6 - Vitnemålsadministrasjon Vitnemål i M-STAS Med vitnemål i M-STAS menes det dokumentet som utstedes når et studieprogram er fullført dette er en definisjon som er videre enn KUF sin definisjon. Således vil et Vitnemål i M-STAS kunne omfatte både Karakterutskrifter og Vitnemål i KUF sin definisjon. Med Karakterutskrift i M-STAS menes et ad-hoc dokument som utstedes underveis i studentens studier. Vitnemålsprosessen - oversikt 1. Etabler en studieplan (standard/individuell) som ved hjelp av studieplanblokker og emner i disse, beskriver innholdet i et studieprogram. 2. Etabler en vitnemålsdefinisjon med tilhørende Word-mal med fast tekst og flettefelt. 3. Kjør en studieplansjekk. Hvis studenten er godkjent, så overføres det data til hjelpetabellen 4. student-vitnemål-detaljer Det hentes data fra denne tabellen til 5. Vitnemålsproduksjon, hvor de aktuelle studenters vitnemålsdetaljer flettes inn i Word-malen som er knyttet til en Vitnemålsdefinisjon. Det ferdigflettede dokument utgjør vitnemålet. 6. Vitnemålet lagres i M-STAS med loggføring, og mulighet for repetert utskrift ved en senere anledning Vitnemål oversikt over grunnlagsdata Vitnemålet er kronen på verket. Følgende grunnlagsdata må være av god kvalitet. Arbeidet med å registrere data er beskrevet forekjellige steder i denne manualen. Studieprogram Det sett av aktiviteter som studenten tas opp til. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 93
Studieplan Beskriver i detalj de aktiviteter som studenten må bestå for å fullføre et studieprogram. Studieplan er enten: Standard (Kull + Studieprogram) Individuell (Student + Studieprogram) Blokker Beskrivelse av hvilke grupperinger av emner som skal inngå i studieplanen; obligatoriske, valgfrie med videre. Til en blokk knyttes og de aktuelle emner. Fagtype Felles merkelapp på emnene i en blokk; obligatorisk, praksis, valgfag og så videre. Alternative emner Emner som kan erstatte et emne i en studieplan blokk Vekttallsreduksjon Emner som delvis overlapper hverandre, og som gir reduksjon i studentens antall vekttall. Studieplansjekk Kontrollrutine, der programmet gjennomgår studentens status i forhold til de krav studieplanen stiller til fullført studieprogram. All sensur bør være registrert og godkjent før du kjører kollektiv studieplansjekk Testing av en students vitnemåls - status foregår i to trinn. 1. Studenten kobles til riktig studieplan, enten; Kollektivt: Verktøy + kollektiv setting av felter Enkeltvis: student + studieprogram. 2. Selve studieplan sjekken Kollektivt: Fra studieprogram. Enkeltvis: Fra student. Hovedemne Den aktivitet du vil ha skrevet ut på et vitnemål. Et hovedemne kan bestå av flere emner. Evaluering knyttes til det enkelte emne. Emne Minste enhet for å ta vare på evaluering. Evaluering knyttes enten til aktivitetene emneavvikling eller til eksamensavvikling. Evaluering Sensur for aktuelle eksamensavviklinger og emneavviklinger må være registrert og godkjent før studieplansjekk. Student/karakter/emne/studieprogram Alle emner for en student må være koblet til rett studieprogram. I studieplansjekken er det kontroll på dette. Manglende eller feil kobling her er ofte en vanlig årsak til at en student ikke går gjennom studieplansjekken. 94 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Bruk oppslagtavle, skillearket "Karakterer" eller student og velg "Se på karakterer" for å sjekke koblingene. Dersom du må gjøre endringer eller opprette nye rader, gjøres dette under "Endelige karakterer/innpasninger Prosjektoppgave må knyttes til et hovedemne av type Prosjekt, dersom en ønsker oppgavetittel skrevet ut på et vitnemål Prosjektoppgaver Merk at hvis spørring for prosjektoppgaver er knyttet opp til den aktuelle blokk, så MÅ de emnene som knyttes til blokken virkelig være en prosjektoppgave. I dette ligger det at det MÅ være registrert minst en tittel, og studentene må være koblet til denne tittelen. Tittelen behøves ikke skrives ut i malen. 