Dato: 07.01.08 Fullmaktssak 04/08 Valg av leverandører - rammeavtale tak- og blikkenslagerarbeider Finans, konkurranse og omstilling/bergen Kommunale Bygg AMNE BBE-1701 200718012-5 Hva saken gjelder: Saken gjelder valg av leverandører for levering av tak- og blikkenslagerarbeid til Bergen kommune. Konkurransen har vært utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i DOFFIN. VEDTAKSKOMPETANSE Det vises til byrådssak 1600/06 "omorganisering av BBE. Herunder delegasjon av fullmakter", og til brev fra kommunaldirektør for Finans, kultur og næring datert 03.01.07 med videredelegasjon av fullmakter til direktør i BKB. Fullmaktsvedtak: Med medhold i fullmakt sitert over, har direktøren for BKB vedtatt følgende: Det inngås avtale med følgende leverandører for perioden 22.januar 2008 til 31. desember 2009 med opsjon for Bergen kommune på forlengelse 1+1 år. Dette under forutsetning av at det oppnås enighet om endelig kontrakt. Fana Blikk AS Carlsen på Taket AS Julius M. Andersens Eft. AS Einar Fosse Vedtaket forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra annen tilbyder i karenstiden. Bergen, dato Dagfinn Øvrebotten Direktør, BKB Per Fredrik Gjesdahl Driftssjef, BKB Side 1 av 5
INNSTILLING FRA SAKSBEHANDLER INNLEDNING Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen blir administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling v/bergen kommunale bygg. Behov og omfang Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for tak- og blikkenslagerarbeider. Rammeavtalen omfatter alle typer arbeider, herunder bl.a. tettinger og nylegging av tak. Forebyggende arbeid som rens av takrenner/nedløp og takflater vil også utgjøre en del av oppdraget. Arbeidskostnad utgjør hovedvekten av anskaffelsesverdien. CPV- kode for hovedytelsen er 45261000, og dette defineres derfor som en bygg- og anleggsanskaffelse. Årlig omfang av avtalen var på forhånd estimert til om lag 2 millioner NOK. Varigheten ble satt til 2 år med opsjon for forlengelse årlig i ytterligere to år (1+1), altså potensielt fire år totalt. Total kontraktsverdi inklusiv opsjoner beløper seg dermed til 8 mill. NOK. Det oppgitte omfang er estimater basert på opplysninger fra statistikker fra arbeidslogg og regnskap. Det er videre tatt forbehold om endring i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Det ble angitt som ønskelig å inngå rammeavtale med tre til fem leverandører. Konkurranseform og utlysning Ettersom den totale verdien av kontrakten er mellom 500 000 og EØS-terskelverdi på 43,5 millioner for bygg- og anleggskontrakter, dekkes anskaffelsen av FoA del I og II. Konkurransen ble utlyst som åpen anbudskonkurranse gjennom nasjonal kunngjøring i Doffin 14. november 2007 (BKB 20071010). Ved fristens utløp 14. desember 2007 kl. 14:00, forelå det fem tilbud fra leverandører, se vedlagte åpningsprotokoll (Vedlegg 2) Følgende leverandører leverte tilbud: 1. Takarbeid AS 2. Vågenes AS 3. Fana Blikk AS 4. J.M. Andersenes eft. AS Einar Fosse 5. Carlsen på Taket AS Kvalifisering Kvalifikasjonskrav ble kontrollert 19. desember hos BKB. To bedrifter (Takarbeid AS og Carlsen på Taket AS) manglet noen offentlige tilgjengelige dokumenter, men fikk en kort frist til ettersending, jfr FoA 12-3 "Tilleggsfrist for ettersending av dokumenter". Ved denne fristens utløp ble alle leverandørene godkjent, se Tabell 1 under. Side 2 av 5
