Kvalitetsutvikling på arbeidsplassen



Like dokumenter
Retningslinjer for melding og oppfølging av avvik og/eller uønskede hendelser

HMS Håndbok. Norsk Tattoo Union. Daglig leder: Avdelingsleder: Antall ansatte:.. Deltid:..

HMS-HÅNDBOK for elever

Akupunkturforeningen gir med dette ut en veileder i internkontroll på området helse, miljø og sikkerhet

Innhold Vernerunde sjekkliste... 2 Sjekkliste vernerunde kontorarbeidsplassen... 4 Rapport etter vernerunde... 7

Systematisk. Arbeid. Helse. Miljø. Sikkerhet

1 Innledning. s Systemdel.s Mål for Handlingsprogram for HMS s Organisering/ansvarsplassering s Dokumentasjonskrav. s.

Verneombudet Verneombudets oppgaver og rettigheter

HMS-forskrifta (internkontroll) HMS i fylkeskommunen HMS-systematikk hvordan komme i gang? Case/gruppeoppgave

2. Oversikt over organisasjonen Ansvar Oppgaver Myndighet

Risikovurdering av lærerarbeidsplasser i Akershus Fylkeskommune. Skole:. Dato:..

INNHOLD 1. HMS-MÅLSETTING 2. HMS-HÅNDBOK 3. ORGANISASJONSPLAN 4. LEDEROPPLÆRING (HMS-KURS) 5. OPPLÆRING AV ANSATTE OG VERNEOMBUD

Retningslinje for håndtering av avvik / uønskede hendelser

Internkontrollforskriften og medvirkning Leif Johnsen, Konsernhovedvernombud, Helse Vest

ARBEIDSMILJØLOVEN. HMS-rådgiver Silvia Stranden Møre og Romsdal Fylkeskommune, / SIDE 1

Utdrag fra Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Innhold

Revisjonsnr: 0 Side 1 av 8 [GÅ TIL BRUKERVEILEDNING] INNHOLDSFORTEGNELSE

Arbeidsgiveransvaret i en helsevirksomhet - Betydningen av helserettslige krav for utøvelsen av arbeidsgiveransvaret

HMS-HÅNDBOK FOR ELEVER H & Olav Duun videregående skole

Rutiner for rapportering av bygningsmessige endringer, avvik og uønskede hendelser i Espira Barnehager

7920: Beskriv hvordan ansatte, verneombud, tillitsvalgte og eventuelt arbeidsmiljøutvalget medvirker i det systematiske HMS-arbeidet.

Arbeidsmiljøloven Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv.

Holmen fjordhotell 18/ KVALITET RESPEKT SAMARBEID

H Å N D B O K. Helse, miljø og sikkerhet (Internkontrollsystemet)

Byggherreforskriften Kursdagene 8. januar 2009

I brev med varsel om pålegg av fikk dere frist til for å komme med kommentarer. Vi har mottatt kommentarer fra dere.

Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter og Verneombudets arbeidsoppgaver og plikter. Hovedverneombudet i Kristiansund

Veiledning til risikovurdering

-kjennskap til regelverk for helse, miljø og sikkerhet, intern kontroll og etiske retningslinjer

Økonomi og administrasjon Flatanger. Internkontroll - overordnede styringsdokumenter i Flatanger kommune

SYSTEMHÅNDBOK. Helse, miljø og sikkerhet. Desember 1999 Oppdatert januar 2007 HMS INTERNKONTROLL. Kap: Sist dat.:

1.3. POLICY Riis Bilglass har som mål gjennom IK-systemet å kontinuerlig oppfylle myndighetenes og markedets krav til godt HMS-arbeid.

UTFORDRINGER INTERNKONTROLL INTERNKONTROLL SOM SVAR KONTROLLKOMPONENTER KONTROLLMÅLSETTING. INTERNKONTROLL- FORSKRIFTEN (Helse og sosial)

Tomrommet som oppstår ved manglende eller mislykket kommunikasjon, fylles raskt med rykter, sladder, vrøvl og gift. Henry Louis Mencken

Verneombudets rolle. Kap.6 i AML. Venke Dale Sertifisert yrkeshygieniker/hms Rådgiver

VISJONER OG MÅL FOR KRISTIANSUND KOMMUNE VERNETJENESTEN. Hovedverneombudet

Rutiner for håndtering av vold og trusler Begrepsavklaring Vold og problematferd er ikke et privat problem det er et arbeidsmiljøproblem.