1. Det må registreres en emneavvikling i emnet. Studentene knyttes til emneavviklingen. 2. Prosjektoppgaven registreres en gang og en eller flere studenter knyttes til. Karaktersammenslåing Karaktersgammenslåinger må være gjennomført før en kan starte vitnemålsproduksjonen. Student vitnemål detaljer Sjekk at vitnemålsdetaljer er korrekt for den enkelte student. Hent fram den aktuelle studenten og velg skillearket Vitnemålsdetaljer. Tabellen i skjermbildet viser detaljer for oppbygging av studentens vitnemål. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 95
Studieplan/ vitnemål En studieplan er et sett av definisjoner som beskriver hvilke (hoved)emner som er obligatoriske og hvilke (hoved)emner som er valgfrie. Planen inneholder også en overskikt over når det skal undervises i de enkelte (hoved)emner og når det skal avlegges eksamen. Alle studenter kan kobles til en studieplan, enten en standard studieplan via det studieprogram studenten følger eller til en individuell studieplan spesialsydd for den enkelte student. Via studieplankoblingen kjenner således M-STAS til hvilken undervisning en gitt student skal ha og til hvilken tid denne undervisningen skal gis, og hvilke eksamener en student skal ta og når disse eksamenene skal avlegges. Definere studieplan Normalt opprettes en ny studieplan hver gang en starter undervisning for et nytt kull studenter, benytt kopieringsfunksjonen. Merk deg at hver studieplan alltid knyttes opp mot et studieprogram. Dette har betydning for studieplansjekken. Det kan være aktuelt å opprette flere standard studieplaner for samme kull/studieprogram, hvis det er flere varianter, spesialiseringer eller lignende. For studenter som avviker fra standard studieplan, kan det opprettes individuelle studieplaner. Kopier da fra den planen som ligger nærmest og gjør de nødvendige endringer i blokker og emner. For å opprette en ny studieplan (eventuelt kopiere en eksisterende), velger du skillearket Studieadministrasjon. Velg deretter Studieprogram i utforskeren og hente fram aktuelt studieprogram. Åpne aktuelt studieprogram, gå deretter ned på Studieplaner og opprett ny forekomst (Ctrl +N). Figur 1: Til vanlig oppretter du en ny studieplan ved å kopiere fra en tidligere studieplan. Deretter må du gjøre de nødvendige endringer i blokker, emner og alternative emner. En studieplan består av et visst antall blokker. For hver blokk kan du sette bestemte krav som må oppfylles i studieplansjekken. Vitnemålsproduksjonen er helt avhengig av disse blokkene. En slik blokk tilsvarer et "avsnitt" på vitnemålet, og må knyttes til en "spørring" eller blokktype, som brukes ved vitnemålsproduksjonen. En studieplanblokk inneholder detaljer om hvilke emner som inngår i blokken og informasjon om når det skal undervises i et emne og når eksamen skal avlegges. Studieplanblokken inneholder også antall vekttall som blokken totalt består av. Hvis blokken beskriver valgfag kan summen av antall vettall som er definert for hvert hovedemne i blokken overskride det antall vekttall som er definert for blokken. M-STAS vil i så fall kontrollere at en student som følger en gitt studieplan har tilstrekkelig antall vekttall av de definerte valgfag til å nå det antall vekttall som er definert for blokken. En studieplanblokk må vær knyttet til en spørring/blokktype, og kan være tilknyttet en fagtype. Et vitnemål kan ha flere avsnitt/blokker av samme fagtype, men kun ett avsnitt/blokk av samme blokktype. Typiske studieplan-blokker vil være; Obligatoriske fag Valgfag Innpasninsfag Praksis Overskytende fag 96 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