Lovpålagte Andre A Skatteattest skatt D Firmaattest B Skatteattest mva E Regnskap C HMS F Bemanningsoversikt G Mesterbrev H Godkjent lærebedrift I Sentral godkjenning/tilsvarende Nr Navn A B C D E F G H I Godkjent? 1 Takarbeid AS OK OK OK OK OK OK- OK OK- OK Ja 2 Vågenes AS OK OK OK OK OK OK OK- OK OK Ja 3 Fana Blikk AS OK OK OK OK OK Ok OK OK OK Ja 4 Einar Fosse OK OK OK OK OK OK OK OK OK Ja 5 Carlsen på taket OK OK OK OK OK OK OK OK OK Ja Tabell 1: Vurdering av kvalifikasjonskrav VURDERING AV TILBUD Som hovedtildelingskriterium for valg av leverandør har oppdragsgiver valgt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver. Tildelingskriteriene ble angitt med vekter på hovedkriteriene med utslag i konkurransegrunnlaget, se tabell 2. Tildelingskriterier Vekting med utslag +/-10 % Pris 45 % Kvalitet 20 % Servicegrad 20 % Miljø 15 % SUM 100 % Tabell 2: Vekting i konkurransegrunnlaget Vektene ble endelig satt slik det fremgår av tabell 3 under. Vektene ble justert noe innenfor det angitte utslaget. Hver prosent blir omregnet til et poeng, slik at leverandørene kan få maks 100 poeng. Maks Dokumentasjon p. PRIS 50 1 Enhetspriser Prisskjema 24 Riving under 20 kv 4 Riving over 20 kv 4 Plater, papp og stein under 20 kv 4 Plater, papp og stein mer 20 kv 4 Nedløp og beslag 4 Side 3 av 5
Takvinduer 4 2 Leie av utstyr 5 Stillas 2 Lift 2 Container 1 3 Timepriser 15 Ordinær 8 Utenfor ord. arbeidstid 6 Kjøring 1 4 Materiell/innleide tjenester 6 KVALITET 20 Erfaring Referanseliste 10 Kvalitetsstyring IK eller lignende 10 SERVICEGRAD 15 Responstid Beskrivelse av 7,5 Tilgjengelighet rutiner 7,5 MILJØ 15 Miljøstyring Sertifikat/beskrivelse 15 SUM 100 Tabell 3: Tildelingskriterier med vekting Tilbudenes enhetspriser/påslagsprosenter samt kvalitetsindikatorer er listet i tabell 4, som finnes i vedlegg 3. Besvarelse av hvert underkriterium er gitt vekt i form av en poengsats. Beste tilbud er tildelt maksimal poengsum. Øvrige tilbuds poeng er vurdert ut fra differanse til beste tilbud etter beste skjønn. Dersom leverandør ikke har besvart eller levert dokumentasjon på underkriterium har dette medført tildeling av null poeng. Poeng er summert for hvert underkriterium pr leverandør og leverandør med flest poeng totalt ansees å ha inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. KONKLUSJON Etter en samlet vurdering (tabell 4, vedlegg 3) kan tilbudene rangeres etter mest fordelaktig slik: 1. J.M. Andersenes eft. AS Einar Fosse (72 p.) 2. Fana Blikk AS (69 p.) 3. Carlsen på Taket AS (60 p.) 4. Vågenes AS (43 p.) 5. Takarbeid AS (39 p.) Det ble angitt at det var ønskelig med 3-5 leverandører. 3 ble i utgangspunktet vurdert som passende. Spranget mellom bedriftene rangert som nr. 3 og nr. 4 fremstår som så stort at det er naturlig å velge 3 firma. Med utgangspunkt i dette anbefales det derfor å inngå kontrakter med J.M. Andersenes eft. AS Einar Fosse, Fana Blikk AS og Carlsen på Taket AS (60 p.). Side 4 av 5
Bergen, 8. januar 2008 Anne Marie A. Nes Spesialkonsulent Håkon Karlsen Vedlikeholdsingeniør VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Konkurransegrunnlag Åpningsprotokoll Tabell 3: Tilbudsvurdering Side 5 av 5