Telemark kontrollutvalgsekretariat IKS Årsmelding 2005 Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks 83 3833 Bø Tlf: 976 46 606 www.tkiks.no 1
Innledning Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (TK IKS) ble etablert 8 februar 2005. Selskapet var operativt fra 1 mars ved at den første av tre ansatte begynte. Den 15 april 2005 var alle ansatte på plass. De ansatte kom fra Telemark kommunerevisjon IKS som tidligere hadde denne oppgaven. Eierne gjennomførte en tilsvarende nedbemanning i revisjon. Etableringen av selskapet har vært og er fortsatt en løpende prosess som har gått parallelt med driften av virksomheten. Det er ikke brukt eksterne ressurser til oppbyggingen av selskapet. Bakgrunnen for etableringen var endringer i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Revisor og administrasjon ble utlukket fra rollen som sekretær for kontrollutvalget. Kommunene i Telemark, 17 av 18 kommuner og fylkeskommunen, valgte å opprette et eget interkommunalt selskap for å yte tjenesten. Representantskap Selskapsavtalen er vedtatt av kommunestyret i den enkelte eierkommunen. Eierkommunen velger selv medlem og varamedlem til representantskapet. For valgperioden 2007 er følgende valgt: Kommune Representant Vararepresentant Bamble Anne Blaker Tor Tollefsen Bø Anne Carine Nilsen Johan Kvaal Drangedal Nils Tore Føreland Tore Halvorsen Fyresdal Saamund Gjersund Hilde M. Momrak Kviteseid Svein Henriksen May Britt H. Lundevall Kragerø Erling Laland Nissedal Øyvind Tveit Nome Finn Bærland Jan Thorsen Notodden Jan Oterholt Anne-Grethe Arud Porsgrunn Øystein Beyer Sauherad Hans Sundsvalen Seljord Jon Kleivstaul Halfdan Haugen Siljan Finn Tallakstad Marit Mjøen Skien Heidi Hamadi Nils Olav Skilbred Tinn Erik Haatvedt Ragnar Gunleiksrud Tokke Kjell Bruland Geirmund Skaalen Vinje Arne Vinje Wenche Nystog Telemark fylkeskommune Jan Gunnar Knutsen Henry Isnes Representantskapets leder er Arne Vinje med Øyvind Tveit som nestleder. Representantskapet er hovedsakelig personidentisk med politikere i representantskapet i KS Telemark og møtene avholdes primært i tilknytting til møtene i KS Telemark. Representantskapet har i 2005 hatt et møte som var et ekstraordinært møte, 20 oktober 2005. Her behandlet representantskapet sak om fordelingsnøkkel av kostnadene. 2
Styret Styret ble valgt på stiftelsesmøte i representantskapet og er valgt for perioden 2007. Styret Jørund A. Ruud leder Gunn Marit Helgesen personlig varamedlem Andreas Kjær nestleder Bård Hoksrud personlig varamedlem Turid Opedal medlem Gunn A. Fennefoss personlig varamedlem Styret har hatt 3 møter i 2005. Møtene har vært arbeidsmøter hvor daglig leder muntlig har orientert om driften. Av formelle saker har styret behandlet sak om budsjett 2006 og fordeling av kostnader. Styret har vært en aktiv part og bistått daglig leder med råd i oppbygging av selskapet. Organisasjon Ved oppbygging av organisasjonen har styret ansatt 3 personer med følgende stillinger: daglig leder 2 rådgivere De ansatte kom fra Telemark kommunerevisjon IKS som hadde oppdraget tidligere med å være sekretærer for kontrollutvalgene. Ved overføring av oppgaven har revisjon nedbemannet. Drift og økonomi Året 2005 har vært meget spesielt. Selskapet skulle vært operativt fra 1 januar 2005 iht kommuneloven. Revisorene bistod sterkt våren 2005 for i det hele tatt å få avviklet kontrollutvalgsmøtene. Flere av oss gikk fra å være revisor/saksbehandler og rett i møte som sekretær. Det var meget hektisk og kun det mest nødvendige ble gjennomført. Vi valgte bevist å nedprioritere oss selv og administrative forhold til fordel for kontrollutvalgene. Porsgrunn kommune bistår selskapet i å utvikle en Kvalitetshåndbok. Håndboken bygges opp etter ISO-standard og forventes klar i 2006. Ved utviklingen ble faglige rutiner prioritert. Ved årsskifte var mange av rutinene rundt kontrollutvalgene kommet godt på plass. Administrative rutiner gjenstår. Regnskapet viser betydelig mindre forbruk enn budsjettert. Hovedårsaken er senere oppstart enn planlagt og den spesielle prioriteringen i driftsformen. Vi vil også i 2006 være i en oppbyggingsfase. Vi har valgt å sette fokus på data. Vi ser vi kan jobbe lettere ved å bruke nettet, e-post og fjern-pålogging. Vi har i høst klart å ta ut noe gevinst her, men det er fortsatt potensiale for videre utnytting. Ved aktivt bruk av data kan vi redusere den fysiske avstanden. Regnskapet er ført av Telemark fylkeskommune og viser: 3
