SULA KOMMUNE Rådmannen Økonomi og løn Til dei dette måtte gjelde Vår ref.: 13/15529 Saksbeh.: JPL Ark.: Dykkar ref.: Dato: 21.10.2013 INNHENTING AV TILBOD PÅ JURIDISK TENESTER INNAN BARNEVERN Kjøpet er kunngjort i Doffin basen den 29.10.2013 Oppdragsgjevar Oppdragsgivar for konkurransen er Sula kommune. Kontaktpersonar: Innkjøp Namn Jens P. Larsen Telefon 70199574 / 95863322 Stilling: Rådgjevar Faks 70199101 E-post Jens.petter.larsen@sula.kommune.no Barnevern Namn Siw Tønnessen Telefon 70199155 Stilling: Einingsleiar Barnevern Faks E-post 70199101 Siw.tonnessen@sula.kommune.no Formål og omfang Formålet er å inngå avtale med ein leverandør/advokat, som skal bistå barnevernet i Sula kommune, samt representere kommunen i fylkesnemnda for barnevern/sosiale saker, tingretten og lagmannsretten. Kontrakten vil gjelde i 2 år med opsjon til 1 + 1 påfølgjande år. Avtalen vil gjelde frå 01.01.2014. Adresse: Postboks 280 6039 LANGEVÅG Telefon: Sentralbord: Saksbeh: Telefaks: 70 19 91 00 70 19 95 74 70 19 91 01 E-post: postmottak@sula.kommune.no Web: www.sula.kommune.no Bankgiro: 8647 10 92152 Skattekonto: 6345 06 15317 Foretaksnr.: 964 980 543
Mengde av saker tidlegare Hittil 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2013 Tal på 5(10) 8(11) 4 (4) 3 (7) 2 (8) 9 (14) 8 (9) fylkesnemndssaker Tal på tingrettssaker 1(1) 5(7) 2 (2) 3 (7) 3 (5) 1 (1) 2 (3) Tal på 1(1)? 0 1 (2) 0 (0) 1 (1) 0 (0) 0 (0) lagmannsrettssaker avvist Tal på saker bruk av sakkunnig 2(5) 9(16) 3 (7) 1 (1) 5 (9) 4 (8) 5 (4) (?)= tal barn Tal saker svingar. Frå 9 fylkesnemndsaker i 2008 til 3 i 2010 og 5 tingrettsaker i 2012 til ei 1 i 2008. Trenden er likevel aukande som elles i landet. Bruken av sakkunnig samvarierar til dels med tal saker for domstolane. Skildring av dagens ordning Lova krev at barnevernet er representert med eigen advokat når saker skal førast for fylkesnemnd og rettsapparatet elles. Når barnevernet har vedtatt å fremje sak for fylkesnemnda eller at privat part begjærer ei sak gjenopptatt, utarbeider barnevernet ein sosialrapport/saksframstilling med tilhøyrande dokument, samt forslag til vitneliste og leverer dette til vår advokat. Nokre gongar vert det etablert kontakt i forkant av saka. Ved nokre høve tek privat parts advokat eller fylkesnemnda/tingrett direkte kontakt først med vår prosessfullmektig. Når saksframstillinga er overlevert vår advokat, utarbeider han ei begjæring inkludert dokumenta og sender det til fylkesnemnda og private parts prosessfullmektige. Tidspunkt for beramming av sakene vert avtalt mellom rettsapparat og advokatane. Av og til kan det vere behov for møte mellom sakshandsamar og advokat i forkant av forhandlingane i fylkesnemdna, men dette er det sjeldan behov for då advokat og sakshandsamarane i Sula kjenner kvarandre godt og det meste kan avtalast på tlf. Kommunen sin advokat tek ansvar for å kalle inn alle vitne og ha den nødvendige kontakta med dei i førekant av forhandlingane i rettsinstansane. Sakshandsamar og barnevernleiar, som er partsrepresentant for kommunen, er til stades ilag med prosessfullmektig heile tida under forhandlingane i Fylkesnemnda/retten. Ved nokre høve har det også vore nødvendig å ha med advokat på møter i vanskelege saker med klientar der også klientar er representert med advokat. Barnevernet har også mange møter der klientar har med advokat utan at barnevernet er representert med advokat. I fleire av desse sakene ser ein at ein har greidd å kome fram til gode løysingar fordi ein har hatt advokatbistand. Side 2 of 6
