Budsjettverktøy i SAS FM Pilot i Sykehuset Innlandet HF og Helse Sør-Øst RHF SAS Forum september 2013
Hvem er vi Oddmund Runningen prosjektleder Sykehuset Innlandet HF Henrik Andersen - sjefskonsulent SAS Institute (DK)
Utgangspunktet Dagens presentasjon Fakta om HSØ og SI Hjelpemidler i budsjettarbeidet så langt Målsettinger for budsjettmodell, første versjon 2014 Metodikk for å etablere pilot (2014) for HSØ RHF og SIHF Datafangst - grunnlagsdata Beregningsmetodikk og grunnlag for preutfylt budsjettutgangspunkt Periodisering og prisomregning (deflatering) Rapporter Arbeidsgang Hva består SAS FM av Noen bilder fra løsningen Prosess for videreutvikling
Fakta om HSØ totalt Antall helseforetak 10 Omsetning Lønn og personalkostnader av dette Antall innbyggere i opptaksområdet 65 mrd kr 39,7 mrd kr (61 %) 2,8 millioner Antall ansatte 75 000
Fakta om Sykehuset Innlandet HF Pasientkontakter Somatikk Psykiatri Rusomsorg Innlagte 63 065 3 233 426 Dag 39 770 4 274 Poliklinikk 300 435 95 136 13 319 Ergo og fysioterapi behandlinger 9 391 Laboratorieanalyser 8 019 381 Bildediagnostiske undersøkelser 240 865 Antall innbyggere i opptaksområdet 399 100 Areal i opptaksområdet 53 200 km 2 Danmark 43 094 km 2 Antall senger 1187 Antall enheter 42 390.000 m2 med bygningsmasse Antall ambulanser 52 (kjører 4.100.000 km / år) Luftambulansebase 1
HSØ RHF og SI HF viktig fakta i forhold til budsjett Sykehuset Innlandet HF Helse SørØst RHF Kostnader pr år 8 082 mill kr 9 269 mill kr Personalkostnader Aktivitetsbaserte inntekter 5 508 mill kr Samt innleie på 14 mill kr 1 827 mill kr Årsverk 7 500 162 Ansatte 9 000 Divisjoner 12 Avdelinger 88 Kostsenter/ansvar 465 35
Budsjettverktøy tidligere år Excel ( hver controller sin løsning ) Beregningsmodeller for lønn 1. Antall årsverk * gjennomsnittslønn deretter arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger 2. Videreføring av nivå i prognose uten å gå om antall årsverk Andre beregningsmodeller Overføring til Profitbase SIM og Oracle (tasting eller innlesing) Som heller ikke har beregningsmodeller
Ulemper ved tidligere løsninger Ikke transparent Grunnlagsdata må hentes fra flere eksterne kilder Sårbart hver controller sin løsning og sin arkivering Hjelp til hverandre vanskelig Avhengig av egen Excel ekspertise for å holde løsningene i gang Ikke fells beregningsmodeller for f eks lønn og ISF (innsats styrt finansiering) Ulike løsninger - ulike prinsipper Mye arbeid med periodiseringer Ikke alltid samme prinsipp Nøkkelvariabler som årsverk, DRG poeng og antall kontakter ikke en del av budsjettmodellen Ikke løpende oversikt over status i ft rammer fra HSØ
Målsettinger for budsjettverktøy (1) Bygge på felles prinsipper i foretaksgruppen (HSØ) Utvikle rapporter i samsvar med HSØ sine behov/krav for innrapportering av budsjettet Gjøre viktige grunnlagsdata ( prognoser ) tilgjengelige i budsjettprosessen på en lik, oversiktlig og hensiktsmessig måte i verktøyet. Dette gjelder regnskaps-, HR- og aktivitetsdata mv Ett felles parametersett for pris- og lønnsvekst, arbeidsgiveravgift, pensjon, feriepenger, ISF satser mv Bruke felles beregningsmetoder. I første omgang for lønnskostnader og ISF inntekter Og på lengre sikt for andre komponenter
Målsettinger for budsjettverktøy (2) Legge til rette for effektiv budsjettdialog med de budsjettansvarlige lederne Sikre sentral oversikt over status for elementer som er gitt fra HSØ (basis, DRG poeng, pensjon mv) Sikre dokumentasjon i prosessen Åpenhet mulighet for back up mellom controllerne Enkel overføring til Oracle og rapportering til HSØ (DVH) Utvikle budsjettverktøyet i en retning som muliggjør bruk på tvers av foretak.