HMS i praksis. Tone Eriksen Spesialist i Arbeidsmedisin Arbeidstilsynet Østfold og Akershus

Nye arbeidsmiljøforskrifter

TILSYN - MALVIK KOMMUNE

Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

Generelt om lover og forskrifter vedr ansvar for HMS

HMS-plan for daglig drift av gjenvinningsstasjonene

SJEKKLISTE FOR EGENREVISJON

Bruk av arbeidsmiljøkompetanse

TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG ÅRNES SKOLE. Vi viser til tilsyn gjennomført ved Årnes skole i Nes kommune den

«Internkontroll Fosen barneverntjeneste» Forslag til rådmannsgruppa xx.xx.2016

Bedriftens risikovurdering av anleggsarbeid. Jørn C. Evensen Regionsjef MEF region sørøst

Programområder eller avdelinger som har risikofylte forhold skal supplere skolens håndbok med lokale prosedyrer.

VISJONER OG MÅL FOR KRISTIANSUND KOMMUNE VERNETJENESTEN. Hovedverneombudet

HeLse, miljø og sikkerhet internkontroll for elektriske anlegg og utstyr

Trygg arbeidsplass - når arenaen er brukers hjem

Rutine for intern varsling i Kvinesdal kommune

Kvinesdal kommune v/ rådmannen Nesgt Kvinesdal

Arbeidsmiljøutvalg og HMS-arbeid. OU-kurs for Den norske kirke (rettssubjektet) høst 2019 vår 2020

BEDRIFTSHELSETJENESTEN

Om Arbeidstilsynet. Arbeidstilsynet

3. DEFINISJONER... 2

Styring og ledelse. 10.nov 2018 Fylkeslege Anne-Sofie Syvertsen 1

VEDLIKEHOLDSPLANER M.M. VEDTAK OM PÅLEGG

HMS håndbok og internkontroll for Askøy Håndballklubb

Håndbok For HMS arbeidet ved Kvaløya videregående skole

Hva gjør Arbeidstilsynet?

Tilsyn - BERGEN KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR HELSE OG OMSORG

SJEKKLISTE FOR EGENREVISJON

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende.

Roller i arbeidsmiljøarbeidet (HMS) Advokat Bjørn Saugstad 25.feb. 2013

HeLse, miljø og sikkerhet internkontroll for elektriske anlegg og utstyr

Legeforeningens HMS-kurs

Brukerveiledning for utarbeidelse av HMS-håndbok

Retningslinjer for melding, registering og oppfølging av skader, nestenulykker og yrkessykdom

HMS VEILEDER TIL BYGGEPLASSEN

SIKKER JOBB-ANALYSE (SJA) EBL Konferanse, oktober 2009 Terje Evensen HMS Konsulent

Internkontroll i borettslag og sameier

FYLKESMANNEN I NORD-TRØNDELAG Miljøvernavdelingen

Temadag Bolig og boliggjøring Anders Kristiansen Arbeidstilsynet Region Sør-Norge

Kartlegging (vernerunde) for de fysiske forhold toktpersonells arbeidsplasser ombord

Retningslinjer for forebygging og håndtering av vold og trusler mot ansatte

Ny forskrift om krav til kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Endret ved lov 19 juni 2009 nr. 39 (i kraft 1 jan 2010 iflg. res. 19 juni 2009 nr. 822).

TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I AUDNEDAL KOMMUNE SINE SKOLEBYGG

Rutine for klage- og konflikthåndtering ved Ulshav AS.

ABC i ledelse, jus og arbeidsmiljøspørsmål

KVALITETSHÅNDBOK Horten kommune. Inngår i kapittel KAP-6000, ANSVAR-4599

Læringsverkstedet Buenget barnehage - tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - varsel om pålegg

Tilsyn - SELBU KOMMUNE NESTANSRINGEN BOFELLELSKAP

Byggherreforskriften Forholdet mellom koordinering, samordning og arbeidsgivers og arbeidstakers plikter

Informasjons- og forhandlingsmøte

BEDRIFTSHELSETJENESTEN

Mal til Risiko og sårbarhetsanalyse Helse, miljø og sikkerhet

Arbeidsmiljøloven. En oversikt over relevante paragrafer i lovverket relatert til sakkyndig kontroll og sertifisert sikkerhetsopplæring.