For hver blokk definerer du de emner som er ønskelige. Det kan også settes krav til hvor mange vekttall som må være bestått innen hver blokk. For en studieplan kan det defineres alternative emner. Det betyr at det for ett emne, kan defineres et aller flere sett av alternativer, som er likeverdige i vitnemålssammenheng. Figur 2: Denne studieplanen inneholder de vanligste blokkene. Her er det satt krav til minimum sum vekttall i blokken og at alle emner i blokken må være bestått. For å legge til eller fjerne emner i blokken, velger du skillearket emner, se Figur 3. Figur 3: Mulighet for å legge til eller fjerne emner i en valgt blokk. Merk deg også muligheten for å flytte blokker etter at de er definert, og mulighet for å flytte emnene etter at de er definert. Se Figur 4. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 97
Figur 4: Merk deg muligheten for å endre blokk-rekkefølge. Individuell studieplan Du kan også opprette en individuell studieplan. Altså en studieplan for en enkelt student. Dette er aktuelt hvis studenten har fått godkjent et større avvik fra standard studieplan. Framgangsmåten er lik den for standard studieplan, men skjermbildet nås her fra skillearket Student. Husk da å kontrollere kravene til antall vekttall og om alle emnene skal være bestått. Koble studenter til studieplan Dette foregår enten kollektivt (Fra Verktøy-menyen velger du Kollektiv setting av felter, deretter Setting av felter i studieprogram-medlemskap se Figur 5.) eller enkeltvis (Velg skillearket Student, åpne den aktuelle studenten og velg Studieprogram). Figur 5: Kollektiv kobling av studenter til studieplan. Gjennomføre studieplansjekk Dette foregår enten kollektivt (Velg skillearket Studieadministrasjon i utforskeren velger du Studieprogram, åpne aktuelt studieprogram og velg skillearket Studieplan-sjekk) eller enkeltvis (Velg skillearket Student i utforskeren velger du Studenter, åpne aktuell student og velg skillearket Studieplan-sjekk). Her er det to fallgruver; 98 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
a. Studenten står med "blank" eller "grå hake" i feltet studiekompetanse for det aktuelle studieprogram, da blir vedkommende ikke kontrollert i det hele tatt! b. Studenten har fått godkjent samme studieplan tidligere, men skal nå sjekkes igjen (ny karakter eller lignende), men haken er svart i feltet Sjekk kun studenter som ikke har godkjent status på vitnemålet, da vil heller ikke vedkommende bli kontrollert i det hele tatt. Studentens studieplan-status har følgende verdier I K U T G Ikke klar for produksjon (studenten har ikke passert testen og har mangler) Klar for produksjon (studenten har passert testen og er klar for fletting) Under produksjon (M-STAS oppfatter at fletteprosessen ikke har gått igjennom, dette kan være reelt eller ikke) Til godkjenning (fletteprosessen har gått igjennom, men studenten er ikke satt til Godkjent, denne opptrer nesten ikke i praktisk bruk) Godkjent (fletteprosessen har gått igjennom og studenten er satt til Godkjent) Vi gjør oppmerksom på at du nå har muligheten til å manipulere med verdien på studentens studieplan-status manuelt. Dette kan blant annet benyttes til å sette studenten til K, selv om M-STAS av en eller annen grunn mener at studentens status skal være I, men saksbehandleren vet at studenten er kvalifisert. Dette gjøres på følgende måte; Velg skillearket Studieadministrasjon, i utforskeren velger du Studieprogram og henter opp aktuelt studieprogram velger du Studieplaner deretter aktuell Studieplan og åpner aktuell student under denne studieplanen, se Figur 6. Figur 6: Endring av status for en student. Hvis studenten har de aktuelle emner, men er koblet til feil studieprogram-kode, vil det også bli feil i studieplan-sjekken. Du kan flytte emner mellom studieprogrammer på følgende måte; Velg skillearket Student. Hent fram den aktuelle studenten og velg skillearket Studieprogram for emner, se Figur 7. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 99
