SPAR European Team Championships Super League i Friidrett - Bergen 2010

Transkript

1 Dato: 17. november 2009 Byrådssak 448/09 Bergen bystyre SPAR European Team Championships Super League i Friidrett - Bergen 2010 FRKA SARK Hva saken gjelder: Norges Friidrettsforbund er, etter den gode avviklingen av European Team Championships 1st League i juni 2009, tildelt Spar European Team Championships Super League i friidrett av det internasjonale friidrettsforbundet, European Athletic Assosiation (EAA). Hordaland friidrettskrets (LOC) vil være teknisk arrangør av mesterskapet, som skal gå av stabelen på Fana stadion juni Det foreligger et utkast til 3-parts avtale som regulerer ansvar, oppgaver og plikter for de ovennevnte partene. Bergen kommune er 3. part og vertskapsby (vedlegg 1). Kommuneadvokaten anbefaler i notat av 3. oktober 2009 at ansvarsforholdet som Bergen kommune har påtatt seg, reguleres i egen avtale mellom Bergen kommune og Norges Friidrettsforbund, for å fraskrive kommunens økonomiske risiko for budsjettmessige overskrivelser utover allerede inngåtte forpliktelser (vedlegg 2). Bergen kommune mottok søknad fra Norges Friidrettsforbund datert 15. juni 2009 om kr. 3,0 mill i økonomisk støtte for å gjennomføre arrangementet på Fana stadion. I tillegg søkes det om utbedringer på Fana stadion herunder ny fast tribune i søndre sving og arealer til pressesenter, Internasjonal Broadcasting IBC. Det er allerede foreslått i byrådets forslag til budsjett for 2010, kr. 3,0 mill til arrangementstøtte over tjenesteområdet idrett, samt kr. 3,0 mill over investeringsbudsjettet tjenesteområdet idrett til ny fast tribune i søndre sving og arealer til pressesenter. For at NRK skal produsere og sende arrangementet, er det en forutsetning at arrangør dekker deler av produksjonen. Privat giver har gått inn med kr. 1,0 mill til dette formålet. Byrådsleder Monica Mæland vil lede Honorær komité og idrettsdirektør Rune Titlestad vil representere Bergen kommune i komiteen. 1

2 Begrunnelse for fremleggelse til bystyret: Byrådet ønsker å orientere bystyret om status og fremdrift for Spar European Team Championships Super League i Friidrett i Bergen juni Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bergen bystyre er positiv til å påta seg vertskapsrollen i forbindelse med gjennomføring av arrangementet Spar European Team Championships Super League på Fana stadion juni Bystyret gir byrådet fullmakt til å undertegne kontrakt mellom Bergen kommune, Det Europeiske Friidrettsforbundet (EAA) og Norges Friidrettsforbund (NA). 3. Bystyret gir byrådet fullmakt til å inngå avtale mellom Bergen kommune og Norges Friidrettsforbund som skal regulere Bergen kommunes økonomiske risiko. Monica Mæland byrådsleder Utrykte vedlegg: 1. Brev fra Henning Warloe til NRK 17. juli Brev fra Henning Warloe til Norges Friidrettsforbund 17. juli Budsjettoversikt fra leder av lokal organisasjons komite (LOC) Tore Hordnes 4. Søknad fra Norges Friidrettsforbund av

