inattika Artikkel inattikas metode innsamling og strukturering av FDVU dokumentasjon for registrering i Agora inattika

inattika Artikkel inattikas metode innsamling og strukturering av FDVU dokumentasjon for registrering i Agora inattika 05.11.2009, Sigurd Hopen inattika AS, Alle rettigheter

Innsamling og tilrettelegging av dokumentasjon på næringsbygg i inattika Dette dokumentet beskriver inattikas overordnet prosess for innsamling og tilrettelegging av dokumentasjon for eiendommer som skal registreres i inattikas samhandlingsverktøy - Agora. Vi gjør oppmerksom på at dette er ment som et støttedokument for å hjelpe prosjekter i gang med FDV dokumentasjonsjobben i Agora. Det kan godt være at andre teknikker og fremgangsmåter kan være mer hensiktsmessig i enkelte situasjoner. Utgangspunktet er ofte mangelfull og til dels ustrukturert dokumentasjon som kan sitte på mange hender og få eller ingen har oversikt over status på revisjoner og lignende. Målet. er at all relevant og oppdatert dokumentasjon skal registreres, struktureres og tilgjengeliggjøres gjennom et sentralt dokumentarkiv som nås gjennom en web-basert eiendomsportal. Denne løsningen heter Agora inattika. Skisse av aktivitetene med korte beskrivelser følger på de på neste sidene. Lørenskog, 05.11.2009 Side 2 av 13

inattikas kontorstøttefunksjon Scan Kopier Strukturer inattikas dokument-server fungerer som mellom-lager Selskap Prosjekt Eiendom2 Tegninger Eiendom2 Avtaler Samling av papirer, permer og cd er innhentet fra oppdragsgiver Strukturert dok. til arkivering Dokumentasjon på elektronisk format og lastet opp i inattikas web baserte samhandlingssystem. Side 3 av 13

Side 4 av 13

Dokumentinnsamlingsprosessen 1. Samle inn dokumentasjon på bygget 1.1 Innhente det oppdragsgiver og evt. leietakere har av dokumentasjon. 1.2 Organisere innhentet dokumentasjon i merkede permer / esker, klar for strukturering 2. Analyse av innsamlet dokumentasjon En del av dokumentasjonsmengden er viktigere å få inn i systemet enn andre deler. Som en hovedregel er alt som er direkte knyttet til det konkrete bygget eller eiendommen av større interesse enn den delen av dokumentasjonen som er av generell art. 2.1 Hva foreligger elektronisk? Skaff oversikt over hva som foreligger elektronisk, dette vil typisk være avtaledokumenter, leiekontrakter osv. 2.2 Manglende avtaler eller leiekontrakter? Iverksett tiltak for å hente inn de dokumenter som evt. mangler. Denne delen av jobben vil bestå av å ringe rundt til eiendommens kontaktpersoner. 2.3 Status i forhold til siste tilstandsrapport? Mye av den innsamlede dokumentasjon vil typisk være noe utdatert, og det blir en viktig oppgave å skaffe oversikt over status om dokumentasjon matcher status på eiendommen (feks. Er feil og mangler som er registrert i siste statusrapport, utbedret?) 2.4 Identifiser leverandør-rettet dokumentasjon Hvis produktbeskrivelse av for eksempel ventilasjonsanlegg eller elektroinstallasjoner skal være en del av FDV beskrivelsen, så avklar hva som er 1) eiendomsspesifikt (feks oversikter over byggets tekniske installasjoner) og hva som er 2) generell informasjon om produktet (produktblad, brukerveiledninger etc.). Ting som faller inn under kategori 1) skal sorteres inn i dokumentstrukturen for bygget i prosjektstrukturen av dokumentsamlingen, det som faller inn under kategori 2) vil opprettes som systemdokumentasjon og legges inn i Leverandørstrukturen. 3. Strukturering av dokumentasjon 3.1 Kopiere elektroniske dokumenter til standard mappestruktur 3.2 Scan inn relevant papirbasert dokumentasjon og distribuer inn i mappestruktur 3.3 Navngi filer i henhold til navnekonvensjon 4. Registrer informasjon i Agora 4.1 Opprett selskap / eiendom / prosjekt Denne delen av jobben utføres av system-ansvarlig. Normalen er at eiendommen med tilhørende forvaltningsprosjekt vil ligge inne når denne delen av jobben startes opp. Lørenskog, 05.11.2009 Side 5 av 13