Figur 7: Endre studieprogram for emner. Data er lagt i en hjelpetabell Resultatet av punkt 3, Studieplansjekken, er lagt i en hjelpetabell som heter "student_vitnemål_detaljer". Denne tabellen kan du avlese på følgende måte; Velg skillearket Student, hent fram den aktuelle studenten og velg skillearket Vitnemålsdetaljer, se Figur 8. Figur 8: Vitnemålsdetaljer. Vitnemålsdefinisjon Vitnemålsdefinisjonen bestemmer hvordan vitnemålet skal formateres. Vanligvis er det hensiktsmessig med en vitnemålsdefinisjon for hvert studieprogram. Den kan brukes fra år til år, så sant det ikke er endringer i antall blokker etc. som benyttes i studieplanen. 100 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Til hver vitnemålsdefinisjon hører det en Word-mal. Malen inneholder fast og variabel tekst. En definisjon med tilhørende mal skal kunne kopieres til en ny mal. Ny vitnemålsdefinisjon Velg skillearket Vitnemål. Velg deretter Vitnemålsdefinisjon i utforskeren og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Vitnemålsdefinisjonen bør få navn som inneholder studieprogramkoden + forklarende tekst f.eks. GRH Sykepleierutdanning 99 -, hvor 99 tilkjennegir første gang denne definisjonen ble benyttet etter streken fyller man så ut det året den ble benyttet siste gang når den tid kommer. På denne måten holder du rede på de forskjellige definisjoner. Figur 9: Vitnemålsdefinisjon Figur 9 viser en vitnemålsdefinisjon. Legg merke til de nederste feltene i vitnemålsdefinisjonen som dreier seg om eventuell beregning av Hovedkarakter som for øvrig utføres i studieplansjekken, og antall desimaler på eventuell hovedkarakter og vekttall. Vitnemålsmal Utforming i Word 1. Når du er ferdig med å legge inn basisdataene i din vitnemålsdefinisjon klikker du på Word-knappen, som henter fram Word. Legg merke til vinduet med flettefelt til høyre i Wordbildet. 2. Her bestemmer du hvordan vitnemålet skal se ut, dvs. du lager din egen mal. Du kan skrive inn din egen tekst og legge inn bilder, logoer eller lignende. For å legge inn databasefelt fra flettevinduet Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 101
plasserer du markøren i dokumentet der du vil ha feltet, og dobbeltklikker på det ønskede databasefeltet i flettevinduet. 3. Flettevinduet består av en hovedmappe "Vitnemål", som omfatter hele vitnemålet og en undermappe for hver blokktype i databasen. For å definere en blokk / avsnitt av emner på vitnemålet, velger du Tabell + Sett inn tabell i Word. Velg det antall kolonner (f. eks 4) du vil ha, og f. eks 2 linjer, som er nok selv om det skal ut 100 emner i denne blokken. Blokkoverskriften skriver du inn i første linje i tabellen. Et lite tips for overskriften er å markere linje 1 i tabellen og deretter velge Slå sammen celler fra Tabell-menyen. Da får du en sammenhengende linje til å skrive blokkoverskrift på. 4. Selve emnene legger du inn på linje 2 i tabellen (sett markøren på ønsket celle på linje 2 i tabellen og dobbeltklikk felter fra undermappene ( studieplanblokkene ) i flettevinduet ). 5. For å unngå rutenettet i tabellen, kan du markere hele tabellen (klikk inne i tabellen, velg Tabell + Merk tabell), og så velge Ytre kantlinje + Ingen kantlinje. 6. Definer alle studieplanblokker på denne måten. Husk å ta med en Overskytende fag -blokk til slutt, som kan samle opp ymse emner som studenten har tatt. 7. Hvis det er 4 blokker i studieplanen, skal det også være 4 tabeller i Word-malen. Det er verdt å merke seg at de spørringene som benyttes i den enkelte tabell i Word-malen må stemme med de spørringene som den tilsvarende blokk i studieplanen er knyttet opp til 8. OBS: For at en slik blokk skal komme ut på vitnemålet, må blokken også være definert på studieplanen! Ellers vil det ikke bli generert nok data inn til vitnemålsmodulen. 