Møteinnkalling Lillesand kontrollutvalg Dato: 23.11.2015 kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, møterom ved personalkantinen Arkivsak: 15/10174 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/14958-1 Godkjenning av møteinnkalling 23.11.15 3 Møteprotokoll 2/15 15/14959-1 Godkjenning av protokoll fra møte 21.09.15 4 Saker til behandling 32/15 15/15412-1 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial 5 33/15 15/15404-1 Orientering vedr. skillet mellom drift og investering 6 34/15 15/15421-1 Orientering vedr. kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker 8 35/15 15/15433-1 Nytt kontrollutvalg for perioden 2015-2019 9 36/15 15/15384-1 Møte- og arbeidsplan for 2016 10 37/15 15/15438-1 Andre orienteringer i møte 23.11.15 13 38/15 15/15439-1 Referat- og drøftingssaker i møte 23.11.15 14 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 16.11.2015 For Leder Bjørn Melbye Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av møteinnkalling 23.11.15 Arkivsak-dok. 15/14958-1 Arkivkode. 033 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 2/15 Møteinnkalling 23.11.15 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 23.11.15 3
Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte 21.09.15 Arkivsak-dok. 15/14959-1 Arkivkode. 033 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 2/15 Protokoll fra møte 21.09.15 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra møte 21.09.15 Vedlegg til sak Protokoll 21.09.15.pdf 4
Saker til behandling 32/15 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial Arkivsak-dok. 15/15412-1 Arkivkode. 210 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 32/15 Redegjørelsen tas til orientering. Saksopplysninger: Rådmannen skal i henhold til vedtatt økonomireglement rapportere til bystyret hvert tertial. Tertialrapporten skal vise i hvilken grad kommunen følger vedtatt budsjett. I tillegg ønsker kontrollutvalget å holde seg løpende orientert om utviklingen i kommunens økonomi. Rådmann skriver i sitt saksfremlegg til bystyret: 2015 er et svært spesielt år for Lillesand kommune. Ved inngangen til dette året står vi med et udekket underskudd fra 2014 på om lag kr 18,4 mill. Dersom underskuddet ikke er dekket inn senest i løpet av 2016, eller man ikke følger vedtatt plan for inndekking, vil Lillesand kommune bli registrert i ROBEK (Register om betinget godkjenning og kontroll). I forbindelse med behandling av 1. tertialrapport 2015 (sak 070/15) vedtok bystyret nedjustering av rammene i 1B med totalt kr 6 mill til delvis inndekking av underskudd fra 2014. De resterende kr 12,4 mill forutsettes dekket inn i 2016. Økonomisjef Espen Grimsland orienterer om Lillesand kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2015 i møtet. I tillegg har kontrollutvalget bedt om å få en redegjørelse om status i forhold til inndekking av merforbruket for 2014. Økonomisjefen bes også om å redegjøre kort om budsjett for 2016 og økonomiplan. Vurdering fra sekretariatet: Det blir ikke sendt ut vedlegg i saken, da disse nå kun legges ut på kommunens hjemmeside. Selve saksfremlegget fra rådmannen ligger i sakspapirene til bystyret 04.11.15 sak 178/15. 5
33/15 Orientering vedr. skillet mellom drift og investering Arkivsak-dok. 15/15404-1 Arkivkode. 210 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 33/15 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: I møte 21.09.15 sak 31/15-1a vedtok kontrollutvalget å invitere rådmann til neste møte for å gi en orientering om kommunens praksis knyttet til skillet mellom drift og investeringer. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. I tillegg er det kjent at driftsutgifter dekkes av løpende inntekter (skatt, rammetilskudd med mer) eller av eventuelle disposisjonsfond. Investeringsutgifter dekkes med lån, ubundne investeringsfond, disposisjonsfond eller med overføring fra drift. I Lillesand kommune dekkes, i all hovedsak, investeringer med bruk av lån. Dette fører til at gjelden vokser. Finansutgiftene (renter og avdrag) øker og det blir mindre til fordeling drift fra år til år og det er bakgrunnen for at kontrollutvalget ønsker en orientering. Saksopplysninger: Skillet mellom drift og investering bygger ofte på skjønn. Temaet er regulert i merknader til