AVDELING FOR FELLESTJENESTER ØKONOMI. BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Økonomisjef og lederstøtte/stab.

Like dokumenter
Ansvaret for NTNU har et overordnet system for virksomhetsstyring (strukturer, prosesser og verktøy).

BEMANNINGSPLAN NTNU i GJØVIK

Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger

Avdeling for Campusservice, Lederstøtte

BEMANNINGSPLAN for Rektors stab. Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger

Samlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring:

Forslag til svar på spm ifm det administrative prosjektet. Fra personalseksjonene i Buskerud og Vestfold, 3 april 2013

Bemanningsplan for Avdeling for dokumentasjonsforvaltning

Administrativ organisering. Fakultetsstyret Det medisinske fakultet Onsdag Hilde Grimstad

Forslag til administrativ hovedstruktur mv for Økonomi og eiendomsområdet

DET MATEMATISK-NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET. Økonomiomstillingen. Temamøte Økonomiforum 8. mars 2017

Stillingstype Nr. Stilling Still% Rapporterer til Arbeidsoppgaver Kvalifikasjonskrav Stillingskode Ledere 1 Avdelingsleder *)

DET MATEMATISK-NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET. Økonomiomstillingen. Temamøte Adm-ledergruppen 6. mars 2017

STATLIGE FELLESTJENESTER I NORGE. Øystein Børmer, direktør

Allmøte for administrative ansatte

FORSLAG. Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap Stillingsbeskrivelser nivå 4, 5 og stab og støttestillinger for nivå 1 og 2

BEMANNINGSPLAN for fakultet/institutt/avdeling/seksjon/gruppe:

BEMANNINGSPLAN for Kommunikasjonsavdelingen per

Programbeskrivelse. Versjon Program for administrativ forbedring og digitalisering

Innspill fra arbeidsverksted

Allmøte for administrative ansatte

Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap Stillingsbeskrivelser nivå 4, 5 og stab og støttestillinger for nivå 1 og 2

EN HISTORIE OM EFFEKTIVE FELLESTJENESTER. Gøril Aune avdelingsdirektør

Høringsuttalelse og svar på spørsmål ifm organisering, fakultetsvis lederstøtte og campusbasert støtte

Dato: Organisasjons/funksjonsbeskrivelse INTERNADMINISTRASJONEN. Internadministrasjon. Målsetting med omorganiseringen:

Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm

Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte

IHR: Ny organisering av Sentraladministrasjonen

ALLMØTE 12. NOVEMBER 2012 Bemanningsplan

Intern organisering av avdelingene i den sentrale fellesadministrasjonen

Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Personallederkonferansen 2013

NTNU Vitenskapsmuseet - Høring om sluttrapport fra gruppa for administrativ organisering (Børresenutvalget).

OU-prosessen, administrativ organisering Statusoppdatering til rektormøtet, Kristiane Lindland, IRIS University of Stavanger uis.

Allmøte for SU-fakultetet

Prinsipper for organisering av stabog støttefunksjoner NOTAT NOVEMBER 2018 NYE KRISTIANSAND KOMMUNE

Beslutningsnotat vedrørende fellestjenester

Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Presentasjon for PK-nettverket v/irene Sandlie

Allmøte: Bemanningsplan og prosess for innplassering

Refusjon av utlegg ikke-ansatt

NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet OHO Arkiv: O-sak 6/11 N O T A T

Økonomiseminar Digitalisering

OMSTILLING AV IT-TJENESTER. Ved UiB

Strategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser

Faglig referansegruppe. 21. september 2016 Cecilie Ohm, Kari Fuglseth, Henrik Tøndel

Bemanningsplan for Utdanningsdirektoratet direktoratet for grunnopplæring, barnehage og IKT

UiO: Økonomi og lønn. PK nettverksmøte 05/

Møte i utredningsgruppa for administrativ organisering

0 NTNU. Notat. Utredning av administrativ organisering. 1 av 5

UNIVERSITETET I STAVANGER HR-avdelingen SHA 48/17 BEMANNINGSPLANER OG STILLINGSBESKRIVELSER

NV har fått en ramme på 75,82 årsverk, av det skal vi ha en innsparing på 3,371 årsverk som gir totalt 72,85 årsverk.