4.2 Beskriv bygg / prosjekt Legg inn basis-info i eiendomsseksjonen hentet fra bygg-info dokumentasjonen. Foreligger fasadebilder, forsikringsdokumenter etc. lastes dette opp under respektive faner i Eiendomsseksjonen. Foreligger arealtegninger så legg inn utleiekapasiteten på eiendommen (hvis den benyttes til utleie) i Utleiekapasitet-fanen i Eiendomsseksjonen. 4.3 Opprett avtaler / last opp kontrakter Alle avtaler som foreligger på eiendommen registreres som objekter i Avtale-seksjonen. Selve kontraktene lastes opp som vedlegg til avtale-objektet. 4.4 Opprett leieavtaler / last opp kontrakter De fleste eiendommene har et aspekt av utleie. Her registreres alle leiekontrakter som objekter i Utleie-seksjonen. Tilhørende hvert leieavtale registres informasjon hentet fra kontrakten som går på hvilke arealer som leies og til hvilken pris. 4.5 Registrer feil og mangler beskrevet i tilstandsrapporter som avvik Foreligger tekniske tilstandsrapporter (BER, brannteknisk notat etc.) så registrerer vi avvik i Avviksseksjonen for alle feil og mangler identifisert. I etterkant vil vi ha en jobb med å sjekke hvilke av disse feilene som allerede er utbedret. Disse må så lukkes i systemet ved at vi kvitterer avviket som UTFØRT med dato, og hvis tilgjengelig kostnaden for utbedring. Selve rapportene (pdf er, docs eller xls filer) lastes opp i ARKIVETS Rapport mappe (6.0). 4.6 Last dokumentasjon opp i Arkivet Andre dokumenter enn de som er omtalt til nå skal lastes opp i ARKIV seksjonen. Her finnes en predefinert mappestruktur som vil være mer eller mindre selvforklarende. Last opp relevant dokumentasjon under tilhørende mapper. Finner vi ikke umiddelbart en knagg å henge dokumentet på, så legger vi det inn under UPLASSERTE DOKUMENTER inntil videre. 4.7 Opprett permer (feks. FDV samling, Brannbok, instrukser ) En del av dokumentasjonen kan være ønskelig å tilgjengeliggjøre i systemet som elektroniske permer. Selskap med mange eiendommer vil typisk lage mal-permer (opprettet i systemet som selskapspermer) for de dokumentsamlingene som ønskes distribuert gjennom permer i inattika. Eksempler på slike permer er Brannbøker Vaktmester-instrukser Leietaker-instrukser FDV dokumentsamling Mye av dokumentasjonen som tilgjengeliggjøres gjennom permer i Perm-seksjonen, er dokumenter som allerede er lastet opp i ARKIVET. Disse hentes derfra i stedet for å laste opp på ny (unngår flere kopier av de samme dokumentene). Hvis slike dokumenter revideres, skal de eksisterende dokumentene i ARKIVET Erstattes og dette vil få effekt i de permene hvor dokumentene eksisterer. Lørenskog, 05.11.2009 Side 6 av 13

Dokumentstruktur Effektiv gjenfinning av dokumenter avhenger av gode regler for struktur og navngiving. Under er en eksempel-dokumentstruktur for bygg som skal inn i inattika, etterfulgt av en navnekonvensjon som definerer en modell for navngiving av alle filer som skal lastes opp i systemet. Først strukturen som etableres på nettverksdisk under mappen DOK: SELSKAP (XYZ) PORTEFØLJE (XYZ) EIENDOM (000Navn) PROSJEKT (P000) BYGG-INFO (BYG) AVTALER (AVT) UTLEIE (UTL) TEGNINGER (TEG) AREAL (AR) BRANN (BR) DRIFT (DR) GRUNNLAG (GR) TILSTANDSRAPPORTER (TIL) BILDER (BIL) ARKIV (ARK) PERMER (PE) FINANS (FI) JURIDISK (JU) TEKNISK (TE) VVS (V) BRANN (B) ELEKTRO (E) BYGGESAK (B) MILJØ (MI) ANNET (AN) SYSTEM VVS LEVERANDØR_1 PRODUKT_1 PRODUKT_2.. PRODUKT_n LEVERANDØR_2 LEVERANDØR_n BRANN ELEKTRO BYGGESAK Grønn har dirkete med prosjekt / bygg å gjøre så som kontrakter, avtaler og annen info om bygg / tomt / drift Oransje Beskriver tekniske installasjoner og valg av forskjellige produkter på bygget. Rosa Generelle produktbeskrivelser, data-ark, brukerhåndbøker osv. på produkter som leveres og installeres på bygget. Ikke bygg-spesifikk info. Lørenskog, 05.11.2009 Side 7 av 13