Valg av utviklingsmetodikk Metode 1 Kravspesifikasjon fra kunde med beskrivelse løsning fra A til Å Løsningsforslag fra leverandør Aksept fra Kunde Utvikling av leverandør Slutt testing Metode 2 Kunden beskriver behov og mulig datafangst Felles workshop mellom leverandør og kunde der løsningen utvikles ut i fra Kundes kompetanse om behov og data Leverandørs kompetanse på muligheter i løsningen. Vi valgte metode 2
Noen viktige tidspunkt. Kontrakt signert : 05. mars 2013 Kickoff SIHF : 06.mars 2013 Opplæring : 27.-28. august 2013 Oppstart budsjett 2014 : 09. september 2013 Tidsforbruk i SIHF Mars - Sep. 2013 Prosjektleder 90% stilling 22 ukeverk Delprosjektledere (4x) 20% stilling 20 ukeverk Ressursgruppe 2 ukeverk Datafangst 4 ukeverk 48 ukeverk
Datafangst Ytterligere datafangst Regnskap HR Gjennomsnittslønn Årsverk mm ISF/aktivitet - DRG poeng - Indeks - Liggedøgn - Kontakter Dataene lastes gjennom et doorstep. Grunnlagsdata i budsjettprosessen
Pristabeller Arbeidsgiveravgift (differensierte satser) Feriepengesats Pensjonsprosent DRG pris Pris-/Lønnsvekst Legges inn sentralt
Metode trinn 1 (blir gjennomført sentralt i HF) Grunnlagsdata Pristabeller Beregningsregler Preutfyllt budsjettgrunnlag Modellen tar utgangspunkt i Grunnlagsdata Beregningsregler Priser/satser og lager et budsjettforslag Preutfyllt budsjettgrunnlag
Beregningsmetodikk og grunnlag for preutfyllt budsjettutgangspunkt (1) HR/lønn Krysning: Stillingskategori og ansvar Lønn =Årsverk x gjennomsnittslønn Fordelt på riktig konto Innsatsstyrt finansiering Krysning: Kontakter og ansvar (oftest ett pr avdeling) ISF inntekt =Kontakter (pasienter) x indeks x pris Fordelt på riktig konto Krysning = Et sted i budsjettet der det skal være et budsjettall Indeks måler pasienttyngde Øvrige inntekter og kostnader Krysning: Konto og ansvar Flere slike modeller kan (og vil) legges inn, men vi har prioritert de mest sentrale områdene først
Beregningsmetodikk og grunnlag for preutfylt budsjettutgangspunkt (2) HR Antall årsverk siste 12 mnd (august 2012- juli 2013) Gjennomsnittsnittslønn fra mars år -1 (2013) justert for lønnsoppgjørsvirkning i år -1 (2013) ISF Antall kontakter siste 12 mnd (august 2012- juli 2013) Indeks siste tertial (1. tertial 2013) justert for indekssvingninger gjennom året. Øvrige inntekter og kostnader Virkelige inntekt og kostnad siste 12 måneder
Metode trinn 2 (budsjett verktøy i divisjon/avdeling/kostsenter) Preutfylt budsjettgrunnlag Manuelle justeringer Budsjett (periodisert) Antall årsverk, antall kontakter, endrede kostnader og inntekter
Periodisering Budsjettposten periodiseres ut i fra historisk profil pr konto pr ansvar En tar hensyn at påske kommer i mars eller april. Dette kan korrigeres manuelt der det er behov for det Ferieuttak Vi legger faktisk ferieuttaksprofil for foretaket samlet til grunn. På hvert ansvar kan profilen korrigeres manuelt ved behov I samme skjema som en registrerer budsjett Dette gir også et ferdig grunnlag for løpende periodisering av lønnskostnader i regnskapet i 2014
Prisomregning (inflatering) Budsjettet legges i priser for budsjettår -1 (2014 budsjett legges i 2013 kroner) Prisomregningen gjøres sentralt til slutt Basert på forutsetninger fra HSØ og statsbudsjettet
Rapporter Budsjettstøtterapport Viser hvor en står i budsjettarbeidet løpende Kontrollrapport Viser status i forhold til rammen for DRG poeng Basis Pensjon Pr divisjon og totalt Generell økonomirapport Alle data kan rapporteres og pivoteres Dynamisk Bruker kan lage rapporter.
Arbeidsgang Dokumentasjon og kommentarer gjennom hele prosessen i løsningen Klargjøring Grunnlagdsdata og pristabeller lastes inn Preutfylling Budsjettskjema preutfylles basert på historiske data og beregningsregler Disse publiseres til controllerene i løsningen Budsjettering Controller og budsjettansvarlig gjennomgår og retter opp budsjettallene i dialog Godkjenning Budsjettet godkjennes av avdelingssjef/divisjonsdirektør
En smakebit på hvordan løsningen er..
Hva består SAS FM av? FM STUDIO Super brukerens verktøy til å utvikle og vedlikeholde modellene publisere forms(skjema) monitorere prosessene m.v. FM PORTAL Sluttbrukernes grensesnitt FM Excel addin (tillegg til excel)
Her vises portal og excel rapport
Her vises ISF budsjettering
Her vises HR budsjettering
Prosess for videreutvikling. mai-jul: Forberedelse av budsjettforslag (trinn 1) jan-mai: Endringer og utvikling av verktøyet aug-des: Budsjett arbeid (trinn 2) des-jan: Budsjett rapportering
Spørsmål! Takk for oss!