Midnight Sun Sevens, verdens nordligste rugbyturnering Studietur til Voss Årsrapport 2013 Arrangementsturisme i Troms Idrett & Kultur
Innhold Gjennomførte aktiviteter Styringsgruppe Økonomi Pressearbeid Kommende arrangement Andre nyheter
I tråd med prosjektets overordnede mål: «Øke regionens motivasjon og muligheter for å påta seg vertskapsrollen for kultur og idrettsarrangementer» og «Styrke Troms som en attraktiv destinasjon for idretts- og kulturarrangementer», har det vært gjort en rekke tiltak. Disse er også basert på kartlagte behov hos en rekke arrangører. Det jobbes mot en rekke ulike målgrupper: Idrett, Kultur, Næringsliv, Frivillige organisasjoner, Destinasjonsselskaper, Befolkning, Kommuner og Bevilgningsinstanser
Besøk Lillehammer 30. 31. Januar Møte med Arrangementskoordinator i Lillehammer Turist Stor nytte! Stikkord: kalender, kategorisering av arrangement, arrangements-/nettverksfora, informasjon og kommunikasjon, dokumentasjon, profesjonalisering, organisering, profilering Deltakelse Snowball konferansen Tema: Økt kundeinnsikt (konsept, trender innen vinterturismen, bruk av digitale og sosiale medier, samarbeid kompetansemiljøer)
Workshop Arrangørkompetanse 14. februar Tromsø, 30 deltagere Gode diskusjoner på: Konseptutvikling, Søknadsprosesser, Sponsing, Markedsføring / salg, Frivillighet / vertskap Hvilke oppgaver må løses ved et stort arrangement? Hvilken kompetanse trenger man? Og hvem kan man tenke seg å samarbeide med? Utfordring: deltagerne hadde ulik arrangørerfaring og behovene er derfor på svært ulike nivå
Seminar: «Hvordan øke lønnsomheten til ditt arrangement?» Harstad, 7/5, 15 deltagere Agenda: Hvordan øke lønnsomheten til ditt arrangement? v/ Veronica Evertsen, Mack Arctic Race of Norway: om innsalg og stå-på-vilje v/ Knut-Eirik Dybdal Gruppearbeid og diskusjon Sjakk OL 2014: Hvem og hvordan involvere for å gjøre mesterskapet synlig i hele byen? Sykkeltrimmen Harstad hvordan ta ut potensialet? Vi deltok på Snow-konferansen: Vinterturisme og arrangement Evaluering viste at deltagerne hadde stor nytte av seminaret og de fleste kan tenke seg å delta på samlinger i regi av prosjektet også i framtiden
28 deltagere
Midnight Sun Sevens Verdens nordligste rugbyturnering Arrangert for første gang Filmet av IRB Total Rugby sendt i 168 land Forberedelsene for 2014 godt i gang forventer ca. 200 spillere/støtteapparat Foto: MSM
Beregning av MSM i Arrangementskalkulatoren Beregning gjort i samarbeid med MSM og NCB Netto lokal ringvirkning = 8,4 millioner Antall ikke-lokale besøkende: 3.260 Antall kommersielle overnattingsdøgn: 5.283 Verdiskaping pr besøkende: kr 2.574 Hele 84% av arrangørs kostnader og overskudd blir forbrukt lokalt Foto: MSM
Beregning av Festspillene i Arrangementskalkulatoren Beregning gjort i samarbeid med Festspillene og NCB Netto lokal ringvirkning = 14,7 millioner Antall ikke-lokale besøkende: 2.418 Antall kommersielle overnattingsdøgn: 2.063 Verdiskaping pr besøkende: kr 6.067 Statstilskudd på 11,8 millioner kroner - forbrukes 100% lokalt Foto: MSM
14 deltagere fra ulike arrangement over hele fylket deltok, 29/8-1/9 2013 Møtte de store arrangørene på Voss Jobbet med tema: Organisering og samarbeid Frivillighåndtering Samarbeid med lokalt næringsliv og sponsorarbeid Profil / merkevare Gode tilbakemeldinger Studietur Foto: MSM