Digitaliseringsstrategi

Program for administrativ forbedring og digitalisering

28.august Nærhetsmodellen LOS brukerundersøkelsen

Digitaliseringsstrategi

Mandat for utredning av den framtidige faglige og administrative organiseringen av NTNU

Adm2020 Omstilling og innplassering i stilling

ADM Lasse Lønnum. Universitetsdirektør

Administrativ organisering nye Steinkjer kommune - prosjektleders beslutning

Fagdag i feriepenger DFØ. Oslo, 16 og 17. april 2015

Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte

BOTT Programmet for Økonomi og HR

LUIs høringssvar til høringen om administrativ organisering av Fellesadministrasjonen

Programmandat. Versjon Program for administrativ forbedring og digitalisering

Kommunerevisjonens time

Program for administrativ forbedring og digitalisering. Vi ruster UiO for fremtiden

Nasjonal. lønnspolitikk

DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR DDV-SAMARBEIDET

fakultetsadministrasjonen ved HF

3-1 Digitaliseringsstrategi

Hvordan kan en god bestillingsløsning sikre styring og kontroll med innkjøp? EHF-konferansen 2017

Implementering av ny organisasjonsmodell for UB Diskusjonsgrunnlag seksjonsmøter februar 2017

Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3. Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap

Konkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess

Allmøte for administrativt ansatte. Mandag 09. mai 2016

Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3. Organisasjon, personal og stab

Digitaliseringsstrategi

Strategisk retning Det nye landskapet

Administrasjon og data

Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering

Vedlegg A: Liste over leveranser fra økonomifunksjonen

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune. Revidert

Hvorfor utvikle økonomifunksjonen? Endring

Digitaliseringsstrategi

UiO: Økonomi og lønn. Prosjektkontrollernettverket 27/

U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Fakultet for kunst, musikk og design

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.

BEMANNINGSPLAN for fakultet/institutt/avdeling/seksjon/gruppe:

Omstilling i Bærum kommune

NTNU S-sak 45/08 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet /ØE/FA/jpn Arkiv: 2008/8963 N O T A T

Brukerstøtte Kontaktflater mot brukerne

Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av

Senter for statlig økonomistyring (SSØ) Nytt navn (14. november): Direktoratet for økonomistyring (DFØ)

Staten tar grep innenfor elektronisk fakturering

Politikk for digitalisering og prosessutvikling

Kompetansesenteret i Nye Drammen

BOTT økonomi og HR. Nettverk for administrative ledere 31. mai 2017

BOTT ved UiB. 1.april 2019, Christies gt. 18

3-1 DIGITALISERINGSSTRATEGI

Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene?

«Digitalisering, effektivisering og #ORG2022» Aulaen 13.desember 2016 Universitetsdirektør Kjell Bernstrøm

Transkript:

AVDELING FOR FELLESTJENESTER ØKONOMI BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Økonomisjef og lederstøtte/stab. Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger Lederstøtte/stab for økonomisjefen. Lederstøtte for økonomisjefen er tenkt å støtte alle ledere på økonomiavdelingen. Lederstøtten skal være rådgivere for lederne i økonomiavdelingen slik at f.eks beslutninger lettere kan effektueres i organisasjonen. Videre skal rådgiverne ha et fokus på utvikling og prosessutvikling. Herunder følgende funksjoner/oppgaver: Prosjektledelse, gjennomføre utviklingstiltak og bistå seksjonene i løpende utviklingsarbeid. o Denne ressursen skal ha spisskompetanse innen prosjektledelse som skal benyttes i hele økonomifunksjonen. Prosessledelse, utvikle prosessforståelsen i organisasjonen. o Denne ressursen skal ha spisskompetanse på prosessutvikling som skal benyttes i hele økonomifunksjonen. Planleggingsramme - dimensjonering etter effektivisering Planleggingsrammen er antall årsverk enheten har pr. 13.1.2016 minus effektiviseringskravet. Ett årsverk er beregnet til å være kr. 650 000,- inklusive sosiale kostnader. Ansvarsområdet/funksjonen ivaretas ut fra bekrivelse over, og rammen er satt til 3 årsverk (snitt kr. 650.000,- (inkl. sosiale kostnader pr. årsverk). Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett Prosjektledelse, gjennomføre utviklingstiltak og bistå seksjonene i løpende utviklingsarbeid. Prosessledelse, utvikle prosessforståelsen og prosessmetodikk i organisasjonen. Intern ressurs for lederne. Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Dette er en endring fra dagens enhet. Se over for beskrivelser av oppgaver som er tenkt til seksjonen. Side 1

