1dsPage 0 of 7 Dette er en kort oppsummering av de punkter som må være på plass i Visma Business før man tar i bruk tjenesten Visma AutoCollect. Dette gir ikke en fullstendig oversikt over tjenesten så brukermal oppfordres til å leses. Komme i gang med Visma AutoCollect Trinn for trinn 1.1 Visma Collectors AS 0
Følgende må være på plåss før mån stårter med oversendelse åv såker: Saksbehandler hos kreditor må ha lest brukerdokumentasjonen og forstått løsningen. Vedkommende må også være i stand til å gjøre sin del av jobben i Visma Business. 1)Korrekt antall løpedager må legges inn på landkode 47 Norge og eventuelt andre aktuelle landkoder. Avtålebildet i Vismå AutoCollect må være registrert i henhold til brukermål Auto overføring av nye saker til purring eller inkasso skal kun slås på etter at man har gjort de vurderinger som er beskrevet under kapittelet Innfordringsavtale i brukermal. 2) Bilagsnummerserie 198 Oppgjør inkasso Visma AutoCollect må være lagt opp med eget bilagsnummerintervall. 3) Bilagsart 198 og 199 skal være opprettet i Visma Business og registrert i innfordringsavtalebildet. 4) Kundereskontro skal være ryddet før man starter slik at man unngår overføring av uønskede poster til purring eller inkasso. 5) Poster som ikke skål til purring eller inkåsso må merkes for dette i feltet Purrefritak. Fakturaer til behandling hos annet Inkassobyrå må merkes med purrefritak. Du må være løpende à jour med alle innbetalinger. 6) Sette opp de ulike konto som skal benyttes i AutoCollect avtalen. Obs: - Mellomværende Visma Colletors - Konto renter - Konto Moms Beskrivelse følger på side 3-4 i denne malen. 1
Klientnavn: Fylles ut automatisk fra Visma Business. Organisasjonsnummer: Fylles ut automatisk fra Visma Business. Klientnummer: Fylles ut automatisk fra Visma Business. Dataavsender: Fylles ut automatisk fra Visma Business. Ansvarlig byrå/bedrift: Her registrerer du inn hvem som er ansvarlig operatør for aktuell klient. Det betyr i praksis at det enten er kreditor selv eller hans regnskapsbyrå som skal angis her. Klient E-post: Her angis klientens E-postadresse for oversendelse av informasjon fra systemet. 2
Konsulent E-post: Her oppgir du konsulentens E-postadresse. Denne kan godt være identisk med klient E-post dersom det ikke er et regnskapsbyrå inne i bildet. Inkassoselskap: Her blir Vismå Collectors åutomåtisk fylt inn. Kundenummer inkassoselskap: Her fyller du inn kundens organisasjonsnummer. Avtålen kån ikke settes som åktiv før dette kundenummeret er fylt ut. Ansvarlig bruker: Her skriver du navnet på den bruker som er ansvarlig for avtalen (regnskapskonsulenten). Opprettet av: Navnet på den som har opprettet avtalen. Avdeling: Dersom klienten har avdelingsregnskap og inntektene og kostnadene med innfordring skal avdelingshenføres, angir du avdelingsnummeret i dette feltet. Feltet skal kun fylles ut dersom klienten har avdelingsregnskap! Ansvarsenhetsnummer: I dette feltet ångir du hvilken ånsvårsenhet som er Avdeling hos åktuell klient. Se Visma Business Bedriftsparametre og forklaring på avdelingsbegrepet. Feltet skal kun fylles ut dersom klienten har avdelingsregnskap! Avtale ID: Dette feltet trenger du ikke å fylle ut, da det ikke lenger er i aktiv bruk. Denne rubrikken vil fjernes ved senere versjon. Diverse hovedbokskontonummer: I disse feltene angir du kontonummer for de ulike bokføringstilfeller som kan oppstå ved purring og/eller inkasso. Det er selvsagt veldig viktig at riktige kontonummer legges inn her. 1. Kontonummer mellomværende (kun ved inkassooppgjør) Legg opp en hovedbokskonto for Mellomværende Visma Collectors i klassen 15xx. Denne kontoen benyttes kun i forbindelse med oppgjør inkasso. Når inkassooppgjør utbetales fra Visma Collectors til kreditor (klient i Visma Business), vil utbetalt beløp bli bokført mot den konto som oppgis i dette feltet. Dagen etter vil dette beløpet komme som innbetaling i bank, og skal da bokføres debet bankkonto og kredit mellomværendekonto. 2. Konto renter Her skal konto for renteinntekter legges inn. Dersom det er avtalt deling av renteinntekter mellom kreditor og Visma Collectors i forbindelse med inkasso, så vil uansett bare kreditors andel av renteinntektene rapporteres tilbake og bokføres. 3. Konto omkostninger (kun ved inkassooppgjør) Her skal kostnaden ved avtalt provisjon av hovedstol ved inkasso posteres. Summen av totalt innbetalt på hovedstol bokføres mot tilhørende fakturaer, mens kreditor kun mottar den delen som er avtalt av denne hovedstolen. Den delen som tilfaller Visma Collectors blir derfor automatisk kostnadsført på denne kontoen. 3
4. Konto MVA (kun ved inkassooppgjør) Her skal inngående MVA høy sats alltid legges inn. Dersom kreditor (klient) ikke har fradragsrett for inngående MVA, skal det i stedet legges inn en kostnadskonto i dette feltet. Det er altså momsbeløpet på MVA pliktige inkassotjenester som kommer fra Visma Collectors per inkassooppgjør. Merk! Før du legger inn verdier her skal nødvendige grunndata være registrert i Visma Business. Se spesielt på beskrivelsen åv Bilågsnummerserie og Bilågsårt under overskriften Opplegg av grunndata i Visma Business i brukermal. Bilagsnummerserie: Legg inn bilagsserie 198 med for eksempel bilagsnummer fra 198000 til 199999 her. Vi anbefaler at du har en egen bilagsnummerserie for inkassooppgjør slik at du får en løpende og ubrutt bilagsserie på inkassooppgjør. Bilagsart renter: Dette er en viktig kode som må legges inn. Åpne poster med denne bilagsart vil ikke bli overført til inkasso. Dette på grunn av at rentekrav beregnes på nytt ved inkasso og skal derfor ikke overføres til inkasso. 4