KVALITETSSTYRINGSSYSTEMET VED IMB MASKINER

Mennesket er den viktigste ressurs i FeFo, og helsen er av avgjørende betydning for menneskets trivsel og effektivitet.

Samordning og prosess

Risikovurdering HMS samarbeidsforum, september 2015

Om HMS og litt. Henry, styreledersamling

Arbeidsmiljø nr Oppdatert 09/13. Bedriftshelsetjeneste. Hvorfor skal vi ha det, og hva kan den brukes til?

Roller i arbeidslivet

UNIVERSITETET I BERGEN

Full tittel: OPPHEVET Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv.

Transkript:

Kapittel 6 Kvalitetsutvikling på arbeidsplassen Kompetansemål: Eleven skal kunne utføre arbeidet i tråd med gjeldende regelverk for helse, miljø og sikkerhet og hygieniske retningslinjer. Eleven skal kunne følge arbeidsplassens rutiner for kvalitetsutviklingsarbeid. Eleven skal kunne planlegge, dokumentere og vurdere eget arbeid i tannhelsetjenesten. Eleven skal kunne følge gjeldende regelverk om taushetsplikt og yrkesetiske retningslinjer. Når du har lest dette kapitlet, skal du ha kjennskap til innholdet i aktuelle lovverk og forskrifter. Med bakgrunn i det skal du kunne beskrive hvordan vi planlegger, utfører, evaluerer og forbedrer kvalitetssikringssystemet og internkontrollarbeidet på tannklinikken, og hvilke redskaper som kan utarbeides i forbindelse med dette arbeidet.

Systematisk HMS-arbeid og internkontroll Kvalitetsutvikling 258 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Bakgrunnen for systematisk HMS-arbeid og internkontroll er lover og regler der krav om at produksjon, produkter og tjenester skal oppfylle forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. I tillegg stilles det krav til lokaler, verneinnretninger og tilrettelegging av arbeidet for å sikre det ytre miljø og gi trygghet for dem som utfører jobben. I HMS-forskriften stilles det krav om at dette arbeidet skal utføres. Lover og forskrifter Tannklinikker er underlagt flere lover og forskrifter: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. (kalt AML, eller arbeidsmiljøloven). Lov om medisinsk utstyr. o Forskrift om medisinsk utstyr. Forskrift om bruk av kjemiske desinfeksjonsmidler til teknisk bruk og medisinsk teknisk utstyr. www.legemiddelverket.no Nasjonale faglige retningslinjer for utredning og behandling ved mistanke om bivirkninger fra odontologiske biomaterialer. www.helsedirektoratet.no Hjemmelen om internkontroll i helsetjenesten finnes i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten 3, første ledd, der det heter: Internkontroll er kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Internkontrollarbeidet omhandler virksomhetens interne styring og egenkontroll der hensikten er å oppnå kvalitetsforbedring. Internkontroll er et verktøy som skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav. Dette er særlig viktig på områder der svikt kan få alvorlige følger. Systematisk internkontroll og kvalitetsutviklingsarbeid Det er ledelsens ansvar at systematisk internkontroll og kvalitetsutviklingsarbeid startes opp og gjennomføres. For å kunne gjøre dette arbeidet må ledelsen sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter, og sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig med kunnskap og ferdigheter. Arbeidstakerne skal bidra slik at virksomhetens samlede kunnskap og erfaring utnyttes. Internkontroll og kvalitetsutviklingsarbeid pågår hele tiden, og krever tid og ressurser når det settes i gang. I tillegg må ledelsen foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt, og at den bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Arbeidet illustreres ofte med en sirkel for å få fram kontinuiteten i arbeidsprosessene. 259 Enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. Planlegge Utføre Når en virksomhet har orden i eget hus, øker sikkerheten for klienter og pasienter! Sosial- og helsedirektoratet Internkontrollbegrepet har ofte blitt assosiert med byråkrati i ordets mest negative betydning, og arbeidsoppgavene blitt sett på som en merbelastning som har kommet i tillegg til de vanlige oppgavene i en ellers travel hverdag. I dette kapitlet skal vi trekke fram de positive verdiene i internkontrollarbeidet. Korrigere Kontrollere Etatene som forvalter HMS-forskriften har gått sammen om å lage nettsteder, der omtaler av alt regelverket er søkbart under ett. Der kan du finne mange nyttige tips, som er enklere å forstå enn lovtekstene. www.hmsetatene.no www.regelhjelp.no http://www.arbeidstilsynet.no HMS-håndbok I arbeidet med å beskrive virksomhetens mål og hovedoppgaver og hvordan den er organisert, bør det utarbeides en HMS-håndbok. En slik håndbok bør bestå av flere kapitler. Det bør lages en overordnet oversikt der hele internkontrollplanen blir skissert, og den bør ha underpunkter der vi formulerer delmål og definerer klinikkens arbeid.

