å øke ressursene for vedlikehold av kommunale bygg. Bygningsmassen øker i areal og det er viktig at bygningsmassen ikke forfaller. Det er stadig behov for tilpasninger, både i forhold til arbeidsplasser og tilrettelegging for brukere. Skoler m.m To av kommunens tre skoler er rehabilitert i tiden fra 2008 2012. Den siste skolen skal bygges ny eller fullrehabiliteres ifølge handlings- og økonomiplanen. Helse og omsorg m.m De fleste av boligene kommunen eier, er planlagt ferdig rehabilitert i 2012 i følge vedlikeholdsplan 2012 og fremdriftsplan. Vardheim bo- og servicesenter skal utvides og rehabiliteres i perioden 2013 2015. dette er et omfattende prosjekt og erstatter tidligere prosjekt på sykehjem og nye bofellesskap. De fleste av boligene kommunen eier, skal i følge vedlikeholdsplanen rehabiliteres i 2012. Vedlikeholdskostnadene har altså økt betydelig i Randaberg de siste årene. Vi har i denne sammenheng ikke fått dokumentert at dette er uttrykk for en bevisst og vedtatt prioritering. Det kan like godt være et resultat av tidligere unnlatt vedlikehold. Dessuten vil også nybygg og rehabilitering ha stor betydning når det gjelder omfang/kostnader til vedlikehold. Det er en klart vedtatt vedlikeholdsstrategi i handlings- og økonomiplan 2012-2015 18 når det gjelder Harestad skole, svømmehalldelen av Randaberghallen og de to barnehagene som skal rives. Der er vedlikeholdet sterkt nedprioritert, fordi det er konkrete planer og budsjettvedtak for nybygg og full rehabilitering. Dette fremgår også av protokoll fra hovedutvalg for oppvekst og levekår den 6.2.2012. 17 En oversikt over bygningene ligger i vedlegg. 18 Dette er oppsummert i pressemeldingen om budsjett 2012 og økonomiplanen. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 23 - Randaberg kommune

I budsjettplan 2013 og handlings- og økonomiplan 2013 2015 sies: «Det er behov for å øke ressursene for vedlikehold av kommunale bygg. Bygningsmassen øker i areal og det er viktig at bygningsmassen ikke forfaller. Det er stadig behov for tilpasninger, både i forhold til arbeidsplasser og tilrettelegging for brukere». Det finnes som nevnt ingen dokumentert oversikt over vedlikeholdsbehovet i Randaberg, og da er det heller ikke mulig å si noe om etterslepet eller om kvaliteten av det vedlikeholdet som blir utført. Beløpet som brukes på vedlikehold per år i Randaberg er mye lavere enn anbefalingen til KS, se pkt. 3.1. Dersom vi forutsetter det laveste anslaget KS har for vedlikehold, kr 100 per kvm i hvert år, vil følgende være et grovt anslag over hvordan kommunen hvert år akkumulerer vedlikeholdsetterslep 19 : 2010: Randaberg kommune brukte kr 48 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 3, 2 millioner i vedlikeholdsetterslep bare dette året. 2011: Randaberg kommune brukte kr 65 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 2,1millioner i vedlikeholdsetterslep bare dette året. Spørreundersøkelsen til brukere av byggene kan gi oss en indikasjon over oppfatningen av hvordan vedlikehold er organisert, prioritert og utført i Randaberg kommune. Det er flest respondenter innen området barn og unge. 20. Det ble krysset av fra 1 til 6 i et skjema, der alle utsagn var positivt formulert, og der graderingen sier noe om hvor enige eller uenige de var i det enkelte utsagn. Det var også mulighet til å si vet ikke. 1 er dårligst og 6 er best. Svar med et snitt på 3,5 og under tilsier at brukerne ikke er tilfredse, mens snitt på over 3,5 tyder på fornøyde brukere. Det må legges til at svarene varierte over hele spekteret når det gjelder den enkelte respondent. Vår spørreundersøkelse viste at det hovedsakelig er oppsynsmannen/vaktmester brukerne henvender seg til når det skal meldes om behov for vedlikehold 18 av 26 oppgir å bruke denne kanalen. De fleste rapporterer også at det er enkelt å gi meldinger. De er også relativt fornøyde med de tilbakemeldinger de får på slike henvendelser. På en skala fra 1 til 6, hvor 6 er det beste, er scoren 4,65 på dette spørsmålet. 19 Dette er med utgangspunkt i bare nye bygg, og er det laveste anslaget. På den annen side forutsetter denne illustrasjonen samme vedlikeholdskrav til alle bygg. Det er kun et bilde på hvordan kommunen hvert år akkumulerer etterslep på vedlikehold. 20 Hele undersøkelsen ligger i vedlegg. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 24 - Randaberg kommune

