TROMSØ SVØMMESKOLES ÅRSMØTE 2011

TROMSØ SVØMMESKOLES ÅRSMØTE 2011 Dato: 21.02 2011 kl 20:00 Sted: Breivika vg skole INNKALLING Innkallingen til årsmøte er annonsert i bladet Tromsø, publisert på hjemmesiden og sendt på sms til medlemmer/instruktører Saksliste til Årsmøte 1. Godkjenning av de stemmeberettigede. 2. Godkjenning av innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle Tromsø Svømmeskoles årsmelding 5. Behandle Tromsø Svømmeskoles regnskap i revidert stand. 6. Behandle innkomne forslag og saker. a. Fra styret: Drift av klubben, kjøp av tjenester som svømmeskoleansvarlig. Styrets innstilling: Styret har vært i dialog med Rita, som til nå har ivaretatt funksjonen. Det er et tidsforbruk tilsvarende ca 1/3 årsverk. Styret innstiller at det settes av ei ramme på 100.000 til svømmeskoleansvarlig. Ordningen evalueres ved neste årsmøte. b. Fra Knut Heen: Økning av lønn til instruktører fra ca 70.000 til kr 300.000. Kjøpe tjenester til adm av lønn/ godtgjøring tilsvarende 50.000 per år. Styrets innstilling: Årsmøtet overlater til det nye styret å bestemme lønnen til instruktører. Budsjettet økes med 100.000 til å dekke utgiftene. c. Fra Knut Heen: Forlenge lengden på baby- og småbarngruppene fra ¼ år til ½ år. Styrets innstilling: Vi overlater til det nye styret og svømmeskoleansvarlig til å vurdere og evt endre dette. 7. Fastsette medlemskontingent. Innstilling: Uendret, de som deltar på svømmegruppene betaler medlemskontingent på kr 100 sammen med beløpet for svømmeopplæringen, andre registrerer seg som medlem på internett, og godkjennes når medlemsavgiften er betalt 8. Vedta Tromsø Svømmeskoles budsjett 9. Foreta valg: a. Leder og nestleder b. 1 styremedlem og 1 varamedlem c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. 12 pkt. 9. d. 2 revisorer Innstilling: e. Representanter til ting og møter i de organisasjoner Tromsø Svømmeskole er tilsluttet. Innstilling: Styret bestemmer representasjon f. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. 1

Årsberetning for Tromsø Svømmeskole 1. Styret: Styret i Tromsø Svømmeskole har i beretningsåret 2010 hatt følgende sammensetning: Leder: Trond Kristoffersen Nestleder / kasserer: Tove Eriksen Heen Styremedlem: Hanne Stenbakk Varamedlem: Ole-Andreas Ulriksen Svømmeskoleansvarlig: Rita Kristoffersen 2

2. Møter: Det har vært avviklet 8 møter i perioden. Det har vært ei utfordring å finne en ukedag der hele styret er ledig, så en del av saksbehandlingen har skjedd på e-post. Referater er publisert på intranettet. 3. Medlemstall: Pr. 31. 12. 2010 har vi totalt 837 medlemmer: 3 Medlemskapet registreres i det året de deltar på ei av svømmegruppene. Instruktører og styremedlemmer er registrert som medlemmer og betaler ordinær medlemskontingent.

4. Kurs, konferanser og møter Klubben har vært representer på følgende kurs og konferanser: Aktiviteter 01.01.10 31.12.10 Styremøter jan, april, juni, aug, okt, nov 2010 og jan, feb 2011. Sonesvøm i januar (tss ansvarlig), februar, mars, april, oktober, november, desember (tss ansvarlig) Resultater 09/10: http://www.tromssvommekrets.no/svom/sone/tromso/0910/sonetromso0910.htm Resultater 10/11: http://www.tromssvommekrets.no/svom/sone/tromso/1011/sonetromso1011.htm 29.-30. jan: Nordisk Svømmekonferanse, Asker 19.-21. Mars: Instruktørutdanning videregående opplæring. 9.-11. April: NSF Ting i Molde 17. juni: Livredningsprøven 9. sept Kick-off, impulssamling 10.-12. sept Trener og Lederkonferanse i Bergen 28.-31. okt Nordisk babysvømmekonferanse 5. Svømmeaktiviteter/ Svømmegrupper: Innrapportert per 31.12. 2009 4

