Fusjon Høgskolen i Innlandet Prosjekt sikker drift prosjektplan HRområdet Prosjektets mandat Målet med prosjekt Sikker drift som er et forprosjekt til prosjekt Administrative tjenester er å sørge for forsvarlig drift i overgangen fra to høgskoler til den nye høgskolen er etablert og i drift. Prosjektet skal sikre at administrative funksjoner og tjenester, som er kritiske for virksomheten, er på plass og fungerer fra og med 1.1.2017. Forprosjektet skal videre sikre at kjernevirksomheten ved høgskolen skal gå mest mulig som normalt i overgangsåret 2017. Prosjektet er inndelt i tre faser. o Fase 1 til 31.12.2017 HR-oppgaver i fase 1 vil være å sikre at ansvars- og myndighetsavklaringer, systemer og arbeidsprosesser som vurderes som kritiske å ha på plass/nødvendige å avklare senest 01.01.2017. o Fase 2 01.01.2017 30.06.2017 HR-oppgaver i fase 2 vil være å planlegge og iverksette delprosjekter som sikrer en samordnet virksomhet fra 01.01.2018 samt tilrettelegge for en god omstillingsprosess for virksomheten og virksomhetens medarbeidere i fase 2, 3 og videre inn i en samordnet høgskole. o Fase 3 01.07.2017 31.12.2017 HR-oppgaver i fase 3 vil være å bistå i gjennomføring av ansettelses- og innplasseringsprosesser med grunnlag i vedtak om organiseringen av høgskolen, implementere felles systemløsninger som skal være på plass 01.01.2018, få på plass nye avtaler som f.eks. tilpasningsavtale til hovedavtalen, personalreglement samt samordne rutiner og retningslinjer og starte arbeidet med utvikling av HR-politiske områder for den nye høgskolen. Nærmere om HR-prosjektet Prosjektets formål: HR-prosjektet i sikker drift skal sikre at virksomhetskritiske systemer og oppgaver innenfor HRområdet utvikles, samordnes og løses slik at Høgskolen i Innlandet løser HR-oppgaver på en sikker og mest mulig enhetlig og samordnet måte ved overgangen og gjennom2017 Prosjektet skal planlegges slik at Høgskolen i Innlandet formelt kan drives som en virksomhet, men med de to høgskolene som parallelle organisasjoner i 2017 og som en samordnet virksomhet fra 01.01.2018. Systemutvikling/samordning og oppgaveløsning skal planlegges slik at dette kan ivaretas. For å oppnå dette er prosjektet i første fase inndelt i fire delprosjekter (nivå 3 prosjekter): 1. Samarbeid, medvirkning og medbestemmelse Delprosjektleder: Rådgiver Heidi Schütt Østby, HH. Prosjektnestleder: Rådgiver Olaf Sund, HiL. Formål med delprosjektet er å tilrettelegge for at samarbeid, medvirkning og medbestemmelse etter hovedavtalens intensjoner ivaretas gjennom omstillingsprosessen.