3 Saksutredning: Bakgrunn: Norge, ved Norges Friidrettsforbund er tildelt Spar European Team Championships Super League i friidrett av det internasjonale Friidrettsforbundet, European Athletic Assosiation (EAA). Hordaland friidrettskrets (LOC) vil være teknisk arrangør av mesterskapet, som skal gå av stabelen på Fana stadion juni Hordaland friidrettskrets (LOC) søker om diverse tiltak for å kunne gjennomføre arrangementet. Det søkes blant annet om en arrangementsstøtte på kr. 3,0 mill. En viktig forutsetning, er at det gjennomføres en oppgradering/rehabilitering av Fana Stadion, slik at anlegget er i tråd med de krav og retningslinjer det Internasjonale Friidrettsforbundet stiller. En oppgradering av Fana stadion vil først og fremst innbefatte ny fast tribune i søndre sving samt et nye arealer som skal brukes som pressesenter for Internasjonal Broadcasting IBC. I tillegg vil det være behov for nytt stavsprang stativ og noe nytt toppidrettsutstyr til friidrett. Dette søkes løst innenfor investeringsrammen for tjenesteområdet Idrett. Det er også en anmodning fra Hordaland friidrettskrets om Bergen kommune kan gi en offisiell mottakelse/bankett for lederne fra de ulike deltaker landene. Omfang: European Team Championships Super League arrangementet er en nyvinning innen friidrett i Europa. Dette er andre gang mesterskapet blir arrangert i en ny spennende konkurranseform. I 2009 ble det første arrangert i Portugal. Arrangementet i Bergen har stor internasjonal deltakelse for kvinner og menn fra de 12 beste europeiske nasjonene i friidrett (Russland, Tyskland, Storbritannia, Frankrike, Italia, Spania, Polen, Ukraina, Hellas, Hviterussland, Finland og Norge). Det forventes over 700 deltakere, blant dem flere gull og andre medaljører fra de Olympiske leker i Beijing i I tillegg kommer ledere, trenere og støtteapparat inklusiv lokal arrangør stab. Kvinner og menn deltar som et lag. Dette vil være det største idrettsarrangementet i Bergen i Det kan resultere i 3500 overnattingsdøgn på Bergens hotellene de 4 dagene arrangementet varer. Organisering: Ved større internasjonale arrangement, vil organisasjonen bestå av en Honorær komité bestående av lokale myndigheter, politi, Bergen reiselivslag, næringsliv og organisasjonskomiteens ledelse. Byrådsleder Monica Mæland er ønsket til å lede Honorær komité og idrettsdirektør Rune Titlestad er ønsket til å representere Bergen kommune i arrangementskomiteen. I tillegg vil det være en rekke underkomiteer med representanter fra EAA, LOC og Bergen kommune (se vedlegg 3). 3

4 Bergen som vertskapsby: Bergen og bergensregionen har et stort, ikke utnyttet potensial, som vertskapsområde for større og mindre arrangement, stevner, konferanser og seminarer innen idrett og fysisk aktivitet. Det gjelder å tiltrekke seg toppidretts- og breddeidrettsarrangementer, utvikling av eksisterende og skape lokalt initierte arrangement. Det er en ambisjon å styrke arbeidet med å tilrettelegge for at Bergen sikres flere nasjonale og internasjonale idrettsarrangement. Det kan vise seg hensiktsmessig for å gjøre Bergen til en sterkere aktør, og som en mer attraktiv vertskapsby. Et topp internasjonalt mesterskap innen friidrett med en rekke toppidrettsutøvere til Bergen er med å nå denne målsettingen, og vurderes som viktig for byens omdømme, som idrettsby, og setter store krav til lokal arrangør og alle frivillige som er med. Vurdering av avtale mellom Europeiske friidrettsforbundet, Bergen kommune og Norges friidrettsforbund (3- parts avtale) Byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett ved Idrettsseksjonen har anmodet Kommuneadvokaten om å gjennomgå en avtale som regulerer Bergen kommunes forpliktelser som arrangør av ovennevnte friidrettskonkurranse sommeren Kommuneadvokaten Helge Strand skriver blant annet i sitt notat til: "Avtaleverket er omfattende, og vi har av tidsmessige grunner prioritert å kun gjennomgå hovedavtalen. Vedleggene til avtalen inneholder blant annet en rekke tekniske krav og spesifikasjoner som det er vanskelig for oss å vurdere om kommune vil kunne oppfylle. Vi har valgt å oversette det vesentlige av avtalen. Den lokale organisasjonskomité LOC vil få omfattende fullmakter, og etter punkt 6.8 i avtalen må LOC oppfylle avtalen slik EAA bestemmer. Gjennom avtalene påtar Norges Friidrettsforbund og Bergen kommune et solidaransvar overfor EAA. Dette innebærer at EAA kan velge om et krav reises mot Bergen kommune, Friidrettsforbundet eller begge. Det interne ansvarsforhold mellom kommunen og Friidrettsforbundet er ikke regulert i avtalen Forpliktelser som Friidrettsforbundet og Bergen kommune har påtatt seg skriftlig i forbindelse med tilbuds og evalueringsprosessen for å bli arrangør, er bindende for forbundet og kommunen." Anbefaling fra kommuneadvokaten: Kommuneadvokaten anbefaler at ansvarsforholdet som Bergen kommune har påtatt seg, reguleres i egen avtale mellom Bergen kommune og Friidrettsforbundet, for å fraskrive kommunens økonomiske risiko for budsjettmessige overskrivelser utover allerede inngåtte forpliktelser. 4