7. Utdanning: TSS har utdannet Kristin Aaberg som videregående instruktør i beretningsperioden. 8. Økonomi / regnskap Klubben har driftsinntekter på 1206. Det er en økning på 175 i forhold til 2009. Driftskostnader er på 1012. Det er en reduksjon i kostnadene på 76 i forhold til 2009. Driftsresultatet er 194. Det er 251 bedre enn 2009. Når finansinntekter og kostnader på 17 er tatt med, blir årsresultatet 211. Det er 255 bedre enn i 2009 Svømmeskolen har pr. 31.12.10 kr. 682.727,- på plasseringskontoen og kr. 462.753,93 på brukskontoen. Saldoen inkluderer også renter pr. 01.01.2011. Av regnskapet går det frem at den store utgiftsposten for svømmeskolen er leie av bassenget på St.Elisabeth Regnskapet refereres i årsberetninga og tas opp som egen sak under sak 5 5

6 TROMSØ SVØMMESKOLES ÅRSMØTE 2011

Revisjonsrapport: 9

9. Sluttkommentar fra leder Det har vært nok et år med mye aktiviteter. Klubben har vokset utrolig mye de siste årene, og vi har mange dyktige instruktører som gjør en god jobb i forhold til svømmeopplæringen. Vi vil gratulere Tove, som på Tinget ble tildelt hederstegn for sin innsats for svømmeidretten. Også dette beretningsåret har mange nye instruktører kommet til klubben og flere har fått muligheter til videreutdanning. Klubben arrangerer instruktørutdanningskurs i samarbeid med Troms Svømmekrets. Det er en stor utfordring å drifte en så stor klubb med så mange aktiviteter. Styret har vurdert jobben som svømmeskoleansvarlig har gjort, og vi foreslår å kjøpe tjenesten fra 2011. Takk til alle instruktørene som har vært med på å gjøre en viktig og god jobb for Tromsø Svømmeskole. En spesiell takk til Rita, som har vært svømmeskoleansvarlig, og i samarbeid med Vårin har gjort mesteparten av jobben med å administrere aktiviteten. Takk til alle i styret som har vært med å drive klubben. Tromsø Svømmeskole 22. februar 2011 Trond Tove Eriksen Hanne Stenbakk Ole-Andreas Ulriksen Kristoffersen Heen Leder Nestleder Styremedlem Varamedlem 10

Innkomne saker a. 6a Fra styret: Drift av klubben, kjøp av tjenester som svømmeskoleansvarlig. Styrets innstilling: Styret har vært i dialog med Rita, som til nå har ivaretatt funksjonen. Det er et tidsforbruk tilsvarende ca 1/3 årsverk. Styret innstiller at det settes av ei ramme på 100.000 til svømmeskoleansvarlig. Ordningen evalueres ved neste årsmøte. Her er oversikt over oppgaver/ tjenester styret kan tenke seg å kjøpe av svømmeskoleansvarlig I forbindelse med barn og foresatte på svømmegruppene: Organisering av barn på svømmegrupper Kontakt med foresatte i forbindelse med påmelding og spørsmål (sms/telefon/mail) Produsere kvitteringer og diplomer (legge ved svømmemerker) for hvert barn på svømmegruppene. Beskjed til foresatte dersom bassenget blir stengt en dag, eller svømmegrupper avlyst av andre grunner I forbindelse med instruktørene: Sjekke med instruktørene hvilke dager, og hvor mange dager de ønsker svømmegrupper hver høst/ vår. Kreve politiattest fra nye instruktører Få inn merkeoversikt av instruktørene Organisering av instruktører på svømmegrupper Annet: Bestilling av varer og utstyr (klær, bøker, svømmeutstyr, badebleier, badesko, kontorrekvisita med mer) Kontakt med bassengansvarlige ved Mortensnes, Kvaløysletta og St. Elisabethsenteret Delta på trener- og lederkonferanse som svømmeskoleansvarlig Svare på mailer/ videresender mailer 11