Bilagsart manuell korrigering: Legg inn bilagsart 199 - Korrigering Visma AutoCollect her. Denne er arten som benyttes ved bokføring av innbetalinger som ikke skal rapporteres til Visma Collectors. Bilagsart inkassooppgjør: Bilagsart for inkassooppgjør skal være 198 - Inkassooppgjør. Også denne koden er meget viktig og skal kun benyttes av Visma AutoCollect ved bokføring av inkassooppgjør. Auto overføring: Her bestemmer du hvorvidt overføringen av saker til purring eller inkasso for aktuell klient skal skje helt automatisk eller via manuelle purre- eller inkassoforslag. Dersom du ikke klarer å være løpende oppdatert på kundereskontroen anbefaler vi IKKE å benytte Auto overføring. Utsendelse av purring eller inkassokrav på faktura som viser seg å være betalt er dårlig reklame både for kreditor (klient) og andre berørte parter. Ingen er tjent med en slik situasjon. 5
Har du imidlertid god kontroll på din kundereskontro og innbetalingene løpende blir oppdatert mot riktige faktura, så anbefaler vi at du benytter automatikken for å overføre faktura til purring eller inkasso. Merk: Vi anbefaler dog at alle bedrifter i oppstarten ikke benytter Auto overføring. Når du så har kommet godt i gang og ser at ting går som det skal, kan automatikken eventuelt slås på. Oppdatere bilag automatisk: Merker du av her, så vil de automatiske buntene som genereres i Visma Business bli oppdatert åutomåtisk uten åt du må trykke på kåffekoppen månuelt i bilågsregistreringen. Vi anbefaler at automatisk oppdatering benyttes. Purreservice: Her angir du om klienten skal benytte purreservice via Visma Collectors. Hvis ikke, så betyr det at kreditor (klient) skal purre selv og kun skal benytte Visma Collectors som inkassoselskap. Vi anbefaler å sette bort hele prosessen til Visma Collectors. Det gir størst effekt og vil være mest lønnsomt for kreditor (klient). Aktiv: Når en ny avtale registreres og det ennå ikke er påført Kundenummer inkåssoselskåp, så vil verdien i dette feltet være blånk. Når kundenummer inkåssoselskåp fylles ut, vil åvtålen åutomåtisk settes til åktiv. Du kån også sette en åvtåle månuelt til ikke åktiv. Merk! Vær oppmerksom på at lisensinnehaver for Visma Business månedlig vil motta en faktura fra Visma Software for bruken av Visma AutoCollect. Dette skjer i henhold til antall aktive innfordringsavtaler. Dette under forutsetning av at minimumsprisen for bruk av Visma AutoCollect er overskredet (på samme måte som AutoPay). Det er lisensinnehaveren av Visma Business som selv har ansvaret for å passe på dette for sine bedrifter (klienter). En faktura pr sak: Dersom klienten velger purreservice, settes det ålltid inn verdi i dette feltet. Det betyr at en purring aldri vil inneholde mer enn en faktura. Dersom klienten velger inkassoservice, skål dette feltet være blånk. Systemet vil då slå sammen flere faktura til en sak ved overføring til inkasso. Minstebeløp inkasso: Her setter du inn hvor stort et krav minimum må være for at det skal overføres til inkasso. (Minimumsbeløp på purring se beskrivelse av dette under overskriften Opplegg av grunndata i Visma Business Landkoder) Antall purringer før inkasso: Dette feltet benyttes kun dersom du skal purre selv via Visma Business og ikke benytte purreservice i Visma AutoCollect. Du forteller da i dette feltet hvor mange purringer som skal være gjort på en faktura før den er moden for inkasso. Visma Collectors anbefaler en purring som derved også skal være inkassovarselet. Løpedager før inkasso: Her legger du inn det antall dager som lovmessig er krevet fra siste purring (inkassovarselet) er sendt ut og til en faktura kan sendes til inkasso pluss løpedager. I eksempelet ovenfor har vi valgt 17 dager, som er de lovpålagte 14 dagene pluss 3 løpedager. 17 dager er minimum av tid som bør gå mellom inkassovarsel og inkasso. 6
Følgende forutsetninger gjelder for løsningen: Utgående faktura må løpende oppdateres i Visma Business. Visma AutoCollect tar kun utgangspunk i åpne poster. Alltid kun en faktura per purring. KID på faktura generert i kreditor (klient) sitt fakturasystem må spille på lag med innbetalingssystemet (AutoPay) og Visma AutoCollect. Inkassokrav kan inneholde mange faktura. Visma Collectors purrer alltid med kreditor (klient) som betalingsmottaker Purre- og renteinntekter tilfaller kreditor (klient) Kreditor betaler Visma Collectors per utsendte purring. Inkassokrav utstedes alltid med Visma Collectors som betalingsmottaker Inkassosalær og gebyr belastes debitor (kunde) med regress mot kreditor (klient). Inkassostopp medfører at kreditor belastes saksomkostninger som salær og gebyr. Åpning av stoppet inkasso sak medfører nye gebyr mot debitor (kunde). 7