DØLI VESTRE GRENDELAG Referat fra

Transkript

1 DØLI VESTRE GRENDELAG Referat fra Generalforsamling i Døli Vestre Grendelag 28. april boenheter var representert, inkl 1 fullmakt 1. Konstituering a. Godkjennelse av innkallingen. b. Valg av 2 medlemmer til underskriving av protokoll sammen med møteleder. a. Innkallingen enstemmig godkjent. Styreleder ble valgt til møteleder. b. Ole Kristian Paalsrud og Christian Grimsrud ble valgt til å underskrive protokollen sammen med møteleder. 2. Årsberetninger a. Styrets beretning bilag 1) i sakslisten b. Revisors beretning bilag 2) i sakslisten Styrets innstilling: Fremlagte årsberetninger godkjennes. Beretning fra revisor godkjennes. 3. Fastsetting av resultat og balanse Styrets innstilling: Fremlagte resultatregnskap og balanse i henhold til hhv bilag 3) og 4) i sakslisten godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. 4. Anvendelse av overskudd Styrets innstilling: Regnskapsmessig overskudd for 2014 overføres til egenkapital. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1

2 5. Medlemskontingent og budsjett for 2013 På fjorårets generalforsamling ble det vedtatt å innføre en garasjeavgift på kr. 500,- pr. husstand pr. år, noe som har utgjort totalt kr ,-. Som det fremgår av resultatregnskap for 2014, har dette i sin helhet gått til dekning av utgifter til felles strøm pluss forsikring. Med bakgrunn i pågående prosess om eierforhold til garasjene, vil det etter styrets vurdering nå være aktuelt å etablere et permanent vedlikeholdsfond for de felles garasjeanleggene. Styret foreslår derfor at det i tillegg innføres en fast årlig avgift på kr. 500,- pr. husstand til et slikt fond for å møte fremtidige vedlikeholdsbehov. Styrets innstilling: Grendelagsavgiften opprettholdes på samme nivå som for foregående år kr /år for beboere i Dølihagan og kr. 450/år for beboere i Miltangen med halvårlige innbetalinger for beboere i Dølihagan. Garasjeavgift til driftsutgifter på kr. 500/år/husstand videreføres og innkreves sammen med 1. termin av grendelagsavgiften. Det innføres en ny avgift på kr. 500/år/husstand i forbindelse med etablering av et vedlikeholdsfond for garasjeanleggene. Avgiften innkreves sammen med 2. termin av grendelagsavgiften. Det forutsettes at krav om innbetaling av grendelagsavgifter alltid stiles til hjemmelshavere, som er ansvarlig for at innbetalinger skjer. Forslag til budsjett 2015 bilag 5 - godkjennes. Etter generalforsamlingens ønske ble behandling av punkt 5 avventet til etter behandlingen av pkt. 8. Avstemmingen ble deretter gjennomført som følger: Kulepunkt 1) Styrets innstilling enstemmig vedtatt. Kulepunkt 2) Styrets innstilling enstemmig vedtatt. Kulepunkt 3) Christian Grimsrud fremmet følgende forslag til vedtak: Spørsmålet om opprettelse av vedlikeholdsfond for garasjene avventes inntil styret har fremlagt nærmere utredninger om fremtidig ansvarsfordeling når det gjelder vedlikeholdsbehov tilknyttet garasjene. Forslaget var først oppe til votering og fikk 4 stemmer. Styrets innstilling ble deretter vedtatt med 14 mot 4 stemmer. (En beboerrepresentant hadde forlatt møtet før behandling av punkt 8.) Kulepunkt 4) Styrets innstilling enstemmig vedtatt. Forslag til budsjett 2015 bilag 5 i sakslisten - inklusive konsekvenser fra punkt 8 ble derved godkjent. 2

3 6. Evt ekstern bistand til klipping av gress på fellesarealer Styret mottok sommeren 2014 flere henvendelser fra beboere som av ulike årsaker ikke lenger ser seg i stand til å delta i turnusen for stell av tun og andre fellesarealer. Spørsmålet ble på ny drøftet under høstdugnaden i fjor. Med bakgrunn i dette har styret vurdert alternative løsninger og bedt om pristilbud fra flere aktuelle aktører for kommende sommersesong. Det er tatt utgangspunkt i start medio mai med klipping én gang pr. uke i mai og juni. I juli og august forutsettes klipping hver 14. dag. Områder som skal klippes er alle fire tun pluss arealer ved felles parkeringsplasser mot Miltangen. I tillegg er det også anmodet om pris på evt klipping av ballspillplassen ved behov. Det vises til bilag 6) hvor de aktuelle områder er avmerket. Valby Maskin er den eneste leverandør som har sagt seg interessert i å inngi tilbud på arbeidene. Det ble gjennomført en befaring sammen med Thor Harald Valby den 7/ i sakens anledning. Styrets kommentarer: Ifølge avtale med T.H. Valby skulle pristilbud foreligge senest 13/ slik at nærmere vurderinger rundt spørsmålet kunne inntas i saksfremlegget før utsendelse av sakene. Som følge av uforutsette forhold hos leverandøren har han imidlertid ikke lyktes i å få frem priser innen nevnte frist. Supplerende opplysninger sammen med styrets anbefalinger vil derfor bli lagt frem for generalforsamlingen før behandling av sak 6. Generalforsamlingens behandling: Generalforsamlingen ga klart uttrykk for at klipping av fellesområder fortsatt bør kunne løses gjennom dugnadsarbeider. Det er videre ønskelig at tunkontaktene utarbeider lister for hvert tun i samråd med styret og deretter følger opp turnusen. Gressklipping på fellesområder gjennomføres fortsatt som dugnadsarbeider. Tunkontaktene utarbeider lister for hvert tun i samråd med styret og følger opp turnusen. Tunkontaktene er videre ansvarlig for gressklipping på ballspillplassen. Evaluering av ordningen og vurdering av evt fremtidig betalt løsning tas opp igjen på generalforsamlingen i Valg a. Valg av nytt styre b. Valg av ny styreleder c. Nye tunkontakter 2015 d. Valg av revisor 3

