Arrangementsveiledning Denne steg-for-steg arrangementsveiledningen har blitt utviklet for å hjelpe deg med å opprette og levere dine egne vellykkede arrangementer, om og om igjen. Skisser dine mål Planlegging er ekstremt viktig og et arrangement uten plan eller undersøkelser på forhånd kan bli en katastrofe. Derfor, for å sikre at din drøm blir til virkelighet, må du lage en hovedplan for arrangementet som involverer SMART mål; S Specific (Spesifikk) Med dine mål i minnet og det du ønsker å få ut av et arrangement, bør du spørre deg selv følgende fem spørsmål: Hva Hva er det jeg ønsker å oppnå ved å holde et arrangement? Hvorfor Hvorfor ønsker jeg å oppnå dette? Hvem Hvem vil jeg involvere for å hjelpe meg i å oppnå mitt mål og levere mitt arrangement? Hvor Hvor vil jeg avholde mitt arrangement? Hvilke Hvilke arrangementsverktøy og materialer må jeg anskaffe? M Measurable (Målbart) Hvordan vet at du har fremgang hvis du ikke måler den? Et mål må være målbart for å sikre at du er i rute i forhold til din arrangementsplan. Lag dine oppgaver som en del av din arrangementsplan og gi deg selv frister for å fullføre dem. Når du fullfører hver oppgave vil det bli klart hvor langt du har kommet og at du har fremgang. A Achievable (Oppnåelig) Hvis du ser på spørsmålene over, er målet ditt realistisk nok? Er det oppnåelig innen tidsrammen du har gitt deg selv? Å ha sitt eget arrangement krever tid, innsats, riktig innstilling og ressursene som sikrer at alt går så lett for seg som mulig.
R Relevant & Realistic (Relevant & realistisk) Det du legger i å holde et arrangement vil du også få ut av det. Men nøyaktig hva er det du ønsker å oppnå ved å holde ditt eget arrangement? Igjen, dine målsetninger må være realistiske. T Timed (Timet) Tenk på når den beste årstiden for å holde ditt arrangement er, og tenk på hvilken tid det er mest sannsynlig at flest mulig mennesker vil delta. I tillegg må du passe på at det ikke er noen konkurrerende arrangementer som kan ta oppmerksomhet fra ditt arrangement på den aktuelle dagen! Hva er ditt fokus? Dine mål vil danne grunnlaget for typen arrangement du ønsker å holde, og fokuset til ditt arrangement. Dette kan være alt fra; Forhandlerarrangement Forretningsbygging og rekruttering Produktlanseringer Møter Konferanser HBM-opplæring Hvem er ditt ønskepublikum? Dette spørsmålet følger dine mål og ditt fokus, hvor du har fremsatt din egen hensikt og din grunn for å arrangere et arrangement. Med dette i tankene, vil du vite hvem du ønsker at skal delta. Du vil måtte tenke på følgende for å kunne forstå hvem ditt målpublikum er; Demografi: Alder, sted Psykografikk: Deres interesser, hobbyer og personlighet Dette hjelper deg også med å forstå den beste måten å kommunisere med ditt målpublikum når det gjelder arrangementskommunikasjon. Vil de foretrekke å motta brev angående arrangementet eller informasjon via e-post? Bruker de sosiale medier, og kan du reklamere for ditt arrangement der? Vi vil snakke mer om dette i tilbudsseksjonen til veiledningen.