5 Vurdering: Bergen kommune og Hordaland friidrettskrets har lang tradisjon i å arrangere nasjonale og internasjonale friidrettstevner, og er kjent for sitt meget gode friidrettsmiljø. Det er et godt drillet mannskap på over 400 frivillige som skal ivareta mesterskapet. De har lang erfaring fra tilsvarende mesterskap som Bergen Bislett Games i 2004, Norgesmesterskapet i friidrett i 2005, Nordisk Match U20 i 2008 og ikke minst The European Championships First League i friidrett i Fana stadion har fungert som en god friidrettsbane med tidligere verdensrekorder, så alt skal ligge til rette for et toppinternasjonalt friidrettsmesterskap med forhåpentligvis meget gode internasjonale resultater på Fana stadion den juni TV-overføring: For at NRK skal produsere og sende arrangementet, er det en forutsetning at arrangør dekker deler av produksjonen. Privat giver har gått inn med kr. 1,0 mill til dette formålet. Konklusjon: Forpliktelser som Norges Friidrettsforbundet og Bergen kommune har påtatt seg skriftlig i forbindelse med tilbud for å bli arrangør, er bindende for Norges Friidrettsforbund og Bergen kommune. Gjennom 3- parts avtale påtar Norges Friidrettsforbund og Bergen kommune et solidaransvar overfor det Europeiske Friidrettsforbundet (EAA). Dette innebærer at EAA kan velge om et krav reises mot Bergen kommune, Norges Friidrettsforbundet eller begge. Det interne ansvarsforhold mellom kommunen og Friidrettsforbundet er ikke regulert inn i en egen avtale. Norges friidrettsforbund og Bergen kommune er enige om at Bergen kommunes økonomiske bidrag til arrangementet er begrenset til den søtten på kr. 3,0 mill som er innarbeidet i byrådets forslag til budsjett for Eventuelle overskridelser eller underskudd for arrangementet er Norges friidrettsforbunds ansvar å dekke. Byrådet innstiller til bystyret på bakgrunn av ovennevnte at Bergen kommune sikrer kommunens interesser gjennom å inngå en avtale med Norges Friidrettsforbund for å fraskrive kommunens økonomiske risiko for overskrivelser utover allerede inngåtte forpliktelser for å kunne gjennomføre arrangementet på Fana stadion Byrådet innstiller til bystyret i tillegg å imøtekomme søknaden fra Norges Friidrettsforbund i forhold til arrangementstøtte på kr. 3,0 mill og en oppgradering av Fana stadion med nye tribunefasiliteter i søndre sving samt nye arealer til pressesenter med en ramme på inntil kr. 3,0 mill. Dette er derfor innarbeidet i byrådets budsjettforslag for Det godt utviklede samarbeidet mellom det Europeiske Friidrettsforbundet, Norges Friidrettsforbund og Bergen kommune gjør at man er fortrolig med at dette store ansvaret som er gitt arrangøren av det Europeiske Friidrettsforbundet, vil bli gjennomført etter intensjonen. Erfaringer fra tidligere internasjonale mesterskap av dette format, og med det meget gode samhandlingsmønsteret som er opparbeidet over lang tid gjennom god planlegging på forhånd, gjør at byrådet føler seg trygg på at arrangementet vil bli gjennomført uten overskridelser for Bergen kommune gjennom tiltak skissert i saken. 5

6 Organisasjonskart for mesterskapet: 6

7 7