Evt justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Forventet effekt: Bidra til bedre gjennomføring av utviklingstiltak / utviklingsprosjekter Effektivisere tidsbruk ved å avlaste ledere i de andre seksjonene Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp. Lederstøtte rendyrkes som lederstøtte, og dagens operative oppgaver overføres til service seksjon økonomi. Evt. behov for ny kompetanse Disse stillingene skal ha spisskompetanse på prosjektledelse og prosessutvikling/organisasjonsutvikling innen økonomi/it/prosess. Bemanningsplan stillingsbeskrivelse Stillingstype Nr. Stilling Still% Rapporterer til Arbeidsoppgaver (eksempler) Kvalifikasjonskrav Stillingskode Ledere 1 Avdelingsleder *) 100 Økonomi- og eiendomsdirekt ør Ledelse og utvikling av avdelingen Jf. Lønnspolitikk, avdelingsdirektør 1060 Avdelingsdirektør normalt lønnsspenn 75-90 Rådgivere 2 Prosjektleder 100 Avdelingsleder Lederstøtte med fokus på prosjektledelse, gjennomføring av utredning og utviklingstiltak, samt bistå seksjonene i løpende utviklings arbeid. Intern ressurs i prosessarbeid og rådgiver for lederne. Jf. Lønnspolitikk, Det kreves erfaring og arbeidsområde, og særlig kompetanse innen prosjektledelse, bruk av digitale løsninger, samt økonomisk forståelse, gode samarbeidsevner., 1113 Prosjektleder Normalt lønnsspenn 60-77 Side 2

Stillingstype Nr. Stilling Still% Rapporterer til Arbeidsoppgaver (eksempler) Kvalifikasjonskrav Stillingskode 3 Organisasjonsutvikler 100 Avdelingsleder Lederstøtte med fokus på organisasjonsutvikling, prosessog metodikkutvikling, samt bistå seksjonene i løpende utviklingsarbeid. Intern ressurs i prosessarbeid og rådgiver for lederne. Jf. Lønnspolitikk, Det kreves erfaring og arbeidsområde, og særlig kompetanse innen prosjektledelse, bruk av digitale løsninger, samt økonomisk forståelse, gode samarbeidsevner. Gruppeledelse er en funksjon som tildeles en av medarbeiderne i gruppen etter at innplassering er foretatt. Skal ikke beskrives her. normalt lønnsspenn 60-77 *) Stillingsbeskrivelse for avdelingsleder fastsatt etter drøfting i SESAM 1.9.2016 Side 3