4 Styrets kommentarer: a. Terje Bihaug ble valgt som nytt styremedlem på generalforsamlingen i 2014 og deretter valgt som kasserer ved konstitueringen av nytt styre. Han er ikke på valg. Sunna Ingvarsdottir ble valg som nytt styremedlem på generalforsamlingen i Hun er ikke på valg. Thomas Hunke ble gjenvalgt som styremedlem i Han er på valg. Joachim Selvik ble valgt til nytt styremedlem i Han er på valg. Det er således behov for valg av to nye styremedlemmer og varamedlemmer. Både Thomas og Joachim har sagt seg villige til å ta gjenvalg. Styret foreslår at evt nye tillitsvalgte stemmes frem ved benkeforslag på generalforsamlingen. b. Anne-Marie Vidnes ble valgt som styreleder på generalforsamlingen i 2012 og gjenvalgt i Styreleder er således ikke på valg. c. Styret anbefaler følgende rullering når det gjelder tunkontakter: Tun 1: Øyvind Mo Larsen / 5b Tun 2: Helen Christina Marianne Fors / 9e Tun 3: Marianne Kråkemo / 10d Tun 4: Ola Tangen / 25b d. Beate Elvevold har satt seg villig til å fortsetter som revisor. a) Joachim Selvik og Thomas Hunke ble gjenvalgt som styremedlemmer for nye to år. b. Styreleder var ikke på valg. c. Anbefalte rullering av tunkontakter enstemmig godkjent. d. Beate Elvevold godkjennes som revisor. 8. Fastsettelse av godtgjørelse til styre og revisor Styrets innstilling: Godtgjørelser til styre og revisor opprettholdes på nivå vedtatt på fjorårets generalforsamling med følgende satser: Styreleder kr /år Kasserer/nestleder kr /år Styremedlemmer kr /år Revisor kr /år Generalforsamlingens behandling: Steinar Wiik fremmet forslag om en oppjustering på kr på godtgjørelsen til hver av styrets medlemmer. Ved votering ble forslaget enstemmig vedtatt. 4

5 Etter generalforsamlingens ønske ble deretter pkt. 5 realitetsbehandlet inkludert konsekvensen av en samlet kostnadsøkning på kr i forbindelse med økte godtgjørelser til styret. Følgende satser for godtgjørelser ble enstemmig vedtatt: Styreleder kr /år Kasserer/nestleder kr /år Styremedlemmer kr /år Revisor kr /år Budsjett for 2015 ble enstemmig vedtatt i tråd med ovennevnte justeringer. 9. Spørsmål rundt eierforhold garasjer Det vises til redegjørelse i årsrapporten når det gjelder advokatens utredninger av de ulike løsningsalternativ. Styrets innstilling: Det tilrettelegges for en løsningsmodell som redegjort for under Alternativ 1 og det forutsettes innkalt til ekstraordinær generalforsamling høsten 2015 for å behandle forslag til vedtektsendringer som skal sikre den enkelte beboers tilknytning til en nærmere spesifisert garasje. Det tilrettelegges for en løsningsmodell i henhold til Alternativ 1 i beskrivelsen. Det innkalles til en ekstraordinær generalforsamling høsten 2015 for å behandle tilhørende vedtektsendringer. Styret utreder spørsmålet om ansvarsfordelinger når det gjelder oppfølging av vedlikeholdsbehov og prioritering/gjennomføring av tiltak. 10. Garasjer spørsmål om lading av elbiler Styret har mottatt forespørsel fra beboere om evt muligheter for lading av elbiler i garasjene. Strømforbruket i garasjene inngår i fellesutgifter og i utgangspunktet har ikke styret funnet det som noen god løsning at lading av elbiler skal skje på fellesskapets regning. For å utrede nærmere om det evt kunne være mulig å foreta tilrettelegginger med tanke på lading av elbiler, er det blitt gjennomført en gjennomgang av alt elektrisk anlegg i garasjene av autorisert elektriker. Gardermoen Elektro AS har hatt oppdraget og har i ettertid utarbeidet en rapport med vurdering av de elektriske anlegg i grendelagets garasjer. Det fremgår bl.a. av denne at det i 2014 ble innført forskrifter for lading av elbil, som følge av mange branntilløp etter varmegang i stikkontakter ved lading på 16A. Det er derfor ikke lenger lov til å prosjektere lading av elbil med normal stikkontakt på uttak over 10A. Lading med strømforbruk over 10A skal utføres via ladestasjon. Strømanlegg både i grendelagets garasjer og i boligene på Dølihagan har 16A sikringer. Når det gjelder garasjene ville det heller ikke av kapasitetsmessige grunner være aktuelt å bygge ut anlegget videre. 5