Tabell 1 Eiendomstjenesten (Kilde: Spørreundersøkelsen) Påstandene Det er enkelt å gi tilbakemeldingom behov for vedlikehold 4,46 Jeg får greie tilbakemeldinger på mine henvendelser 4,65 Jeg tror at kommunens eiendomsansvarlig har oversikt over vedlikeholdsbehovet i mitt bygg Gjennomsnitt 3,54 Innmeldte behov blir gjennomført innen rimelig tid 3,42 De brukerne som svarer gir en negativ tilbakemelding av kommunens langsiktige mål og planer for eiendomsforvaltningen, med en score på 3,38, men her var det hele 10 stykker som hadde svart «vet ikke». Når det gjelder vurderingen av om det er tydelig fokusering i kommunens handlings- og økonomiplan av bygningsmessig vedlikehold, er det her score på 3,38 fra de som svarer, mens det er åtte som ikke vet og seks som er uenig eller delvis uenig. Det er et spørsmål som også går på overordnede planer og eierstrategi: Tilstrekkelig politisk prioritering av ressurser til planmessig vedlikehold. Her er snittet 2,83, mens det er åtte som ikke vet og 16 har svart tre eller dårligere. Tabell 2 - Planlegging av vedlikehold i kommunen: ( Kilde : spørreundersøkelsen) Påstandene Gjennomsnitt Kommunen har langsiktige mål og planer for eiendomsforvaltningen 3.38 Økonomiplanen forkuserer på bygningsmessig vedlikehold 3,38 Tilstrekkelig politisk prioritering av ressurser til planmessig vedlikehold 2,83 Hensiktsmessig organisering av kommunens eiendomsforvalyning 2,61 God kompetanse på eiendomsforvaltning i kommunen 3,47 Kommunens bygningsmessige kompetanse blir godt nok utnyttet 4,25 Avsatte vedlikeholdsmidler blir optimalt utnyttet 3,88 Vår spørreundersøkelse indikerer at flertallet av de spurte i Randaberg har en positiv vurdering av vedlikeholdet av eget bygg: Vedlikehold av kommunale eiendommer - 25 - Randaberg kommune

Figur 7 Mitt bygg er godt vedlikeholdt: ( Kilde : spørreundersøkelser i den enkelte kommuner i prosjekter fra 2008-2012) 6 5 4 3 2 1 Sola Hå Sandnes Gjesdal Randaberg Randaberg scorer her på samme nivå som Gjesdal og Hå, og noe over både Sandnes og Sola. Det må her bemerkes at resultatene fra de øvrige kommunene unntatt Gjesdal stammer fra 2008, altså før kommunene mottok tiltakspakken fra staten i 2009, slik at de ikke nødvendigvis er helt sammenlignbare. I NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle om eiendomsforvaltning i kommunesektoren sies det: Utvalget har vurdert hvordan planmessig vedlikehold påvirker forvaltningskostnadene over tid. Det enkle svaret på dette er at planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt over tid, og vil føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Å utsette vedlikehold for å spare penger er altså kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. Et dårlig vedlikehold har også andre følger når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS)for brukerne. Den økonomiske siden ved manglende vedlikehold, eller manglende plan for vedlikehold, kan illustreres slik 21 : 21 KS- rapporten Vedlikehold av kommunale eiendommer - 26 - Randaberg kommune