Seksjon for økonomirådgivning BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Seksjon for økonomirådgivning Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger Seksjon for økonomirådgivning i avdeling for fellestjenester økonomi skal ivareta funksjoner som prosessleder for virksomhetsnære økonomiprosesser samt rådgivning til fakultetene og avdelinger innenfor fagområdet. Enheten skal også gi lederstøtte innenfor økonomiområdet til enheter i fellesadministrasjonen.. Planleggingsramme - dimensjonering etter effektivisering Planleggingsrammen er antall årsverk enheten har pr. 13.1.2016 minus effektiviseringskravet. Ett årsverk er beregnet til å være kr. 650 000,- inklusive sosiale kostnader. Ansvarsområdet/funksjonen ivaretas ut fra bekrivelse over, og rammen er satt til 29,5 årsverk (+ inntil 3 fra Gjøvik/Ålesund) (snitt kr. 650.000,- (inkl. sosiale kostnader pr. årsverk) Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett Støtte i innkjøpsprosesser - Støtte til å gjennomføre anskaffelser med hensyn til kostnader, kvalitet og egnethet og at dette skjer innenfor rammene av lov og forskrift. - Støtte virksomheten til økt bruk av bestillingssystemet og lokal innkjøpsfaglig kompetanse for å sikre effektive arbeidsprosesser og myndighetskontroll. - Videreutvikle samarbeidet i ibott (Innkjøp-BOTT) Rapportere regnskapsopplysninger - Avlegge periode-, tertial- og årsregnskap - Rapportere pliktige regnskapsopplysninger til NTNUs ledelse og offentlige myndigheter - Overvåke regnskapet med tanke på tilstrekkelig kvalitet Side 4

Støtte til fakultetene i økonomistyringen (controlling) - Initiere forbedringer i økonomiprosessene sett i et helhetlig perspektiv - Prosessuell støtte til enhetene i deres arbeidsprosesser innen økonomisk styring - Være en pro-aktiv rådgiver/ støtte til enhetene i økonomiske rapportering til enhetsledelse og toppledelsen i NTNU i økonomiske spørsmål Støtte i økonomiske prosesser for eksternfinansierte prosjekter (NFR, EU, sentre, etc.) - Støtte i søknads- og rapporteringsfase til EU-finansierte prosjekter og andre prosjekter - Samhandle med andre funksjoner og enheter i NTNU i saker og tema knyttet til eksternfinansiert virksomhet - Overvåke prosjektprosessen med tanke på tilstrekkelig kvalitet Felles for alle funksjonsområdene: Videreutvikle økonomiprosessene: - Forbedre og videreutvikle standardiserte prosesser der det er behov - Effektivisere prosessflyten der det gir en gevinst - Støtte brukerne i å bruke prosessene i tråd med forventningene - Definere riktig kvalitetsnivå i tjenestetilbudet Veiledning, rådgivning og opplæring til brukere. Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Se over for beskrivelser av oppgaver som er tenkt til seksjonen. Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Seksjonens ansvarsområde er knyttet til virksomhetsnære økonomitjenester. Sett i lys av de overordnede premissene om en sterkere brukerorientering er det naturlig å øke fakultets- og instituttretta aktiviteter. Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp For å kunne møte krav og forventninger om en helhetlig støtte til fakultetene innen økonomistyring må utviklingstiltak som bidrar til forbedring innen økonomistyring prioriteres høyt. Styrkingen har i hovedsak skjedd videre skjedd med økning i controller-funksjonene. Det legges opp til effektivisering innen innkjøpsarbeidet, og i arbeidet med prosjektstøtte. Side 5

Fordelingen av stillingsressurser på økononomiområdet til instituttene på Gjøvik og Ålesund har ført til et ekstra effektiviseringsbehov, da dette er stillingsressurser som tidligere utførte fellesadministrative oppgaver (konsernoppgaver på nivå 1). Evt. behov for ny kompetanse Controlling er en ny oppgave for avdelingen. Det er derfor behov for å få tilført controller-kompetanse og ressurser for å kunne ivareta denne oppgaven. Bemanningsplan - stillingsbeskrivelse Stillingstype Nr. Stilling Still% Ledere 1 Seksjonsleder *) Rådgivere Rådgiver / controller 2-4 Økonomirådgiver 5-7 Regnskapsrådgiver 8-12 Rådgiver/ Controller **) Rapporterer til 100 Avdelingsleder for fellestjenester økonomi Arbeidsoppgaver Lede seksjonens virksomhet og utvikle seksjonens tjenester og funksjonsområder. 100 Seksjonsleder Utvikle tjenestetilbudet innen seksjonens ansvarsområde 100 Seksjonsleder Rapportere regnskap og støtte for å sikre regnskapskvalitet 100 Seksjonsleder Støtte og utvikling innen økonomistyring innen hele økonomiområdet Kvalifikasjonskrav Stillingskode Jf. Lønnspolitikk, seksjonssjef 1211 Seksjonsleder, normal lønnsspenn lt. 65-80 Jf. lønnspolitikk, Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, god virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner Jf. lønnspolitikk. Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, gode samarbeidsevner god virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner, samt evne til å arbeide selvstendig og strukturert Jf. lønnspolitikk. Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, gode 55-75 55-75 1363 Seniorrkonsulent Side 6