Seminar - Frivillighet 20 deltagere, 16/9-2013 "Hvordan lede et frivilligapparat, med spesiell fokus på opplæring, motivasjon og belønning?" v/ Tore Hordnes, Norges Friidrettsforbund og Bjarg Hvordan rekruttere frivillige? Hvilke miljøer kan man rekruttere fra og konkrete eksempler på hvordan dette gjøres på festivalene Bukta, Insomnia og TIFF v/ Ylva Maria Pavval, Samdrift, og Esben Hoås Rygg, Buktafestivalen Åpen samtale mellom Eirin Hammari og Tore Hordnes: Hva er forskjellene på frivillighet innen idrett og kultur? Hva kan vi lære av hverandre? Vi oppfordrer salen til å komme med spørsmål! Foto: MSM
Seminar Hvordan skape folkefest sammen? Harstad, 1/10 2013, 32 deltakere Hvilke effekter har idretts- og kulturarrangement for regionen, og hvilke muligheter gir disse din bedrift? Hvordan mobilisere til folkefest ved slike arrangement, og hvem eier gjestene? Velkommen v/ Harstadregionens Næringsforening Litt om prosjekt Arrangementsturisme v/ Agnete Ryeng Hva betyr Festspillene for Harstad en verdiberegning i Arrangementskalkulatoren v/agnete Ryeng og Festspillene i Nord-Norge Hva betyr arrangement for bunnlinja, v/ Ole Fiske Eidslott, Direktør Thon Suksess på 5 år erfaringer fra samarbeid med Næringslivet, v/ Jan Santocono og Bjørn Isaksen, Båkgården Hva med de som skaffer gjesten holder det med bare hyggelige ord? v/ Vebjørn Jacobsen, Hurtigruten Diskusjon i plenum: Hvor viktige er kultur- og idrettsarrangement for byen? Hvilke effekter ser vi? Harstadregionens Næringsforening, i samarbeid med Prosjekt Arrangementsturisme, inviterer til workshop Foto: MSM
Prosjektet på Web og Facebook www.visittromso.no/ Bransje/arrangementsturi sme/ www.facebook.com/ Arrangementsturisme Oppdatert arrangementskalender Om prosjektet Nyheter Ressursbank / verktøykasse Presentasjoner Nyttige lenker
Innhold Gjennomførte aktiviteter Styringsgruppe Økonomi Pressearbeid Kommende arrangement Andre nyheter
Prosjektets Styringsgruppe I begynnelsen av 2013 bestod gruppen av følgende medlemmer: Lisa Hoen (TIFF), Vebjørn Jacobsen (Hurtigruten), Veronica Evertsen (Mack), Nils I. Hætta (MSM), Knut Eirik Dybdal (Arctic Race of Norway), Elisabeth Jakobsen (Festspillene), Trond Øverås (Målselv Fjellandsby) Møte 21/2 Info/status om aktiviteter, økonomi og prosjektmål Innlegg av Kari Jæger, Høgskolen i Finnmark, om betydningen av et arrangement, tanker om samhandling og frivillighet Søknad om tiltaksmidler Prioriterte satsningsområder 2013 Nettverksbygging Kompetanseheving Markedsføring / Økt synlighet Sigbjørn Sørensen, Visit Bardu, har erstattet Trond Øverås etter at han begynte som Reiselivssjef i Tromsø
Prosjektets Styringsgruppe Møte 1/10 Status Prosjektets rolle i Arctic Race of Norway? Prioritering av tiltaksmidler Tone Anita Karlsen, Festspillene, har erstattet Elisabeth Jakobsen
Prosjektets Styringsgruppe Møte 20/11 Prosjektregnskap År 1 Aktivitetskalender og budsjett 2014 Status nye og potensielle arrangement
Innhold Gjennomførte aktiviteter Styringsgruppe Økonomi Pressearbeid Kommende arrangement Andre nyheter
Prosjektregnskap År 1 Adm/div 281 402 Møtekostnader 184 371 Prosjektledelse inkl. sos. utgifter 529 756 Reisekostnader 172 840 Sum 1 168 369 Ressurs/referansegruppe egeninnsats (689,5 t á 600,-) 413 700 Tilrettelegging VTR egeninnsats (84 t á 600,-) 50 400