Figur 8 Veien til verdiforringelse KS uttaler i sin veileder 22 at utbedringer må gjøres planmessig over flere år og innarbeides i økonomiplanen, da det normalt ikke vil være rom for å rette opp alle forhold innenfor ett budsjettår. En systematisk plan og en god oversikt er dermed avgjørende for effektiv gjennomføring av vedlikehold. KS skriver videre at: Uten, eller ved lavt vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15-20 år, og man blir løpende mellom akutte situasjoner om offentlige pålegg som krever ekstraordinære bevilgninger. Manglende vedlikehold tvinger fram en tidligere total rehabilitering som koster mange millioner, og som finansieres med lån, Med lånene øker driftsutgiftene i form av årlige renter og avdrag som kan utgjøre langt mer enn 100 kr per kvm per år. I spørreundersøkelsen 23 stilte vi også spørsmål som i hovedsak ikke omhandler det økonomiske aspektet ved verdiforringelse, men mer om HMS-aspektet ved manglende vedlikehold. Dette er forhold som det i dag legges stor vekt på. I arbeidsmiljøloven fra 2005 heter det: 4-4. Krav til det fysiske arbeidsmiljøet (1) Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Tabell 3 - Eventuelt mangelfullt vedlikehold av mitt/mine bygg medfører ingen ( Kilde spørreundersøkelse) Påstander Gjennomsnitt Konsekvenser for tjenesteytingen vår 3,14 utstyrsreparasjoner 3,14 midlertidige løsninger 3,65 ekstrakostnader til renhold, strøm e.l. på mitt bygg 3,32 forringet estetisk opplevelse av bygget 3,29 klager fra brukere av bygget 2,87 klager fra ansatte 3,38 22 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold 23 Se pkt. 1.3.2.1. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 27 - Randaberg kommune

Her mente brukerne at manglende vedlikehold hadde innflytelse på tjenesteytingen, og at et eventuelt manglende vedlikehold hadde negative følger. Når det gjelder konsekvenser av manglende vedlikehold, har vi sammenlignet undersøkelsene i Sandnes, Hå, Sola og Gjesdal. Figur 9 Konsekvens av eventuelt mangelfullt vedlikehold 6 5 4 3 2 1 0 Sola Hå Sandnes Gjesdal Randaberg Vi ser at det i alle de aktuelle kommunene er dårlig inneklima og temperaturproblemer brukerne identifiserer som de største følgene av eventuelt manglende vedlikehold. Dette er to forhold som kan føre til ytterligere dårlig ressursbruk, idet sykefraværet kan øke og effektiviteten synke. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 28 - Randaberg kommune

Forankring Det som kjennetegner kommuner som får til et godt vedlikehold, er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren. 24 Det er etter vår vurdering fortsatt et behov i Randaberg kommune for å jobbe med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Det er også en utfordring å sikre at eierprioriteringene avspeiles i budsjettet. Registrering / planlegging Randaberg kommune har ikke et tilfredsstillende system for registrering av behov og planlegging av arbeid på vedlikeholdssektoren. Det er ingen samlet dokumentert oversikt over tilstanden til kommunens bygg. Store enkeltsaker behandles politisk, og ellers behandles årsbudsjettet også for vedlikehold. Randaberg kommune bør vurdere å få registrert tilstanden i sine bygg, og benytte disse opplysningene til å prioritere vedlikehold av byggene. Vedlikeholdsstatus Selv om det i kommunen ikke finnes en systematisk og dokumentert oversikt over vedlikeholdsstatus er det tegn som tyder på at situasjonen er relativt tilfredsstillende på kort sikt. Vi bygger dette på: - De relativt nye byggene kommunen har, samt de vedtatte planene for enkelte bygg, blant annet barnehage, skole og sykehjemmet. - Brukerne av byggene gir en positiv beskrivelse av vedlikeholdet. Men på langt sikt er vedlikeholdssituasjonen utfordrende. Vi bygger dette på: - Det finnes ingen samlet oversikt over tilstandene til bygningene. - Dagens ressursinnsats til vedlikehold ligger på et slikt nivå at etterslep vil akkumuleres. Konsekvenser av etterslep Vi ser altså at etterslep i vedlikehold har store økonomiske konsekvenser enten ved at bygget får kortere levetid eller ved at det kreves mer for istandsetting/rehabilitering. Etterslep i vedlikehold vil også kunne ha innvirkning på arbeidsmiljøet i form av inneklima, trivsel osv. Nedslitte og uhensiktsmessige lokaler kan også i seg selv gi et dårligere tjenestetilbud til brukerne. 24 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold En veileder for folkevalgte og rådmenn (KS) Vedlikehold av kommunale eiendommer - 29 - Randaberg kommune