13-21 22-29, 5 Prosjektstøtte 100 Innkjøpsrådgivere 30 Innkjøpsrådgiver ***) 31 Regnskapsråd giver/controller ***) Seksjonsleder Støtte i økonomiske prosesser for prosjekter 100 Seksjonsleder Oppgaver på hele innkjøps arbeidsområde, fokus på anskaffelsesprosesser 100 Seksjonsleder Oppgaver på hele innkjøps arbeidsområde, fokus på anskaffelsesprosesser Kan utføres helt eller delvis med arbeidssted Gjøvik / Ålesund 100 Seksjonsleder Oppgaver knyttet til kvalitetssikring av regnskapet samarbeidsevner god virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner, samt evne til å arbeide selvstendig og strukturert Jf. lønnspolitikk. Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, gode samarbeidsevner virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner, samt evne til å arbeide selvstendig og strukturert Jf. lønnspolitikk. Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, gode samarbeidsevner om erfariog arbeidsområde, god virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner, samt evne til å arbeide selvstendig og strukturert Jf. lønnspolitikk, Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, god virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner, samt evne til å arbeide selvstendig og strukturert Jf. lønnspolitikk, Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, god virksomhets og 55-75 1065 Konsulent, 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent,,, 50-75 1363 Seniorkonsulent, 50-75 1363 Seniorkonsulent, 50-75 1363 Seniorkonsulent, Side 7

Kan utføres helt eller delvis med arbeidssted Gjøvik / Ålesund økonomiforståelse, gode samarbeidsevner, samt evne til å arbeide selvstendig og strukturert 50-75 *) Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder fastsatt etter drøfting i SESAM 8.9.2016 **) En av stillingene har daglig arbeidsledelse av avdelingsleder i Avdeling for campus service ***) Bemanningsplanen inneholder mulige stillinger for både Gjøvik og Ålesund. Ressursrammene er imidlertid uavklart, så disse stillingene må anses som foreløpige. Gruppeledelse er en funksjon som tildeles en av medarbeiderne i gruppen etter at innplassering er foretatt. Skal ikke beskrives her. Side 8

Seksjon for økonomitjenester BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Seksjon for økonomitjenester Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger Seksjon for økonomitjenester har som hovedoppgave transaksjonelle økonomitjenester som ivaretar funksjoner knyttet til bestilling, lønn, inn- og utgående faktura. I seksjonen skal det etableres et felles tjenestesenter som ivaretar variabel lønn og reise for hele NTNU. Planleggingsramme - dimensjonering etter effektivisering Planleggingsrammen er antall årsverk enheten har pr. 13.1.2016 minus effektiviseringskravet. Ett årsverk er beregnet til å være kr. 650 000,- inklusive sosiale kostnader. Ansvarsområdet/funksjonen ivaretas ut fra bekrivelse over, og rammen er satt til 44 årsverk (+ evt 2 fra Gjøvik/Ålesund) (snitt kr. 650.000,- (inkl. sosiale kostnader pr. årsverk) Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett Tjenesteutvikling innen seksjonens ansvarsområde - Utvikle standardiserte, digitaliserte og brukervennlige prosesser for effektiv ressursbruk knyttet til BtB -og lønnsprosessen - Støtte, opplæring og faglig oppdatering for deltagere i prosessen Bestillere - Bestillere for Fellesadministrasjonen - Bistå med veiledning, opplæring og faglig oppdatering i BtB-prosessen Felles Fakturamottak - Behandling og utbetaling av inngående fakturaer og interne bilag - Oppfølging og periodelukking av leverandørreskontro Inntekter og avstemminger. - Behandling av innbetalinger og inntektsføringer - Avstemming og oppfølging av balanseposter Side 9