regnskapsforskriften 7 og kommunal regnskapsstandard nr. 4. Kan administrasjonen komme med synspunkter på hvordan regelverket praktiseres med hensyn til følgende anskaffelser: Vedlikehold (rehabilitering?) av bygg vs. påkostning Fellesanskaffelser som dekker ulike funksjoner, for eksempel møbler og inventar, verktøy og utstyr, pc` er og mobiltelefoner. Konsulentutgifter til etablering av selskap, for eksempel samarbeid mellom Birkenes og Lillesand vedrørende tekniske tjenester. Kommunale planer (kommuneplan). Departementet legger til grunn at Foreningen for god kommunal regnskapsskikk etter hvert vil gi nærmere prinsipper for skillet mellom hva som skal føres i driftsregnskapet og i investeringsregnskapet. Departementet minner for øvrig om at løpende vedlikeholdsutgifter fortsatt skal utgiftsføres i driftsregnskapet. Påkostninger skal utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balanseregnskapet. Som vedlikehold av bygninger regnes tiltak for å holde en bygning i stand, med en standard tilsvarende da bygningen stod ferdig som nybygg. Tiltak som fører bygningen 6
til en annen stand eller bedre standard enn den har vært i tidligere, regnes som påkostning (dvs. investering). Det er vedlikehold når: Bygninger males/beises Ytterkledninger blir skiftet til tilsvarende kledning Vinduer blir skiftet ut Taktekking blir skiftet ut Komponenter i ventilasjonsanlegg blir skiftet ut. Det er derimot en påkostning når: Det blir foretatt ombygging eller påbygging Det blir byttet til bygningsdeler med en vesentlig høyere standard Det blir etterisolert i forbindelse med skifte av ytterkledning eller taktekking Det blir installert ventilasjonsanlegg i en bygning som fra før har naturlig ventilasjon. Rådmann er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre. Saken legges frem uten forslag til vedtak. 7
34/15 Orientering vedr. kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker Arkivsak-dok. 15/15421-1 Arkivkode. 210 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 34/15 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Med bakgrunn i et avisoppslag i FVN 07.09.15 der en kommunalt ansatt erkjenner grovt underslag fra en stiftelse, ønsker kontrollutvalget å få en orientering på generelt grunnlag om hvilke rutiner og retningslinjer kommunen har knyttet til mislighetssaker, samt hvordan den konkrete saken blir fulgt opp. Saksopplysninger: Kontrollutvalget er kjent med at den aktuelle saken det vises til har blitt fulgt opp som et forhold mellom kommunen og arbeidstaker. Så lenge det ikke er en sak som går inn på den ansattes jobb, er det for så vidt ikke en sak for kontrollutvalget. Men det er likevel av interesse for kontrollutvalget å påse at saken har blitt fulgt opp i henhold til gjeldende rutiner og retningslinjer. Rådmann Jan Henning Windegaard er invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere om kommunens rutiner i forbindelse med mislighetssaker, samt hvordan den konkrete saken blir fulgt opp. 8
35/15 Nytt kontrollutvalg for perioden 2015-2019 Arkivsak-dok. 15/15433-1 Arkivkode. 033 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 35/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Lillesand bystyre konstituerte nytt kontrollutvalg i det konstituerende bystyremøte 14.10.15 sak 135/15, der både medlemmer og varamedlemmer ble valgt. Kontrollutvalget forestår på vegne av bystyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen og skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, og gjennom forvaltningsrevisjon påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning er forsvarlig og foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal også gjennom selskapskontrollen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m. m Sekretariatet og revisjonen vil gi praktisk informasjon i møtet om følgende: Presentasjonsrunde Utsendelse av innkallinger, protokoller og vedtak. Gjennomgang av arbeid fra sist periode Årsmelding/oppsummering av de viktigste sakene knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon (selskapskontroll) Oppdatere kontaktinformasjon Samarbeid med politisk og administrativ ledelse Sekretariatets rolle Denne saken ses som en del av opplæringen av nye kontrollutvalgsmedlemmer. Vedlegg: Årsmelding 2014 - Kontrollutvalget Lillesand kommune Notat Forvaltningsrevisjon i Lillesand kommune i planperioden 2012-2015 Notat Selskapskontroll i Lillesand kommune i planperioden 2012-2015 Vedlegg til sak Årsmelding 2014 - Kontrollutvalget Lille Notat - Forvaltningsrevisjon Notat - Selskapskontroll i Lil 9