1 Målsetting for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet 260 2 Organisering av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet 2.1: Linjeledelsen 2.2: Teknisk avdeling (ikke nødvendig på små arbeidsplasser) 2.3: Seksjon for helse, miljø og sikkerhet 2.4: Verneorganisasjonen, arbeidstakere, tillitsvalgte 2.5: Samordningsavtaler og innleid personale 2.6: Referanser 3 Myndighetskrav 4 Beskrivelse av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet 4.1: Generell beskrivelse 4.2: HMS-håndboken 5 Administrative rutiner 5.1: Vedlikehold og utvikling av HMS-ehåndboken 5.2: Utarbeidelse og endring av rutiner 6 Sentrale rutiner 6.1: Kartlegging av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet 6.2: Oppfølging av ulykker/skader 6.3: Arbeidsmiljøutvalg 6.4: Opplæring 6.5: Byggesaker 6.6: Håndtering av kjemikalier 6.7: Avfall 6.8: Anskaffelse og bruk av røntgenapparater og kjemikalier 6.9: Brannvern 6.10: AKAN 6.11: Data-/terminalbrille 261 7 Lokale rutiner 8 Skjemaer, sjekklister og oppslag Under hvert av punktene må de ulike delmålene spesifiseres, f.eks. punkt 1: 1 Målsetting for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet For å nå målsetningen om å være en tannklinikk med gode HMSog internkontroll- rutiner, skal tannklinikken: ha et utviklende og forsvarlig arbeidsmiljø for sine ansatte være en handlekraftig, inkluderende og lærende organisasjon ha tilgjengelige, funksjonelle og sikre bygninger drive en fullt forsvarlig virksomhet med et godt og sikkert ytre miljø Medvirkning, pasienterfaringer og avviksregistrering I arbeidet med å foreta en systematisk gjennomgang av tjenester og resultater og for å finne fram til aktiviteter eller prosesser der det er fare for svikt, er det viktig at det foretas en kartlegging. Hensikten med kartleggingen er å finne fram til de områder der svikt kan inntreffe oftere enn akseptabelt og få alvorlige eller uheldige følger for pasienter eller andre. For å sikre helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og følge opp ulykker/skader kan det nedsettes et arbeidsmiljøutvalg (AMU), som bl.a. skal arbeide med arbeidsmiljø for de ansatte. Et av måleredskapene som benyttes for å måle hvordan arbeidsmiljøet er/kan forbedres, er å gjennomføre vernerunder/hms-runder i bedriften. Til dette arbeidet utarbeides sjekklister som benyttes som en del av dokumentasjonsarbeidet. Som en følge av vernerunden, kan det så utarbeides tiltak for hva som må forbedres av rutiner og hvilke fysiske utbedringer som må foretas.