Felles tjenestesenter for variabel lønn og reise for hele NTNU - Kontroll og attestasjon av variabel lønn, reise og refusjon av utlegg. - Veiledning og opplæring knyttet til variabel lønn, reise og utlegg Ansvar for lønnsutbetaling, innrapportering og avstemming - Fastlønnsoppgaver knyttet til sentral funksjon. - Støtte og opplæring i lønnsspørsmål - Utbetaling av lønn, overføring til regnskap, innrapportering og avstemming. Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Se over for beskrivelser av oppgaver som er tenkt til seksjonen. Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Et felles tjenestesenter for transaksjonelle økonomioppgaver har som ambisjon å gjøre det enklere å skape en lik brukeropplevelse og et felles servicenivå. Standardiserte prosesser på tvers gir økt kvalitet og er en driver til kontinuerlig forbedring. Ved å samle variabel lønn og reise vil det være mulig å realisere ambisjonen gjennom at færre personer jobber mer dedikert med oppgavene og i et faglig fellesskap. En viktig forutsetning for å lykkes er økt fokus på og prioritering av utviklingsoppgaver. Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp For å kunne møte krav og forventninger om moderne, standardiserte og effektive lønns- og BtB-prosesser er det nødvendig å prioritere utviklingsoppgaver. Det blir litt mindre satsing på systemforbedring pga BOTT. Men mer satsing på prosessen og forbedring i rutiner og kontroll rutiner. Det er videre lagt opp til effektivisering innen lønn, BtB og avstemming. Fordelingen av stillingsressurser på økononomiområdet til instituttene på Gjøvik og Ålesund har ført til et ekstra effektiviseringsbehov, da dette er stillingsressurser som tidligere utførte fellesadministrative oppgaver (konsernoppgaver på nivå 1). Behov for ny kompetanse Økt fokus på utviklingsoppgaver krever økt kompetanse innen prosess- og prosjektarbeid. Side 10

Bemanningsplan stillingsbeskrivelse (Systemforvaltning inngår foreløpig ikke i bemanningsplanen, blir beskrevet etter avklaringer med IKT-avd i nær fremtid) Stillingstype Nr. Stilling Still% Rapporterer til Arbeidsoppgaver Kvalifikasjonskrav Stillingskode Ledere 1 Seksjonsleder *) 2-5 Økonomirådgiver 6-11 12-31 32-35 Lønnsmedarbeider Lønnsmedarbeider Økonomimedarbeider 100 Avdelingsleder Lede og utvikle seksjonens tjenester og funksjonsområder 100 Seksjonsleder Utviklingsarbeid innen hele seksjonens ansvarsområde 100 Seksjonsleder Lønnsoppgaver særlig fokus på oppgaver for sentral lønnsfunksjon 100 Seksjonsleder Lønnsoppgaver særlig fokus på variabel lønn og reise 100 Seksjonsleder Innbetaling og avstemming innen avdelingens ansvarsområder Jf. Lønnspolitikk, seksjonssjef Jf. Lønnspolitikken. Det stilles krav om erfaring og arbeidsområde, god virksomhets og økonomiforståelse, gode samarbeidsevner Jf. Lønnspolitikken Det kreves erfaring fra stillingens ansvars- og arbeidsområde. Personlige egenskaper som vektlegges er: serviceinnstilling og samarbeidsevne Jf. Lønnspolitikken. Det kreves erfaring fra stillingens ansvars- og arbeidsområde. Personlige egenskaper som vektlegges er: serviceinnstilling og samarbeidsevne Jf. Lønnspolitikken. Det kreves erfaring fra stillingens ansvars- og arbeidsområde. Personlige 1211 Seksjonssjef 1434, Rådgiver 50-75 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent 48-70 1065 Konsulent 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent 48-70 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent 48-70 Side 11