Leveranser knyttet til delprosjektet: Når omstillingsavtale er fremforhandlet. Omstillingsavtalen ble drøftet med organisasjonene ved HiL og HH 12. 10. og forhandlet i Kunnskapsdepartementet 04.11.2016. Når omstillingshåndbok er utarbeidet i samarbeid med tillitsvalgte. Omstillingshåndboken skal være et hjelpemiddel for høgskolens ledere, medarbeidere samt for tillitsvalgte og vernetjeneste. Håndboken skal gi støtte, hjelp og retning underveis i fasene med omstilling og bidra til at medarbeidere sikres forutsigbarhet og trygghet i arbeidsforholdet under omstillingen. Milepæler: - Utkast sendes hovedtillitsvalgte 16.11.2016 - Første behandling på IDF-møte 30.11.2016 - Ferdigstillelse av føreste versjon på IDF-møte 15.12.2016 Når felles IDF-møter er gjennomført. Felles IDF-møter med deltakere etter omstillingsavtalens bestemmelser om parter, gjennomføres som et minimum i forkant av hvert styremøte. Formålet er å sikre medvirkning og medbestemmelse i saker etter hovedavtalens bestemmelser i saker som behandles i styret, samt å legge til rette for medvirkning/medbestemmelse i behandle av andre saker fra prosjektene m.v. Delprosjektet vil i 2017 få nye oppgaver i tilknytning til oppfølging av medarbeideres rettigheter og plikter i gjennomføringen av organisasjonsendringer (fase 2 og 3) samt ansvar for å utarbeide forslag til tilpasningsavtale til hovedavtalen (fase 3). Disse oppgavene planlegges og implementeres i planen primo 2017. 2. Ansettelsesmyndighet og ansettelsesrutiner: Delprosjektleder: Rådgiver Marita Hagen Stok, HiL. Prosjektnestleder: Seniorrådgiver Christine Haugland, HiL. Prosjektmedarbeidere: Førstekonsulent Tove Holen, HiL, førstekonsulent Marit Larsen Løvlien, HiL, personalkonsulent Anne Berit Halberg HH. Formål med delprosjektet i fase 1 er å sikre at ansettelsesmyndighet er avklart og ansettelsesprosesser så langt det er hensiktsmessig, er samordnet fra 01.01.2017. I fase 2 og 3 vil delprosjektet ha ansvar for å utarbeide forslag til personalreglement og utvikle enhetlige rutiner og retningslinjer for rekruttering av nye medarbeidere. Leveranser knyttet til delprosjektet: Når tilsettingsmyndighet er delegert fra styret. Det utarbeides styresak til interimsstyremøtet 19.12.2016. Når tilsettingsmyndighet er delegert fra rektor. Det utarbeides et oppfølgingsnotat med grunnlag i styresaken som grunnlag for rektors beslutning. Beslutning bør foreligge så raskt som mulig etter 01.01.2017. Når felles mal for stillingsutlysninger er ferdigstilt. Høgskolen i Innlandet må fremstå som en institusjon når nye medarbeidere skal rekrutteres. Bør være ferdigstilt så raskt som mulig etter 01.01.2017. Når felles mal for tilbudsbrev, arbeidsavtale og vedlegg til arbeidsavtale er ferdigstilt. Bør være på plass så raskt som mulig etter 01.01.2017.
Delprosjektet vil i 2017 få oppgaver knyttet til forhandling av personalreglement, utarbeidelse av felles retningslinjer og rutiner, kompetansekrav, introduksjonsopplegg mv. Disse oppgavene planlegges og implementeres i planen primo 2017. 3. Helse, miljø og sikkerhet Delprosjektleder: Seniorrådgiver Anne-Grethe Grinnhaug, HiL. Prosjektnestleder: Seniorrådgiver Kari Kjærnet, HH. Formål med delprosjektet er å sikre at roller og ansvar innenfor HMS-området er avklart pr. 01.01.2017, tilrettelegge for at risikoanalyse på HMS-området av fusjonsprosjektet gjennomføres, utarbeide grunnlag for HMS-system og HMS-organisering fra 01.01.2018 og tilrettelegge for avtale om bedriftshelsetjeneste. Leveranser knyttet til delprosjektet: Når HMS-organisering pr. 01.01.2017 er avklart - Felles saksframlegg til HAMU (HH) og AMU (HiL) er utarbeidet. Når avtale med Frisk HMS om bedriftshelsetjeneste er videreført for 2017. Når risikoanalyses for fusjonsprosessen er gjennomført - oppstart fase 1, sluttføring i februar 2017 Delprosjektet vil i 2017 få oppgaver knyttet til ny organisering på HMS-området, utvikling av nytt HMS-system inkl.rutiner og prosedyrer og inngåelse av ny avtale om bedriftshelsetjeneste (anbudsprosess), Disse oppgavene planlegges og implementeres i planen primo 2017. 