Grunnleggende arrangementsplanlegging Her en noen nøkkelpunkter du må tenke på når du organiserer ditt arrangement denne listen virker som en sjekkliste i løpet av de første planleggingsfasene; Arrangementsplanlegging starter med undersøkelser, undersøkelser og mere undersøkelser! Delta på andre arrangementer, utstillinger, møter og messer slik at du får en følelse av hva som virker og ikke. Begynn også å sjekke hoteller og steder hvor du kan avholde arrangementet. Opprett en tidslinje for når du kommer til å fullføre oppgavene, også kjent som en implementeringstidslinje. Bli enig om datoer for når møtet kan finne sted og sjekk med viktige besøkende om de kan komme på de aktuelle datoene/tidene. Ta en titt på stedet for å sikre at stedet er det rette for ditt arrangement og ditt publikum. Vurder om det er lett å komme dit og hvor mye parkering som er tilgjengelig. Hvilke rom må du leie på stedet? Hvor mye vil det koste deg, og hva er gitt/ikke gitt i kontrakten? Sjekk hotellets fasiliteter. Kan gjestene få drikke, snacks og lunsj for egen regning hvis de ønsker det? Vurder også å bestille hotellrom for dine gjester hvis ditt arrangement varer lengre enn en dag. Sørg for at hotellet blir interessert i ditt arrangement og gi dem grunner til å arrangere det i deres lokaler og fortell hvordan det vil gi dem PR dette skaper gode arbeidsrelasjoner. Bestem stedets krav og sett opp. Vurder selve rommet og hvordan du ønsker din tilstedeværelse i rommet; du kan behøve pulter eller bare sitteplasser, og frontområdet må lett kunne sees uten noen hindringer. Sørg for at et enkelt og brukervennlig registreringssystem er på plass. Lag en reklame- og markedsføringsplan for å skape oppmerksomhet og interesse for ditt arrangement. Vil du bruke utstyr fra stedet eller leid utstyr? Hotellet kan både ha og ikke ha utstyret du ønsker å bruke. En gjennomkjøring er avgjørende for å sikre at alt virker! Som du forstår er det en ganske omfattende liste av ting du må vurdere før du kommer i gang.
Gjestetalere Tenk om du kunne få Anthony Chaplin, adm. dir. I Nikken Europe, til å tale på ditt eget arrangement; for å motivere, oppfordre og inspirere dine deltakere. I tillegg er Ben Woodward, Nikken Europes nyeste medlem i ledelsen, svært bevandret innen nettverksmarkedsføring, og siden han er vår direktør for Salg i Europa, er vi overbevist om at du er enig i at Ben ville vært en fantastisk taler på ditt arrangement. Hvis fokuset for ditt arrangement er opplæring, HBM eller motivasjon, kan du bare tenke deg hvor fantastisk det kunne vært hvis Larry Proffit kunne vært gjestetaler? Skal du arrangere et produktlanseringsarrangement? Hvem ville vært bedre å ha på din lansering enn Dave Balzer, eller Roger Drummer; produkteksperter med kunnskap som får dine lyttere til å si wow og bli bedre informert. Julie Gostick, Nikken Europes leder for produktmarkedsføring ville også vært en flott taler for produktlansering, med både produktekspertise og kunnskap om hvordan disse produktene best kan markedsføres. Curtis Bennett, også kjent som Thermo-Guy, er grunnlegger av Thermografix Consulting Corporation. Curtis har ofte snakket på mange andre konferanser og arrangementer inkludert den 14. årlige internasjonale kongressen om Anti aldring-medisin i Chicago; med et vell av kunnskap innen termisk teknologi og temperaturteknologi, han vil garantert inspirere alle. Vil du fokusere på Nikken Business & Recruiting Tools? Da ville Mari Daly, leder for markedsføringsavdelingen i Nikken Europe, vært en perfekt gjestetaler på ditt arrangement for å oppfordre til bruk av disse verktøyene, fordelene og hvordan man kan få mest mulig ut av dem. Det er mulighet for å invitere gjestetalere til å delta på ditt arrangement hvis du når påkrevd antall gjester som gitt i tabellen under. Hvem vil virke som et trekkplaster for publikum? Ta kontakt, og gjør det til virkelighet. Gjestetaler Antall deltakere påkrevd Temaer/ekspertise Mari Daly / Julie Gostick / Ben Woodward 50+ Anthony Chaplin / Larry Proffit 100-200 Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett 200+ Markedsføring, produkter, forretnings-/rekrutteringsverktøy, motivering, salg, målsettingsbestemmelse Motivasjon, opplæring, målsettingsbestemmelse Nikkenprodukter, ernæring, teknologiekspertise