Konfidensialitet Mottatte tilbod behandlast konfidensielt, jamfør forskriftas 1 3-5, 3-6. Kostnader i samband med tilbodsutarbeiding Kostnader tilbyder har i samband med tilbodsprosessen skal dekkast av tilbyder. Mottatte tilbod vil ikkje bli returnert. Leverandøropplysningar Følgjande informasjon skal oppgjevast: Tilbydars namn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststad, telefon, telefaks, firmas e-postadresse og eventuell internettadresse, samt kontaktperson sitt namn, e-postadresse, direkte telefon og mobiltelefon. Avgjersle av konkurransen Oppdragsgjevar kan forkaste alle tilboda dersom resultatet av konkurransen gir sakleg grunn for det. Ei avlysing eller totalforkasting på sakleg grunnlag skal alltid grunngjevast iht oppdragsgjevar si opplysningsplikt. Oppseiing av kontrakt Gjensidig oppseiingstid på 6 månader før utløp av avtaleperiode. Prosedyre Gjennomføring av konkurransen Totalverdien av innkjøpet/avtalen er under EØS-avtalens terskelverdi for tenestekjøp. Innkjøpet gjennomførast som open anbodskonkurranse, i samsvar til lov 2 og forskrift 3 om offentlige anskaffelser, (etter forskriftens del I og II). Alle som ønskjer å delta i konkurransen kan levere tilbod basert på dette konkurransegrunnlag. Spørsmål og svar knytt til konkurransen Alle hendvendingar i samband med dette innkjøpet skal framsettast skriftleg til kontaktperson nemnt over. Alle svar på spørsmål vil bli meddelt alle tilbydarar. Framdriftsplan Planlagt framdriftsplan for konkurransen er som følgjer: Frist for å levere inn tilbod 21.11.2013, kl. 14.00 Opning av tilbod 21.11.2013, kl. 14.10 Evaluering av tilboda: veke 48 Melding om avgjera om kven som skal tildelast kontrakt. veke 49 Avtalelinngåing 14 dagar etter melding om valet er sendt ut Det tas atterhald om at endringar i framdrift kan bli gjort undervegs. Forhandlingsforbodet ved opne anbodskonkurransar Denne konkurransen er open for alle interesserte tilbydarar. Det betyr at alle som ønskjer å delta i konkurransen sender inn dokumentasjon for kvalifiseringskrav og tilbod under eit. Forskrift om offentlige anskaffelser FOR 2006-04-07 nr 402 2 Lov 2006-06-30 nr 4, Lov om offentlige anskaffelser. 3 Forskrift om offentlige anskaffelser, FOR 2006-04-07 nr 402 Side 3 of 6
Det er ikkje tilgang til forhandlingar, sjå 12-1. Dette inneberer at alle tilbod må innehalde alle nødvendige opplysningar som oppdragsgivar trenger for å evaluere tilbodet. Det er ikkje høve til å gje alternative løysingar. Oppdeling av tilbod og avtale Tilbyder skal gi tilbod på det gitte omfanget. Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. Tildelingskriteria som ligger til grunn for denne konkurransen er gitt i pkt. Tildelingskriterier. Oppdragsgivar har retten til å endre omfanget av denne tenesta ut frå økonomiske og organisatoriske grunner. Ved vesentlige endringar i det totale omfanget, vil oppdragsgivar måtte gjennomføre ein ny konkurranse. Behandling av tilbod Det vil ikkje bli gjennomført offentlig tilbodsopning. Krav til utforming av tilbodet Utarbeiding av tilbod Tilbodet med eventuelle vedlegg skal være skriftlig og utarbeidet på norsk. Tilbodet skal ha ein vedståingsfrist på minimum 3 månader regnet frå tilbodsfristen. Innlevering av tilbod format, pakking, merking og frist Tilbodet skal være skriftlig i 2 (to) underteikna eksemplar. Komplett underskrevet tilbod sendes/leverast i lukka og merket sending. Tilbodet skal merkast på utsida av emballasjen med: Juridisk tenester - Barnevern Avsendar må komme tydelig fram dersom det er ønskeleg å få stadfesta at tilbod er mottatt. Tilbodet skal sendast eller leverast til følgjande adresse: Postadresse: Postboks 280 6039 LANGEVÅG Direkte levering: Rådhuset i Sula Tilbodet skal vere Sula kommune i hende innan 21.11.2013 kl. 14.00 Dersom tilbodet sendes med post eller anna bodteneste, men ikkje er Sula kommune i hende på adresse gitt over før utløp av fristen, vil tilbodet bli avvist. Det er tilbyder sitt ansvar at tilbodet kjem fram til rett stad til rett tid, jamfør forskrifta 20-13 (1). Atterhald og reservasjonar Dersom tilbyder har atterhald eller reservasjonar i forhold til konkurransegrunnlaget skal dette framkome uttrykkelig i tilbodet. Ein gjer merksam på at anbodet kan avvisast dersom ein tek atterhald som går fram av forskrifta 11-11, serleg (1) d og f. Val av leverandør Alle tilbydarar til denne konkurransen må tilfredsstille minstekrava og oppfylle kvalifikasjonskrava. Side 4 of 6