9. Når du har fått malen slik du vil, kan du lagre malen inne i Word på vanlig Word-vis, (selv om dette strengt tatt ikke er nødvendig). Du skal gå ut av Word ved å klikke på X øverst til høyre i flettevinduet. Når du er tilbake til M-STAS igjen, må du huske å lagre der, ellers får du ikke fram igjen de endringer du har gjort! Nedenfor er det vist en Word-mal som inneholder det aller meste av eksempler på forskjellige tabeller i malen, og bør kunne gi en ide om hvordan tilsvarende tabeller kan bygges opp i den mal som man har bruk for. Flettefeltene vises omsluttet av << >> Legg spesielt merke til Bestått praksis her er det #MergeCells# som er noe spesielt. Denne kommer når du benytter flettekoden <Slå sammen>. Flettekoden <Slå sammen> finnes nederst på listen over felt for de forskjellige detaljspørringene i feltpaletten. Denne koden medfører at tabellen for praksis vil oppføre seg slik at Emnenavnet skrives som en slags overskrift over de andre feltene, for gjentagende praksis-forekomster. 102 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 10: Eksempel på Word-mal. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 103
Vitnemålsproduksjon Velg skillearket Vitnemål. Du starter vitnemålsproduksjonen enten ved å opprette en ny vitnemålsdefinisjon eller velge en allerede definert vitnemålsdefinisjon. I begge tilfellene ovenfor, fokuserer du på Vitnemålsproduksjon under den aktuelle vitnemålsdefinisjonen i utforskeren og oppretter ny forekomst (Ctrl + N). 1. Gi en tittel og en beskrivelse. Utstedt-dato kan endres, hvis ønskelig. Se Figur 11. Figur 11: Registrer tittel og gi eventuelt en beskrivelse av produksjonen. 2. Fra skillearket Studenter velger du hvilke studenter som det skal produseres vitnemål for. Bruk Studieprogramvis utvalg. I listen over tilgjengelige vises de studenter som er koblet på den studieplan som du velger og som står klar for produksjon (K). Velg studieplan, eventuelt startperiode og eventuell klasse. Se Figur 12. Velg studenter på høyre side, og flytt dem over til venstre. Klikk på Start produksjon. 104 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 12: Fra høyre side (Tilgjengelige) velger du de studenter som skal ha utstedt vitnemål. 3. Når prosessen starter får du opp Word i bakgrunnen. Du kan nå se på vitnemålene, og bestemme deg for om du vil godkjenne dem. Du kan godkjenne eller forkaste de vitnemål du vil. De studenter som du flytter til venstre i shuffelen, blir godkjent, mens de til høyre blir forkastet. Figur 13: Vitnemålsproduksjon - enkelt student. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 105
Figur 14: Før du godkjenner eller forkaster vitnemål, bør du sjekke resultatet i Word. 4. Før du godkjenner eller forkaster vitnemål bør du sjekke resultatet i Word. Skift til Word. I Word velg "Vis/sideoppsett" fra hovedmenylinja. Sjekk at vitnemålet er korrekt. 5. Hvis du vil lagre det som et Word-dokument, velger du "lagre som" og lagrer på rett katalog og med rett filnavn. Skift deretter til M-STAS. Svar "Ja", da får du opp et bilde hvor du kan godkjenne eller forkaste hele eller deler av produksjonen. Aktivitetstatus settes til F (ferdig) for koblingen mellom student og studieprogram i godkjenningsprosessen. Resultatet kan du se på skillearket "Vitnemål" på oppslagtavla. Ny utskrift av et vitnemål På skillearket "Vitnemål" kan du åpne tidligere produksjoner og se hvilke studenter som er koblet til. Vitnemålet kan deretter skrives ut på nytt ved å trykke Word-ikonet. NB! Denne metoden skriver ut vitnemålet eksakt likt det var ved første gangs produksjon. Hvis vitnemålet skal produseres på nytt på grunn av forbedrede karakterer, endringer i studieplanen e.l., må studieplansjekk kjøres på nytt. Studieplansjekken produserer de data som brukes i fletteprosessen i Word. 106 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