Stillingstype Nr. Stilling Still% Rapporterer til Arbeidsoppgaver Kvalifikasjonskrav Stillingskode 36-39 40-44 45-46 egenskaper som vektlegges er: serviceinnstilling og samarbeidsevne og samarbeidsevner Bestillere 100 Seksjonsleder Bestillerrolle Jf. Lønnspolitikken. Det kreves erfaring fra stillingens ansvars- og arbeidsområde. Personlige egenskaper som vektlegges er: serviceinnstilling og samarbeidsevne Økonomimedarbeidere Regnskapsmed arbeidere **) 100 Seksjonsleder Regnskapsoppgaver, særlig fokus på inngående fakturabehandling 100 Seksjonsleder Regnskapssoppgaver med fokus på kvalitetssikring av regnskapet Kan utføres helt eller delvis med arbeidssted Gjøvik / Ålesund Jf. Lønnspolitikken. Det kreves erfaring fra stillingens ansvars- og arbeidsområde. Personlige egenskaper som vektlegges er: serviceinnstilling og samarbeidsevne Jf. Lønnspolitikken. Det kreves erfaring fra stillingens ansvars- og arbeidsområde. Personlige egenskaper som vektlegges er: serviceinnstilling og samarbeidsevne 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent 48-70 1065 Konsulent 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent 48-70 1065 Konsulent 1408 Førstekonsulent 1363 Seniorkonsulent 48-70 *) Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder fastsatt etter drøfting i SESAM 8.9.2016 **) Bemanningsplanen inneholder mulige stillinger for både Gjøvik og Ålesund. Ressursrammene er imidlertid uavklart, så disse stillingene må anses som foreløpige. Gruppeledelse er en funksjon som tildeles en av medarbeiderne i gruppen etter at innplassering er foretatt. Skal ikke beskrives her. Side 12

Servicesenter for Økonomi BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Servicesenter for økonomi Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger Servicesenter for økonomi skal ivareta funksjonen som knutepunkt i kommunikasjon mellom felles økonomifunksjon og øvrige deler av NTNU. Dette vil si oppgaver som håndtering av brukerhenvendelser, formidling av informasjon og forvaltning av digitale kommunikasjonskanaler, samt dialog med brukere i hele organisasjonen. Herunder følgende funksjoner/oppgaver: Servicesenter for mottak og håndtering av alle henvendelser innen økonomiområdet Analyse, rapportering og oppfølging av bruker/kundekommunikasjon Utvikle tilbud om opplæring og kompetanseutvikling innen økonomiområdet Intern ressurs innen bruk og utnyttelse av digitale kommunikasjonskanaler Planleggingsramme - dimensjonering etter effektivisering Planleggingsrammen er antall årsverk enheten har pr. 13.1.2016 minus effektiviseringskravet. Ett årsverk er beregnet til å være kr. 650 000,- inklusive sosiale kostnader. Ansvarsområdet/funksjonen ivaretas ut fra bekrivelse over, og rammen er satt til 7 årsverk (+inntil 1 årsverk fra Gjøvik/Ålesund) (snitt kr. 650.000,- (inkl. sosiale kostnader pr. årsverk). Oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett Servicesenter for mottak og håndtering av alle henvendelser innen økonomiområdet Søke å løse saker gjennom direkte brukerstøtte og veiledninger Samarbeide med andre servicesentre på NTNU (f.eks. drift, IT) Utføre tilgangsstyring og vedlikehold av masterdata til fagsystemene Analyse, rapportering, og oppfølging av bruker/kundekommunikasjon Initiere utviklingstiltak basert på analyser av brukerhenvendelsene Utvikle servicestrategi inkl. tjenestenivåbeskrivelser Opplæring og kompetanseutvikling innen økonomiområdet Drift og utvikling av «Økonomiskolen» Side 13