6b Fra Knut Heen, økning av lønn: FORSLAG TIL ÅRSMØTET 2011 TSS FRA KNUT HEEN På årsmøtet i 2007 fremsatte jeg muntlig forslag om reorganisering av utbetaling av godtgjørelse til klubbens trenere og tillitsvalgte. Bakgrunnen for forslaget var både revisors kommentarer og min egen vurdering av omfanget av fremtidig aktivitet av TSS virksomhet. Det ble ikke votert over forslaget og styret har heller ikke, etter det jeg kan se, endret praksis. Jeg tar derfor opp igjen forslaget og fremsetter det skriftlig for behandling på årsmøtet. I tillegg vil jeg komme med noen forslag om kurs porteføljen og håndtering av betalinger for kursene. De spørsmål jeg reiser er blitt aktualisert gjennom det faktum at omsetningen i TSS har øket kraftig og er i dag på over 1 million kr. Dessuten er det akkumulerte overskuddet også på over 1 million kr uten at det er noe mål for hvordan midlene skal anvendes. Etter min vurdering trenger ikke TSS en egenkapital på over 100 000 kr for å drive sin virksomhet og TSS bør derfor planmessig bygge ned egenkapitalen. Dette gjøres hovedsakelig på to måter: a) Økte utbetalinger til instruktørene og evt. andre som gjør en innsats for klubben b) Kjøp av tjenester som i dag gjøres på frivillig basis. Konsekvensen for budsjettet av det første forslaget blir en økning i lønn instruktører fra 61 835kr til 300 000 kr. Kjøre godtgjørelse og kost godtgjørelses holdes på samme nivå som 2010 (eller økes dersom aktiviteten eller satsene kan økes). Det er en arbeidskrevende oppgave å føre samt innberette lønn til ligningsmyndighetene. Denne tjenesten bør kjøpes inn fra et firma med kompetanse på området. I tillegg bør selskapet få i oppgave innkreve deltaker avgift for kursdeltakerne. Denne aktivitet gjøres i dag kontant mot kvittering. Dette er en arbeidskrevende innbetalingsform og egentlig en antikvert innbetalingsform. Dessuten bør kurs porteføljen halveres ved at et kurs går over ett halv år (høst og vår). De fleste deltakerne ønsker å fortsette og det er derfor ikke hensiktsmessig å organisere to kurs per semester. Dette vil redusere arbeidsmengden betydelig ved organisering av kurs. Det er vanskelig å foreslå den budsjettmessige konsekvens av dette forslaget før en har kontakt med evt. selskaper som kan yte denne tjenesten. Som et første forslag kan vi avsette 50 000 kr til denne tjenesten. Knut Heen 7 Februar 2011 12

6c a) Fra Knut Heen: Kjøp av tjenester som i dag gjøres på frivillig basis. Det er en arbeidskrevende oppgave å føre samt innberette lønn til ligningsmyndighetene. Denne tjenesten bør kjøpes inn fra et firma med kompetanse på området. I tillegg bør selskapet få i oppgave innkreve deltaker avgift for kursdeltakerne. Denne aktivitet gjøres i dag kontant mot kvittering. Dette er en arbeidskrevende innbetalingsform og egentlig en antikvert innbetalingsform. Dessuten bør kurs porteføljen halveres ved at et kurs går over ett halv år (høst og vår). De fleste deltakerne ønsker å fortsette og det er derfor ikke hensiktsmessig å organisere to kurs per semester. Dette vil redusere arbeidsmengden betydelig ved organisering av kurs. Det er vanskelig å foreslå den budsjettmessige konsekvens av dette forslaget før en har kontakt med evt. selskaper som kan yte denne tjenesten. Som et første forslag kan vi avsette 50 000 kr til denne tjenesten. Knut Heen 7 Februar 2011 13