PORSGRUNN KOMMUNE VIRKSOMHETENES ÅRSMELDINGER Årsberetning Virksomhetenes årsmeldinger Sammen om Porsgrunn
Innholdsfortegnelse RAMMEOMRÅDE: FORMANNSKAPET...5 Personalavdelingen...5 Økonomiavdelingen...9 Serviceavdelingen...11 IKT-avdelingen...14 Utviklingsavdelingen...15 Kemnerkontoret...18 RAMMEOMRÅDE: BARN, UNGE OG KULTUR...20 Porsgrunn bibliotek...20 Filmsenteret Charlie...22 Kultur, idrett og fritid...23 Brattås barnehage...27 Frednes barnehage...29 Hovenga og Radehuset barnehage...30 Lundelia barnehage...33 Lyngveien barnehage...35 Vallermyrene barnehage...36 Flåtten barnehage...38 Skrukkerød barnehage...40 PP-tjenester...42 Bergsbygda skole...45 Borge skole...47 Brattås skole...49 Brevik oppvekstsenter...51 Grønli skole...53 Heistad skole...55 Hovet skole...57 Klevstrand skole...59 Langangen skole...61 Myrene skole...63 Stridsklev skole...65 Tveten virksomhet...67 Vestsiden oppvekstsenter...69 Heistad ungdomsskole...71 Kjølnes ungdomsskole...73 Stridsklev ungdomsskole...75 Tveten ungdomsskole...77 Porsgrunn kommunale kulturskole...78 Porsgrunn voksenopplæringssenter...80 Klokkerholmen m.v...83 Saturnvegen barne- og ungdomssenter...85 Barnevern...87 3
RAMMEOMRÅDE: HELSE OG OMSORG...89 Tjenestekontoret...89 Familiehelsetjenester...92 Legetjenester og miljørettet helsevern...94 Psykisk helsetjeneste og rusomsorg...96 Sosial- og flyktningetjenesten...100 Frednes sykehjem...103 Doktorløkka...105 St.Hansåsen sykehjem...107 Brevik sykehjem...109 Mule sykehjem...112 Helse- og aktivitetssentrene...114 Hjemmetjenesten Vest...116 Hjemmetjenesten Stridsklev...118 Hjemmetjenesten Eidanger...120 Hjemmetjenesten Brevik...123 Hjemmetjenesten Herøya...125 Miljøarbeidertjenesten...127 Borgehaven bo- og rehabiliteringssenter...130 RAMMEOMRÅDE: PLAN OG KOMMUNALTEKNIKK...135 Byutvikling...135 Brann og feiervesenet...138 GeoData...140 Bygge- og eiendomsavdelingen...142 Byggdrift...145 Renhold...147 Kommunalteknikk...148 4
RAMMEOMRÅDE: FORMANNSKAPET Personalavdelingen Virksomhetens leder: Inger Engen 1. Virksomhetens oppgaver Personalavdelingen som ledes av personalsjef, består av fagavdelingene HMS og Lønn- og personal, og hver fagavdeling ledes av hver sin fagleder. HMS området fagleder Tore Nygaard Ansvar for utvikling/vedlikehold overordnet HMS-system for Porsgrunn kommune Opplæring i HMS-arbeid i virksomhetene Oppfølging av 12-punktsplan/tiltaksplan for sykefraværsarbeide Opplæring i IA-avtale og sykefraværsarbeide Bistå virksomhetene i oppfølging av langtidssykemeldte Samarbeide med NAV, ibedrift og andre eksterne samarbeidspartnere Bistå i russaker Bistå virksomhetene i arbeidsmiljøprosesser Ajourhold av rutinehåndbøker Ansvar for oppfølging av BHT-avtalen Sekretariat for HAMU og AKAN Lønns- og personal området fagleder Øyvind Andreassen Rådgivning innenfor personalområdet i henhold til lov- og avtaleverk Bidra i utarbeidelse og revisjon av personalpolitiske dokumenter Lønnsregistrering og utbetaling Lokale lønnsforhandlinger Registrering av sykemeldinger og fødselspermisjon og utarbeide refusjonskrav Kontakt med KLP og STP Fraværsrapportering og statistikker Utvikle og forvalte personalsosiale ordninger Bidra i utvikling og effektivisering av rutiner gjennom utnyttelse av personaldataverktøyet NLP og andre databaserte forsystemer Stillingsannonsering Faglig ansvarlig Jan Hovinbøle Lærlingeordningen Seniorpolitikk/Livsfasepolitikk Sysselsetting av språklige minoriteter Vikartjeneste for skole og barnehager Friskvernstiltak for ansatte 2. Virksomhetens mål Overordnet mål for avdelingen er å være en god støttespiller for ansatte og virksomhetene. Hver fagavdeling skal sikre at virksomhetene får nødvendig bistand til det som for dem ikke er faglige utfordringer i forhold til tjenesteproduksjonen. Videre må medarbeiderne opprettholde spisskompetanse innenfor sine fagområder for å bidra til å effektivisere og utvikle tjenester, gi veiledning og bidra i utarbeiding av gode rutiner. 5
