ANBUDSINNBYDELSE Kvalifikasjonsgrunnlag Anbud 21/14: Kjøp av elektrisk kraft Elektronisk auksjon Prekvalifisering for Midt-Trøndelagskommunene Meråker, Stjørdal, Frosta, Levanger, Verdal, Inderøy, Verran, Malvik, Snåsa og Steinkjer kommune Steinkjer 23.04.14
1 Innledning 1.1 Bakgrunn Oppdragsgiver: Oppdragsgiver er kommunene: Meråker, Stjørdal, Frosta, Malvik, Levanger, Verdal, Inderøy, Snåsa, Steinkjer og Verran heretter kalt oppdragsgiver. Steinkjer kommune har en koordinerende oppgave for denne forespørselen. Oppdragsgiver benytter felles utlysing og har utarbeidet felles konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver vil velge en felles leverandør, men den enkelte kommune er selvstendige rettsobjekter og vil inngå egne (separate) likelydende kontrakter. Oppdragsgiver inviterer til konkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale på kjøp av elektrisk kraft. Avtalen skal omfatte alle anlegg som eies av oppdragsgiver. I tillegg omfattes særskilte kommunalt eide institusjoner, bedrifter og andre enheter som i hovedsak er finansiert av oppdragsgiver. Opsjon: - Kommunaleide selskap som eies av oppdragsgiver Generell informasjon om oppdragsgiver finnes på: www.meraker.kommune.no www.stjordal.kommune.no www.frosta.kommune.no www.levanger.kommune.no www.verdal.kommune.no www.inderoy.kommune.no www.steinkjer.kommune.no www.verran.kommune.no www.malvik.kommune.no www.snasa.kommune.no Frist for innlevering av tilbud 03.06.2014. kl. 1200. Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til : Ved levering: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Postmottak, 3. etasje, Rådhuset Steinkjer Ved postforsendelse: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Postboks 2530 7729 Steinkjer Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 2
Tilbudet merkes: Tilbud 21/14: Elektrisk kraft - prekvalifisering I tillegg skal tilbudet leveres i elektronisk format; på CD eller minnepenn i samband med tilbudet eller pr. e-post like etter anbudsfristen til: birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Hvis post benyttes, er det tilbyders ansvar at tilbudet er innkjøpslederen i hende innen fastsatt frist. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.2 Avtalens varighet Avtalen vil gjelde for perioden: 01.01.15 31.12.15 + opsjon 1 år. 1.3 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjennomføres som en elektronisk auksjon i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 del I og III; 22-4 Elektronisk auksjon. Konkurransen vil gjennomføres med en forutgående kvalifikasjonsrunde (denne) for å avgjøre hvilke leverandører som skal få delta i den etterfølgende tilbudskonkurransen. Alle kvalifiserte tilbydere får tilbud om å delta i den videre konkurransen auksjonen. 1.4 Omfanget av forbruk Tilbyder skal levere elektrisk kraft for følgende estimert årlig forbruk: Ca 125.800.000 kwh til ca 1900 + 52 kjelkraftanleggt + opsjon. Kommune Antall Årsforbruk GWh Kjelkraft GWh Antall kjelkraft Samlet årsforbruk GWh Meråker kommune 76 4,2 0,2 1 4,4 Stjørdal kommune 212 16,9 2,3 12 19,2 Frosta kommune 62 2,8 0,7 2 3,5 Levanger kommune inkl Trønderhallen og Innherred renovasjon 273 19,8 1,5 10 21,3 Verdal kommune 249 13,6 3,7 10 17,3 Inderøy kommune 237 8,4 0,8 1 9,2 Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 3
Steinkjer kommune 394 20,8 0,8 7 21,6 Steinkjerbygg 44 1,5 0 0 1,5 Dampsaga 5 1,8 0,7 3 2,5 Verran kommune 102 4,4 1,6 3 5 Malvik kommune 130 14,2 0,7 1 14,9 Snåsa kommune 87 4,6 4,6 Innherred renovasjon 17 0,7 0 0,7 Steinkjer skidrift 0,1 0,1 SUM: 1901 12,4 50 125,8 2.1 Innledning 2 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Krav 2.2 Obligatoriske krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. (gjelder ikke ved vareanskaffelser) Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. HMS-egenerklæring 2.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak - Firmaattest Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 4
2.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Dokumentasjonskrav eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring Krav 2.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra min. 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 2.6 Energioppfølging/service Krav Dokumentasjonskrav Det kreves et godt system for energioppfølging/service/rapportering Eksempler på energioppfølging overfor kunden Det kreves et godt system for rapportering Driftsstatistikk (forbruk i kwh og beløp) basert på måleverdier innhentet fra lokal netteier. Statistikk leveres minimum en gang i kvartalet. Varsel til sluttbruker om optimal energibærer for fyrkjel. Varslingsform avtales under oppklaringsmøte, nettbasert rapportering bør framgå: Månedsforbruk pr. anlegg med energiforbruk og effektforbruk, sammenlignet med fjorårets uttak. Mulighet til å hente ut timesforbruk for timesmålte anlegg. Rapport som fortløpende gir akkumulert forbruk i leveringsåret med forbruk pr. leveringsmåned i kwh. 2.7 Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 5
tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. Forplikteleserklæring vedlegg 3 skal fylles ut. 3.1 Videre framdrift 3 Administrative bestemmelser Oppdragsgiver har lagt opp til følgende framdrift av konkurransen: Aktivitet Tidspunkt Innlevering av kvalifikasjonsgrunnlaget 03.06.2014 Godkjenning av innkomne tilbud 10.06.2014 Konkurransegrunnlaget for den elektroniske auksjonene sendes ut til kvalifiserte leverandører 15.06.2014 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Tilbudsåpning Elektronisk auksjon. Auksjonen vil skje gjennom e-mail 01.0x.2014 48 timer etter mottak av skriftlig varsel kl. 10.00(varsel blir sendt til oppgitt e- postadresse) Umiddelbart etter mottak av tilbud Starter etter at tilbudsfristen er over. Auksjonen vil foregå i løpet av 1-3 timer Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Umiddelbart etter avsluttet konkurransen dvs samme dag. Kontraktsinngåelse Etter avsluttet konkurranse 3.2 Anbudsåpning og kostnader Det vil bli avholdt lukket anbudsåpning. Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med kvalifiseringen og eventuelt konkurransen vil ikke bli refundert av oppdragsgiver 3.3 Antakelse av tilbud Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å forkaste innkomne tilbud i henhold til gjeldende regelverk. Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 6
3.4 Kontaktpersoner for konkurransen Anbudsrelaterte spørsmål: Birger Asphaug, Steinkjer kommune, tlf: 74169005/95073353; birger.asphaug@steinkjer.kommune.no 3.5 Forbehold og avvik Oppdragsgiver godtar ingen avvik, forbehold eller alternative tilbud. 3.6 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.7 Vedståelsesfrist A. Mottatte anbud (prekvalifisering) må vedstås av anbyder i 4 måneder fra anbudsfristens utløp. B. Under den elektroniske auksjonen: Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud fram til kl. 15.00 samme dag som auksjonsdagen. Siden pris er eneste tildelingskriterium samt at denne tjenesten/produktmarkedet er så spesiell, kan så kort vedståelsesfrist gjennomføres. 3.8 Anbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 3.9 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud eller avlyse konkurransen etter gjeldende regelverk. 3.10 Tildelingskriterier Kontraktstildelingen vil skje på grunnlag av lavest pris. 3.11 Klageadgang I henhold til 22-3 i FOA skal oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt meddeles alle deltakere i rimelig tid før kontrakt eller rammeavtale inngås samt karenstid gjennomføres. Imidlertid er dette en så spesiell konkurranse at tilbyderne må akseptere at man i denne konkurransen må avvike dette prinsippet fordi: - For å unngå eventuelle forbehold må avgjørelsen skje samme dag fordi vinneren av konkurransen vil bestille elektrisk kraft umiddelbart etter avgjørelsen. - Tildelingskriteriet er bare pris uten forbehold og ingen tilleggskostnader. Prisene er sammenlignbare og konklusjonen om vinneren av konkurransen er enkel og entydig. 3.12 Opplysninger om forretningshemmeligheter i tilbudet Tilbyderen oppfordres til å presisere hvilke opplysninger i tilbudet som anses som forretningshemmeligheter og derved kan være underlagt taushetsplikt etter den nye Offentlighetsloven ( 13). Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 7
Som forretningshemmelighet regnes som for eksempel produksjonsmetoder, produkt under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser. Dersom slik presisering ikke er gitt i tilbudet, regner oppdragsgiver med at all informasjon og dokumentasjon i tilbudet er offentlig og kan offentliggjøres i samsvar med nevnte lov. 4.1 Leveringsomfang 4 Krav til tjenesten Tabellen i kap 1.4 viser omfanget av forespørselen. Det presiseres at tabellen viser et estimat for forbruket i et normalår, og at tilbyder må være forberedt på både høyere og lavere kraftkjøp enn det som antydes i tabellen. Forbruk til elektrokjeler vil variere med hvilken energibærer som er den rimeligst å anvende. Det tas forbehold om endringer i forhold til reelt behov samt at antall målepunkt kan bli endret. Kjøper betaler for reelt forbrukt energi. 4.2 Priser Vi viser til vedlagte prisskjema for de produkter som forespørselen omfatter. Prisene omfatter: A) Strøm, fastpris med ingen forbehold, ingen fakturagebyr. Prisen omfatter: kraftpris, administrasjonskostnader, rentekostnader, regulerkraftkostnader, ubalansekostnader og eventuelle øvrige kostnader. Kraftprisene tilbys levert på forbrukssted eksklusive merverdiavgift. Hva angår nettleien, skal denne inngå i fakturaen (felles faktura for forbruk og nettleie). Eventuelle administrasjonskostnader for dette skal inngå i fastprisen. Nettleien skal være i henhold til netteiers prisfastsetting 4.3 Faktura Fakturaen skal inneholde: - Pris forbruk - Pris nettleie - Pris avgifter Dette betyr at det skal være en faktura pr anlegg. Eventuelle samlefakturaer avtales med den enkelte oppdragsgiver. Leverandør må kunne sende faktura og kreditnota elektronisk. Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 8