Figur 15: Vitnemålsproduksjon Ny utskrift Loggført utskrift All vitnemålsproduksjon loggføres i M-STAS. Velg skilleark Vitnemål. Fokuser på Utskrevne vitnemål, og åpne utvalgsdialogen, for å søke fram en student eller en vitnemålsproduksjon. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 107
Norsk Diploma Supplement Dette vitnemålstillegget er utarbeidet etter modell utviklet av Europakommisjonen, Europarådet og UNESCO/CEPES. Formålet med tillegget er å gi tilstrekkelig uavhengig informasjon for å forbedre den internasjonale forståelsen, og sikre en rettferdig akademisk og yrkesmessig godkjenning av kvalifikasjonen (eksamensbevis, grader, vitnemål osv.). Vitnemålstillegget er utformet for å gi en utfyllende/kontekstuell beskrivelse av studiene som kandidaten har deltatt i og avsluttet på godkjent måte. For alle tekster som utgjør innholdet av et Diploma Supplement ligger det mulighet for å skrive inn tekst på norsk og engelsk. Merk deg at for å få et korrekt Diploma Supplement, må det alltid foreligge en engelsk oversettelse av tekstene! Grunnlagsdata for Diploma Supplement I de neste avsnittene finner du beskrivelse av hvilke grunnlagsdata du må registrere for Diploma Supplement. Profesjon Rammeplan Opptakskrav Kvalifikasjon/Grad Standardfelter for Diploma Supplement Profesjon Profesjon er den yrkesmessige status for utdanningen. Her registrerer du også hvorvidt profesjonen er regulert (profesjoner med krav til autorisasjon) eller ikke. Ved regulerte profesjoner/yrker, bør det også registreres hvilket EUdirektiv som i tilfelle gjelder for det aktuelle profesjonen. ErgoEnet har på forhånd lagt inn en rekke profesjoner som følger med M-STAS, for din institusjon kan det allikevel være nødvendig å registrere nye. Velg skillearket Vitnemål, velg deretter Diploma Supplement og Grunnlagsdata i utforskeren. Fokuser på Profesjon og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 16: Registrering av ny profesjon. 1. Skriv inn norsk Profesjonsnavn. Klikk deretter på feltet for Engelsk og skriv den engelske tittelen for yrket. 2. Hvis profesjonen er regulert, krysser du av for dette og skriver deretter inn EU-Direktiv nr for den aktuelle profesjonen. 108 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
3. I feltet Kommentar skriver du inn eventuelle begrensninger eller forutsetninger for profesjonen, slik som at tittelen ikke er internasjonal, men begrenset innenfor Norge. 4. Lagre opplysningene. Rammeplan Rammeplanen utgjør de krav som må oppfylles i løpet av studiet. Her registrerer du et kort sammendrag av hva hvert studie inneholder. M-STAS gir mulighet for å registrere rammeplanen direkte inn i skjermbildet som fritekst, men ErgoEnet anbefaler deg å laste ned rammeplanene fra Norgesnettrådet og redigere (sammenfatte) disse til et dokument som du laster inn i M-STAS sin database. Dette er beskrevet nedenfor. 1. Gå til Norgesnettrådet hjemmeside http://www.nnr.no 2. Velg RAMMEPLANER og klikk på den aktuelle rammeplanen, velg Word-dokumentet. (Dersom du ønsker å laste ned hele rammeplanen, høyreklikk, og velg Lagre som). 3. Åpne rammeplanen (enten direkte i web-utforsker ved å klikke på den, eller hvis du har lastet ned en versjon, åpner du denne). Åpne deretter et tomt Word-dokument og kopier det du ønsker å ta med fra den komplette rammeplanen inn i det nye Word-dokumentet. Det som kan være naturlig å ta med er en sammenfatning av punktene; Innhold og vektfordeling, formål og mål. Når det nye dokumentet er ferdig, lagrer du det. 4. For å lagre det ferdige dokumentet i M-STAS, gjør du følgende: Velg skillearket Vitnemål, deretter Diploma Supplement, velg Grunnlagsdata og Rammeplan. Opprett ny forekomst (Ctrl + N) eller hent fram en rammeplan du vil redigere. Skriv inn et Navn for rammeplanen. Se etter at feltet Lagret dokument er merket av. Oppgi gyldig filbane både for norsk og engelsk versjon. Klikk eventuelt på mappesymbolet for å finne filbanen. OBS! Filen må lagres i RTF-format. 