Referat fra AMU-møte 09.12.14 Medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Geir Bergkastet (leder) Finn Olsen Ingrid Tvete Jan Aasen Høgskoledirektør Dekan Studieleder Økonomi og Turid Thomassen Ane Gunhild Amirnejad driftsdirektør Hovedverneombud Førstekonsulent Arbeidstaker Arbeidstaker Kim Nicolay Branstad Rita Helen Beøy Else-Marit Steinstad Bakke Ekstern repr. NAV Lars P. Mathisrud Medlemmer som ikke møtte: Trine Løvvold Syversen Kristin Sandvik John Magne Solbakk Høgskolelektor Universitetsbibliotekar Frisk HMS (BHT)
Referat Møtedato: 9. desember 2014 Tidspunkt: kl. 09.00 11. 00 Sted: N-501 (5. etg ved Sell) Saksliste/saksfremlegg: Sak 01/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 02/2014 Ledelsen og HVO orienterer Ledelsen orienterer: Strukturmelding (HiL`s innspill til Kunnskapsdepartementet (KD)) Geir Bergkastet ga en kortversjon av HiLs innspill og viste til informasjon som ligger i Medarbeiderportalen med lenke til KD. Ny IA-avtale og handlingsplan Lars Petter Mathisrud orienterte om at det er blitt gjennomført et møte med hovedtillitsvalgte (HTV) og NAV hvor ny avtale er signert og hvor man har hatt en første gjennomgang av tiltakene i handlingsplanen. Det er satt av 12 uker til å fullføre arbeidet med handlingsplanen i samarbeid med HTV og hovedverneombud (HVO). Planen skal være klar på nyåret. Kompetanseutvikling/kartlegging, TA-medarbeidere Lars Petter Mathisrud orienterte om det er blitt gjennomført en kartlegging blant TA-medarbeidere. I tillegg har PO-seksjon hatt en gjennomgang med ledere på hvordan vi gjennomfører systemopplæring og saksbehandleropplæring. Opplæring office verktøy og P360 Det gjennomføres nå opplæringstilbud (lavterskel-tilbud) innen Office, eks. kalenderfunksjon og e-post. Så langt er det kommet inn gode tilbakemeldinger på kursene. Rekruttering av ny rektor Den 28.10.14 besluttet styret ny styringsordning og at rektor skal tilsettes. Styret vil i styremøte den 16.12. behandle kravspesifikasjon og utkast til stillingsannonse. Styret skal også vurdere hvordan rekrutteringen skal organiseres og forslag til komité. Det legges opp til utlysning i begynnelsen av januar 2015. Saken er satt opp til styremøtet i mars. Lokaler Geir Bergkastet orienterte om at høgskolen har begrenset med plass. Det vurderes å leie inn lokaler på kort sikt og å bygge ut høgskolen for å dekke opp behovet for forsknings- og undervisningslokaler og kontorlokaler. Jan Aasen orienterte om at Fakkelgården har 100 km2 som høgskolen kan disponere. I denne forbindelsen må det tas hensyn til å ha 2 lokasjoner og hvordan dette påvirker arbeidsmiljøet og sikkerheten når medarbeidere skal bevege seg mellom byggene. 2
I tillegg finnes det undervisningslokaler i plan II som er tilgjengelige og som skal utredes nærmere. Verneombudet skal kobles inn når en skisse foreligger. Lokalene for IT-seksjon er under prosjektering på plan III og her er det bedt om en ny prisvurdering. Oppgradering av auditoriene vil starte sommeren 2015 og her vurderes det å leie inn andre lokaler. For øvrig skiftes det ut nye markiser. Dette gjøres i regi av Statsbygg og er et ENØK-tiltak. Hovedverneombudet: Tok opp gjennomføringen av ARK og at prosessen på HiL går sakte. Synligheten av eventuelle tiltak mangler. Luftkvaliteten i store deler av høsten har vært dårlig flere steder i forbindelse med oppgraderingen av ventilasjonsanlegget. Statsbygg