PROTOKOLL fra ordinært årsmøte 21. april 2009 i Sameiet og Interesselaget Kringkollen 1 Avholdt: Ulsrud Videregående skole Sted: Oslo Møtet ble erklært for lovlig innkalt Sak 1: Konstituering 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: Linn Roer 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Linn Roer 1.3 Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen: Valgt ble: Per Hecken Gaute Frostad 1.4 Opptak av navnefortegnelse Som opptaking av navnefortegnelse godkjennes innsamling og opptelling av avlevert navneslipp. Antall fremmøtte med stemmerett: 21 Antall fremlagte fullmakter: 4 1.5 Godkjenning av saksliste Godkjent Sak 2: Årsmelding: Styrets årsmelding ble referert. Tatt til etterretning
Sak 3: Årsoppgjøret 3.1 Resultatregnskap for 2008 Sammen med resultatregnskapet ble framlagt og opplest revisors beretning. Sameiets resultatregnskap som viser et overskudd på kr. 35.396,- ble godkjent. 3.2 Budsjett for 2009 Tatt til orientering Sak 4: Eventuell godtgjørelse til styret og revisor Godkjent styrehonorar * kr. 10.000,- Godkjent revisorhonorar kr. 5.463,- * Styret har besluttet å bruke pengene på felles middag og sosialt samvær. Sak 5: Andre saker Sak 5.1 Lekestativ med sklie De siste årene har det kommet til mange små barn i sameiet. Styret ønsker derfor å få montert et lekestativ med sklie og klatremuligheter på et av tunene. Styret har innhentet tilbud fra flere leverandører, og vurdert kvalitet og pris på disse. Styret er opptatt av at stativet skal være av god kvalitet og kreve minimalt av vedlikehold, slik at det kan være til glede for barna i sameiet i mange år fremover. Tilbudene viser at et ferdig montert lekestativ av typen på bildet vil koste om lag 100 000 kroner. Stativet måler om lag 2x4 meter og krever en sikkerhetssone på minst 7x5 meter. Styret anser det derfor som mest hensiktsmessig å plassere det på midtre tun fordi fellesarealet der er størst. Styrets innstilling: Styret anbefaler at årsmøtet vedtar å gi styret fullmakt til å bruke 100 000 kroner på kjøp av lekestativ i 2009.
Styret gis fullmakt, med 23 stemmer for, til å kunne bruke inntil kr 100.000,- på oppgradering av lekeplassene på begge tun. Til dette formål opprettes det en gruppe bestående av styremedlemmer, samt frivillige fra sameiet. Sak 5.2 Sak fra Siri Aasland Styrets innstilling: For å imøtekomme dette forslaget har styret innhentet et prisoverslag fra vår Blikkenslager - samarbeidspartner Albretsen Grohshennig As Kostnader for å montere snefangere på hele Sameiet vil beløpe seg til kr. 472.250,- Dette er penger vi pr. idag ikke har, så styret må, hvis dette blir bestemt, kalle inn en ekstrabetaling på kr. 7620.-/seksjon for å finansiere dette. De som allerede har snefangere vil få et fradrag på kr. 525.-/m snefanger. Styret gis fullmakt til å finne den beste løsningen for sameiet vedr. ovennevnte utfordring. Det være seg snøfangere, organisert og profesjonell måking av tak etc. Sak 5.3 Endringer i vedtektene Ny bestemmelse i vedtektene om styregodkjenning av fasadeendringer Sameiet har i dagen ingen bestemmelser i vedtektene som krever at sameier skal varsle eller søke styret ved ønske om å gjennomføre fasadeendringer. De fleste søker likevel om styrets samtykke, og respekterer styrets avgjørelse. Det er imidlertid ikke alle som gjør dette, noe som kan føles urettferdig for de som har bedt om styrets samtykke og fått avslag. Styret anbefaler derfor at det inntas en egen bestemmelse i vedtektene om at samtykke fra styret skal innehentes før fasadeendringer kan igangsettes.
Styret foreslår at det stilles krav om at nødvendige tillatelser fra Oslo kommune/plan- og bygningsetaten må forelegges styret før arbeidet kan igangsettes. Sameier er uansett selv ansvarlig for å innhente tillatelsen, men et krav om foreleggelse for styret gir sameiet kontroll med at det ikke gjennomføres endringer på bygningene som ikke er i tråd med plan- og bygningsloven. Styret skal for øvrig i sine vedtak om godkjenning sørge for at tidligere årsmøtevedtak vedrørende fasadeendringer følges. For å sikre at kravet om styregodkjenning følges, foreslås det at styret skal kunne sette i gang arbeid for å tilbakeføre fasaden til opprinnelig stand dersom arbeidet igangsettes uten nødvendig godkjenning. Uten en slik bestemmelse vil sameiet har liten mulighet til å tvinge igjennom endringer. Styret foreslår at bestemmelsen tas inn som 9 i vedtektene, og at eksisterende bestemmelser forrykkes slik at dagens 9 blir ny 10, dagens 10 blir ny 11 osv. Forslag til ny 9: Alle fasadeendringer skal godkjennes skriftlig av styret. Nødvendige tillatelser fra Oslo kommune skal i tillegg forelegges styret før arbeidet kan igangsettes. Dersom en sameier unnlater å følge denne bestemmelsen, kan styret etter forutgående skriftlig varsel iverksette utbedringstiltak for sameiers regning. Følgende vedtektsendring ble vedtatt med 23 stemmer for: Alle fasadeendringer meldes skriftlig til styret. Nødvendige tillatelser fra Oslo kommune skal forelegges styret før arbeidet kan igangsettes. Endringer i bestemmelsen om innkalling til årsmøte Dagens frist for oppmelding av saker fra sameierne er satt veldig tidlig i forhold til når årsmøtet avholdes (som er innen utgangen av april). Styret mener det kan være hensiktsmessig at tidspunktet for årsmøtet kunngjøres i god tid med en frist for oppmelding av saker som settes senere enn utgangen av januar, men i tide til at styret kan forberede sakene og sørge for at de ved behov omtales i den ordinære innkallingen til årsmøtet. Vedtektene 10 lyder i dag: Ordinært sameiermøte, årsmøtet, holdes hvert år innen utgangen av april. Styret innkaller skriftlig med minst 14 og høyst 20 dagers varsel. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet, samt dagsorden, herunder forslag som skal behandles på møtet. Med innkallingen skal også følge årsberetning med revidert regnskap. Forslag som en sameier ønsker behandlet på møtet, sendes skiftlig til styret innen utgangen av januar. For at forslag som nevnt i 11, punkt 7, skal kunne behandles på møtet, må hovedinnholdet være beskrevet i møteinnkallingen. Forslag til endringer i 10 (som blir ny 11): Ordinært sameiermøte, årsmøtet, holdes hvert år innen utgangen av april. Styret skal i løpet av januar varsle sameierne om dato for årsmøtet og siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Styret innkaller skriftlig til årsmøtet, med minst 14 og høyst 20 dagers varsel. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet, samt dagsorden, herunder forslag som skal behandles på møtet. Med innkallingen skal også følge årsberetning med revidert regnskap. For at forslag som nevnt i 11, punkt 7, skal kunne behandles på møtet, må hovedinnholdet være beskrevet i møteinnkallingen.