3. Kvantitative styringsmål HMS området Veiledningssamtaler 400 360 1302 Attføring: Omplassering i fast stilling 19 14 10 Omplassert i vikariat 4 4 5 Lønns- og personalområdet Antall lønnsoppgaver 4912 5159 5272 Samlede oppgavepliktige ytelser (i 1000-kroner) 820.010 884.808 971561 Antall utlønninger pr måned januar hvert år 3500 3486 3607 Refusjonsbeløp sykepenger/fødselspenger (i 1000-kr) 54.027 55538 54362 Antall averterte stillinger - ekstern utlysning * 278 260 361 - intern utlysing 70 Antall protokoller ved lokale forhandlinger ** 66 72 90 * I tillegg var det generell fellesutlysning for lærerstillinger og sommervikarer. ** Hver protokoll inneholder opprykk for ulikt antall personer. Lærlingordningen Antall lærlinger* 48 58 63 Antall beståtte fagbrev 12 13 11 Antall meget godt bestått 6 6 8 Antall lærekandidater 3 2 2 Antall avbrudd (midlertidige) 5 Antall kontrakter som har gått til heving (avsluttet uten fagprøve) 7 * Antall lærlinger pr.31.12.08. Økningen i er i helsefaget og noe i barn- og unge, mens det er nedgang i de øvrige fag. Sysselsettingstiltak Språklige minoriteter som arbeidssøkere 157 123 146 Fikk fast arbeid 21 34 40 Delvis sysselsatt 28 18 25 Gjennomførte veiledningssamtaler 110 80 73 AMO kurs 24 45 42 Sysselsatt med bruk av lønnstilskudd 7 6 4 Praksisplass 6 4 5 Godkjenning av utenlandsk utdanning 9 12 4 Vikartjenesten Antall formidlet vikarer / skoler 419 466 510 Antall formidlet vikarer /barnehager 404 356 363 Antall formidlet vikarer /SFO 43 36 42 Bestilte oppdrag totalt 1085 *Uløste oppdrag totalt 170 Formidlete oppdrag totalt 866 861 915 * Mengden av uløste oppdrag, nå synliggjort i egen kolonne, har vært økende i. 6
SOLA-prosjektet SOLA deltagelse av kommunalt ansatte 22 47 30 Aktivitetstilbud til ansatte Antall ansatte som er reg. som brukere Aerobic - 2 dager /uke 102 90 86 Bruk av svømmehallen på Kjølnes 182 249 256 Svingkurs på Gamle Posten 51 45 32 Kostholdskurs (Nytt i ) 92 Grunnkurs i golf (Grønt kort) (Nytt i ) 23 Dans i skolen Alle elever og lærere 7 skoler Avviklet 4. Bruk av økonomiske og personellressurser/ Personalavdelingen 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap 2006 Regnskap 2007 Regnskap Budsjett Avvik 120 Personalavdelingen Sum utgifter 43.426 31.945 33.157 35.004 1.846 Sum inntekter -7.580-6.325-5.462-5.046 415 Forbruk i % Nettoutgift 35.846 25.620 27.695 29.957 2.262 92,4 Kommentarer til regnskapet og eventuelt avvik fra budsjett: Avviket skyldes høyere refusjoner enn budsjettert både når det gjelder sysselsettingstiltak og sykerefusjon for avdelingen totalt sett. I var budsjettet for Sysselsettingstiltak og Lærlingeordningen romslig i forhold til antall personer som har vært inne i ordningene. Dette har sin bakgrunn i henholdsvis lav arbeidsledighet og at antallet lærlinger dette året ikke er fullt utnyttet gjennom hele året. Avsatte midler til lønnstilskudd innen HMS gjenstår med betydelig beløp. 4.2 Personalinnsats/sykefravær Faste stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr. 31.12. HMS inkl HVO 5* 4,80 4,70 Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr. 31.12. 21,95* 21,35* Herav: Lønns- og personalavdelingen, Frikjøpte tillitsvalgte + sekretær 21 16,00 5,95 16,20 5,15 Sykefravær i prosent ny virksomhet samlet 9,6 8,8 8,4 *Inkl. tillitsvalgte på frikjøp Andel frikjøp av tillitsvalgte kan variere noe fra år til år avhengig av medlemstall i den enkelte fagforening og resultat av avtaler som blir inngått med utgangspunkt i Hovedavtalens bestemmelser. Vedr. sykefravær i avdelingen har det vært arbeidet med tilrettelegging og oppfølging. 7
5 Spesielle utfordringer og satsingsområde Oppfølging av sykmeldte, spesielt for å holde frister for utbetaling av lønn Oppfølging av nye12 punkts handlingsplan for å redusere sykefravær Systematisk gjennomgang av overordnet HMS-system Opplæring i IA-avtale og sykefraværsrutiner og HMS-arbeid Utarbeidelse av rutiner for trusler og vold Deltagelse i kvalitetskommuneprogrammet Nærværsplan på virksomhetsplan (forståelse av nærvær) Lokale forhandlinger i kap. 4 som følge av pottens størrelse på 9,2 mill. som er det høyeste beløp som er avsatt ved tariffoppgjør noen gang. Effektivisering av rutiner og arbeidsoppgaver gjennom opplæring og bruk av personaldatasystemet på WEB og gjennom integrering mellom forsystemer som Capitech Tid og Extens Overføring av elektroniske timelister fra omsorg igangsatt for flere virksomheter Forbedring av rutiner for overføring av lønn til regnskap og innberetning av elektronisk kommunikasjon Felles opplæring i Hovedavtalen tillitsvalgte og arbeidsgiver Etablert HMS-system for egen avdeling og internkontroll for avdelingen Videreutvikle kommunens aktivitetstilbud i et nærværsperspektiv. Evaluere og avklare forhold rundt fremtidig seniorpolitikk Oppfølging, videreutvikling og kvalitetssikring av arbeide med lærlinger som en del av kommunens rekrutteringsarbeide. Utnytte effekten av overføring av ressurser til NAV i forbindelse i integreringsarbeidet for språklige minoriteter, samt avklare kommunens interne oppfølging og koordinering av dette arbeidet. 8