Det et krav fra kommunene at faktura skal leveres elektronisk. Dette gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Oppdragsgiver aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet Elektronisk HandelsFormat (EHF). EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende. fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner en på http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder. Fakturaordningen avklares med den enkelte kommune. 4.4 Betalingsfrist faktura Betalingsfrist: 30 dager fra fakturadato. Intet fakturagebyr. 4.5 Måling/avregning Måling og avregning av fysisk levering skjer i overensstemmelse med NVE s retningslinjer. Valgt leverandør må eventuelt kunne innhente måleverdier fra lokalt nettleverandør iht. NVE s retningslinjer. For anlegg uten timesmåling fordeles forbruk iht. netteiers justerte innmatingsprofil. Levering faktureres i henhold til netteiers faktureringsrutiner. 4.6 Energioppfølging/service Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren sørger for energioppfølging/service/rapportering i avtaleperioden. Som en del av forespørselen inngår: Driftsstatistikk (forbruk i kwh og beløp) basert på måleverdier innhentet fra lokal netteier. Statistikk leveres minimum en gang i kvartalet. Varsel til sluttbruker om optimal energibærer for fyrkjel. Varslingsform avtales under oppklaringsmøte. Månedsforbruk pr. anlegg med energiforbruk og effektforbruk, sammenlignet med fjorårets uttak. Mulighet til å hente ut timesforbruk for timesmålte anlegg. Rapport som fortløpende gir akkumulert forbruk i leveringsåret med forbruk pr. leveringsmåned i kwh. Relevante data hentes fra leverandørens nettløsninger. Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 9
4.7 Opphør av anlegg/nye anlegg Anlegg som opphører, eller for oppdragsgiver ikke lenger er bruker, skal kunne sies opp med øyeblikkelig virkning blant de anlegg som omfattes av kontrakt. Eventuelle nye anlegg i perioden skal meldes leverandøren skriftlig og omfattes av kontraktens priser. 4.8 Kontraktsmøte Før kontrakt signeres, vil et kontraktsmøte mellom avtalepartene finne sted. Dette for å sikre at felles forståelse for tilbudsgrunnlag og kontrakt foreligger. Steinkjer kommune Birger Asphaug Steinkjer den 23.04 2014 Vedlegg: Vedlegg 1: Anbudserklæring Vedlegg 2: HMS skjema Vedlegg 3: Forpliktelseserklæring Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 10
Vedlegg 1 Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere tjenester til Midt-Trøndelagskommunene i samsvar med krav og spesifikasjoner. Undertegnede aksepterer alle krav og forutsetninger i forestående anbudskonkurranse. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Emailadresse: Tlfnr.: Liste over vedlegg: Vedlagt Kvalifikasjonskrav inkl alle obligatoriske vedlegg Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 11
Vedlegg 2. HMS-erklæring 0 Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 12
Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring Anbud 21/14: Elektrisk kraft Denne erklæringen gjelder Tilbyder: Denne erklæring gjelder for Tilbyder: Orgnr: Adresse: Postnr sted: Kontaktperson: Dato: Denne erklæring gjelder for Underleverandør: Orgnr: Adresse: Postnr sted: Kontaktperson: Dato: Det bekreftes med dette at denne virksomhet stiller som underleverandør til hovedleverandør i forbindelse med utførelse av arbeider, eller i forbindelse med levering av materiell etter denne avtalen, som spesifisert nedenfor. Ved en eventuell kontraktsignering med oppdragsgiver for denne avtalen, vil underleverandør stille nødvendige ressurser til disposisjon for hovedleverandør for utførelse av oppdrag etter denne avtalen, i det omfang det er nødvendig for å oppfylle hovedleveransens kontraktsforpliktelser. Forpliktelseserklæringen gjelder for følgende tjenester/arbeider / materiell:... Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 13
............ Dato og sted... Signatur daglig leder /fullmaktshaver hos underleverandør (signeres etter utskrift) Midt-Trøndelagskommunene- Kjøp av elektrisk kraft Side 14