6 Videre vil styret minne om at evt bruk av elektriske apparater og utstyr i garasjene forutsettes å skje med største forsiktighet. Utstyr med døgnkontinuerlig tilkobling tillates ikke, da dette også vil representerer en sikkerhetsrisiko for anlegget. Styrets innstilling: - Lading av elbiler i garasjene er ikke tillatt. - Utstyr med døgnkontinuerlig tilkobling er heller ikke tillatt. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 11. Levering av TV/Internett signaler Det vises til kommentarer i styrets årsberetning. GET har den senere tid lagt fibernett langs kommunale veier i Brinken-området. Både Brinken Sameie og Døli Vestre Sameie har mottatt tilbud om å knytte seg til GETs fibernett. Styret mottok søknad om gravetillatelse i begynnelsen av mars d.å., men ønsket å avvente spørsmålet til grendelagets styrende organer har behandlet saken. Den 24/ hadde styret et møte med to representanter fra GET for å innhente flest mulig relevante opplysninger både om alternative leveranser og priser. Det ble da bl.a. bekreftet at GET høsten 2014 ble kjøpt opp av det danske selskapet TDC, men at fremføringen av fibernett i Jessheim-området skulle fortsette som opprinnelig planlagt. Det skal fortsatt være et samarbeid med ROMM AS på tekniske tjenester, men i tillegg er det inngått en avtale med Space World på Jessheim Storsenter om levering av utstyr. GET tilbyr følgende alternative bredbåndsleveranser med 5/5 20/20 50/50 og 100/100 Mbps. Det hersker foreløpig noe usikkerhet om det vil bli tilbudt en løsning med kun TV-tilkobling med tanke på de som måtte ønske bredbånd fra annen leverandør. Tilbudet omfatter videre leie av 3 ulike PVR-boxer, hvorav 2 typer har opptaksmuligheter (henholdsvis 250 GB og 500 GB). Når det gjelder priser for de ulike alternativer, er det den senere tid registrert såvidt store variasjoner på de opplysninger som er fremkommet på GETs hjemmesider at styret finner det riktig å avvente informasjon om disse til GET selv kan bekrefte sine tilbud. Vedlegg 7) gir en samlet oversikt over de gravetraséer GET har planlagt på Dølihagan. Beboere er selv ansvarlige for å legge kabel fra tilknytningspunktet og inn til huset samt bære kostnadene for dette. Når det gjelder Jessheimnett AS som har dagens leveranse av signaler til Dølihagan, er det gjennom media signalisert at Canal Digital i disse dager er i forhandlinger om overtakelse av dette nettet. Det er lovet at nærmere informasjon om forhandlingene og Canal Digitals planer når det gjelder evt videreutvikling av dette nettet vil foreligge rett over påske. Med bakgrunn i ovennevnte vil styret anbefale at det så snart nødvendige avklaringer foreligger, arrangeres et informasjonsmøte for beboere på Dølihagan og Miltangen, 6

7 hvor begge leverandører inviteres og får hver sin tid til å redegjøre for sine planer og løsninger samt svare direkte på spørsmål. Styret antar at mange beboere har behov for å få noe tid til å vurdere både leveranser og konsekvenser for egen del. Styrets innstilling: Så snart nødvendige avklaringer foreligger, innkaller styret beboerne på Dølihagan og Miltangen til et felles informasjonsmøte hvor representanter både fra GET og Canal Digital er til stede og får hver sin tid til å informere om sine produkter og redegjøre for videre planer og fremdrift. Innstillingen enstemmig vedtatt. Generalforsamlingen forutsetter i tillegg at styret før informasjonsmøtet innhenter og klarlegger relevante spørsmål fra de to aktuelle aktørene både når det gjelder priser og konkrete løsninger. 12. Innkomne saker Styret mottok 23/3 skriv fra Vidar Hegmann og Ann-Iren Håland, 4c Alex Kvæstad og Gry Skovseth, 8c Bjørn Kristiansen og Kristin B. Kristiansen, 23d med spørsmål om styret har startet prosessen når det gjelder ulike tilbud på TV og Internett leveranser. Kfr. Vedlegg 8). Styrets kommentarer: Det vises til saksutredningen under pkt. 11 og planlagte realitetsbehandling av spørsmålet på generalforsamlingen. 13. Eventuelt Etter anmodning fra Generalforsamlingen vil styret legge ut forsikringsdokumenter for garasjebyggene på grendelagets hjemmesider. Møteleder: Anne-Marie Vidnes (sign) Bevitnes: Bevitnes: Ole Kristian Paalsrud (sign) Christian Grimsrud (sign) 7