Økonomiavdelingen Virksomhetens leder: Hans Jakob Solheim 1. Virksomhetens oppgaver Føring av regnskapene for Porsgrunn kommune, det kommunale foretaket Keops og dessuten for Porsgrunn Kirkelig Fellesråd og boligstiftelsen. Fakturering og innfordring av kommunale krav. Være støtteapparat vedr. økonomistyring for rådmannen og kommunens virksomheter. Legge til rette for gode prosesser og produkt knyttet til kommunens økonomiforvaltning. 2. Virksomhetens mål Være ajour med fakturahåndtering og føring av regnskapene. Effektive rutiner og prosesser som også bidrar til god økonomistyring. God kvalitet på økonomi-saker som beslutningsgrunnlag for rådmannen og folkevalgte organ. 3. Kvantitative styringsmål Regnskapsbilag, antall i kommuneregnskapet 58 336 62 854 64 787 Regnskapsbilag % andel manuelt registrert 26 26 24 Antall utsendte fakturaer 78 017 75 135 76 626 4. Bruk av økonomiske og personellressurser 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap Regnskap 2006 2007 121 Økonomiavdelingen Regnskap Budsjett Avvik Forbruk i % Sum utgifter 11.521 10.577 11.886 11.323-944 Sum inntekter -3.739-2.879-3.329-2.801 860 Nettoutgift 7.783 7.698 8.557 8.522-85 101,0 Kommentarer til regnskapet og eventuelt avvik fra budsjett: Den økte netto-utgiften fra 2007 skyldes primært to forhold, - etablering av innkjøpssamarbeidet i Grenland (GKI) med høyere utgifter samt overføring av 1 årsverk fra Geodata i f.m. etablering av statistikk- og analysefunksjon i avdelingen. Regnskapet viser et resultat med merforbruk på 1 %, - også i har det vært en del utgifter vi har måttet ta som ikke var planlagt og budsjettert med. 4.2 Personalinnsats/sykefravær Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr 31.12 14,8 14,8 16,0 Sykefravær i prosent 7,2 11,9 6,7 Merknader til sykefraværet i virksomheten: I gikk sykefraværet ned igjen etter å ha ligget over gjennomsnittet i kommunen i 2006 og - 07. Fraværet i 08 gjelder langtidsfravær som følge av sykdom. 9
5. Spesielle utfordringer og satsingsområder For andre år på rad ble det også i avgitt revisjonsberetning uten forbehold. Dette er en bekreftelse på at arbeidet med forbedring av rutiner og den faglige kvaliteten på arbeidet har gitt ønskede resultat. Oppgradering til versjon 5.5 av Agresso ble gjennomført i løpet av 2. halvår i h.h.t. plan både m.h.t. fremdrift og kostnad. Oppgradert versjon av Agresso innebærer dels ny, dels forbedret funksjonalitet på web vedr. bl.a. e-handel, budsjettering og periodisering av budsjett. Dette vil være områder det jobbes med å utvikle videre i 2009. Det ble i besluttet at rapporteringsverktøyet for BMS også skulle benyttes for virksomhetenes månedsrapportering på økonomi. Det har blitt bruket mye tid sammen med utviklingsavdelingen for å få dette til men ser nå ut til å være på plass for rapporteringen pr. mars 09. 10
Serviceavdelingen Virksomhetens leder: Bergljot Ree Hognestad Kort om avdelingen Serviceavdelingen ble opprettet 1. januar 2006 som følge av OU05 og består av de tidligere virksomhetene: Servicesenter, informasjonsavdeling, arkiv, interkommunal tolketjeneste, trykkeri, administrasjonsavdeling med ansvar for politisk styring og valg. Virksomheten er tillagt svært mange ulike oppgaver. En felles basis for alle er å finne i begrepet Service. 1. Virksomhetens oppgaver Virksomheten arbeider etter en lagbasert organisasjon med utstrakt myndiggjøring og delegert ansvar og har på tvers av gammel struktur fordelt fagansvar. Lagene er basert på oppgavenes karakter og de ansattes kunnskap og erfaringer. Virksomheten har følgende primæroppgaver: Servicesenteret med skrankefunksjon: Søknadshåndtering, tillatelser, bostøtte håndtering, Infoland, TT kort, parkeringstillatelser, hjelpemidler mm. Sentralbordet og trykkeriet: Ivareta sentralbord, trykkerifunksjonen, layout og foto Interkommunal tolketjeneste: Frammøtetolking, oversettelser, skjerm- og telefontolking Arkivtjenesten: Daglig elektronisk og papir, dokument- og posthåndtering m journalføring og