DØLI VESTRE GRENDELAG Referat fra Generalforsamling 2013 - avholdt på Døli skole 24.april 2014 Antall boenheter representert: 21 1. Konstituering a. Godkjennelse av innkallingen. b. Valg av 2 medlemmer til underskriving av protokoll sammen med møteleder. Generalforsamlingens vedtak: a. Det var ingen kommentarer til innkallingen. b. Monica Strømseth Rygh / 10B og Knut Markhus / 15A ble valgt til å underskrive protokollen sammen med møteleder. 2. Årsberetninger a. Styrets beretning bilag 1 b. Revisors beretning bilag 2 Styrets innstilling: Fremlagte årsberetninger godkjennes. Generalforsamlingens vedtak: Styret v/leder Anne-Marie Vidnes la frem styrets årsberetning 2013 for generalforsamlingen. Beretningen ble deretter enstemmig godkjent. Ole Kristian Paalsrud gjennomgikk revisors beretning, som deretter ble enstemmig godkjent. 3. Fastsetting av resultat og balanse Styrets innstilling: Fremlagte resultatregnskap og balanse i henhold til hhv bilag 3) og 4) godkjennes. Generalforsamlingens vedtak: Fremlagte resultatregnskap og balanse godkjennes. 4. Anvendelse av overskudd Styrets innstilling: Ubrukte midler på kr. 20.000,- avsatt til vedlikehold kjøreveier i budsjett 2013, foreslås overført til tilsvarende budsjettpost 2014, da behov for reparasjoner på de indre kjøreveiene er stort. Øvrig regnskapsmessig overskudd for 2013 overføres til egenkapital. 1
Generalforsamlingens vedtak: Styrets innstilling enstemmig godkjent. 5. Medlemskontingent og budsjett for 2013 Styrets innstilling: Med bakgrunn i økte løpende fellesutgifter i forbindelse med garasjebygg anbefaler styret at det innføres en årlig avgift på kr. 500 for hver husstand fra og med 2014. Grendelagsavgift for øvrig for 2014 opprettholdes på samme nivå som for foregående år kr. 3.000 for Dølihagan og kr. 450 for beboere i Miltangen med halvårlige innbetalinger for beboere i Dølihagan. Dersom det blir enighet om å gå for reseksjonering av garasjene, anbefaler styret at hver husstand i tillegg innbetaler et engangsbeløp på 500 kroner, som andel av kostnader forbundet med denne prosessen. Beløpet innkreves i forbindelse med 2. termin av grendelags-/garasjeavgift. Forslag til budsjett 2014 bilag 5 - godkjennes. Generalforsamlingens vedtak: Styrets innstilling godkjennes med følgende presiseringer: - Engangsavgift i 2014 på kr. 500,- til seksjonering godkjennes - Grendelagsavgiften opprettholdes på samme nivå - Beregnet garasjeavgift på kr. 500,- for 2014 godkjennes. Løpende avgift forutsettes beregnet ut ifra reelle utgifter til drift/vedlikehold av garasjene. 6. Valg a. Valg av nytt styre b. Valg av ny styreleder c. Nye tunkontakter 2013 d. Valg av revisor Styrets kommentarer: a. Ole Kristian Paalsrud ble gjenvalgt som kasserer for en ny 2-års periode i 2012. Han har nå frasagt seg evt gjenvalg. Thomas Hunke ble gjenvalgt som styremedlem i 2013. Han er ikke på valg. Joachim Selvik ble valgt til nytt styremedlem i 2013. Han er ikke på valg. Liv Søberg ble valgt til varamedlem for ett år i 2011 og deretter valgt inn som fast styremedlem for en 2-års periode i 2012. Liv er nå på valg. Det er således behov for valg av to nye styremedlemmer og to varamedlemmer. Styret foreslår at nye tillitsvalgte stemmes frem ved benkeforslag på generalforsamlingen. b. Anne-Marie Vidnes ble valgt som styreleder på generalforsamlingen i 2012 og er nå på valg. 2
c. Styret anbefaler følgende rullering når det gjelder tunkontakter: Tun 1: Lene Ulvevadet / 5a Tun 2: Hop Tien Nguyen / 9d Tun 3: Eistein Bruseth / 10c Tun 4: Sunna Ingvarsdottir / 25a d. Beate Elvevold har satt seg villig til å fortsetter som revisor. Generalforsamlingens behandling og vedtak: a. Det skulle velges to nye styremedlemmer for en 2-års periode. I samsvar med grendelagets vedtekter skulle dette være en kvinne og en mann. b. Sunna Ingvarsdottir / 25A ble foreslått. Det kom ingen forslag til motkandidater. Sunna ble således enstemmig valgt til nytt styremedlem. Deretter ble Terje Bihaug / 4A og Tommy Søberg / 13B foreslått som det andre nye styremedlemmet. Etter voteringer fikk Terje Bihaug flertall med 12 avgitte stemmer mot 4 stemmer til Tommy Søberg. Ola Tangen / 25B og Tommy Søberg / 13B ble valgt til varamedlemmer. c. Anne-Marie Vidnes ble anmodet om å ta gjenvalg som styreleder for en ny 2-års periode. Tilbudet ble akseptert. d. Styrets forslag til nye tunkontakter for 2014 b le enstemmig godkjent. Disse er som følger: - Tun 1: Lene Ulvevadet / 5A - Tun 2: Hop Tien Nguyen / 9D - Tun 3: Eistein Bruseth / 10C - Tun 4: Sunna Ingvarsdottir / 25A d. Beate Elvevold ble enstemmig gjenvalgt som revisor. 