4. Lønnsforvaltning Delprosjektleder: Lønningssjef Anita Mundheim Alm, HH Prosjektnestleder: Teamleder lønn Wenche Plukkerud Hassel, HiL Prosjektmedarbeidere: Rådgiver Jan Erik Myrtrøen, HH, nesteleder Anne Britt Langseth, HH, rådgiver Lena Wold Rivenes, HH, seniorkonsulent Siv Anne Kroken Nilsen, HiL og førstekonsulent Jeanette Løste Forseth HiL. Formål med delprosjektet er overordnet sett å sikre at lønn og reiser er korrekt og utbetelas til rett tid, at rapportering til offentlige virksomheter gjøres korrekt og at sykepengerefusjoner følges opp til enhver tid i prosessen. Delprosjektet skal sikre at nødvendige endringer i lønnssystemet pr. 01.01.2017 gjøres, at arbeidsprosesser og rutiner på lønnsområdet samordnes og at prosjektet for opprettelse av nytt SAP-firma gjennomføres og implementeres pr. 01.01.2018. Leveranser knyttet til prosjektet: Når avtale med DFØ om prosjekt for etablering av felles SAP fra 01.01.2018 er inngått - prosjekt bestilt, DFØ har satt prosjektleder på saken pr. 11.11. 2016 Når prosjekt etablering av nytt SAP-firma er gjennomført Oppstart i fase 2. Når endringer ifm. organisasjonsnummer er avklart og bekreftet av B-REG, SSB Når nytt navn i SAP fra 01.01.2017 er bestilt Når avklaringer og bestillinger til SPK er gjort. Når felles plattform og lagring i P360 for arbeidsavtaler for eksterne på plass (samarbeid med arkiv)
Når lik registreringsmåte i SAP er etablert Når kontraktsinnhold m.m for eksternt ansatte er på plass Når felles plattform for rutiner er på plass Delprosjektet vil i 2017 få sine oppgaver primært knyttet til opprettelse og utvikling av felles SAP-firma som skal settes i drift fra 01.01.2018. Dette prosjektet følger en utviklet metodikk fra DFØ. Planen vil bli oppdatert iht. til dette når avtalen med DFØ er på plass og oppstartsmøte er gjennomført (jan/feb 2017). 5. Andre områder Avslutning av arkiv HR-seksjonene er sammen med Studieområdet de største brukerne av saks- og arkivsystemet. Eksisterende baser skal avsluttes innen 15.12. Dette følges opp av institusjonene hver for seg. HR-politikk, internkommunikasjon mv. Dette er oppgaveområder som ikke er planlagt pr. november 2016, men som må settes på dagsordenen i løpet av 2017 (fase 3). Aktivitetsbeskrivelser Aktiviteter er angitt innenfor de ulike delprosjektene. Delprosjektlederne skal rapportere til prosjektleder nivå 2 etter følgende plan i fase 1: Innen utgangen av torsdag hver annen uke, første gang torsdag 3. november, deretter: 17. november 1. desember 15.desember Jeg vil vurdere om det blir behov for andre rapporteringsdatoer når vi har prosjektplan og milepæler på plass. Se ellers vedlegg. Beskrivelse av ansvarsprinsippkart Prosjektleder nivå 2: Personal- og organisasjonsdirektør Lars Petter Mathisrud Delprosjektledelse nivå 3: Samarbeid, medvirkning og medbestemmelse Delprosjektleder: Rådgiver Heidi Schütt Østby, HH. Prosjektnestleder: Rådgiver Olaf Sund, HiL. Ansettelsesmyndighet og ansettelsesrutiner: Delprosjektleder: Rådgiver Marita Hagen Stok, HiL. Prosjektnestleder: Seniorrådgiver Christine Haugland, HiL. Helse, miljø og sikkerhet Delprosjektleder: Seniorrådgiver Anne-Grethe Grinnhaug, HiL. Prosjektnestleder: Seniorrådgiver Kari Kjærnet, HH. Lønnsforvaltning Delprosjektleder: Lønningssjef Anita Mundheim Alm, HH Prosjektnestleder: Teamleder lønn Wenche Plukkerud Hassel, HiL