Eksempel på navnekonvensjon Navnekonvensjon kan være viktig for rask gjenfinning av dokumenter, spesielt hvis de foreligger utenfor sin dokumentstruktur (feks. når de sendes som vedlegg til e-post). Her følger et eksempel på en slik navnekonvensjon. Kodene i parentes benyttes i filnavn. For eksempel vil en fil som inneholder en driftsavtale for VVS anlegget på Eiker Senter i Norsk Handelseiendoms porteføljen til Fazenda Forvaltning hete FAZ_NHA_P018Eiker_AVT_DR_vvsanlegg_REV02.pdf I de situasjoner hvor det er klart hvilket prosjekt / eiendom vi snakker om, vil filen kunne identifiseres ved sitt kort-navn, som vil være AVT_DR_vvsanlegg_REV02.pdf Diverse hint & tips Komprimering av elektroniske dokumenter - filer som blir overlevert elektronisk kan være uforholdsmessig store. Sjekk at dokumenter og bilder ikke er så store at de gir dårlig respons når de skal vises frem i Agora Som en regel bør ikke et pdf dokument overstige 600-700 kb. - Bilder er ofte tatt med høyoppløselig kamera og lagret på disk uten komprimering. o Bilder kan ofte krympes signifikant i forhold til opprinnelig størrelse uten at det merkes på kvaliteten ved visning i systemet. En oppløsning på rundt 800 x 600 er mer enn bra nok (ofte utgjør det en reduksjon på opp til 75% av oppr.) og gir en filstørrelse på ca. 50-60 kb ved vanlige bildeformater (jpg, gif, png) - For alle filer du ønsker forhåndsvisning av i løsningen; benytt filformater som kan leses av standard nettlesere o Bildeformater: jpg, gif, png o Dokumentformater: pdf, doc, xls - Vi anbefaler å skanne med høy kvalitet og bruker programvare (feks. Adobe Acrobat) for å redusere filstørrelse. Neste side beskriver prosessen. Sjekkpunkter ved innscanning av dokumenter - har du gitt filene navn som gjør at du finner de igjen når du senere skal laste opp dokumentene i inattika s dokumentstruktur? Ref. navnekonvensjoner som beskrevet over. - optimaliser / komprimer dokumentet filer på > 400 kb gir dårlig respons når de skal vises på web - har du plassert filen på et logisk sted i strukturen på DOKUMENT-serveren? - Tilpass standard mappestruktur hvis den ikke passer helt (feks. lag undermapper eller nye hovedmapper). Lørenskog, 05.11.2009 Side 8 av 13

1 3 4 2 Dokument-server AGORA KOMM INNSCANNET 2009.02.01 F001234536.pdf. DOK SELSKAP_1 PORTEFØLJE EIENDOM BYGG-INFO AVTALER UTLEIE 5 1 2 Scan inn dokument i høy kvalitet: -300 dpi - Full-farge hvis farge er brukt - Normalt komprimeringsnivå - Send til kontor@inattika.no til epost eller disk - Scan til epost eller disk I Outlook ; høyreklikk vedlegg, velg Lagre som og pek på dokument-server under KOMM / INNSCANNET 3 4 5 Åpne dokumentet i Adobe Acrobat, velg Document / Optimize PDF bruk standardverdier og trykk OK. Lagre den optimaliserte pdf-filen i DOK strukturen på dokumentserver i riktig mappe (se dokument-struktur) og gi filen navn etter navnekonvensjonen vår. La den opprinnelig filen bli liggende under KOMM / INNSCANNET mappen. Opplasting av innsamlet dokumentasjon til eiendommens (forvaltnings)prosjekt i inattika. Se neste side for detaljer om hva som går hvor. Side 9 av 13

5. Opplasting av dokumentasjon i Agora inattika Denne seksjonen beskriver det initielle arbeidet med å laste opp innsamlet dokumentasjon i Agora. Aktivitetene utføres i kronologisk rekkefølge i den grad det er praktisk. Heretter refereres mappen som angir prosjektets rot-katalog på dokumentserveren som $HOME. Prosjektet er lokalisert under selskap og under portefølje (for eksempel DOK / SELSKAPET / PORTEFØLJEN / P001 EIENDOMMEN). 1. Last opp eiendomsrelatert informasjon fra $HOME / BYG - BYGNINGSINFORMASJON a. Nøkkeldokumenter Ferdigattester, forsikringsdokumenter, b. Tegninger Oversiktsskisser av eiendommen / bygningsmassen c. Fasadebilder d. Eiendoms- og byggbeskrivelser e. Ombygningsinformasjon Last opp som vedlegg til en ombyggingselement (under Eiendom / Ombygninger), fex. Vedtak / godkjenning av ombygning, garantier etc. 2. Last opp avtaledokumenter fra $HOME / AVT - AVTALER For hver dokumenterte avtale; a. Opprett et avtale-objekt i Agoras avtale-seksjon b. Last opp avtaledokument(ene) som vedlegg til avtale-objektet. c. Sett status til TIL OPPFØLGING slik at de blir enkel å finne tilbake til når avtaledetaljer skal gjennomgås / verifiseres i ettertid 3. Laste opp leiekontrakter fra $HOME / UTL UTLEIE For hvert dokumenterte leieforhold; a. Opprett en utleie-avtale i Utleie-seksjonen i Agora navngi avtalen b. Last opp leiekontrakten(e) som vedlegg til avtalen c. Sett status til TIL OPPFØLGING slik at vi blir minnet på at vi senere skal komplettere leieavtalen med detaljer rundt leieforholdet. 4. Laste dokumenter i oppgavestrukturen a. Tekniske installasjoner b. Beskrivelse av Brann-, El- og VVS anlegg c. Økonomiske og juridiske dokumenter d. 5. Laste opp dokumenter fra permer 6. Laste opp a. Instrukser etc. b. System-relatert informasjon 7. Regenerere permer i elektronisk format