Intern ressurs knyttet til utnyttelse av digitale kommunikasjonskanaler Pådriver og ressurs for enhetlig kommunikasjonsstrategi for økonomiområdet (f.eks. valg av kommunikasjonskanaler til ulike brukergrupper) Utvikling av effektive digitale selvbetjeningsløsninger Bidra med kommunikasjon overfor brukergrupper ved viktige hendelser Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Dette er en nyopprettet enhet. Se over for beskrivelser av oppgaver som er tenkt til seksjonen. Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Forventet effekt: Skal gi bedre brukerstøtte til hele organisasjonen innen økonomiområdet, gjennom korte svartider og direkte veiledning ved henvendelser, samt standardisering og utvikling av selvbetjeningsløsninger og digitalisering Effektivisere total tidsbruk ved å avlaste saksbehandlere i de andre seksjonene Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp Dette er en nyopprettet enhet. Se over for beskrivelser av oppgaver som er tenkt til seksjonen. Evt. behov for ny kompetanse Serviceseksjonen er ny og vi ser det som nødvendig å tilføre seksjonen erfaring og kompetanse innen utvikling og bruk av digitale kommunikasjonsløsninger. En slik ressurs kan tenkes delt med Servicesenter for eiendom. Bemanningsplan - stillingsbeskrivelse Stillingstype Nr. Stilling Stil l% Rapporterer til Arbeidsoppgaver (eksempler) Ledere 1 Seksjonsleder *) 100 Økonomisjef Ledelse og utvikling av seksjonen Kvalifikasjonskrav Stillingskode Jf. Lønnspolitikk, seksjonssjef 1211 Seksjonsleder, normal lønnsspenn lt. 65-80 Side 14

Stillingstype Saksbehandlere/ Rådgiver/ mv Nr. Stilling Stil l% Rapporterer til Arbeidsoppgaver (eksempler) 2-5 Servicerådgiver 100 Seksjonsleder Service og brukerstøtte innen hele økonomiområdet. Kvalifikasjonskrav Jf. Lønnspolitikk, Førstekonsulent/ seniorkonsulent/ rådgiver Det stilles krav om erfaring og kompetanse innen stillingens arbeidsområde, eller annen relevant erfaring. Det stilles også krav om gode samarbeidsevner, serviceinnstilling Stillingskode 1408 Førstekonsulent, 1363 Seniorkonsulent, 50-75 6-7 Økonomirådgiver 100 Seksjonsleder Service, analyse og tjenesteutvikling innen avdelingens fagområde. 8 Regnskapsrådgiver **) 100 Seksjonsleder Service, analyse og tjenesteutvikling innen avdelingens fagområde, med fokus på regnskapsrådgivning. Kan utføres helt eller delvis med arbeidssted Gjøvik / Ålesund Jf. Lønnspolitikk, Seniorkonsulent / rådgiver/ seniorrådgiver Det stilles krav om erfaring og kompetanse innen stillingens arbeidsområde, eller annen relevant erfaring. Det stilles også krav om gode samarbeidsevner, serviceinnstilling, samt god kompetanse/erfaring med bruk av digitale løsninger Jf. Lønnspolitikk, Seniorkonsulent / rådgiver/ seniorrådgiver Det stilles krav om erfaring og kompetanse innen stillingens arbeidsområde, eller annen relevant erfaring. Det stilles også krav om gode samarbeidsevner, serviceinnstilling. 1408 Førstekonsulent, 1363 Seniorkonsulent, 50-75 1408 Førstekonsulent, 1363 Seniorkonsulent, 50-75 *) Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder fastsatt etter drøfting i SESAM 8.9.2016 **) Bemanningsplanen inneholder mulige stillinger for både Gjøvik og Ålesund. Ressursrammene er imidlertid uavklart, så disse stillingene må anses som foreløpige Gruppeledelse er en funksjon som tildeles en av medarbeiderne i gruppen etter at innplassering er foretatt. Skal ikke beskrives her. Side 15

Side 16