BRUKERMANUAL Intro: ID Guestlist Security Complete er et komplett salgs-, adgangs- og registreringsverktøy rettet mot det eventive segment. Med IDG vil du har full kontroll på dine gjester, samt forebygge svinn og oppnå en større kontantstrøm for hvert arrangement du gjennomfører. Start opp systemet - Logg inn som admin (****) HOVEDVINDU: Du er nå innlogget som administrator og har full tilgang til alle funksjoner i systemet. Vi skal nå kikke nærmere på SALG som fungerer som et eventivt kasseapperat... GÅ TIL SALG.. SALG: - Her har vi valgt og legge til inntil 8 unike salgsknapper tilpasset et spesifikt arrangement... Du velger selv i admin (mer om admin i pkt. XX ) hvilke varer og tjenester du ønsker på hver knapp i salgsvindu. Eksempel: SALGSKNAPP 1 : INNGANG med utskrift av personaliserte billettarmbånd Båndene kan skrives ut med text,logo,tid/dato, garderobenr,pris, og nivåbetegnelser og strekkode SALGSKNAPP 2-6 : MAT/DRIKKE utskrifter av personaliserte verdibonger Bongene kan skrives ut med text,logo,vare ikon, tid/dato, pris, bongnr og strekkode SALGSKNAPP 7: GARDEROBE lapper med løpende nummerserie (2-sett) Garderobelappene kan skrives ut med text,logo,vare ikon, tid/dato, pris, bongnr SALGSKNAPP 8: INNGANG/BARN med utskift av personaliserte billettarmbånd Båndene kan skrives ut med text,logo,tid/dato, garderobenr,pris, og nivåbetegnelser og strekkode Mer informasjon om funksjoner i SALG: - I skjermbilde kan du velge extra kvittering for hvert varesalg om ønskelig - I skjermbilde kan du velge antall utskrifter pr vare. ( eks. 5 inngangsbånd = Tast 5, Tast knapp 1 og fullfør salg.) - Systemet regner automatisk ut total summen som vises i skjermbilde. - Siste salgsregistrering vises ALLTID i skjermbilde - Alle salg registreres automatisk i systemet for korrekt salgsoppgjør. Vi fortsetter i SALGSMODULEN Her finnes også funskjon til en snarvei som er merket elektronisk gjesteliste Denne benyttes i covercharge ved gjester som står oppført på deres egen gjesteliste (fri entrè kunder) KLIKK SÅ... elektronisk gjesteliste 1
ELEKTRONISK GJESTELISTE Her legges gjester til på listen fortløpende eller i perioder før et arrangement. NAVN: Her legges kundens navn eller firma. FRA-TIL DATO: Her oppføres varighet på kunden tilgang på gjesteliste. ( F.eks 01.01 02.01. ) SERVICENIVÅ: Her kan du valgfritt legge inn bemerkning på kunden (F.eks under 18 år ) ADGANGSNIVÅ: Her kan du kategorisere dine gjester (F.eks MEDLEM,VIP,ANSATT etc..) DIVERSE: Her legges inn annen relevant info (F.eks SONE 1, SONE 2, FULL TILGANG etc) PRINT BÅND: Her printes bånd ut med gjestens navn og tilgang fortløpende ANKOMST [ V ] : I gjestelisten registreres (V) kunden automatisk etter og ha fått sitt armbånd * Litt om search felt nederst i gjestelisten. Dette feltet gir deg mulighet til og søke opp gjester på listen ved mange på listen ved f.eks og skrive inn noen bokstaver i personens navn...en markør viser da vedkommende i listen (F.eks skriv PE... alle som står oppført med PE markeres da slik i gjestelisten PRO SEC A/S PER HANSEN Skriv så ut bånd fra gjestelisten... Forsøk du å skrive ut samme bånd 2 ganger... får du følgende melding: have been printed out before!, do you want to print again? Slik informerer systemet deg om at denne personen alt har fått et armbånd, og er ankommet! tips: Be om ID GÅ NÅ UT AV GJESTELISTEN OG TILBAKE TIL HOVEDVINDU.. GÅ TIL REGISTRER INN/UT.. REGISTRER INN/UT: - KLIKK REG.INN/UT - KLIKK TELLER Denne viser totalt antall gjester inne, gjester gått ut, og eksisterende gjester inne på ditt event kontenuelig under din åpningstid så lenge gjestene registreres ved ankomst - KLIKK HOVEDINNGANG - SETT MARKØREN PÅ INN Før scanneren over strekkoden på båndet, og trykk. costumer OK vises i 1 sekund på skjermen og gjesten er nå registrert inne på ditt event. - SETT MARKØREN PÅ UT Før scanneren over strekkoden på båndet, og trykk. costumer OK vises i 1 sekund på skjermen og gjesten er nå enkelt registrert ut av ditt event. 2
