Rammeavtale Bedriftshelsetjeneste Hålogaland Nord KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III Ytelsesbeskrivelse
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Generell orientering om rammeavtalen... 3 1.1 Generelt om forsvarsbygg... 3 1.2 Om bestillingen... 3 2 Generelt om avtalen... 4 3 Krav til organisering av bedriftshelsetjenesten... 4 4 Innholdet i bedriftshelsetjenestene... 4 4.1 Basistjenester:... 4 4.2. Tilleggstjenester... 5 4.3 Krav til lokalisering av bedriftshelsetjenesten... 5 4.4 Handlingsplan... 5 4.5. Kvartalsrapport... 6 5. Prismodell... 6 5.1 Tilknytningsavgift... 6 5.2 Basistjenester... 6 5.3 Tilleggstjenester... 6 5.4. Reisetid... 7 5.5. Felles... 7 2
1 Generell orientering om rammeavtalen Forsvarsbygg, markedsområde Hålogaland, avdeling Nord, ber med dette om tilbud på: Rammeavtale - Bedriftshelsetjeneste. 1.1 Generelt om forsvarsbygg Forsvarsbygg utøver eierfunksjonen på vegne av Forsvarsdepartementet, og er en betydelig byggherre, forvalter, utleier, utvikler og selger av eiendommer, bygninger og anlegg (EBA). Forsvarsbyggs portefølje omfatter ca. 4 mill m2 bygningsareal, og 323.000 mål eiendomsareal. Dette gjør oss til Norges største eiendomsforvalter. Forsvaret er vår største kunde, og leier EBA av Forsvarsbygg mot kostnadsdekkende husleie. Forsvarsbygg har ca 1600 ansatte, og er organisert i 6 geografiske områder som ivaretar daglig drift markedsområdene (MO). MO-ene er Viken (tidligere Oslo og Oslofjord), Vest, Østlandet, Trøndelag, Hålogaland og Nord. Flere opplysninger om Forsvarsbygg kan man finne på www.forsvarsbygg.no. Tilbydere oppfordres til å skaffe seg god kjennskap til Forsvarsbygg. 1.2 Om bestillingen Denne rammeavtalen om kjøp av bedriftshelsetjenester er begrenset til Forsvarsbyggs ansatte lokalisert i Hålogaland-Nord, hvorav hoved lokasjonene er Harstad, Bjerkvik, Ramsund, Osmarka, Sortland og Andøy. Tilbyder må legge til grunn å måtte gjennomføre samlet 12 besøk hos lokasjonene til Forsvarsbygg Hålogaland Nord pr år. Antall ansatte er i 2015 om lag 104 personer. Antallet vil variere noe i kontraktsperioden. De ansatte består pr i dag av kontorarbeidere, fagarbeidere og renholdsarbeidere. Fra 31.04.2016 vil ikke Forsvarsbygg lengre ha ansatte til å utføre renholdstjenester. Dette vil redusere antall ansatte med 31, fra 104. Fordelingen av antall ansatte er som følger: Harstad: 38 (antall renholdere: 10) Bjerkvik: 9 (antall renholdere: 2) Ramsund: 14 (antall renholdere: 6) Osmarka: 5 (antall renholdere: 1) Sortland: 5 (antall renholdere: 3) Andøy: 33 (antall renholdere: 9) Forsvarsbygg er en IA-bedrift. Sykefraværet har ligget på 7,18 % i 2014. 3
2 Generelt om avtalen Det skal inngås én avtale. Leverandøren kan alene eller i samarbeid med andre inngi tilbud i konkurransen. Avtalen skal gjelde i to -2- år fra avtaleinngåelsen, med opsjon på ytterligere forlengelse på ett pluss ett år. Opsjonene iverksettes automatisk med mindre Forsvarsbygg skriftlig velger å stanse avtalen. Avtalen ønskes iverksatt august 2015. Bedriftshelsetjenesten skal utøves i samsvar med Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste. Det er viktig at leverandøren setter seg godt inn i samlet HR-politikk for Forsvarsbygg, samt våre etiske retningslinjer og verdier. 3 Krav til organisering av bedriftshelsetjenesten Det forutsettes at det for Forsvarsbygg opprettes et fast team som ledes av bedriftslegen. Dette teamet skal bestå av følgende fagpersoner: - Lege - Fysioterapeut - Bedriftssykepleier - Verneingeniør 4 Innholdet i bedriftshelsetjenestene Rammeavtalen omfatter følgende tjenester: 4.1 Basistjenester: Planlegging og samarbeidsmøter Bistå i AMU-møter Generell HMS-rådgivning, herunder utarbeidelse av handlingsplaner, opplæring og informasjonsvirksomhet Arbeidshelseundersøkelser må kunne levere differensiert undersøkelser basert på behov innen markedsområdet. Det er også ønskelig med kompetanse innen livsstilsrådgivning Bistå i oppfølging av sykefravær IA rådgivning, herunder deltakelse ved dialogmøter og andre avtalepunkter iht IAavtalen Bistå ved individuell tilrettelegging Bistand i AKAN-arbeid 4