7. Fastsettelse av godtgjørelse til styre og revisor Styrets kommentarer: Godtgjørelsene har i mange år ligget på samme nivå - kr. 1.000 til styreleder, styremedlemmer og revisor. På fjorårets generalforsamling ble styret anmodet om å se nærmere på satsene med tanke på evt justeringer og legge spørsmålet frem på generalforsamlingen i 2014. Ifølge nyeste informasjon fra Skatteetaten må samlet lønnsutbetaling fra organisasjon til én person i løpet av inntektsåret ikke overstige 6.000 kroner for at lønnen skal være fritatt for beskatning. Styrets innstilling: Styret foreslår følgende oppjustering av godtgjørelsen Styreleder kr. 4.000/år Kasserer/nestleder kr. 3.000/år Styremedlemmer kr. 2.000/år Revisor kr. 2.000/år 3
Generalforsamlingens vedtak: Styrets innstilling enstemmig godkjent. 8. Spørsmål rundt eierforhold garasjer Det vises til historikk beskrevet i styrets årsberetning. Etter styrets mening er det av stor betydning at det snarest mulig legges til rette for en formalisering av beboernes rettigheter og plikter når det gjelder disponering av garasjeplass. Styret har derfor i sakens anledning innhentet uttalelser fra advokatfirma med spesialisering i eiendomssaker. Ifølge advokat Ina Annett Grunnvåg i Codex Advokat Oslo A/S, er det i grendelagets nåværende situasjon to aktuelle alternativer når det gjelder å finne hensiktsmessige løsninger på spørsmålet om tilknytning av garasjeandel til den enkelte boenhet: 1. Det inngås disposisjonsavtale mellom Grendelaget og den enkelte beboer knyttet til en nærmere definert garasjeplass. Bestemmelser og retningslinjer for disponering og bruk av garasjen vedtektsfestes. 2. Garasjebyggene reseksjoneres og en nærmere definert garasjeplass tinglyses på den enkelte boenhet. Også i dette tilfelle må bestemmelser om bruk og forholdet til grendelaget vedtektsfestes. Begge alternativ kan være aktuelle. Pkt. 1 vil imidlertid ha en svakhet ved at generalforsamlinger i fremtiden evt kan velge å gjennomføre vedtektsendringer, som kan svekke inngått avtale om bruksrett i garasjebygg. Et annet moment er markedets vurderinger av boenhetene på Dølihagan som salgsobjekter. Kun en avtalefestet disponering av garasjeplass antas å kunne være noe mindre attraktivt. Når det gjelder pkt. 2, ville evt reseksjonering bety en permanent avtale på en nærmere definert garasjeplass - knyttet til og tinglyst på den enkelte boenhet. Denne løsningen ville også medføre behov for vedtektsendringer. Seksjonering forutsetter at samtlige beboere involveres og gir sitt samtykke, da det er svært strenge lovbestemmelser når det gjelder inngripen/endringer i fellesskapets eiendommer. Styret legger til grunn at det må innhentes juridisk bistand til gjennomføring av en slik prosess. En har fått oppgitt en pris på kr. 25.000,- inkl mva pluss tillegg for evt uforutsette spørsmål. Styret har valgt å fremlegge dette spørsmål som en foreløpig orienteringssak for generalforsamlingen. Erfaringsmessig regner en ikke med deltagelse fra alle 74 husstander nå, men det vil likevel være av betydning å kunne få en start på prosessen og således få en første reaksjon på de foreslåtte løsningsalternativ. Styret vil deretter sørge for at samtlige husstander blir involvert i saken i samsvar med aktuelle lovbestemmelser. Styrets innstilling: Generalforsamlingen tar saken til foreløpig orientering. Generalforsamlingens vedtak: Styrets innstilling enstemmig anbefalt. Det ble for øvrig fremsatt ønske om at kopi av inngått felles forsikringsavtale sendes til alle beboere. 4
9. Generelle orienteringssaker I. Beskaffenhet på pipe og tak Styret anbefaler alle beboere å følge med på områdene rundt pipegjennomføringen på loftet, da det nylig har vært eksempel på lekkasjer fra pipebeslaget på taket. Det har også i et tilfelle blitt registrert sprekkdannelser i selve muren rundt pipeløpet, noe som evt kan få konsekvenser for brannsikkerheten. II. Retningslinjer ved evt større renovering av tak Ved å bruke samme type og farge på takstein, beslag, takrenner, nedløp m.v. som arkitekten valgte da husene var nye, beholdes områdets enhetlige stil og karakter. Dette vil sikre at verdien på husene blir ivaretatt. Styret har derfor utarbeidet en oversikt over produktvalg. Dette fremgår av bilag 