Ovennevnte forslag til endring av 10 (ny 11) ble enstemmig vedtatt. Sak 5.4 Endringer i husordensreglene Forutsatt at årsmøtet vedtar ny bestemmelse i vedtektene om styregodkjenning av fasadeendringer foreslår styret at det tas inn en bestemmelse i husordensreglene om fasadeendringer som kan gjennomføres uten styrets samtykke. Det foreslås videre at dagens krav om at sameier skal kontakte styret ved ønske om å bygge på leiligheten fjernes fordi dette vil omfattes av det nye kravet om styregodkjenning i vedtektene. Styret ønsker uavhengig av utfallet av årsmøtets behandling av forslaget til vedtektsendring å tilføye ansvar for brøyting av stikkveier og klipping av hekk o.l. til punktet om sameiers ansvar for vedlikehold av fellesarealer. I tillegg ønsker styret at det tas inn en bestemmelse som viser til at sameierne må følge vedtatte fargekoder ved maling av fasaden. Husordensreglene punkt 5 Bestemmelsen lyder i dag: Den enkelte sameier har ansvar for vedlikehold m.m. av fellesarealer: - Holde vei utenfor sin bruksenhet ryddig og ren. - Klipping av fellesplen. - Vedlikehold av tørkestativer. - Delta på dugnader. - Medvirke til at det holdes orden ved post- og søppelkasser. Styret foreslår at følgende punkter føyes til listen: - Bidra til brøyting av stikkveier - Sørge for at busker og hekker ikke vokser utenfor egen eiendom/opp på asfaltkant Husordensreglene punkt 7 Bestemmelsen lyder i dag: Dersom sameieren ønsker å bygge på leiligheten, skal styret kontaktes. Ved innvendig ombygning må sameieren iaktta bærende konstruksjoner. Styret foreslår følgende endring: Ved innvendig ombygning må sameieren iaktta bærende konstruksjoner. Nytt punkt 8 Styret foreslår at følgende bestemmelse tas inn som nytt punkt 8: Følgende fasadeendringer kan gjennomføres uten styrets samtykke etter 8 i vedtektene: - Oppsetting av markise, forutsatt at det tas hensyn til høydeplassering og fargevalg på husrekken. - Oppsetting av parabolantenne mindre enn 1,2 meter i diameter. Parabolantennen skal plasseres nede på veranda/terrasse. - Oppsetting av varmepumpe, forutsatt at retningslinjer fra styret om plassering følges. Nytt punkt 9 Styret foreslår at følgende bestemmelse tas inn som nytt punkt 9: Sameier plikter ved maling av fasaden å følge vedtatte fargekoder.
Alle ovennevnte forslag til endringer av Husordensreglene ble enstemmig vedtatt. Sak 6: Valg 6.1 Valg av 2 styremedlemmer Valgt ble: Marianne Moen Jan Erik Bentzen Valgt for 2 år Valgt for 2 år 6.2 Valg av 1 varamedlem Valgt ble: Per Einar Bækkelund Valgt for 2 år Etter årsmøtet fikk styret følgende sammensetning: Navn: Adresse: Leder: Camilla Bjercke Protonveien 27 C (sitter for 2 år fra 2008) Jan M. Andersen Kringkollen 1 B (Valgt for 2 år i 2008) Kåre Gran Bølersvingen 16 B (Valgt for 2 år i 2008) Marianne Moen Bølerveien 9 B (Valgt for 2 år i 2009) Jan Erik Bentzen Protonveien 20 F (Valgt for 2 år i 2009) Varamedlemmer: Navn: Adresse: Ellen Bentsen Protonveien 22 A (Valgt for 2 år i 2008) Per Einar Bækkelund Bølersvingen 16 c (Valgt for 2 år i 2009) Sak 6.3 Valg av valgkomité: Navn: John Engholm Protonveien 20 D Inger-Lise Skog Hansen Bølerveien 7 A Protokollen undertegnes av: Gaute Frostad /s/ Linn Roer /s/ Per Hecken /s/ Valgt av årsmøtet Møteleder Valgt av årsmøtet