postliste. Arkivverktøy har NOARK godkjent sak/arkivsystem: EDB sak og arkiv. Brukerstøtte, veiledning innen EDB sak og arkiv og opplæring av nye brukere i ESA programvare. Ekspedering av publikumshenvendelser. Kommunikasjon: Informasjonsstrategier, utvikle og følge opp kommunens nettsider / intranett og internett, profilerings og markedsføringstjenester. Tjenestekatalogen: Oppfølging av nasjonal tjenestekatalog med lokal utgave Politikk: Sekretariat for politisk ledelse, bystyret, formannskapet og utvalg, rådmann og kommunalsjefene Økonomi: Bestillinger av varer, tilskudd til 17.mai, VAR og trossamfunn, fakturering av byggesaksgebyr og legeregninger. Barnehage: Opptak og plassfordeling via elektroniske søknader Transport: Koordinere transport av elever og barnehagebarn til skole og barnegage Indre tjenester: Godtgjøringer til politikere, meldepliktige personaltjenester for flere andre virksomheter, økende antall oppgaver for andre virksomheter. Servicetjenester: Merkantil støtte til ordfører, rådmann, kommunalsjefer, byggesak m.m. Bevillinger: Skjenke- salgs og serveringsbevilling og kontrolltiltak Leasingbiler: Overordnet administrasjon av drift rundt kommunens leasingbiler Ad. hoc lag: Opprettes etter behov, f. eks valg 2. Virksomhetens mål Vi har som mål å yte positivt opplevd og kvalitativt god service eksternt og internt på alle våre områder. Vi skal sikre at våre tjenester til politikere, administrasjonen og innbyggerne skal fungere løpende i henhold til frister, effektivt og med opplevd god service. Porsgrunn skal være en åpen kommune der informasjonen om kommunens tjenester og virksomheter er lett tilgjengelig. 11
Servicesenter Porsgrunn skal være innfallsporten til alle offentlige tjenester i kommunen, være det naturlige sted innbyggerne oppsøker for å få hjelp, være innfallsporten til all offentlig informasjon, og sørge for at innbyggernes interesser blir ivaretatt. Yte gode tjenester overfor politikere og publikum slik at demokratiske prosesser kan finne sted Tilfredsstille brukernes behov for tolke- og oversettertjenester 3. Kvantitative styringsmål / Antall saker til politisk behandling 567 547 Antall avholdte politiske møter med sekretær 77 76 Antall bevillinger/skjenke, salg servering 102 105 Antall saker i ESA 3333 3386 4526 Antall journalført post/ inn og ut 18328 19776 18804 Fremfinning saker ansatte og publikum 230 345 325 Antall besøkende på internettportalen 544.951* 533.944 621961 Antall nyheter på hjemmesidene 616 651 892 Antall besøkende på internettportalen pr. dag, gj.snitt 1.493 1.462 1704 Antall kopier trykket på trykkeriet 1.131 463 1.219095 1.721962 Antall fargekopier 194.219 275748 365479 Trykkeoppdrag/lag og foreninger 52(35lag) 46(33lag) 40(23lag) Parkeringskort for forflytningshemmede Totalt 750 725 726 Bostøttesøknader 2913 5182 1560* TT- kort 134 160 149 Søknad om å disponere kommunale areal 46 85 71 Barnehagesøknader v/ hovedopptak 809 840 735 Kommunale bostøttesøknader 403 566 653 Tilskudd VAR 31 32 40 Info- Land 458 518 617 Ledsagerbevis 101 73 109 Kommune og skattekasse 2547 2541 2264 Tilskuddsbehandling/17.mai/Trossamfunn 160 158 15/114 Fakturering * 1940 1230 1957 Registrering Byggesak /meldesaker /adm.vedtak/brev 1652 1889 1937 Tolketimer Skien kommune 3932 3901 4567 Tolketimer Porsgrunn kommune 1894 1671 2161 Tolketimer andre 1494 + 996 1415+ 1120 970 private private * Omlegging av HB-bostøtte ca. 55 nye søkere hver mnd. ca. 900 saker får enkeltvedtak hver mnd. 4. Bruk av økonomiske og personellressurser 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap Regnskap 2006 2007 123 Serviceavdelingen Regnskap Budsjett Avvik Sum utgifter 36.536 39.485 42.430 39.966-2.464,7 Sum inntekter -5.955-6.727-7.500-5.133 2.366,8 Forbruk i % Nettoutgift 30.581 32.758 34.931 34.833-97,9 100,3 12
4.2 Personalinnsats/sykefravær Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr 31.12 34,35 31,5 31,5 Sykefravær i prosent 7,1 12,0 6,5 Sykefravær: Det arbeides kontinuerlig for å få ned sykefraværet etter vedtatte retningslinjer. Dette gir tydelige og målbare resultater. Arbeidet fortsetter i 2009. 5. Spesielle utfordringer og satsingsområder Kontinuerlig kompetanseheving ansatte Vært er formidabel økning i saker til pol behandl. Budsjettmessig og ressursmessig utfordring. En målsetning har vært å få antallet kopier ned for spare miljø, utgifter og arbeid med trykking. Tallene viser i stedet en formidabel økning i antall kopier trykkeriet har formidlet. Styringsgruppa for tolketjenesten har av ulike årsaker ikke fungert en tid. I løpet av høsten har det vært høyt prioritert å få gode rutiner for arbeidet i styringsgruppa for Grenland tolketjeneste 13