Kartlegging av arbeidsmiljø Ergonomisk oppfølging av ansatte Bistand ved risikovurderinger Kartlegging av inneklima, samt ytre miljø; bistå ved utarbeidelse av tiltak Bistå i konfliktløsningsprosesser Planlegging og deltakelse samt oppfølging av vaksinering Bistå med planlegging og gjennomføring av endringer i arbeid og arbeidsmiljø, f eks i forbindelse med flytteprosesser Bistå ved utarbeidelse av retningslinjer for arbeidsprosesser relatert til HMS Bistå i forebyggende arbeid relatert til HMS Innhente helseinformasjon om ulike stoffer og informere om risikofaktorer og skadevirkninger som kjemiske stoffer kan gi Coaching forebygging sykefravær 4.2. Tilleggstjenester Kurs, blant annet årlig førstehjelpskurs til ca. 40 medarbeidere Støtte for leder (f. eks den vanskelige samtalen) Annen bistand relatert til arbeidsmiljøspørsmål mv Bedriftslege 4.3 Krav til lokalisering av bedriftshelsetjenesten Utføringen av tjenestene skal baseres på at de ansatte i Forsvarsbygg skal kunne møte opp i leverandørens lokaler uten nevneverdig ulempe. Dette innebærer at reisetiden ikke skal være lengre enn 3 timer fra Harstad med bil eller offentlig transport til bedriftshelsetjenestens lokaler. 4.4 Handlingsplan Partene skal i løpet av august i felleskap utarbeide en handlingsplan som viser hvordan basistjenesten skal fordeles og utføres. Leverandørens kostnader i fm utarbeidelse av handlingsplanen skal honoreres i tilknytningsavgiften. Avtalt årlig timeforbruk i handlingsplan skal fritt kunne justeres kvartalsvis henholdsvis 15/08, 15/11, 15/2 og 15/5 pr. år innenfor basistjenestene som er listet i kravspesifikasjonen over. Avtalte timer og tjenester som ikke blir benyttet kan overføres til senere år. 5
4.5. Kvartalsrapport Tilbyder skal utsende kvartalsrapport henholdsvis 15/8, 15/11, 15.2 og 15/5 pr år på bedriftshelsetjenester estimerte timer og forbrukte timer, hvor avtalt årlig timeforbruk i handlingsplan skal kunne justeres ved behov innenfor basistjenestene som er listet i kravspesifikasjonen over. I tillegg skal kvartalsrapporten oppsummere aktiviteter gjennomført i tilbakelagt kvartal Kostnader for utarbeidelse og oversendelse av kvartalsrapportene skal inkluderes i tilknytningsavgiften. 5. Prismodell 5.1 Tilknytningsavgift For hver ansatt skal det betales en tilknytningsavgift som er å anse som en fastpris pr ansatt pr år. Tilknytningsavgiften skal blant annet dekke leverandørens timeforbruk ved utarbeidelse av kvartalsrapport og handlingsplan, se del III punkt 4.4 og 4.5. Tilknytningsavgiften beregnes etter antall ansatte pr august, og kan faktureres pr 15. august. Tilknytningsavgiften skal prises i prisskjemaet, og inngår som en del av evalueringen på tildelingskriteriet pris. Evalueringen skjer ved at 104 timer ganges med fastprisen som er oppgitt i prisskjemaet. 5.2 Basistjenester For basistjenester skal leverandøren prise en stk pris pr person pr kalenderår (enhetspris). Det forutsettes at det utføres en times arbeid per ansatt per år, hvilket vil innebære samlet estimert 104 timer pr år. Enhetsprisene skal utarbeides på bakgrunn av listen over tjenester i del III punkt 4.1. Forsvarsbygg står fritt til å bestemme hvilke av basistjenestene man til enhver tid ønsker utført. Dette innebærer at leverandøren ikke kan fremme krav om ekstra vederlag på grunn av at noen basistjenester er dyrere enn andre. Leverandøren kan fakturere for basistjenester med utgangspunkt i det antall ansatte som er angitt fra Forsvarsbygg i starten av året. Forsvarsbygg skal imidlertid kunne overføre timer og tjenester som ikke er benyttet, men betalt, til neste år, se punkt 4.4. Basistjenester skal prises i prisskjemaet, og inngår som en del av evalueringen på tildelingskriteriet pris. Evalueringen skjer ved at 104 timer ganges med stk. pris/enhetsprisen som er oppgitt i prisskjemaet. 5.3 Tilleggstjenester Tilleggstjenester honoreres etter timepris. I tilbudet skal det oppgis kun en timepris som skal benyttes for alle tilleggstjenestene uavhengig av hvilke fagpersoner som utfører tjenesten. 6
Tilleggstjenester skal prises i prisskjemaet, og inngår som en del av evalueringen på tildelingskriteriet pris. Evalueringen skjer ved at et estimat på 50 timer ganges med timeprisen som er oppgitt i prisskjemaet. Timeprisen gjelder også ved honorering av årlig overforbruk av basistjenester. 5.4. Reisetid Reisetid og kjøregodtgjørelse dekkes kun i forbindelse med utførelse av basistjenester og tilleggstjenester. Reisetid skal prises i prisskjemaet, og inngår som en del av evalueringen i tildelingskriteriet pris. Evalueringen skjer ved at et estimat på 25 timer ganges med timeprisen som er oppgitt i prisskjemaet. Kjøregodtgjørelse til og fra oppdrag faktureres etter statens satser. 5.5. Felles Prisene i tilbudet forutsetter at tjenesten kan leveres innenfor ordinær arbeidstid (08:00-16:00). Satsen for kjøring er ikke gjenstand for regulering når den faller utenfor ordinær arbeidstid. Leverandøren kan ikke kreve tilleggsbetalt for forberedelser til kurs, møter osv. Alle forberedelser skal ligge inne i prisene over. 7