Det er også vår vurdering at et manglende vedlikehold og dårlig kvalitet på kommunens eiendommer, i ytterste konsekvens kan påvirke kommunens omdømme, med de implikasjoner det måtte få. Anbefalinger Vi vil anbefale at: - Kommunen arbeider med en vedlikeholdsstrategi, slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelser for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. - Kommunen utarbeider en statusoversikt for alle sine bygg og derigjennom får oversikter over vedlikeholdsbehovene, som et bedre grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 30 - Randaberg kommune

I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Les mer på www.rogaland-revisjon.no. Denne rapporten er utarbeidet av forvaltningsrevisor Ingrid Tjørhom under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bernt Mæland, og gjennomgått av oppdragsleder Tove Gunn Moen. Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f. eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriterier anvendt: Kilder for god praksis: NOU 2004:22 NS 3234 Kildeliste: Veileder fra KS Politiske saker Vedlikeholdsplaner Oversikt over kommunale bygg Regnskap for Randaberg kommune Handlings- og økonomiplan Eiendomsforvaltningsutvalget har i NOU 2004:22 konkludert med at mangelfullt vedlikehold av eiendommene gir dårlig totaløkonomi. Effektene av dårlig vedlikehold rammer imidlertid ikke umiddelbart, og i en anstrengt budsjettsituasjon kan det være fristende, eller til og med nødvendig, å utsette vedlikeholdet. De negative virkningene for eiendommens verdiutvikling blir først synlig på noe lengre sikt. Det er derfor viktig at eiendomsforvaltningens rammebetingelser er tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. I KS rapporten er årsakssammenhenger, konsekvenser og forbedringsmuligheter utredet. Hypotesen her er at ved dårlig vedlikehold vil man oppleve svekket rekruttering av fagkompetanse og dermed kvalitet på tjenesten. Likeledes vil produktiviteten kunne svekkes ettersom manglende vedlikehold ødelegger for en ellers god tjenesteyting. Til sammen bidrar dette til økte driftskostnader. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 32 - Randaberg kommune

Rapporten viser til en undersøkelse foretatt av NTNU som viser til at ved å fordoble lufttilførselen utenfra, kan man i noen tilfeller redusere sykefraværet med 10 %, og man mener videre at produktiviteten kan øke med 1,5 %. Rapporten fra KS sier videre at et dårlig innemiljø bidrar til flere alvorlige luftveisrelaterte sykdommer og til økt sykefravær og nedsatt produktivitet. Det kan også bidra til redusert læreevne med nedsatt årvåkenhet, nedsatt konsentrasjon og hukommelse. Det vises også til at dårlig inneklima i skolen bidrar til økt aggressivitet og mer uro i klassesituasjonen. I forbindelse med rapporten fra KS ble det gjennomført sju arbeidsseminarer med deltagelse fra 25 kommuner og to fylkeskommuner. Ett seminar hadde fokus på de samfunnsmessige konsekvenser av mangelfullt vedlikehold, og ble gjennomført med grunnskolerektorer. Konklusjonene i dette seminaret vedrørende manglende vedlikehold, var i prioritert rekkefølge: 1. Omdømme, dårlig førsteinntrykk av skolen. 2. Helsemessige konsekvenser. 3. Forfallet inspirerer til hærverk. 4. Rekrutteringsproblemer. 5. Driftskostnader øker. Kravene til det fysiske skolemiljøet er regulert i kommunehelsetjenestelovens forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Av 7 (Generelle krav) framgår det at virksomheter som omfattes av forskriften skal være helsemessig tilfredsstillende. 19 (Inneklima/luftkvalitet) spesifiserer at virksomheten skal ha tilfredsstillende inneklima, herunder luftkvalitet. 20 (belysning), 21 (lydforhold) og 23 (sanitære forhold) tar videre for seg krav på sentrale områder. Det har vært kontakt med avdelingsleder byggteknisk avdeling på oppstartmøte og i telefon og e-post. Regnskapstall er hentet fra opplysninger hos Rogaland Revisjon. Det i tillegg vært gjennomført intervju med teknisk sjef, idet leder bygg og eiendom imellomtiden var pensjonert. Eksempel på en organisering som følger anbefalingene i NOU :22 : Vedlikehold av kommunale eiendommer - 33 - Randaberg kommune