IKT-avdelingen Virksomhetens leder: Terje Odden 1. Virksomhetens oppgaver IKT-avdelingen skal yte tjenester for å vedlikeholde og drifte Porsgrunn kommunes IT-tekniske infrastruktur. Herunder hører oppgaver som drift av servere, arbeidsstasjoner, skrivere, nettverksutstyr og telefoni. Prosjektarbeid, rådgivning, lisenshåndtering, brukeradministrasjon, innkjøp og drift og utvikling av fag applikasjoner. 2. Virksomhetens mål Levere en kostnadseffektiv og stabil drift av Porsgrunn kommunes IKT infrastruktur. I samarbeid med virksomhetene sørge for at dagens IKT-systemer utnyttes best mulig. 3. Kvantitative styringsmål Ant. innmeldte / løste oppdrag egne og innmeldte 2497 / 2502 1640 / 1625 1923/1990 Ant. bestillinger IKT-utstyr 360 302 500 Ant. servere i administrasjonsnettet/elevnettet 85 80 / 17 70 /20 Ant. Pc-er / tynne klienter i administrasjonsnettet 1 100 1000 1050 Ant. Pc-er i skolenettet 1 100 1500 1800 Tallet på antall henvendelser har totalt sett økt da det også i har blitt meldt inn feil fra skolenettet. For administrasjonsnettet, som er målt tidligere år, er det en nedgang til 1523 saker innmeldt. 4. Bruk av økonomiske og personellressurser 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap Regnskap 2006 2007 124 IKT-avdelingen Regnskap Budsjett Avvik Sum utgifter 13 513 12.660 11.729-931,1 Sum inntekter -2 122-1.742-1.680 62,3 Forbruk i % Nettoutgift 11 391 10.918 10.049-868,8 108,6 Kommentarer til regnskapet og eventuelt avvik fra budsjett: 386 000,- av underskuddet stammer fra feilføring av lønn til webmaster, som skulle vært ført på prosjekt. Resterende underskudd stammer i hovedsak fra økt linjeleie og telefoni. 4.2 Personalinnsats/sykefravær Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr 31.12 12 11 11 Sykefravær i prosent 12,8 6,5 11,3 Merknader til endringer i tallet på medarbeidere i virksomheten: 5. Spesielle utfordringer og satsingsområder Utvidelse av elevnettet i forhold til bevilgede prosjektmidler Virtualisering av servere Nye internettsider 14
Utviklingsavdelingen Virksomhetens leder: Kjell Meen 1. Virksomhetens oppgaver: Avdelingen har oppdrag innenfor samfunnsutvikling, virksomhetstøtte, organisasjonsutvikling, kompetanseutvikling og noen driftsoppgaver. Vi har bred kompetanse og lang erfaring på de fleste relevante fagområder. Virksomheten skal bidra til å utarbeide og utforme kommunens overordnede planer/styringsverktøy på en slik måte at de blir retningsgivende og nyttige for kommunens innsats i samfunnsutviklingen. Avdelingen er pådriver i forhold til oppfølging av kommuneplanens samfunnsdel. Virksomheten skal bistå i og ta initiativ til tverrfaglige prosjekter eller utviklingsarbeid i kommuneorganisasjonen ved å være deltakere, prosjektledere og/eller koordinatorer. Virksomheten skal gi direkte virksomhetsstøtte og arbeide aktivt sammen med ulike virksomheter for å utvikle og øke kvaliteten på kommunale tjenester. Virksomheten skal bistå i intern og ekstern saksbehandling og utredning. Virksomheten tilbyr et mangfold av kurs innen lederopplæring, grunnskole, helse, omsorg og andre områder etter nærmere ønsker og avtaler. 2. Virksomhetens mål Vi skal bidra både i kommuneorganisasjonen og i kommunesamfunnet i forhold til støtte, utfordring, oppfølging og utvikling. Avdelingen kjennetegnes av kvalitet, virksomhetsstøtte, kreativitet og kompetanse. Vi foretar en rask og hensiktsmessig avklaring av hvilke oppgaver vi kan påta oss, og sørger for en effektiv gjennomføring 3. Kvantitative og kvalitative styringsmål Saker ulike Utvalg: Antall saker formannskapet 11 12 15 Antall saker BUK 26 20 23 Antall saker Utvalg for helse og omsorg - 10 9 Antall saker Utvalg for plan og kommunalteknikk - 1 1 Antall saker til videre behandling i Bystyret - 19 10 Antall saker Ungdomsutvalget 52 48 49 Antall saker Klagenemda - 5 5 Antall saker Eldrerådet - 1 0 Antall arrangerte kurs/kompetansetilbud 102 129 92 Antall påmeldte i alt på disse 2539 2850 1890 Generell medarbeidertilfredshet 4,75 4,4 4,1 15