6). Det forutsettes at slike tiltak koordineres og gjennomføres samlet for hele bygget. III. Farger på hus og garasjer Da det har vært en del spørsmål rundt fargevalg på hus og garasjer, minner styret om at følgende er gjeldende farger på Dølihagan: Hovedfarge panel hus Dekkbord, gerikter Vindski, takstoler TUNGRØNN Nr. 684 KASTANJE Nr. 682 SETERBRUN Nr. 675 Hovedfarge panel garasje Beistype: TREBITT Oljebeis A/S Jotungruppen Beis kan kjøpes i firma Montér på Industrifeltet, Jessheim For øvrig vil styret minne om at dersom ytterdører skal skiftes, er det en forutsetning at farge på ny dør samsvarer med en av husets farger, evt at døren er i teak i likhet med originaldørene. Videre er det ved evt oppussing/utskifting av vinduer og dører en forutsetning at farge på omramminger, dekkbord og gerikter opprettholdes/tilbakestilles i originalfargen. 5
IV. Evt lading av el-biler i garasje Det er ikke tillatt med evt lading av el-bil i garasje, da strømutgifter til disse byggene blir dekket av fellesskapet. V. Bilkjøring på området Det er av avgjørende betydning at alle som kjører bil inne på området, tar de aller største hensyn til myke trafikanter og for øvrig til bomiljøet som helhet. Etter at det i større grad ble åpnet opp for parkering på egen grunn, har trafikkbildet på de kjørbare gangveiene endret seg vesentlig. Men det er fortsatt en forutsetning at barn skal kunne leke og bevege seg fritt på veier og friområder uten fare for å bli utsatt for en ulykke. Nå står vi foran vår- og sommersesongen og store og små barn på sykler vil kunne dukke opp fra hvert hus og rundt hver sving. Styret ber på det innstendigste om at alle som kjører bil inne på området, holder lav fart og viser hensyn til andre. Styrets innstilling: Generelle orienteringssaker under punkt I - V tas til etterretning. Generalforsamlingens vedtak: Styrets innstilling vedtatt med følgende bemerkninger: Vedr pkt. II Retningslinjer ved større renovering av tak Kommentar: Generalforsamlingen anmodet styret om å innhente prisoverslag på renovering av tak for hele området samlet. Vedr pkt. IV Evt lading av el-biler i garasje Kommentar: Styret anmodes om å utrede muligheten for evt etablering av ladepunkt for el-bil i garasjer. Vedr pkt. V Bilkjøring på området Kommentar: Styret anmodes om å vurdere tiltak med tanke på reduksjon av hastigheter ved kjøring på tunveiene evt ved oppsetting av private fartsskilt inne på området. Problemstillingen gjelder også Miltangen, som nå er en kommunal veg. Det ble foreslått at styret tar kontakt med Ullensaker kommune med tanke på evt fartshindrende tiltak. 10. Innkomne saker 1) Styret mottok henvendelse fra Jack G Johnsen/1A den 20/3-2014, hvor det blir anmodet om at styret på kommende generalforsamling redegjør og legger frem status for utskifting av bom ut mot Renalstuveien. Det vises til bilag 7). Styret vil orientere om saken på generalforsamlingen. 2) Styret har mottatt henvendelse fra Kristin og Bjørn Kristiansen/23D med forslag om at st yret går i dialog med GET med tanke på å knytte hele grendelaget til det nye fibernettet selskapet har presentert. Det vises til bilag 8). 6
Styrets kommentarer: Vedr pkt. 1) Styret går snarest mulig videre med innhenting av konkrete anbud for oppsetting av ny bom mot Renalstuveien. Vedr pkt. 2) Styret viderefører prosessen på vegne av grendelaget når det gjelder de ulike tilbud på leveranser av TV/Internett-signaler. 11. Eventuelt Det kom under generalforsamlingen et spørsmål om styrets møtereferater evt kunne legges ut på grendelagets hjemmesider som informasjon til beboerne om løpende saker. Styrets referater er imidlertid å anse som styrets interne dokumenter, som ikke er egnet til videre publisering. Fra styrets side ble det imidlertid gitt uttrykk for at en har stor forståelse for at det ønskes mer informasjon om styrets løpende arbeid gjennom året. I denne forbindelse vises det til siste punkt i årsberetningen for 2013, hvor det fremgår at styret planlegger utsendelse av nytt og ajourført INFO-skriv. Dette med bakgrunn i at det også tidligere er registrert et stort behov for opplysninger/veiledning om bl.a. praktiske forhold og ulike rutiner på boligområdet spesielt for nyinnflyttede beboere. I tillegg vil styret vurdere en evt revitalisering av jevnlige utgivelser av DØLI-Nytt både på nett og i papirutgave. Møteleder: Anne-Marie Vidnes Bevitnes: Bevitnes: Monica Strømseth Rygh Knut Markhus 7