Oversikt over bygg som tilhører Randaberg kommune: OVERSIKT KOMMUNALE BYGG Type bygg Navn bygg Areal m2 Byggeår Rehabilitert SKOLER : Harestad skole 10 310 1997, tilbygg 2003 Grødem skole 6 184 1989/ 1995/ 1997/1998/ 2003 2011 Goa skole 4 419 1997, tilbygg 2003 2008/2009 20 913 BARNEHAGER: Grødem barnehage 345 Sentrum barnehage 634 1989 Fjellheim barnehage 378 1988 påbygg 2012 Sande barnehage 782 2005/2006 Solbakken barnehage 1 096 2006 2009, utvidelse Viste barnehage 1 100 2006 2010, påbygg Vistestølen barnehage 850 2007 2012, påbygg Avlastningsboligen: 690 5 875 ADMINISTRASJONSBYGG: Kommunehuset 3 458 3 458 LAGERBYGG: Teknisk lager 1 800 Museumslager 306 Fjernes 2012 2 106 DIVERSE BYGG: Håndverksstova (Husflidhuset) 150 150 KULTURBYGG: Landsbyhuset 59 N (Biblioteksbygget) 1 826 Randaberghallen (49/430) 5 619 Bersageltun 400 Randaberg MC-senter 160 Ungdomshuset 340 Vistnestunet 300 Vistnesveien dagsenter Leies Vedlikehold av kommunale eiendommer - 34 - Randaberg kommune

Vistnesveien grendahus +WCbygg 98 Tungenes fyr: 52/12 120 19 70 197 342 44 Foren (tidligere skole) 90 Speiderhytte v/hålandsvannet 66 9 691 Helsebygg: Somatisk sykehjem: 1 860 Randaberg psykiatriske s.h./helse /sos: 2 906 Vardeheim bo/servicesent/kafe/dagdrift: 3 821 8 587 DIVERSE BOLIGER: 2 lokaler 180 1 Bolig (prestebolig) 250 11 lokaler 626 6 lokaler 420 6 lokaler 478 6 lokaler 342 12 lokaler 684 6 lokaler 345 11 lokaler 1 033 22 lokaler 1 198 6 lokaler 369 24 lokaler 1 392 12 lokaler 696 2 lokaler 116 3 lokaler 120 1 Bolig (prestebolig) 250 21 lokaler 840 2 lokaler 128 2 lokaler 122 Bofellesskap 560 10149 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 35 - Randaberg kommune