4. Bruk av økonomiske - og personellressurser 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap Regnskap 2006 2007 125 Utviklingsavdelingen Regnskap Budsjett Avvik Sum utgifter 14.460 13.793 15.674 15.353-321,4 Sum inntekter -2.061-2.783-3.068-1.902 1.166,2 Forbruk i % Nettoutgift 12.399 11.010 12.606 13.451 844,7 93,7 Kommentarer til regnskapet og eventuelt avvik fra budsjett: Inntektene for ble betydelig større enn budsjettert, blant annet refusjon fra andre kommuner kr 143.430. Refusjon fra fylkeskommunen for arbeid med felles parkeringsordning i Grenland. kr 200.000,- var ikke budsjettert. Refusjon fra private var på hele kr 312.000,-. Beløpet til kommunens drift av Vitenl@ben på kr 450.000,- er ikke blitt belastet. Kr 250.000 til kontrollprosjektet er inntektsført i, dette skal i stor grad brukes til lønn i 2009. Utgifter til programvare til Kvalitetsdokumentasjon og BMS, kr 245.000, ble ikke bokført før i 2009. Utgiftene tilhørere egentlig budsjettåret. 4.2 Personalinnsats/sykefravær Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr 31. 12 17,8 18,2 19,6 Sykefravær i prosent 4,7/6,8 3,3 4,2 Kommentarer: Korttidssykefraværet er jevnt lavt. Langtidsfravær har økt noe pga. planlagt fravær av helsemessige årsaker. 5. Spesielle utfordringer og satsingsområder Samfunnsutvikling er en viktig del av Utviklingsavdelingens oppgaver. Sammenhengen mellom kommunens overordnede planer og organisasjons- og samfunnsutviklingen er viktig. Avdelingen er en pådriver i arbeidet med bedriftskultur og dette arbeidet pågår kontinuerlig spesielt ute i den enkelte virksomhet ved hjelp av gode verktøy til dette arbeidet. En hovedinnsats på samfunnsutviklingsområdet har vært rullering av kommunens arealdel. Arbeidet ble fullført i, et arbeid som har stått i fokus siden 2006. Arbeidet med Kommunedelplan for Bergsbygda startet opp høsten 2007. Målsettingen om sluttføring i løpet av ble litt forskjøvet fordi planen ble lagt ut på ny høring med 2.gangs behandling våren 2009. Avdelingen har hatt en sentral rolle i arbeidet med Boligsosial handlingsplan, Rusplan, Familiesenter og diverse analyser. Virksomhetslederopplæringen har fortsatt en viktig rolle, høsten startet er nytt lederutvikling og lederopplæringsprogram som varer ut 2009. Mellomlederprogrammet som startet høsten 2007 med ca 110 deltakere ble sluttført våren. 16
Kompetanseheving og opplæringsplaner til alle ansatte i kommunen står høyt i fokus. Avdelingen tilbyr hvert halvår nye opplæringstilbud for ulike målgrupper. Antall kurs er litt redusert siste halvår, Det er arrangert noe færre kurs innenfor skole på grunn av satsingen på kvalitetsarbeidet i skole og barnehage. Planen Kvalitet i barnehage og skole -201 med fire satsingsområder: ledelse på alle nivå, vurdering for læring, læringsfremmende atferd og grunnleggende ferdigheter med vekt på lesing og IKT ble vedtatt 11.09. Utviklingsavdelingen deltar i alle fire arbeidsgruppene som alle er godt i gang med framdriftsplaner og tiltak. Arbeidet med balansert målstyring, BMS, har hatt stort fokus siste år, nå regner vi med at edbverktøyet som alle virksomheter og rådmannsnivået kan utnytte endelig er fullt operativt i løpet av februar 2009. Arbeidet har tatt mye lenger tid enn planlagt, blant annet på grunn av endinger hos leverandør. Nå gjenstår bruk og analyse og forbedringsarbeid ved hjelp av balansert målstyring "Kvalitetslosen", et verktøy for å sikre gode prosedyrer og rutiner, er igangsatt og snart fullført i de fleste kommunalsjefområdene, bortsett fra by- og kulturutvikling, som starter opp arbeidet i løpet av 2009. HMS-rutiner og prosedyrer skal legges inn. Arbeidet innenfor omsorg, helse og velferd samt skole og barnehage vært omfattende, tidkrevende og så langt med positive tilbakemeldinger fra brukerne. Alle avdelingene i formannskapsområdet har lagt sine prosedyrer klar til innleggelse i verktøyet. Porsgrunn ble med i pulje II Kvalitetskommuneprogrammet med prosjektstart 01.01. høsten 2007. Dette programmet er et samarbeid mellom Staten, KS og arbeidstakerorganisasjonene. Prosjektet varer ut 2009. Avdelingen har en sentral rolle i prosjektet både som pådriver og veileder med to prosjektledere i hver sin halve stilling engasjert i prosjektperioden ut 2009. I tillegg er avdelingen sterkt engasjert i delprosjekt 2: Fjerning av uønsket deltid og delprosjekt 6:Kvalitet i omsorg. Kvalitet i omsorg henger også i lag med kvalitetslosen og avvikshåndtering. I arbeidet med felles parkeringsordning for Grenland ser vi på muligheter for et samarbeid om parkeringsordning for Skien og Porsgrunn kommuner ved reduksjon av langtids arbeidsparkering i bysentrene ved parkeringsavgifter eller fjerning av parkeringsplasser. Kortidsparkering og boligparkering skal prioriteres. 17