Se for øvrig under de enkelte hovedområdene ovenfor. Arbeids- og ansvarsfordelingen mellom prosjektet og basisorganisasjonen Arbeids- og ansvarsfordelingen i delprosjektene er knyttet opp til ansvar og myndighet i basisorganisasjonen. Det vil derfor være et ansvar både for prosjektleder nivå 2 (i samarbeid med HRdirektør HH) og delprosjektlederne å se oppgaver i fusjonsprosjektet i sammenheng med daglig oppgaveløsning i perioden. HR-oppgavene i Sikker drift / Administrativ organisering omfatter bare deler av HR-området ved høgskolene. Det vil derfor være helt nødvendig å ha et tett samarbeid mellom HR-seksjonene, toppledelse, fusjonssekretariat, prosjektledere gjennom fusjonsprosessen slik at alle sider av HRområdet dekkes. I tillegg må toppledelse, ledere og HR-seksjonene ha oppmerksomhet mot de daglige arbeidsoppgavene som må løses løpende. Vedlegg: Fremdriftsplan HR-området
NOTAT: Dato: 02.11.2016 Emne: Fusjonsprosjektet Sikker drift HR rapporteringsansvarlige og tidspunkt for rapportering fase 1 Det vises til tidligere informasjon om prosjekt Sikker drift. Vedlagt oversendes oppgave og ansvarsmatrise, prosjektplan og beskrivelse av metode utarbeidet av prosjektledelsen for Sikker drift. I tillegg oversendes presentasjon fra fellesmøtet 27.10. Innenfor HR-området har vi pr. dato definert 4 prosjektområder. Nedenfor har jeg beskrevet disse områdene og angitt hvem som rapporteringsansvarlig og med det har en funksjon som delprosjektleder i fase 1 fram til 01.01.2017. Jeg understreker at dette kan bli supplert og/eller justert etter hvert som vi legger inn flere prosjektområder og oppgaver innenfor prosjektene: HMS fase 1: Risikovurdering, organisering av amu, HVO mm fra 01.01.2017 Prosjektdeltakere: Anne-Grethe Grinnhaug, HiL rapporteringsansvarlig/delprosjektleder Kari Kjærnet, HH Medbestemmelse / omstillingshåndbok oppfølging omstillingsavtale IDF-møter mm. Prosjektdeltakere: Heidi Schütt Østby, HH rapporteringsansvarlig/delprosjektleder Olaf Sund, HH Rekruttering: tilsettingsmyndighet, nødvendig harmonisering Prosjektdeltakere: Marita Hagen Stok, HiL - rapporteringsansvarlig/delprosjektleder Christine Haugland Nybakk, HH Lønn organisasjonsnummer, prioriterte rutiner/bruk av lønnssystem Prosjektdeltakere: Lønnsteamene ved begge høgskolene under ledelse av Anita Mundheim Alm, HH rapporteringsansvarlig/delprosjektleder Wenche Plukkerud Hassel, HH Om delprosjektledere og prosjektdeltakere: Som delprosjektledere har dere ansvar for å initiere møter og temaer som bør drøftes i gruppen. Dere har videre ansvar for å rapportere til meg innen gitte frister og ta opp spørsmål knyttet til prioriteringer, ressurser mm med meg som prosjektleder på nivå 2. Alle prosjektdeltakere har et medansvar for å ta opp de saker dere vurdere som nødvendig å ta opp. Både delprosjektledere og prosjektdeltakere har ansvar for å vurder om det er forhold, oppgaver som berører andre prosjektområder innenfor HR, eller Sikker drift for øvrig. I tillegg har alle et ansvar for å involvere andre medarbeidere i seksjonene som har
oppgaver innenfor de oppgaver som det jobbes med, samt vurdere om det er andre medarbeidere utenfor seksjonene som bør involveres, Rapportering: Jeg ber om rapportering fra prosjektene innen utgangen av torsdag hver annen uke, første gang torsdag 3. november, deretter: 17. november 1. desember 15.desember Jeg vil vurdere om det blir behov for andre rapporteringsdatoer når vi har prosjektplan og milepæler på plass. Det første rapporteringspunktet skal gi meg grunnlag for å sette opp milepæler på det kritiske områdene i fase 1. Jeg ber derfor om at det dere sender meg i morgen er tydelig ift. de viktigste områdene slik dere vurderer dem. Jeg kommer nærmere tilbake til prosjektplan og rapportering i løpet av uke 45. Neste felles samling Neste felles samling for seksjonene blir torsdag 8. til fredag 9. desember på Lillehammer. Vi kommer tilbake til program. Lars Petter Mathisrud PO-direktør HIL /prosjektleder SD-HR