Protokoll 1/14 Tid: Fredag 21. mars, kl. 16 19.50 Sted: Tilstede: Forfall: Fra adm.: Hotell Scandic KNA Oslo Hanne Østby Granmo, Kirsten Steenberg, Bente Nordahl Langsø, Ove Vilhelm Nome, Stein Atle Roestad, Ragnhild Lie, Elin Aasen, Kenneth Reiss, Tonje Granmo og Larisa Margrethe Ross. Ingen forfall Henrik Peersen og Jørn Mandla Sibeko SAK 14/14 Godkjenning av innkalling og dagsorden To saker meldt inn til eventuelt: Prosjektgjennomføring 2014 Lederkonferanse og organisasjonskurs Orientering fra jubileumskomiteen legges til under orientering. Innkalling og dagsorden godkjent. SAK 15/14 Godkjenning av FS-protokoll 1/14 og AU-protokoll 1/14 Det var ingen kommentarer. FS-protokoll 1/14 og AU-protokoll 1-14 godkjent
SAK 16/14 Regnskap 2013 Organisasjonskonsulent la frem NEFs årsregnskap for 2013 med et overskudd på kr. 663.911,-. Norsk Epilepsiforbunds årsregnskap for 2013 vedtatt. SAK 17/14 Årsmelding 2013 Generalsekretær la frem utkast til årsmelding for 2013. Styret kom med enkelte rettelser og tilbakemeldinger. Årsmeldingen vedtatt. SAK 18/14 Medlemsregister Som varslet i FS-møte 1/14, la generalsekretær frem forslag om å investere i nytt medlemssystem i 2014. Han informerte om hvorfor administrasjonen mener en slik investering er riktig for organisasjonen, og redegjorde for hvilke leverandører som er undersøkt. Styret fikk også presentert liste over mulig funksjonalitet som kan inngå i et medlemssystem. Styret anså det som riktig å velge en leverandør som kan tilpasse systemet etter NEFs behov, fremfor å investere i hyllevare. De mente også at styrets vedtak burde fastsette hvilket kostnadsnivå investeringen burde ligge på, slik at administrasjonen er fristilt til å avgjøre hva som er beste tilbud innenfor de fastsatte rammene. Det ble understreket at det forventes en ryddig prosess, og at administrasjonen bør undersøke hvilke avvik som kan forventes før leverandør velges. Investering i nytt medlemssystem godkjennes innenfor rammen av kroner 650.000,- inkl. mva., med avskrivning over 10 år. Dersom det oppstår prisavvik på over 10 %, må saken løftes til forbundsstyret på nytt.
SAK 19/14 Arbeids- og strategiprogram 2014-2016 Generalsekretær presenterte nytt utkast til arbeids- og strategiprogram for 2014 2016, basert på forbundsstyrets innspill ved forrige møte. Han la også frem et grovutkast til operasjonalisering av programmet. Styret diskuterte flere av målpunktene på programutkastet, men kom ikke med forslag til endringer. Forbundsstyrets innspill danner grunnlag for administrasjonens videre arbeid med arbeids- og strategiprogrammet. SAK 20/14 Internasjonal epilepsidag Generalsekretær informerte styret om at IBE og ILAE har bedt medlemsorganisasjonene gi tilbakemelding på om de er positive til etablering av en internasjonal epilepsidag. Det var også spørsmål om hvilken dato som var å foretrekke av tre alternativer. Administrasjonen melder tilbake at NEF er positive til en internasjonal epilepsidag, og anser 6. september for å være den best egnede datoen. SAK 22/14 Valgkomite På vegne av AU, la generalsekretær frem fire kandidater til valgkomité for kommende landsmøteperiode. Kandidatene var ikke forespurt. NEFU velger sin kandidat på neste styremøte. Forbundsstyret hadde ingen innvendinger mot AUs kandidater, men ønsket å utvide listen, i tilfelle noen av kandidatene ikke ønsker å stille. De var også opptatt av å få en god kjønnsbalanse blant kandidatene. Kandidatene forespørres, og endelig forslag legges frem for styret ved neste forbundsstyremøte.