Regnskap for 2005 Konto, tekst: Vedtatt budsjett 2005 Regnskap 2005 Lønn, pensjon og arbeidsgiveravgift 1 359 400 1 102 522-256 878 Kompetanseheving/kurs 40 000 11 325-28 675 Styret 10 000 0-10 000 Husleie 45 000 24 960-20 040 Reise- og kostutgifter 180 000 81 792-98 208 Datakjøp og drift, telefonkjøp og drift, 100 000 69 983-30 017 forsikring Rekvisita, kopiering m.m. 30 000 28 314-1 686 Kontorutstyr m.m. 45 000 0-45 000 Regnskaps-/revisjonstjeneste for selskapet 30 000 15 000-15 000 Kjøp av tjenester 112 200 0-112 200 Merverdiavgift utenfor mva-lov 0 9 020 + 9 020 Regnskapsmessig mindreforbruk 0 619 840 + 619 840 SUM, utgifter 1 952 200 1 962 856 + 10 656 Kompensasjon moms 0 9 020 + 9 020 Overføring 1 952 200 1 952 390 + 190 Renteinntekter 0 1 446 + 1 446 SUM, inntekter 1 952 200 1 962 856 + 10 656 Vi baserer oss på at kontorene vi bruker i hovedsak er møblert. Datautstyr ønsker vi å eie selv. For de kontorer som vi låner i den enkelte kommune, bruker vi eksisterende datautstyr. Det er ikke gjennomført andre aktiviteter i 2005 enn kontrollutvalgsmøter. Diff Produksjon/møteaktivitet I grunnlagsmateriellet for oppretting av selskapet er møteaktiviteten satt opp for det enkelte utvalget. Våren 2005 var a-typisk og regnskapsavslutningen i kommunene ble prioritert. Fra august 2005 kom vi noe nærmere normal aktivitet for kontrollutvalgene. For året samlet er følgende møter holdt. Kommune nummer: Kommune: Sekretær Antall møter planlagt Antall møter gjennomført 0800 Telemark f.k. Arnt Ettestad 9 6 0805 Porsgrunn Øystein Bergh 8 7 0806 Skien Øystein Bergh 8 7 0807 Notodden Stein Otto Byggstøyl 6 6 0811 Siljan Øystein Bergh 4 4 0814 Bamble Arnt Ettestad 6 4 0815 Kragerø Arnt Ettestad 6 4 0817 Drangedal Arnt Ettestad 5 4 0819 Nome Arnt Ettestad 5 5 0821 Bø Stein Otto Byggstøyl 5 3 0822 Sauherad Øystein Bergh 5 3 0826 Tinn Stein Otto Byggstøyl 5 2 4
0828 Seljord Øystein Bergh 4 4 0829 Kviteseid Stein Otto Byggstøyl 4 4 0830 Nissedal Arnt Ettestad 4 4 0831 Fyresdal Stein Otto Byggstøyl 4 3 0833 Tokke Stein Otto Byggstøyl 4 3 0834 Vinje Stein Otto Byggstøyl 4 5 For nærmere informasjon vises til årsmeldingen fra det enkelte kontrollutvalget. Totalt for året er det forskjeller. Noen utvalg har avviklet alle planlagte møter, mens noen få utvalg har få møter. HMS Selskapet har avtale med bedriftshelsetjenesten i Nome, SAMT. Det er ikke registrert sykedager i 2005. Daglig leder har gjennomført medarbeidersamtaler. Faglig og opplæring Den faglige siden har vært nedprioritert i 2005. Stygt sagt kan vi si organisasjonen har blitt forbrukt og ikke brukt. Dette med årsak i at all energi har gått med til drift og å bygge opp selskapet. Det er etablert Forum for kontroll og tilsyn. En interesseorganisasjon for medlemmer av kontrollutvalg og deres sekretærer. Vi deltok på etableringen på Gardermoen i november 2005. Daglig leder ble valgt inn i styret. Forumet er tiltenkt rollen som møteplass og felles fora for å videreutvikle kontrollutvalgene. Det er leder av kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune som i dag er styreleder og har vært blant initiativtakerne til opprettelsen av forumet. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har et tilsvarende tilbud for sekretærene til kontrollutvalgene. Utarbeidelse av opplæringsplan har nå høy prioritet. For eksempel har det, så langt, ikke vært mulig å finne egnet opplæring på saksbehandlersystemene. Vi håper vi i samarbeid med kommunene kan finne en løsning på dette. Behovet er sterkt og presserende for denne type opplæring. Fremover Vi trenger et år til på oss før vi er etablert. Det er veldig mye som fortsatt ikke er på plass, spesielt administrativt og også noe utstyrsmessig. Et nytt område er selskapskontrollen. Totalt har vi ca 50 selskaper og i dag har vi ikke svar på hvordan vi skal arkivere all informasjon (protokoller og årsmeldinger) som vi mottar. 5
Fra vårt ståsted er det positivt med en felles dialog mot kontrollutvalgene. Forum for kontrollutvalg i Telemark er for oss et viktig fora som vi kan få innspill, lærdom og korreksjoner fra. Styret har behandlet budsjettet for 2006. Budsjettet er forutsatt delfinansiert med overførte midler fra 2005. Daglig leder ønsker å bygge opp en sunn egenkapital i selskapet. Forutsetningen om fortsatt drift er tilstede og regnskapet, som følger de kommunale regnskapsprinsippene, er gjort opp under denne forutsetningen. Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS, den 21.04.2006 Jørund A. Ruud Andreas Kjær Turid Opedal styreleder nestleder medlem Øystein Bergh daglig leder 6