262 Nr Sjekkpunkt Utført Merknader 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Vedlikehold, bruk og oppbevaring av personlig verneutstyr som hansker, hørselvern og åndedrettsvern. Er det tilfredsstillende bruk og vedlikehold av maskiner, redskap, kjøretøy og teknisk utstyr? Arbeidsplassen er godt tilrettelagt med tanke på arbeidsstillinger, opplæring, flyt i arbeidet, belysning, inneklima m.m. Er det klare retningslinjer for arbeidet? Er det god kommunikasjon og trivsel i bedriften? Er nødvendige prosedyrer utviklet for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser? Er arbeidsplassen ryddig, og er det god orden? Finnes det norske HMS-datablad (produktdatablad) for de kjemiske stoffer som benyttes i bedriften. Er de ansatte kjent med vernetiltak, helsefare og førstehjelp til de ulike stoffene? Er rømningsveier ryddige og alle ansatte gjort kjent med rømningsveier, brannslokkeutstyr og branninstruks? Er brannslokkeutstyr på rett plass, merket og kontrollert? Finnes det ødelagte/knuste/løse elektriske deksler, kapslinger (f.eks. stikkontakter, brytere m.m.)? Kan det observeres misfarging og lukt som kan tyde på varmgang på elektrisk utstyr? Varmeavgivende utstyr (f.eks. varmeovner, kaffetraktere) er ikke tildekket? I kartleggingsarbeidet kan vi også gjøre bruk av pasienter/tjenestemottakere og pårørende. Responsen fra brukerundersøkelsene blir da ett av flere redskap i det videre arbeidet med å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp, forebygge og utarbeide serviceerklæringer. Andre viktige avviks- og registreringsredskaper kan være skademeldingsskjema, stikkskadeskjema eller registrering av klager fra pasienter og pårørende etc. Målet er å få fram avvik, og dokumentere disse slik at vi kan gjennomføre ytterligere forbedringer og forhindre at nye avvik skjer. Kvalitetsutvikling og kvalitetsforbedring I det arbeidet vi utfører og leverer, stilles det krav og forventninger til oss som ansatte, både faglig og i forhold til kolleger, pasienter og pårørende. For å kunne oppfylle disse kravene og forventningene er det viktig at: Riktig handling utføres på riktig måte til riktig tid! Å utføre riktig handling slik at den er faglig og etisk forsvarlig, kan beskrives slik: Å gjøre noe nyttig og formålstjenlig for den personen som søker hjelp, og å utføre handlingen på riktig måte. For å kunne oppfylle disse kravene og forventningene må forholdene legges til rette på en måte som gjør dette mulig. Et av flere redskaper er å utarbeide dokumenter, Standard operasjonsprosedyrer (SOP), som beskriver hvordan målene skal oppnås og hvordan avvik skal håndteres. Standard operasjonsprosedyrer (SOP) beskriver nødvendige prosedyrer, instrukser eller rutiner, og brukes for å beskrive en arbeidsgang og en rutine på en slik måte at man ikke skal kunne utføre arbeidet på gal måte. I tillegg er det viktig at man har gode SOP-er og rutinebeskrivelser når man får nye medarbeidere på tannklinikken. De blir et nyttig redskap i forbindelse med opplæringen. I arbeidet med å utarbeide Standard operasjonsprosedyrer (SOP) vil tannhelsesekretæren kunne bidra aktivt med sine kunnskaper om hvordan den daglige arbeidsgangen og de praktiske rutinene på tannklinikken gjennomføres. SOP-er er «levende redskaper» som krever jevnlig oppfølging for at de skal ha sin misjon. 263 12 Er sikringsskapet riktig merket, og blir det renholdt med tanke på støv? 13 Er sikringene varme å kjenne på, går de ofte? 14 Slås elektrisk utstyr av når det ikke er i bruk?