Registrering Nøkkelen til ethvert vellykket arrangement er effektiv registrering. Her er noen nøkkelpunkter man må huske på når det forberedes til din arrangementsregistrering: Kostnader: Hva er billettprisene for konsulenten/gjesten? Hvor mye vil du bruke på arrangementsmaterialer? Billetter: Velg hvorvidt du vil motta betaling på arrangementet eller sørge for at billetter forhåndsbestilles. Tenk på utskriving av billetter, materialer og annet trykt materiale som du vil dele ut på ditt arrangement. Materialer: Har du laget og skrevet ut deltakerskilt og bånd? Utskrevet materiale kan gjøres tilgjengelig for personer når de registrerer seg, eller du kan gjøre det selv og plassere dem på sitteplassene på arrangementet før deres ankomst. Vil du tilby gratis gaver eller vareprøver? Hvis du legger en spesiell gave på seter vil det være en fin overraskelse for gjester (selv om det bare er en penn med firmalogo). Hva med å sette sammen en Arrangementspakke som kan inneholde; gratisgaver, arrangementsprogram, produktbrosjyrer og tilbakemeldingsskjemaer. Sørg for at pakken blir en suvenir for ditt arrangement som de kan ta med seg hjem og huske på. Reklamering og markedsføring Det er mange forskjellige måter du kan reklamere for og informere om ditt arrangement til ditt marked, avhengig av ditt publikum. Her er bare noen få muligheter; Sosiale medier Facebook, Twitter, LinkedIn eller blogger Markedsføring - plakater, bannere, displayer, flyere og annen arrangementslitteratur Jungeltelegrafen både på nett og ellers, med venner, familie og andre potensielle deltakere Arrangementsagenda En arrangementsplan som beskriver programmet, tider, lokaler, emner og sted
Vil du tilby en rabatt på billetter? Så lite som 10 % rabatt på billettene kan utgjøre ekstra motivasjon til å øke salg, eller hva med å ha en utlodning på ditt arrangement dette kan det også reklameres for. Nikkens arrangementskalender Nikkens arrangementskalender er på Nikkens offentlige nettside og MyNikken, som lar deg laste opp informasjon om ditt arrangement til kalender slik at ordet sprer seg til andre Nikken-konsulenter! En nyttig ressurs for å ha alle arrangementsdetaljer på ett organisert sted. Innhold og markedsføring på ditt arrangement Markedsføringen stopper selvfølgelig ikke når ditt arrangement starter. Det må markedsføres hele tiden frem til ditt arrangement, i tillegg til på ditt arrangement og til og med etter at det er ferdig. Det kan hende at du kan ta med vareprøver og produkter du kan vise frem på ditt arrangement, pluss at du kan utføre demonstrasjoner, som for eksempel hvordan vannsystemet PiMag og Air Power5 Pro virker, og hvordan filtrene på spesifikke produkter virker. Til syvende og sist handler det om å lage en utstilling med koordinerte produkter og materialer på en måte som gir mest intrykk visuelt. For å hjelpe deg med dette, har vi et spesialdesignet nettbutikk kalt Nikken Tools som tilbyr sprettoppbannere og materialer du kan bruke på dine arrangement.: http://www.nikkentools.eu/ For PowerPoint-presentasjoner, har Nikken innhold som f.eks. YouTube-videoer tilgjengelig, disse finner du her: http://www.youtube.com/nikkeneurope Dersom du har andre forespørsler og krav til ditt arrangement, må du selvfølgelig gjerne kontakte arrangementsgruppen i Nikken Europe på events@nikken.co.uk.