Kemnerkontoret Virksomhetens leder: Arnstein Abrahamsen 1. Virksomhetens oppgaver Skatteregnskap: Føre, avstemme og avlegge skatteregnskapet med periodiske oppgjør og årsregnskap. Skatteavregning for de forskudds-/etterskuddspliktige skattyterne. Registrere lønns-/trekkoppgaver. Skatteinnfordring: Innfordring av utestående krav på forskuddsskatt, restskatt, forhåndsskatt, resterende skatt, kildeskatt, skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Skattesøknadsbehandling, gjeldsordning, anmeldelser og uttalelser i bevillingssaker. Arbeidsgiverkontroll: Bokettersyn hos arbeidsgivere i kommunene Skien, Siljan, Bamble, Kragerø og Porsgrunn. Informere og rettlede arbeidsgivere, regnskapsførere og revisorer. I tillegg har vi sekretariatsfunksjonen for skatteutvalget. 2. Virksomhetens mål Skatte- og avgiftsregnskapene skal være korrekte og a jour. Innkrevingen skal holde et godt faglig nivå, være effektiv og sikre betalingsviljen. Arbeidsgiverkontrollen skal være synlig i sitt kontrollarbeid. Oppdatert HMS-system. Brukerne skal få god service. Skape trivsel og bidra til et godt arbeidsmiljø. 3. Kvantitative styringsmål Skatteregnskapets totalinngang (1000 kr.) 3.031.700 3.415.725 3.733.476 Kommunens andel av skatteinntektene (1000 kr.) 638.062 651.487 674.985 Påleggstrekk (antall) 684 558 794 Utleggsforretninger 245 280 211 Konkursbegjæringer 12 7 17 Søknader behandlet i skatteutvalget 22 28 28 Antall bokettersyn hos arbeidsgivere 189 194 162 Avdekkede beløp (1000 kr.) 23.840 18.503 13.176 4. Bruk av økonomiske og personellressurser 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett 130 Kemnerkontoret Avvik Sum utgifter 8.087 7.525 7.743 8.498 755,0 Sum inntekter -3.389-3.001-3.416-3.320 96,8 Forbruk i % Nettoutgift 4.698 4.525 4.327 5.178 851,8 83,6 18
Kommentarer til regnskapet og eventuelt avvik fra budsjett: God økonomistyring, ekstraordinære gebyrinntekter og lengre vakanse i tre stillinger er hovedårsakene til det positive resultatet. 4.2 Personalinnsats/sykefravær Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr 31.12 16,0 16,0 16,0 Sykefravær i prosent 3,5 8,2 7,0 Kommentarer: Sykefraværet henger sammen med langvarig fravær på grunn av kronisk sykdom. 5. Spesielle utfordringer og satsingsområder Måloppnåelse i forhold til krav satt fra overordnet myndighet. Nær alle målkrav gitt av Skattedirektoratet via Skatt Sør på innfordret forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, forskuddsskatt, resterende skatt og restskatt ble oppnådd. Daglig drift av det nye skatteregnskapet SOFIE. Til tross for mange barnesykdommer i det nye skatteregnskapet har en klart å være à jour med avleggelse av de periodiske oppgjørene, og har i tillegg nå fått til en god innfordringsproduksjon. Rekruttere nye medarbeidere. Flere medarbeidere gikk til bedre betalte jobber samtidig som vi selv slet med å finne nye personer med tilstrekkelig kompetanse. Dette medførte lengre vakanser, og at nyansatte måtte gjennomføre kurs i regi av Høyskolen i Agder. Oppdatert HMS-system. Arbeidet med å få på plass et nytt og ajourført HMS-system ble sluttført i første halvår. Skape trivsel og bidra til et godt arbeidsmiljø. Det er satt av tid til å virkeliggjøre virksomhetens verdier og i tillegg er det arrangert sosiale samlinger på fritiden for å styrke samholdet. 19