Hvordan kan SOP-er se ut? Kvalitetssystem for behandlingsprosessen Storbyen tannklinikk Kvalitetssystem for behandlingsprosessen - Storbyen tannklinikk Registrering og melding av uhell og skader Nr side: Klagebehandling Nr. side: Å registrere uhell som skjer ved behandling av pasienter, samt skader som påføres pasienter som følge av uhell, uaktsomhet eller feil under behandlingen. Prosedyre skal brukes av alle på klinikken. Øverste faglige leder (klinikksjef, tannlege) Prosedyren skal anvendes ved enhver klage fra pasient etter avsluttet eller avbrutt behandling, enten klagen kommer ved skriftlig eller muntlig henvendelse. Den omfatter klager på behandlingens kvalitet, forhold under utførelsen (feil eller uhell), personalets funksjon samt økonomiske forhold. (Skader og avvik under behandlingen, se annen lokal prosedyre i HMS-håndboken.) 264 3. Fremgangsmåte Definisjon av uhell og skade. Med skade menes fysiske skader forårsaket ved undersøkelse og/ eller behandling, informasjonssvikt, svikt ved det medisintekniske utstyr og ulykker av annen art. Behandlingsmessig påførte skader omfatter uventede komplikasjoner og skader som oppstår pga. hendelige uhell, uaktsomhet eller feil ved gjennomføringen av de kliniske undersøkelser og/eller behandling. Alvorlige skader, skader som har gitt fare for død og/eller varig fysisk men, også relatert til redusert oral funksjon. Mindre alvorlige skader, skader som ikke gir varig fysisk men eller nedsatt funksjon. Registrering Enhver skade påført under behandlingen, skal registreres i pasientens journal. Behandlende tannlege/tannpleiar skal straks gi melding til klinikksjefen på meldeskjema (Melding om skade, uhell og næruhell, Statens helsetilsyn, IK-2448). Ved skader som skyldes utstyr, skal meldeblankett IK-2528 anvendes. Begge skjemaer sendes til Meldesentral, Statens helsetilsyn. Ved skader i forbindelse med bruk av elektromedisinsk utstyr varsles Elektrisitetstilsynet, tlf. 22 59 09 90. Ved skader i forbindelse med bruken av strålegivende utstyr varsles Statens strålevern, tlf. 67 16 26 00. Informasjon til pasient. Når forventede eller uventede komplikasjoner samt skader oguhell oppstår, skal pasienten alltid informeres. Oppfølging. Klinikksjef vurderer art, alvorlighet og årsaker til skadene. Årsaksforhold og korrigerende tiltak skal dokumenteres. Implementering av korrigerende tiltak skal bekreftes av klinikksjef. Ved alvorlige tilfeller, der skadeerstatning eller andre økonomiske forhold er aktuelle, skal tannklinikkens leder orienteres. 4. Referanse Klagebehandling, se prosedyre nr. i HMS-håndboken. 5. Rapportering Kopier av meldinger om uhell og skader sendes tannklinikkens ledelse til orientering. 6. Arkivering Meldinger arkiveres hos for eksempel leder av tannklinikken i 5 år. Klinikkleder har overordnet ansvar for pasientbehandling. Klinikksjef på klinikk der behandling ble avsluttet/avbrutt er ansvarlig for håndtering av klagen. 3. Fremgangsmåte Muntlige klager. Definisjon: Pasient bekrefter muntlig at han/hun klager. Klagen noteres i klagejournal og behandlingsjournal. Det konkretiseres hva det klages på, og mottaker (klinikksjef) daterer og signerer klage. Klageren bes om å sende sin klage skriftlig til klinikken. Skriftlige klager registreres i klinikkens postjournal, og deretter i klagejournal. I klagejournalen anmerkes hva slags type klage dette er, og klagen dateres og signeres av klinikksjef/daghavende. Har klagen tidligere blitt notert som muntlig, føres nå postjournalnummer inn. Dokumenter. Pasientens journal fremskaffes og sendes sammen med klagen til klinikksjef. Klinikksjef signerer i klagejournal for mottak av dokumenter. Vurdering. Klinikksjef vurderer klage i forhold til journalens innhold i samarbeid med aktuelle ansvarshavende. Der det er nødvendig, kontaktes den som har vært involvert i behandlingen eller forholdene det klages på. Det utarbeides en kort rapport om behandlingen med forslag til eventuelle tiltak til klageren. Rapport skal utarbeides i løpet av 14 dager med unntak for klager mottatt i perioden 15.06 01.09 (sommerferien). Ekstern/uhildet vurdering. Klinikksjefen er ansvarlig for å foreta en vurdering av om annen uhildet vurdering er nødvendig. Svar til klageren. Klinikksjefen skal gi et svar til klageren om hvordan klagen er vurdert med begrunnelse for de avgjørelser som er foretatt. Svarbrevet til pasienten registreres i klinikkens postjournal, og det noteres i klagejournal at svaret er sendt samt brevets journalnummer. Kopi av svarbrev skal ligge i journalen. Klinikkleder underskriver svarbrev. Beslutningskriterier Ved påvisbare feil på restaurering innen to år (jf. kjøpsloven), skal den lages om uten kostnad for pasienten. Ved andre former for behandling må grunnlaget for eventuell feilbehandling vurderes ved klinisk skjønn. Ved skader og uhell under behandlingen, som fører til at pasienten avbryter behandlingen ved tannklinikken, kan høyere kostnader betinget av en endret behandlingsplan med klar årsak i uhellet, erstattes av klinikken. 265