hadde god orientering i begynnelsen av prosessen, men de siste mnd. har informasjonen vært mangelfull. IT-avdelingens ytre del er til tider iskald, og er derfor ikke et godt sted å ha arbeidsplassen sin. Samme sted er det mye støy. Strømskapet på TVF er nå stengt i påvente av nye rutiner for hva slags kompetanse teknisk stab på TVF skal ha for å ha tilgang. Stoffkartoteket er under kontinuerlig arbeid, og HVO minner om viktigheten av å håndtere diverse væsker iht. rutiner. Sak 03/2014 Arbeidstidsordningen Følgende innspill ble gitt i møtet: Høgskolens organisering og ledelseskapasitet bør vurderes nærmere og at dette er forhold som vil bli sett i sammenheng med oppfølgingen av ARK. Rapporten sier noe om slitasje/stor arbeidsbelastning blant UFmedarbeidere. Det stilles spørsmål om det er kjønnsforskjeller og om det er forskjeller i forhold til hvilken livsfase medarbeidere er i. Rapporten viser at medarbeidere i stillinger som høgskolelektorer opplever et sterkere arbeidspress enn medarbeidere som er i førstestillinger. Kvinner opplever at de i mindre grad er fornøyd med ordningen, men det gjøres oppmerksom på at det er få kvinner som har besvart undersøkelsen. Bekymring for at den store arbeidsbelastningen blant UF-medarbeidere kan få negative konsekvenser for læringsmiljøet. AMU tar presentasjonen av evaluering av arbeidstidsordningen til orientering og ber om at de innspill som fremkom i møtet tas med i det videre oppfølgingsarbeidet 3
Sak 04/2014 Arbeidsmiljø- klimaundersøkelsen (ARK) status og videre arbeid Lars Petter Mathisrud la frem status og plan for videre arbeid. Følgende innspill fremkom i møtet: Det er ønskelig med større åpenhet rundt tiltaksgjennomføringen slik at man kan hente gode idéer og dele erfaringer. Muligheten for å søke midler hos NAV eller andre bør vurderes. ARK trenger et ledelsesfokus og det er ønskelig at vernetjenesten blir mer involvert. Det er viktig at den enkelte leder markerer tydelig når tiltak er/blir gjennomført. Viktig at man ikke har et for høyt nivå på tiltakene. Studieledere og dekaner trenger en påminning om å informere medarbeidere når tiltak gjennomføres. I dag gjennomføres tiltak som er en blanding av flere forhold og som er en konsekvens av ARK, uten at dette nødvendigvis blir kommunisert til medarbeidere. Ved neste gjennomføring bør HiL ha en høyere progresjon med hensyn til ledelseskapasitet og implementering. AMU tar informasjon om status og videre plan for gjennomføring av ARK til orientering og ber om at de innspill som fremkom i møtet tas med i det videre oppfølgingsarbeidet. Sak 05/2014 HiLs beredskapsarbeid Jan Aasen informerte om verktøyet; KunnskapsCim (IT-verktøy) som er kjøpt til bruk for beredskapsarbeid. Verktøyet skal blant annet benyttes til å kommunisere/informere medarbeidere, studenter og øvrige brukere i en krisesituasjon. Verktøyet skal også tas i bruk på andre områder eks. risikovurderinger og mottak av nye medarbeidere. kommer tilbake med mer informasjon om verktøyet. AMU tar informasjonen om beredskapsarbeidet til orientering. Eventuelt 1. Geir Bergkastet informerte om gjennomført radonmåling ved Vesthove. Målingen er gjort med bakgrunn i bekymring hos medarbeidere og antall krefttilfeller ved avdelingen. Informasjon er sendt ledelsen ved APS og det vil bli iverksatt tiltak ved ett kontor. Det vil bli gjennomført ny måling i vinterhalvåret. 4
5