Ytterligere tiltaksmidler Første søknad sendt Fylkeskommunen 20/2 1.5 mill innvilget av Troms Fylkeskommune 3/9-2013 Midlene skal brukes til markedsundersøkelser, videreutvikling av verktøykasse, nettverksbygging, kurs, mentor/traineeordning
Kartlegging av bevilgningsapparatet og mål/strategier for tildeling Møter med Fylkeskommune og diverse Regionråd for å få økt innsikt i hvilke arrangement og tiltak det bevilges støtte til, samt hvilke strategier som legges til grunn
Innhold Gjennomførte aktiviteter Styringsgruppe Økonomi Pressearbeid Kommende arrangement Andre nyheter
Pressearbeid Spesielt vinteren i Tromsø preget av mange journalistforespørsler forsøker få disse til også å dekke arrangement. Noen eksempler: Tysk journalist fra DPA på Mørketidsløpet Britisk journalist på Tromsø Skimarathon IRB Total Rugby på Midnight Sun Sevens Midnight Sun Marathon på fransk radio Foto: Agnete Ryeng Foto: Agnete Ryeng
Innhold Gjennomførte aktiviteter Styringsgruppe Økonomi Pressearbeid Kommende arrangement Andre nyheter
Kommende arrangement Møter har vært holdt og bistand tilbys ifbm. flere nye/kommende arrangementer: Midnight Sun Sevens, juni 2013 Arctic Race of Norway, august 2013 WC Sjakk, aug/sept 2013 Frostskade 500, januar 2014 Barents Winter Games, april 2014 Sjakk OL, aug 2014 Bridge EM 2015 (Visit Tromsø tilstede med stand på EM 2013 i Ostende)
Søknadsprosesser Flere leads fra NCB Store utfordringer: Vanskelig å finne noen som vil påta seg ansvar som arrangør Økonomi Ressurser Kompetanse
Leads fra NCB Nordisk Mesterskap i Isfiske Kontakt med Troms Jeger og Fisk, ikke aktuelt pga at det fiskes mest etter abbor (som vi ikke har her nord) Ice Climbing Championship Kontakt med Tromsø Klatreklubb, men de ønsket ikke å gå videre med denne. Lofoten meldte at de ønsker å søke Military World Orienteering Championships Vært i kontakt med Midnattsolgaloppen, BUL Orientering og Forsvaret. Tidligst mulig arrangement i 2019, så denne følges videre EFSA Championships Millionfisken vurderer denne Nordic Fishmonger Championship 2016 Matfestivalen SMAK vurderer denne J.P. Morgan Corporate Challenge Videresendt til MSM
VM / EM Randonné 2017 6/6 møte i evt. søkegruppe (Norges Idrettsforbund, Troms Skikrets, Blåtind Arctic Race, Skittentind Rando, Forsvaret, Skiturismenettverket, Visit Tromsø) Erfaringer fra WC Krav til arrangør og søknad 9/10 nytt møte Besluttet å søke EM i stedet for VM (2017) Blåtind Arctic Race må eie og lede prosessen (formell arrangør), og innkaller til nytt møte
Innhold Gjennomførte aktiviteter Styringsgruppe Økonomi Pressearbeid Kommende arrangement Andre nyheter
PL er valgt inn i NCBs arbeidsgruppe som skal jobbe med innsalg mot nasjonale og internasjonale forbund og bedrifter. Mål: økt kjennskap til den nasjonale satsningen på arrangementsturisme og flere bedriftsarrangement til Norge og Troms PL skal sammen med reiselivsforsker Trude Borch lage en «dreiebok» for framtidige arrangørsteder av Arctic Race of Norway (2014)
Fokus 2014 Økt markedsinnsikt gjennom markedsundersøkelse 10 arrangement Verktøykasse på websiden nyttig info, maler og verktøy på ett sted Kompetanseheving - seminarer, kurs, studietur, mentor/traineeordning Nettverk
Ikke gå glipp av Master Class Event Management 17. 18. mars i Tromsø Kursholder: Paul Gudgin