Internkontrollsystemet for Storbyen tannklinikk Kvalitetssystem for behandlingsprosessen Storbyen tannklinikk Stikkskader, behandling og henvisning Prosedyre lokal Nr. side: Henvise til HMS-håndboken kap. og pkt. nr 1 av 1 Voksne pasienter som ikke møter nr. side: Å sikre at smitteeksponerte ansatte får nødvendig behandling etter stikkskader med kontaminert instrument. Se melding om yrkesskader pkt. nr... i HMS-håndboken Undersøkelser viser at det er mange voksne pasienter som ikke møter til avtalt time eller som avbestiller sine timeavtaler ofte/sent. Tannklinikken får dermed mye tid der det ikke alltid er mulig å få inn nye pasienter, og tannklinikken taper inntekter. Klinikken har derfor funnet det nødvendig å innskjerpe rutinene i forbindelse med uteblivelse til timeavtaler slik: 266 Øverste faglige leder (klinikksjef, tannlege) 3. Fremgangsmåte Strakstiltak: La såret blø, ev. ved forsiktig klemming rundt stikkstedet. Ikke provoser blødning. Skyll/vask såret øyeblikkelig med rikelig vann og såpe. Desinfiser såret med klorhexidin spritoppløsning 5 mg/ml eller 70 % desinfeksjonssprit. Sett på plaster eller annen sårforbinding. Melding om yrkesskade (fylles ut av arbeidsgiver) og sendes til: 1. NAV www.helfo.no 2. Intern skademelding sendes verneombud og HMS-avdeling. Begge skjemaer leveres til klinikkens sjef, som sender NAV-blankett til NAV i skadedes bostedseller oppholdskommune og Intern skademelding til HMS-seksjon. Ved kjent eller sterk mistanke om HIV-positiv smittekilde Medikamentell behandling skal gis hurtigst mulig, helst innen 1 2 timer. Lege må kontaktes. Dersom smittekilde er hepatitt B-smittebærer: a) Smitteeksponerte er vaksinert mot hepatitt B. Blodprøve rekvireres straks for kontroll av antistoffer i serum, ev. revaksinering. b) Smitteeksponerte er ikke vaksinert mot hepatitt B. Hepatitt B-immunglobulin straks og innen 24 timer full hurtigvaksinasjon. I begge tilfeller henvises det til Bedriftshelsetjenesten eller fastlege. 1. Etter 1 uteblivelse sendes skriftlig brev med anmodning om at pasienten må melde seg innen 14 dager. Uten henvendelse sendes ikke flere innkallinger, og pasientforhold avsluttes. Alle kan selvfølgelig bli forhindret i å møte til tannbehandling, men det er svært viktig å melde avbud i god tid (minst 24 timer før timeavtalen), slik at vi kan innkalle en annen pasient. 2. Etter 2 uteblivelser eller sene avbestillinger (mindre enn 24 timer før timeavtale), sendes advarselsbrev. Dersom det blir ny uteblivelse eller sen avbestilling, vil det ikke tilbys mer behandling ved klinikken. 3. Etter 3 uteblivelser eller sene avbestillinger, sendes brev om at vi ikke kan tilby mer behandling ved klinikken. 4. Ved uteblivelse eller flere sene avbestillinger vil vi regne et honorar på for eksempel kr. 120,-. Aktuelle skjemaer er utlagt på klinikken. Informasjonsskriv gis til pasient ved første møte på klinikken. 267 4. Referanse Se melding om yrkesskader, henvise til punkt i HMS-håndboken. 5. Rapportering Se melding om yrkesskader, henvise til punkt i HMS-håndboken. 6. Arkivering Se melding om yrkesskader, henvise til punkt i HMS-håndboken. Kommentar til SOP for voksne pasienter som ikke møter Når det gjelder prioriterte grupper, har tannklinikken et ansvar for å kalle dem inn igjen om et års tid for å følge opp pålegget om oppfølgende virksomhet. I privatpraksis har ikke tannlegen plikt til å sende beskjed til pasienten dersom han/hun ikke møter. Der blir kanskje pasienten strøket fra arkivet og må selv ta kontakt med tannlegen igjen.