5. I feltet filbane vil det bli lagret fra hvor denne filen sist ble lastet inn i databasen. 6. Dersom du vil bevare de originale dokumentene også i sitt originale filformat, kan det være lurt å flytte dem til et egnet sted. (Aktivisere gjerne skrivebeskyttelse på dem.) 7. Lagre registreringen. Fritekst for rammeplan 1. Hvis du ønsker å benytte fritekst for beskrivelse av rammeplanen, i stedet for å laste ned en fil, sjekker du at feltet Fritekst i registreringsbildet er merket av. Skriv deretter den ønskede teksten for rammeplan direkte inn i feltet, både på norsk og engelsk. 2. Lagre registreringen. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 109
Opptakskrav Opptakskrav er krav for å oppnå en kvalifikasjon/grad, slik som for eksempel generell studiekompetanse og/eller en lavere grad. Generelle opptakskrav til høyere utdanning er oppgitt i nasjonal standard (ref. Diploma Supplement punkt 8) og det vil som regel være nok med en referanse til denne. Normalt vil du derfor selv kun registrere særkrav, slik som for eksempel krav til faglig fordypning, karakterkrav og krav til språk. Velg skillearket Vitnemål, deretter Diploma Supplement og Grunnlagsdata i utforskeren. Fokuser på Opptakskrav og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Figur 17: Opptakskrav, her vil det normalt kun være aktuelt å registrere særkrav. 1. Registrer Navn og Beskrivelse for opptakskravet. Klikk deretter på feltet for Engelsk og skriv inn engelsk oversettelse av opptakskravet. 2. Hent fram hvilken Type krav dette er (Særkrav eller Generell studiekompetanse). M-STAS foreslår "Særkrav". 3. Lagre opplysningene. Kvalifikasjon/Grad For å sammenfatte en Kvalifikasjon/Grad henter du opplysninger som du på forhånd har registrert, slik som profesjon, rammeplan og opptakskrav. Velg skillearket Vitnemål, velg deretter Diploma Supplement og Grunnlagsdata i utforskeren. Fokuser på Kvalifikasjon/Grad og opprett ny forekomst (Ctrl + N). Skillearket Definisjon Figur 18: Kvalifikasjon/Grad - skillearket Definisjon. 110 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
1. Registrer Norsk og Engelsk gradsnavn. For eksempel Cand. Mag, Høgskoleingeniør. 2. Som regel tilsvarer tittelnavn gradsnavnet, men hvis tittel er ulik gradsnavnet fjerner du avkryssingen i feltet Tilsvarende tittelnavn som kvalifikasjonen/graden og skriver inn tittelnavn. (Eksempel; gradsnavn: kommunalkandidatutdanning med tittel kommunalkandidat). Kryss av i feltet Lovbeskyttet tittel hvis tittelen er beskyttet av norsk lov. 3. I rammen Type/nivå henter du fram Type utdanningsprogram, samt Gradsnivå (plassering i utdanningsstrukturen, slik som lavere grad, høyre grad og doktorgrad). 4. I feltet Hovedområder skriver du på Norsk og Engelsk enten studieretning eller en til tre hovedområder/fordypninger i kvalifikasjonen. Eksempel: Sykepleierutdanning, Historie etc. Skillearket Detaljer Figur 19: Kvalifikasjon/Grad - skillearket Detaljer. 1. I rammen Normert studietid skriver du på Norsk og Engelsk den studiebelastningen som fører fram til kvalifikasjonen. 2. I rammen Yrkesmessig status henter du fram Eventuell profesjon og krysser av om den er Endelig/Avsluttende. 3. I rammen Adgang til videre studier angir du om kvalifikasjonene gir adgang til videre studier på høyere nivå. Hvis kvalifikasjonen gir adgang til studier av grad, krysser du av i feltet Studier av grad og henter fram den aktuelle graden. Hvis adgangen til denne graden igjen er betinget av visse forutsetninger/særkrav, krysser du av i feltet Betingelser. Dette gir deg mulighet til å skrive inn betingelsene på Norsk og Engelsk i feltet Forutsetninger. Du har mulighet til å legge inn andre opplysninger om adgang til videre studier som fritekst. Kryss da av i feltet Fritekst og skriv inn ønsket tekst på Engelsk og Norsk. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 111