Sjekkliste dokumentinnsamling Side 1 av 3 Selskap Portefølje Eiendom (XYZ) SELSKAPET AS PF1 - Porteføljenavn 001 Eiendommen Filnavn Dato: Sign: Utleiekontrakter UTLEIE Status: Grønn Innhentet/lagret på dokserver Opprettet leieavtale i Agora Lastet opp kontraktskopi Innhentes elektronisk eller scannes. Lagres på dok.server under $HOME / UTL UTLEIE. Opprett utleieavtale i Utleie-seksjonen i Agora og last opp avtalen som vedlegg. Avtale dok. AVTALE Status: Grønn Innhentet/lagret på dokserver Opprettet avtale i Agora Lastet opp kontraktskopi Innhentes elektronisk eller scannes. Lagres på dok.server under $HOME / AVT - AVTALE. Opprett avtaleobjekt i Avtale-seksjonen i Agora, last opp avtalen som vedlegg. Tegninger TEGNINGER Status: Grønn Branntegninger Arealtegninger Plantegninger (fex sitplan) Rømningsveier Grunnlagstegninger Innhentes elektronisk, tegnes i ACAD eller scannes. DWG lagres på dok.server under $HOME / TEG TEGNINGER, PDF i undermapper (fex. $HOME / TEGNINGER / BRANN). Lastes opp i Agora under OPPGAVER / TEKNISK / BYGNINGSINFO / TEGNINGER (3.0.5.X) Eiendom BYGNING Status: Grønn Forsikringsdokumenter Salgsdokumenter Ferdigattest Fasadebilder Dok. vedr. ombygninger Kart over eiendommen Andre nøkkeldokumenter Innhentes elektronisk eller scannes. Lagres på dok.server under $HOME / BYGGINFORMASJON Lastes opp under Eiendoms-fanen i inattika. Lørenskog, 05.11.2009 Side 11 av 13

Sjekkliste dokumentinnsamling Selskap Portefølje Eiendom (XYZ) SELSKAPET AS PF1 - Porteføljenavn 001 Eiendommen Side 2 av 3 Tilstandsrapporter BYGNING Status: Oransje Brannteknisk (fex. Venator) Bygg-teknisk (fex. BER) Risiko-rapporter Andre Skal etterhvert inn som avvik eller risiki. Foreløpig sacennes / innhentes elektronisk og lagres til dokserver $HOME / TILSTANDSRAPPORTER og lastes opp i Agora under OPPGAVER / RAPPORTER (6.0). Tekniske inst. TEK Teknisk Status: Oransje Branntekniske installasjoner VVS installasjoner Elektriske installasjoner Bygg-teknisk Miljø / klima Nøkkel Tele og data Scan fra papir-permer. Fokuser bare på info direkte knyttet til bygget, feks. installasjoner (leverandør info som brukermanualer etc. kommer senere). Lagres på dok server under $HOME / ARKIV / TEKNISK / <KATEGORI> (feks VVS). Lastes opp i Agora under OPPGAVER / ARKIV / TEKNISK / <UNDER-KATEGORI> feks. 3.3 VVS. El. permer PER PERMER Status: Oransje Branndokumentasjon Andre (ikke pri #1) (FDV) Dokumentsamling Leietakerinstruks Vaktmesterhåndbok Investorhefte Branndokumentasjon er viktigst av permene. Innhentes elektronisk eller scannes til $HOME / ARKIV / PERMER. I Agoras permseksjon, etabler permen og opprett kapitler, last opp dokumenter under respektive kapitler. Lørenskog, 05.11.2009 Side 12 av 13

Sjekkliste dokumentinnsamling Selskap Portefølje Eiendom (XYZ) SELSKAPET AS PF1 - Porteføljenavn 001 Eiendommen Side 3 av 3 Notater merknader Her føres forklaring og merknader i tillegg til avkrysningene over Utleiekontrakter Avtaler Tegninger Eiendom Tilstandsrapporter Tekniske installasjoner Elektroniske permer Annet Lørenskog, 05.11.2009 Side 13 av 13