62380 Utdrag fra Kommuneproposisjonen 2013. 2 Eiendomsforvaltning Kommunesektoren har selv ansvaret for å prioritere utgifter til drift og vedlikehold av bygg. Kommunal- og regionaldepartementet følger opp ved å tilrettelegge rammebetingelsene som skal gjøre kommunesektoren i stand til å ivareta eiendomsforvaltningen på en god måte. Det er fortsatt nødvendig for de fleste kommuner og fylkeskommuner å høyne statusen på eiendomsforvaltning og prioritere ressurser med tanke på et godt, verdibevarende vedlikehold. Dette vil sikre gode tjenester for brukerne av de kommunale og fylkeskommunale bygningene. God eiendomsforvaltning er god økonomi og styrker handlingsrommet for framtida. Mangel på kunnskap og kompetanse om eiendomsforvaltning har vært en av de store utfordringene i kommunesektoren. For at kommuner og fylkeskommuner skal kunne eie og drive sine bygninger og sin eiendomsforvaltning på en god måte er god kompetanse en viktig forutsetning. Kommunal- og regionaldepartementet har støttet opp om arbeidet i KoBE-prosjektet (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning). Prosjektet var et kompetanseprogram for eiendomsforvaltning i kommunene og fylkeskommunene. Direktoratet for byggkvalitet (DiBK), tidligere Statens bygningstekniske etat, hadde ansvaret for prosjektet i perioden 2006 2011. Prosjektperioden er over, og eiendomsforvaltning er etablert som fagområde i DiBK fra 2012. KOSTRA gir nøkkeltall om prioriteringer, dekningsgrader, produktivitet og utdypende tjenesteindikatorer på en rekke forhold knyttet til ansvaret med å forvalte bygninger. KOSTRA-tallene gir kommuner og fylkeskommuner informasjon for planlegging og styring av egen virksomhet. Fra 2008 fikk kommunesektoren bedre styringsinformasjon i form av nøkkeltall om eiendomsforvaltning i KOSTRA. Rapporteringen av regnskapsdata i KOSTRA ble tilpasset NS3454 (Norsk standard om livssykluskostnader for byggverk). I tillegg ble det etablert rapportering av bygningsareal for (fylkes)kommuner og (fylkes)kommunale foretak. I KOSTRA-publiseringen i 2012 ble det publisert foreløpige tall for 2011, slik at det nå finnes en tidsserie på fire år. Dette kapittelet viser utviklingen i perioden, og endringen fra 2010 til 2011. Den foreløpige publiseringen av tallene for 2011 bygger på data som er rapportert fra kommuner og fylkeskommuner til Statistisk sentralbyrå innen fristen. På grunn av at enkelte kommuner og fylkeskommuner ikke har rapportert i tide, er tallmaterialet ikke helt fullstendig. Tabell 8.8 og 8.9 viser at kommunesektorens samlede netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning per innbygger har økt noe fra 2010 til 2011. Det samlede arealet på formålsbyggene i sektoren har vokst de siste årene etter et høyt investeringsnivå. Det samlede arealet målt per innbygger har imidlertid vært stabilt siden 2008. For kommunene ble de samlede enhetskostnadene (korrigerte brutto driftsutgifter) per kvadratmeter svakt redusert fra 2010 til 2011, mens det for fylkeskommunene var en liten økning. I dette inngår samlede utgifter til vedlikehold og drift. Utgiftene til vedlikeholdsaktiviteter per kvadratmeter har gått ned for både kommuner og fylkeskommuner fra 2010 til 2011. Reduksjonen var størst for kommunene. Noe av reduksjonen har trolig sammenheng med at resterende midler fra tiltakspakken i 2009 ble benyttet i 2010. Nedgangen kan også ha sammenheng med at det høye investeringsnivået erstatter enkelte eldre bygg med stort vedlikeholdsbehov. Nivået på de samlede utgiftene til drift av eiendommer (inklusive energiutgifter) per kvadratmeter er om lag uendret for sektoren fra 2010 til 2011. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 36 - Randaberg kommune