Logistikk Opprett din arrangementsplan Bekreft ditt sted, oppsett, etasjeplan, områder for produktvisning, sittearrangement og sceneoppsett Bekreft talere og programinnhold inkludert tider for ankomst og taler Bekreft hvorvidt du vil besørge forfriskninger Hvis du selger billetter, hvordan vil du selge disse og hvor mange vil du ta sikte på å ha på ditt arrangement? Avtal med hotellet, sjekk at alt er på plass og hvilken støtte de kan tilby Vil du ha en registreringspult på stedet? Sørg i så fall for å ha synlig skilting rundt dette området slik at det er klart for gjestene hvor de må gå Når logistikken har blitt unnagjort, er det på tide å promotere og kommunisere! Produksjon og AV-utstyr Innhold i visualisering og PowerPoint-presentasjon Det anbefales at din PowerPoint-presentasjon, dine videoer og eventuell musikk brukt bør lastes ned før ditt arrangement heller enn å streame disse direkte fra internett. Disse bør være tilgjengelig på skrivebordet til din laptop slik at de kan åpnes ved behov. Pass på at du har nok kopier til utdelt materiale hvis du ønsker at disse skal følge med din presentasjon. Vil du behøve en prosjektor for å vise din presentasjon? Viktigst av alt pass på at du har alle nødvendige kabler til din laptop. Musikk/lyder Musikkvalget må være relevant til ditt arrangement; tenk også nøye over ditt publikum og hva som er mest passende. Mikrofoner Velg mellom håndholdte mikrofoner, knappehullmikrofoner eller hodesett (vi anbefaler at for arrangement med 50+ deltakere brukes en håndholdt mikrofon for å projisere lyden effektivt) og se til at et AV lydsystem er satt opp. Gjestetalere Utfør alltid en lydsjekk, pass på at alt er som det skal, og at de som sitter bakerst også kan høre taleren! Oversettelse hvis du har en gjestetaler på ditt arrangement vil du måtte sørge for simultan eller konsekutiv tolking? Definisjoner Simultan tolking: tolken oversetter meldingen til målspråket så snart han eller hun kan formulere det fra kildespråket, mens kildespråktaleren snakker kontinuerlig; tolken sitter i en lydtett bås, snakker inn i en mikrofon, mens han/hun klart ser og hører kildespråktaleren. Simultan tolking gis til målspråklyttere via hodetelefoner. Konsekutiv tolking: tolken snakker etter at kildespråktaleren er ferdig med å snakke. Snakkingen deles inn i segmenter, og tolken sitter eller står ved siden av kildespråktaleren, lytter, og tar notater mens taleren fortsetter med sin tale. Når taleren tar pause eller er ferdig med å snakke, gjengir tolken en del av eller hele meldingen på målspråket
Arrangementsoppfølging og feiring av din suksess! Du klarte det! Du planla og utførte ditt eget arrangement, føles det ikke bra?! Nå er det på tide å sørge for eventuelle ekstraoppgaver etter ditt arrangement, inkludert: Arrangementsevaluering: Å lage tilbakemeldingsskjemaer er en flott måte å samle meninger fra dine besøkere på etter arrangementet, som vil hjelpe deg med å levere et enda bedre arrangement neste gang. Ha også din egen mening hvor bra synes du det gikk? Takkebrev: til gjestetalere, VIP-er, deltakere. Pressemelding: Vurder å skrive en kort pressemelding angående ditt arrangement og send det til medier, svar på hvem -, hva -, hvorfor -, når -, hvordan - spørsmålene du vet aldri, det kan hende det publiseres i et tidsskrift og vil dermed skape enda mer oppmerksomhet om forretningsmuligheten, og om deg og ditt neste arrangement. Foto-/videodeling: Bruk plattformer på nett for å dele dine bilder og videoer, inkludert f.eks. Facebook, Twitter, YouTube og Flickr. Disse kan brukes for fremtidig publisitet. Og til slutt Feir! Du fortjener det. Produsert av Nikken Europe