Skillearket Opptakskrav Figur 20: Kvalifikasjon/Grad - skillearket Opptakskrav. 1. Generell studiekompetanse er beskrevet i standard opplysninger om nasjonalt system. Hvis denne boksen ikke er krysset av, vil dine egendefinerte krav av typen "generell studiekompetanse" vises i shuffelen "Særkrav". 2. I shuffelen Særkrav har du mulighet for å legge til særkrav som kvalifikasjonen krever eller dine egendefinerte krav av typen "generell studiekompetanse", dersom det er avvik fra det som er gitt i standard opplysninger. (Særskilte krav må på forhånd være registrert under "Opptakskrav", se avsnittet "Opptakskrav" på side 109. 3. Hvis kvalifikasjonen Bygger på en lavere grad henter du fram denne graden. Du krysser av i feltet Betinget hvis du skal registrere forutsetninger for den lavere graden, som for eksempel karakterkrav, faglig fordypning m.m. Skillearket Innhold Figur 21: Kvalifikasjon/Grad - skillearket Innhold. 1. Hent fram hvilken Rammeplan som gjelder for studiet. Rammeplaner må være registrert på forhånd, se avsnittet "Rammeplan" på side 108. 112 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon
2. I shuffelen Studieprogram henter du fram aktuelt/aktuelle studieprogram for kvalifikasjonen. Standardfelter for Diploma Supplement Velg skillearket Vitnemål, deretter Diploma Supplement og Grunnlagsdata i utforskeren. Fokuser på Standardfelter for Diploma Supplement og se på underliggende elementer i utforskeren, her ligger i utgangspunktet en norsk og en engelsk versjon av standardfelter. Figur 22: Standardfelter for Diploma Supplement. Standardfeltene er felles for alle Diploma Supplements fra din institusjon. Det er kun unntaksvis nødvendig å gjøre endringer i standardfeltene. Eventuelle endringer blir logget, se skillearket Endringslogg. 1. Feltet Innledning/Heading er utfylt når du mottar systemet, dette er en standardtekst som normalt ikke skal endres. 2. Særskilt beskrivelse av karaktersystemet. Dette feltet bør fylles ut dersom din institusjon har et karaktersystem som avviker fra standard, for eksempel omvendt karakterskala. 3. Feltet Annen info kan for eksempel benyttes til å registrere institusjonens web-adresse. Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon 6 - Vitnemålsadministrasjon 113
Skillearkene Ledetekster (i) og (ii) Figur 23: Standard ledetekster for Diploma Supplement. Under skillearket "Ledetekster (ii)" finner du fortsettelsen på ledetakstene. 1. Under skillearkene "Ledetekster (i) og (ii)" finner du standard ledetekster for Diploma Supplement. Disse ledetekstene er faste og skal ikke endres! Skillearket Filplassering 4. Ved å klikke på knappen til venstre for feltet Plassering av standard-maler til kap. 8, "opplysninger om nasjonalt system", kan du angi hvor filen er lagret. Dersom du vil bevare de originale dokumentene også i filformat, kan det være lurt å flytte dem til et egnet sted og gjerne aktivisere skrivebeskyttelse på dem. Definisjon av Diploma Supplement Definisjonen er en mal som inneholder blant annet informasjon om innholdet i Diploma Supplement. En definisjon kan benyttes til flere ulike utkjøringer. Merk deg at det vil være nødvendig å benytte ulik definisjon av Diploma Supplement for hel- og deltidsstudie, selv om kvalifikasjon/grad er den samme. 114 6 - Vitnemålsadministrasjon Brukerhåndbok M-STAS Studieadministrasjon