Norsk standard 3454 Livssykluskostnader for byggverk. Prinsipper og struktur, inneholder en tabell over alle elementer av utgifter vedrørende et byggs livssyklus: Et byggs livssyklus, jf. Norsk Standard 3454 1. Kapital- kostna- 2. Forvaltnings- 3. Drifts- 4. Vedlikeholds- 5. Utviklings- der kostnader kostnader kostnader kostnader Eksempler på vedlikeholdskostnader: Planlagt vedlikehold Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følger av jevn normal slitasje. Planlagt vedlikehold har en preventiv virkning og forebygger skader, for eksempel maling Spørreundersøkelsen: 1. Det er et avklart ansvarsforhold mellom kommunens eiendomsenhet og meg som leietaker/bruker Alternativer Prosent Verdi 1 1 Uenig 7,7 % 2 2 2 3,8 % 1 3 3 7,7 % 2 4 4 23,1 % 6 5 5 26,9 % 7 6 6 Enig 26,9 % 7-1 Vet ikke 3,8 % 1 Total 3. Hvem gir du oftest tilbakemelding til? Alternativer Prosent Verdi 1 Vaktmester 69,2 % 18 2 Ringer eiendomstjenesten 7,7 % 2 3 Mail til eiendomstjenesten 11,5 % 3 4 Annet, spesifiser her 11,5 % 3 Total 26 4. Flere spørsmål om relasjonen til eiendomstjenesten Alternativer Gjennomsnitt 1 Det er enkelt å gi tilbakemelding om behov for 4,46 vedlikehold 2 Jeg får tilfredsstillende tilbakemeldinger på hva 3,70 som skjer med mine henvendelser 3 Jeg oppfatter at kommunens 3,42 eiendomsansvarlige har tilfredsstillende oversikt over vedlikeholdsbehovet for mitt bygg 4 Innmeldte behov blir gjennomført innen rimelig tid 3,33 5. Det mangelfulle vedlikeholdet av mitt/mine bygg medfører ingen... Alternativer Gjennomsnitt 1 a. konsekvenser for tjenesteytingen vår 3,14 2 b. utstyrsreparasjoner 3,44 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 37 - Randaberg kommune

3 c. midlertidige løsninger 3,50 4 d. ekstrakostnader til renhold, strøm eller 3,29 andre driftskostnader på mitt bygg 5 e. forringet estetisk opplevelse av bygget 2,87 6 f. klager fra brukerne av bygget (publikum) 3,38 7 g. klager fra ansatte 3,09 6.Det mangelfulle vedlikeholdet av mitt/mine bygg medfører ikke... Alternativer Gjennomsnitt 1 a. støyplager 4,63 2 b. dårlige lysforhold inne 4,80 3 c. dårlig inneklima 2,91 4 d. fuktproblemer 4,22 5 e. brannfare 4,70 6 f. temperaturproblemer 3,05 7 g. dårlige sanitære forhold 4,05 8 h. uheldige eller farlige situasjoner 4,28 7.Mitt bygg er samlet sett meget godt vedlikeholdt Alternativer Prosent Verdi 1 1 Uenig 3,8 % 1 2 2 7,7 % 2 3 3 26,9 % 7 4 4 26,9 % 7 5 5 23,1 % 6 6 6 Enig 11,5 % 3-1 Vet ikke 0,0 % 0 Total 2 8.Visse kritiske suksessfaktorer knyttes gjerne til vedlikehold. Hvor dekkende er de for kommunen sett fra ditt ståsted? Alternativer Gjennomsnitt 1 a. Kommunen har langsiktige mål og planer for 4,77 eiendomsforvaltningen 2 b. Tydelig fokusering på bygningsmessig 4,12 vedlikehold i kommunens økonomiplan 3 c. Tilstrekkelig politisk prioritering av ressurser 3,96 til planmessig vedlikehold 4 d. Hensiktsmessig organisering av 4,96 kommunens eiendomsforvaltning 5 e. God kompetanse på eiendomsforvaltning i 5,73 kommunen 6 f. Kommunens bygningsmessige kompetanse 6,04 blir godt nok utnyttet 7 g. Avsatte vedlikeholdsmidler blir optimalt utnyttet 5,77 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 38 - Randaberg kommune

Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Andre tjenester Rogaland Revisjon IKS Lagårdsveien 78 4010 Stavanger Tlf 40 00 52 00 Faks 51 84 47 99 www.rogaland-revisjon.no www.rogaland-revisjon.no