GÅ TIL HOVEDVINDU... ELEKTRONISK GJESTELISTE Dette er samme gjesteliste som er fremvist via SALG. AVSLUTT PROGRAMMET Dette avslutter og lukker ID Guestlist programmet. Ovenstående funksjoner er er hva som vises og kan betjenes for en vanlig bruker av systemet. ******************************************************************************************************************* SOM ADMINISTRATOR VISES I TILLEGG FØLGENDE VALG I HOVEDVINDU : KLIKK SÅ... RAPPORTER OG VEDLIKEHOLD: - DAGENS GJESTELISTE Denne siden viser deg gjeldene gjesteliste med alle besøkende/ikke ankommede gjester i PDF format for lagring eller utskrift. - DAGENS INNGANGSLOGG Denne siden viser deg gjeldene inngangslogg i PDF format for lagring eller utskrift. Viser aktiveter på annkomst, inn- og utpasseringer på hver gjest ned i minste detalj som er registrert på vedkommende. VIS ELDRE GJESTELISTER Opphenter gjestelister på ønskede datoer. VIS ELDRE INNGANGSLOGG Opphenter inngangslogg på ønskede datoer. OPPSETT AV ID GUESTLIST Her administrere du som administrator enkelt ALLE funksjoner i ID Guestlist før et arrangement. Se mer i punkt OPPSETT AV ID GUESTLIST nedenunder for hver enkelt funksjon i oppsettet. -SALGSOPPGJØR Omsettningsrapport skrives ut, og SALG modulen nulles. GÅ TIL... OPPSETT OG VEDLIKEHOLD - ENDRE ADGANGSNIVÅ 3
VIP, GJEST, MEDLEM. FAKTURAKUNDE, men du står fritt til og legge inn egne tekster tilpasset ditt event og kundegrupper. - ENDRE SERVICENIVÅ under 18år, over 20 år, alle rettigheter, med tanke på alkoholservering men du står fritt til og legge inn egne tekster tilpasset ditt event og kundegrupper. - ENDRE DIVERSE sone 1, sone 2, sone 3, full tilgang med tanke på hvor hver gjest skal kunne bevege seg på et event med flere soner. - CHANGE VALUTA Her har du selv muligheten til og legge inn den valuta som passer ditt event. I dette tilfelle har vi valgt Norsk valuta ( kroner ) - CHANGE VAT Legg inn egendefierte MVA % (prosent) i henhold til varen du selger. Vi har i dette tilfelle valgt 25% - NULLSTILL TELLER Passeringstelleren i vindu REGISTRER INN/UT nulles på lik linje som salgsoppgjør gjennomføres. - WARDROBENUMBER ON WRISTBAND Dersom du ønsker idenstisk jakkelapp nummer også påført gjesten armbånd, må denne knappen avhukes. Uansett tilstand på gjesten, vil du alltid kunne finne vedkommendes jakke i garderoben når gjesten forlater ditt arrangement. - WARDROBE RESET Ved og benytte denne funksjonen, nullstilles garderobeløsningen, og jakkenummer starter igjen på 001 BACKUP DATABASE Tar backup av systemet. - MAIN DATA Tar deg tilbake til forsiden av oppsett og vedlikehold. - SALE SETUP Dette er grensesnittet du legger inn ønskede salgsvarer og tjenester som vises i vindu SALG. Inntil 8 salgsknapper kan legges inn og du skiver enkelt inn følgende pr. varegruppe: Varebetegnelse pris valg av skriver kvitteringsmulighet bong eller armbånd logo eller ikon Eksempel INNGANG 200kr bband skriver 1 JA (v) BILLETTBÅND (v) BB LOGO Innen få sekunder har du lagt til et helt nytt varesortiment, og kan begynne salget. Ingen behov for lagring. Last opp logo for hver varegruppe enkelt: Klikk binders add logo, trykk OK. Ønsket logo eller ikon er lastet opp på ønsket vare. - USER SETUP Her legger du til eller fjerner brukere av systemet. Opprett brukernavn og passord på hver enkelt bruker, det vil kun 4
være du som admin som har tilgang til endringer eller tilføringer i systemet. Full kontroll fra start til slutt! - LOGO SETUP Under logo setup kan du som administrator legge inn en standardlogo for utskrifter av armbånd og en standardlogo for utskrifter av verdibonger. Klikk last opp, legg til og din logo vises som standardlogo på ønsket utskrift - PRINTER SETUP På printer setup ligger alltid våre to skrivere som standard bongskriver (bbkvitt) og billettbånd skriver (bband1) Systemet tillater i tillegg intil 3 skrivere til på ett og samme system. Dette gir deg muligheten til f.eks og ha 4 forskjelligere billettbånd skrivere på ett og samme system. Eksempelvis kan barn få en farge på båndene, mens voksne har en annen farge for og skille både adgangstillatelse og serveringstillatelse. - IMPORT DATA Import data tillater tilsendte excel filer. Eksempelvis under et lukket arrangement, kan du selv be kunden sende et excel skjema på mail, med navn og informasjon på alle ventede gjester, ved enkle grep foreligger tilsendt excelskjema i ID Guestlist gjeslistemodul slik at du slipper og føre opp navn og info på hver enkelt person som ventes til arrangementet. Online fjernhjelp support: Velg mellom support via mail, eller online LIVE fjernhjelp. Uansett problemer kan vår support hjelpe deg uansett hvor i verden du befinner deg. Et enkelt klikk, eller mail og vi kan fjernstyre ditt system, samtidig som du ser hvordan det gjøres. Genialt enkelt! 5