RAMMEOMRÅDE: BARN, UNGE OG KULTUR Porsgrunn bibliotek Virksomhetens leder: Margit Kiland 1. Virksomhetens oppgaver Daglig drift av hovedbiblioteket og Stridsklev filial. Bibliotekfaglige oppgaver, publikumsvakter, oppsøkende bibliotektjeneste/ Boken kommer, markedsføring, klasseundervisning/brukerorienteringer, utstillinger og arrangement. IKT (egen server, drift av biblioteksystemet Bibliofil og publikums-pcer, utvikling av bibliotekets hjemmesider på internett), saksbehandling på bibliotekområdet, administrative oppgaver innenfor økonomi og personalområdet. 2. Virksomhetens mål Fremme opplysning, utdanning og annen kulturell virksomhet gjennom informasjonsformidling og ved å stille til rådighet bøker og annet egnet materiale gratis til disposisjon for alle som bor i landet. Ha et tilbud til barn og voksne, og legge vekt på kvalitet, allsidighet og aktualitet. Oppfylle forpliktelsene som ledd i et nasjonalt biblioteknettverk. (Bibliotekloven 1). Porsgrunn bibliotek skal være senter for litteratur, informasjon og kunnskapsformidling basert på kvalitet, aktualitet og variasjon.. (Hovedmål vedtatt av Bystyret i Bibliotekplan for Porsgrunn kommune 1995.) 3. Kvantitative styringsmål* Samlet utlån 190.722 193.245 185.687 Utlån per innbygger Porsgrunn 5,68 5,69 5,43 Utlån per innbygger landsgjennomsnitt 5,20 5,12 Utlån per årsverk Porsgrunn 12.800 12.969 12.396 Barns andel av utlånte bøker Barns andel av utlån andre media (video/dvd, musikk, lydbøker m.m.) 41,8 36.4 39,9 37,1 43,6 36,3 Antall arrangement og brukerorienteringer Herav arrangement for barn Besøk ved arrangement og brukerorienteringer 122 43 6.198 227 137 7.979 287 184 4.128 Samlet besøk 173.914 175.000 152.857 Samlet besøk bibliotekets hjemmesider 1.506.558 1.707.774 1.696.285 4. Bruk av økonomiske og personellressurser 4.1 Budsjett/regnskap (i 1000 kroner) Regnskap 2006 161 Porsgrunn bibliotek Regnskap 2007 Regnskap Budsjett Avvik Sum utgifter 8.636 8.814 9.035 8.830-205 Sum inntekter -1.273-1.126-1.095-923 172 Forbruk i % Nettoutgift 7.363 7.688 7.940 7.907-33 100,4 20
Kommentarer til regnskapet og eventuelt avvik fra budsjett: I forhold til inngåtte avtaler var årsbudsjettet for underbudsjettert på del driftsposter. Dette er det nå tatt høyde for i konsekvensjustert budsjett for 2009. Bibliotekets prognoser har gjennom hele året likevel gått ut på at regnskapet skulle gå i balanse. 4.2 Personalinnsats/sykefravær Stillingshjemler omregnet til hele stillinger pr 31.12 14,9 14,9 14,9 Sykefravær i prosent 15,1 9,7 9,1 Merknader til sykefraværet i virksomheten: Sykefraværet har gått noe ned fra 2007. Biblioteket har fokus på forpliktelsene som ligger i IA-avtalen om oppfølging av sykemeldte. Kortidsfraværet er lavt, og sykefraværet skyldes i all hovedsak langtidssykemeldte. 5. Spesielle utfordringer og satsingsområder Den største utfordringen blir å sikre utviklingen av et moderne bibliotektilbud til kommunens innbyggere og for å nå dit er det valgt følgende satsingsområder: Øke utlånet/styrke mediabudsjettet: Utlån av media er bibliotekets kjernetjeneste. Redusert mediebudsjett har ført til utlånsnedgang de siste åra. I 2007 økte utlånet som følge av en ekstrabevilging på kr. 300.000 som dessverre ikke ble videreført. I skyldes noe av utlånsnedgangen at hovedbiblioteket måtte holde stengt i 3 uker for å få montert innleveringsautomat. Den viktigste grunnen til nedgangen, er likevel manglende bevilgninger til innkjøp av bøker og andre media. Ventelistene på de mest etterspurte bøkene øker, og det er umulig for biblioteket å imøtekomme publikums etterspørsel etter aktuelle bøker, lydbøker, språkkurs m.m. Innholdet i bibliotektjenesten d.v.s kvaliteten, aktualiteten og bredden i medietilbudet, har over år blitt kraftig svekket, og det er fare for at den negative utviklingen vil fortsette. Videreføre IKT-utviklinga: Driften av hovedbiblioteket er nå betydelig effektivisert ved hjelp av utlåns- og innleveringsautomater. Som følge av automatiseringen, ble det i gjennomført et internt omstillingsarbeid som har gjort det mulig å øke åpningstida ved hovedbiblioteket med 14 timer fra 41 til 55 timer (34.1%) pr. uke. Den økte tilgjengeligheten er viktig for utviklingen av biblioteket som møteplass for innbyggere. Digitaliseringen vil bli videreført i 2009 ved overgang til alarmsystem basert på radiobrikker. Utvikle kulturarena og møteplass: Hovedbiblioteket bør utvikles videre som kulturarena og møteplass med alternative aktiviteter med eksempelvis PC-stasjoner/spillkonsoller for barn og ungdom, en fleksibel scene for forfatterbesøk, barneteater m.m. og muligens et enkelt kafetilbud. Det er i den sammenheng viktig å styrke bibliotekets tilbud av aviser og tidskrifter, også i digital form. Møbler og inventar slites og må jevnlig skiftes ut for å opprettholde biblioteket som attraktiv møteplass. På sikt bør det opprettes en egen stilling som formidlingsbibliotekar for å inititiere og legge til rette for arrangement og andre formidlingsaktiviteter. 21