Minstekrav Tilbyder må ha kompetanse og erfaring innen barnevernrett og ha ført saker for offentlig part i tidligere saker. Obligatoriske kvalifikasjonskrav Alle tilbydarar skal levere følgjande dokumentasjon i tilbodet: Skatteattestar for meirverdiavgift og skatteattest for skatt, sjå også skatteetatens nettside, www.skatteetaten.no. Attestane skal ikkje være eldre enn 6 månader frå tilbodsfrist. HMS-eigenerklæring Se Lovdatas nettsider http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20060407-0402.html for HMS skjema. Det stilles krav til at attest for skatt og meirverdiavgift ikkje har restansar. Tilbydarar som ikkje leverer attester for innbetalt skatt og mva (to attester), samt HMS-eigenerklæring, vil kunne bli avvist. Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil derfor være basert på dei gitte tildelingskriteriene. Følgjande kriteriar, med vekting for kor mykje dei vil telle, blir lagt til grunn for innstilling og val av leverandør: 1: Kompetanse / erfaring (30%) (0-10 poeng) 2: Tilgjengelegheit / responstid ( 30%) (0-10 poeng) 3: Pris (40%) (0-10 poeng) Kravsspesifikasjon Tilbyder må beskrive korleis ein tenkjer løyse oppdraget i høve til punkta under. Tilbyder må også kort beskrive korleis ein kan tilby fagleg oppdatering for tilsette. Krav til kompetanse/erfaring: Tilbyder må inneha kompetanse og erfaring innan barnevernrett, og ha ført saker for offentleg part i fylkesnemnda og rettsapparatet innan feltet barnevern. Oppdragsgjevar ønskjer å knyte til seg ein fast advokat. Både firma og advokatar med eigen praksis kan inngi tilbod, men det er krav om at oppdragsgjevar sin dedikerte advokat har advokatbevilling. Oppdragsgjevar skal forhalde seg til dedikerte advokat for heile leveransen, og denne må namngjevast i tilbodet. Tilbyder skal levere beskriving av referanseoppdrag for offentleg part i løpet av dei siste 3 år. Dei oppgitte referansar skal kunne kontaktast utan nærare avklaring. Arbeidsspråket er norsk, og tilbyder må ha god kommunikasjonsevne, munnleg og skrifteleg. Side 5 of 6
Tilgjengelighet og responstid: Det vert krevd høg tilgjengelegheit også utanfor ordinær arbeidstid. Oppdraga vil vere både skriftlege og munnlege, og det er viktig at tilbyder er tilgjengelege og har rask responstid. Responstid vert definert ut frå kor raskt ein kan svare på spørsmål, skriftleg og munnleg, samt den tid det tar før saker vert sendt over til fylkesnemnda eller tingretten. Det er viktig at tilbyder overheld fristar i kommunen, fylkesnemnd og andre instansar. Tilbyder vert bedt om å beskrive kor stor kapasitet ein anser som tilgjengeleg for oppdragsgjevar. Herunder også beskrive samarbeid med/førebuing av partsrepresentantar, vitne og andre aktørar. Tilbyder/advokaten må beskrive korleis han/ho kan kontaktast i hastesaker, t.d. telefon, sms. Tilbyder vert bedt om å beskrive løysingar ved ferie, sjukdom eller anna fråver. Pris Pris for advokattenester som beskrevet skal oppgivast som nettopris i NOK pr time eks mva. Pris for pr. dag med fagleg oppdatering/kurs for barnevernet sine tilsette, og samarbeidspartnere, oppgis som nettopris pr dag eks moms. Alle omkostningar skal inngå i timeprisen/dagsprisen. Ingen administrasjons- eller fakturagebyr skal leggast til. Reise og kost skal følgje statens reiseregulativ. Evt. reisetid skal faktureres med halv timepris eller mindre. Med helsing Jens Petter Larsen seniorrådgjevar Side 6 of 6