268 Kvalitetssystem for behandlingsprosessen Storbyen tannklinikk Melding om bivirkning Å registrere og rapportere bivirkninger fra materialer eller medikamenter under behandling av pasienter. Leder er ansvarlig for: at prosedyrer følges ved all behandling av pasienter. at prosedyrer er oppdatert og i samsvar med de lover og forskrifter som gjelder for behandling av pasienter ved klinikken. Klinikksjef er ansvarlig for: at prosedyrer er kjent og følges av alle ansatte på klinikken. 3. Fremgangsmåte ved bivirkninger av legemidler: Bivirkninger av legemidler ved normal dosering skal registreres i pasientens journal og meldes til Statens legemiddelkontroll på eget skjema. Behandlende tannlege er ansvarlig for utfylling av meldeskjema. Meldeskjema leveres klinikksjef. av materialer: Bivirkninger av materialer registreres i pasientens journal og meldes til Bivirkningsgruppen ved Universitetet i Bergen, www.bivirkningsgruppen@uib.no Behandlende tannlege er ansvarlig for utfylling av meldeskjema som leveres klinikksjefen. Svikt, feil, skade eller uhell ved bruk av dentale implantater skal meldes til implantatregisteret ved Haukeland sykehus, Bergen. Beslutningskriterier Kriterier for vurdering og melding av bivirkninger fra legemidler, se aktuelt meldeskjema. Kriterier for vurdering og melding av bivirkninger fra materialer er delvis gitt på meldeskjema. De vanligste bivirkninger av materialer er allergiske reaksjoner. Det kan være straksallergi (anafylaktisk sjokk) eller forsinkede allergiske reaksjoner. Forsinkede reaksjoner kan opptre lokalt, som kontaktdermatitt/mucositt, eller i form av generelle eksemer. Når det foreligger begrunnet mistanke om kontaktallergi mot dentale materialer, kan man vurdere å henvise til hudlege for testing. Bivirkning av materialer kan også være skader som etsing av gingiva, misfarging eller toksiske skader. 4. Referanse Helsetilsynets forskrifter og retningslinjer, Rundskriv IK-8/93, IK-16/95 Melding om bivirkning ved normal dosering av legemiddel. Rapportering av uønskede reaksjoner/bivirkninger hos pasienter i forbindelse med odontologiske materialer. 5. Rapportering Kopier av meldinger om bivirkninger sendes klinikkleder til orientering. 6. Arkivering Meldinger arkiveres hos klinikksjef i fem år. Nr. side: Bruksanvisningsregister Dentale materialer bruksanvisninger I tillegg til å utarbeide SOP er det minst like viktig at det blir opprettet bruksanvisningsregister for de dentale materialene som er i bruk på tannklinikken. Den enkleste måten å gjøre dette på er å lage permer i alfabetisk orden etter produktnavnet, eventuelt i tillegg ordnet etter hvilken type materiale det er; avtrykksmateriale, fyllingsmateriale etc. Det bør være en/noen som er ansvarlig(e) for at permene/registret blir oppdatert, slik at man til enhver tid er sikker på at det er de aktuelle bruksanvisningene og de nyeste utgavene som er i registeret. Alle på tannklinikken skal til enhver tid vite hvor disse permene oppbevares. På store tannklinikker vil det ofte være i nærheten av behandlingsrommene, eller de kan være sentralt plassert slik at alle kan nå dem raskt når de har behov for det. Teknisk utstyr, bruksanvisninger og bruksveiledninger På maskiner og annet teknisk utstyr er det også viktig at vi oppbevarer bruksanvisninger og bruksveiledninger. Til maskiner og utstyr er det som regel to bruksanvisninger. Den ene går på hvordan apparatet skal monteres og kobles opp, og den andre på hvordan produktet skal brukes i det daglige og hvordan det skal vedlikeholdes. På samme måte som for dentale produkter, er det viktig at disse blir samlet og ordnet i permer eller lignende, slik at alle til enhver tid vet hvor de befinner seg hvis det skulle bli behov for dem. Det er også krav om at medisinsk utstyr skal merkes og katalogiseres før de tas i bruk. Oppgaver www.lovdata.no, Forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 1 Hvem gjelder HMS-forskriften for? 2 Hvilke krav til dokumentasjon stilles? Er det spesielle krav til denne dokumentasjonen? 3 Hvem forvalter regelverket og hvor finnes det? 4 Hva er internkontroll? 5 Hva er forskjellen på kvalitetssikring og kvalitetsutvikling? 6 Gå inn på Lov om medisinsk utstyr, se hva som er lovens formål og hva som er definisjonen for medisinsk utstyr. a) Kan du navnet på noen apparater på tannklinikken som kommer inn under loven? 7 Tenk deg at du er nyansatt på en tannklinikk med åtte ansatte, alle med lang fartstid ved denne klinikken. Du avslører mangler med hensyn til HMS. Beskriv kort hvordan du vil gripe fatt i en slik situasjon. 269