36/15 Møte- og arbeidsplan for 2016 Arkivsak-dok. 15/15384-1 Arkivkode. 033 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 36/15 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Mandag kl. 13:00: 22.02-25.04-30.05-19.09-31.10-12.12 Saksopplysninger: Sekretariatet legger med dette frem en egen sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget. Saken skal videre legges frem til behandling i bystyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring fra tidligere år alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for drøfting i utvalget. Enkelte saker er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. I spesielle saker er det direkte kontakt/drøftelser med berørte parter (eks. rådmann, revisor eller ordfører). Kontrollutvalget har valgt å legge frem møte- og arbeidsplanen for bystyret, fremfor å utarbeide en samlet plan for virksomheten i valgperioden. Møte- og arbeidsplanen er en samlet plan som etter behandling i bystyret tilfredsstiller forskriftet av 15.06.04. Sekretariatet legger frem forslag til følgende møtetidspunkt og agenda for 2016: 10
Lillesand kommune Kontrollutvalget Møte- og arbeidsplan 2016 Mandag 22. februar 2016 kl.13.00 Godkjenning av møteprotokoll Forvaltningsrevisjon Saksbehandling innenfor teknisk sektor Revisors egenvurdering av uavhengighet Referat fra kontrollutvalgskonferansen (NKRF) Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget Andre orienteringer i møte Referat og drøftingssaker i møte Mandag 25. april 2016 kl. 13.00 Godkjenning av møteprotokoll Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Virksomhetsbesøk/bedriftsbesøk Andre orienteringer i møte Referat og drøftingssaker i møte Mandag 30. mai 2016 kl.13.00 Godkjenning av møteprotokoll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Regnskapssaken 2015 for kommunen Orientering fra økonomisjefen Melding om andre reviderte regnskap (bl.a skatteoppkreveren) Andre orienteringer i møte Referat og drøftingssaker i møte Mandag 19. september 2016 kl. 13.00 Godkjenning av møteprotokoll Oppfølging av Forvaltningsrevisjon Saksbehandling innenfor teknisk sektor Budsjett for kontroll og tilsyn Andre orienteringer i møte Referat og drøftingssaker i møte Mandag 31. oktober 2016 kl.13.00 Godkjenning av møteprotokoll Andre orienteringer i møte Referat og drøftingssaker i møte Mandag 12. desember 2016 kl.13.00 Godkjenning av møteprotokoll Orientering fra økonomisjefen (andre tertial og budsjett) Kontrollutvalgets møte- og arbeidsplan for 2017 11
Andre orienteringer i møte Referat og drøftingssaker i møte Det kan være aktuelt å kalle inn representanter fra administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/temaer utover de punktene som er nevnt ovenfor. Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (høst og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferansen for kontrollutvalg i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) eller Forum for kontroll og Tilsyn (FKT). Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp saker og avholde de møter de ønsker. 12
37/15 Andre orienteringer i møte 23.11.15 Arkivsak-dok. 15/15438-1 Arkivkode. 033 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 37/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon b. Pågående prosjekter 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Oppsummering/evaluering Opplæring av nytt kontrollutvalg 3. Orienteringer fra leder Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 13
38/15 Referat- og drøftingssaker i møte 23.11.15 Arkivsak-dok. 15/15439-1 Arkivkode. 033 1 Lillesand kontrollutvalg 23.11.2015 38/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post 2. Referatsaker: a. Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning (behandlet i bystyret 09.09.15 sak 106/15) 3. Neste møte 22.02.16 kl. 13:00 4. Eventuelt Vedlegg: Saksutskrift fra bystyret 09.09.15 sak 106/15: Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vedlegg til sak Saksutskrift fra bystyret 09.09.15 sak 14