SAK 23/14 Nedleggelse av fylkeslag Generalsekretær informerte styret om at administrasjonen har innkalt til årsmøte i Nordland og Buskerud fylkeslag, i tråd med vedtektenes 4.5. Da ingen møtte, anbefalte han at fylkeslagene blir lagt ned. «Buskerud Fylkeslag av NEF» og «Nordland Fylkeslag av NEF», tvangsoppløses i henhold til siste ledd i 4.5. SAK 24/14 Plan for opprettelse av lokalforeninger Generalsekretær orienterte styret om hva administrasjonen har gjort for å nå måltallet om antall lokalforeninger som er oppgitt i gjeldende arbeids- og strategiprogram, og hva som kan gjøres frem mot Landsmøtet 2014. Etter administrasjonens vurdering er det for liten kapasitet i organisasjonen til å kunne legge inn en større satsing på dette området frem mot Landsmøtet, men han la frem mulige grep for å informere medlemsmassen om fremgangsmåten ved oppstart av nye foreninger. Administrasjonen bes å i større grad synliggjøre behovet og mulighetene for opprettelse av lokalforeninger for medlemsmassen. SAK 25/14 Tildeling av likemanns- og velferdsmidler Organisasjonskonsulent presenterte administrasjonens innstilling til tildeling av likemannsmidler og velferdsmidler til lokalforeningene. Det ble gitt tilbakemelding til administrasjonen om mulig misforståelse knyttet til informasjon som er gitt om hvordan det skal søkes samarbeidsprosjekter. Fordeling av likemann- og velferdsmidler 2014 vedtatt, med forbehold om at administrasjonen gjør en ny vurdering av tildelingen til Akershus fylkeslag.
SAK 26/14 Orienteringssaker Deltakelse på ILAEs konferanse i Stockholm Ingen av styrets kandidater til deltagelse på ILAEs epilepsikongress i Stockholm kan stille. NEF stiller derfor med generalsekretær Henrik Peersen, som tar avbrudd fra permisjon, og fungerende generalsekretær Jørn Sibeko. Økonomireglement Generalsekretær informerte om at AU har opphevet differensierte satser for bilgodtgjørelse til tillitsvalgte i forbindelse med sentrale arrangementer. Midler fra Troms Organisasjonskonsulent informerte om at tidligere kasserer i Troms fylkeslag av NEF har kontaktet administrasjonen for å få avsluttet lagets bankkonto, som har stått ubrukt siden 2002. Midlene blir satt på en egen konto i NEFs regnskapssystem, som kan bli brukt til opprettelse av nye lokale lag eller foreninger. Dansk utgave av reklamefilm Generalsekretær informerte om at Dansk Epilepsiforening planlegger å lage en reklamefilm etter samme mal som NEFs film «The final countdown». Kari Thrane Steen fond Styret ble informert om at Eva Hennie Johnsen er valgt inn i styret til Kari Thrane Steen Fond. Retningslinjer for epilepsi Generalsekretær orienterte styret om arbeidet med å utarbeide kunnskapsbaserte retningslinjer for epilepsi. Generalsekretæren sitter selv i arbeidsgruppen, som har sitt første møte i april. Jubileumskomiteen Forbundsleder oppdaterte styret fra Jubileumskomiteens arbeid.
SAK 27/14 Eventuelt Prosjektgjennomføring 2014 Generalsekretær varslet at prosjektgjennomføring i 2014 vil bli forsinket av fravær blant ansatte. Administrasjonen ser at det vil bli nødvendig å søke sluttår for flere av årets prosjekter. Det er foreløpig uavklart hvilke økonomiske konsekvenser dette vil få, og administrasjonen vil varsle forbundsstyret så snart omfanget er kjent. Tatt til orientering. Lederkonferanse og organisasjonskurs Styret ble bedt om synspunkter rundt skillet mellom Lederkonferanse og Organisasjonskurs, og en vurdering om disse kursene burde kalles det samme, og legges opp på tilsvarende måte. Dato for neste lederkonferanse ble også foreslått. Administrasjonen bes om å utarbeide sak på neste styremøte. Lederkonferansen 2015 legges til Soria Moria hotell 14. 15. mars 2015. SAK 28/14 Siden sist Styret orienterte hverandre om relevante aktiviteter siden forrige møte. Møtet ble hevet kl. 19.50. Ref. Jørn Mandla Sibeko