Prosessorientert arkiv en introduksjon Samdok- konferansen 16. oktober 2014 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1
Prosess - definisjon Er avgrenset i 4d, har en begynnelse og slu:. Varigheten kan variere mye. U?øres e:er et bestemt mønster, består av en eller flere ak4viteter som utgjør trinn i prosessen. De fleste gjentas stadig, mer eller mindre på samme måte. Noen er mer standardisert enn andre. U?øres på et objekt som "foredles" i løpet av prosessen. Objektet kan være en sak 4l behandling. Skaper verdi for en kunde eller interessent. Prosesser henger vanligvis sammen med andre prosesser. Både selve prosessen og ut- objektet kan kny:es 4l mål. 2
Prosessorientert arkiv Et arkiv består av dokumenter som blir 4l når ak=viteter u?øres. Et arkivdokument (record) dokumenterer ak4viteten som har skapt dokumentet. Hver gang samme ak4vitet gjentas, skapes samme dokumen>ype. Dokumenter som blir 4l når ak4vitetene i en prosess u?øres, skal holdes sammen. Disse dokumentene skal normalt utgjøre en sak i arkivet. Dokumenter som blir 4l hver gang samme prosess gjentas, skal holdes sammen. De:e skal utgjør en klasse (arkivkode) i arkivet. Alle saker som 4lhører samme klasse, vil inneholde de samme dokumen:ypene. Resultatet av de>e er at arkivet blir strukturert (ordnet) slik at det gjenspeiler funksjonene og prosessene hos arkivskaper. 3
Kartlegge hva virksomheten gjør, og hvordan det gjøres. To hovedformål: virksomhetsbeskrivelse og virksomhets- utvikling. Arkivarenes oppgave er å beskrive virksomheten. Prosessanalyse må gjøres i samarbeid med deltakere fra hele organisasjonen, kan gjerne u?øres som et prosjekt. Metoder ved prosessanalyse: Prosessanalyse Bo:om- up: kartlegge ak4vitetene, gruppere dem i prosesser. Top- down: starte med virksomhetens målsewnger, iden4fisere prosessområder på overordnet nivå, detaljere prosessene. Gjennomgå virksomhetens styringsdokumenter, strategiplaner, virksomhetsplaner. Gjennomgå eksisterende arkivnøkler. Beny:e allerede foreta:e prosessanalyser. 4
Klassifikasjonssystem Prosessanalysen skal resultere i et klassifikasjonssystem. De:e bør implementeres i alle sakarkiv- og fagsystemer. Klassifikasjonssystemet bør være hierarkisk, vanligvis er tre nivåer 4lstrekkelig: Funksjoner (også kalt prosessgrupper eller virksomhetsområder). Underfunksjoner funksjoner og underfunksjoner skal kny:es 4l virksomhetens målsetninger, samfunnsoppdag, lov og regleverk mm. Prosesser (eventuelt også underprosesser). - - - - - - - Ak=viteter (også kalt transaksjoner) inngår ikke i klassifikasjonen, men skal være med i prosessanalysen. NB! Det er ak=vitetene som skaper arkivdokumentene (records). 5
Hva med arkivnøkkelen? Arkivnøkkelens hovedfunksjon var fremfinning i papirarkiver. Skal vi fortse:e å bruke begrepet arkivnøkkel i elektroniske arkiver? Klassifikasjonen skal 4lføre arkivdokumenter kontekst- informasjon (metadata) om de funksjonene/prosessene/ ak4vitetene som har skapt dokumentene. Gjør våre tradisjonelle arkivnøkler det? Prosesser kan ikke beskrives som emner eller objekter (substan4ver). Begreper, syntaks og seman4kk er vik4g, beskrivelsen må inneholde et verb (eventuelt verbalsubsan4v), kan gjerne være en hel setning. Ingen sekundærklassifikasjon skal brukes. Hovedbudskap: Klassifikasjonen (arkivnøkkelen) er et av de vik=gste elementene i arkivdanningen, og er obligatorisk i alle sakarkiv- og (de fleste) fagsystemer. 6
Styring av arkivdanningen Vik4g fordi informasjonsmengden øker og blir mer kompleks. Hva er virksomhetens dokumentasjonsbehov? Hvilke ak4viteter og prosesser må dokumenteres (dokumenvangst), hvilke trenger vi ikke å dokumentere (arkivbegrensning)? Hvor lenge skal den arkiverte informasjonen bevares hos arkivskapere(bevaring/kassasjon)? Hva skal bevares for all fram4d i arkivdepot (avlevering)? Hvem skal ha 4lgang 4l dokumentene, hva er unnta: offentlighet eller gradert? Hvilken dokumentasjon er virksomhetskri4sk, dvs. virksomheten går konkurs eller slu:er å fungere hvis dokumentasjonen går tapt (dokumentsikkerhet). 7
Søking og framfinning Søking i 4:elfelter (innhold), eventuelt i kombinasjon med avsender/mo:aker, vil aldri garantere at brukeren finner alt en søker e:er. Mye vil dessuten være irrelevante funn. Et vanlig søkebehov hos arkivskaper vil være å finne én sak (eller kanskje alle saker) som har bli: 4l som følge av en bestemt prosess. Søking på funksjoner/prosesser vil gi offentligheten langt bedre muligheter 4l å finne fram i offentlig journal. Også i arkivdepot vil søking på funksjoner/prosesser gi bedre framfinningsmuligheter. I dag må brukerne gjerne ha kjennskap 4l proveniens (kunnskap om arkivskapere) for å finne fram i arkivmaterialet. 8
Automa=sering I frem4den vil de tradisjonelle Noark- systemene ("manuelle" sakarkivsystemer) bli mindre utbredt. I stedet vil vi få en rekke forskjellige fagsystemer (saksbehandlingssystemer) hvor hovedvekten ligger på prosess- styring. Journalføring og arkivering (metadata- og dokumen?angst) i arkivkjernen (Noark- godkjent) kan da i høy grad u?øres automa4sk, utløst av funksjonalitet i fagsystemet. Forskjellige regler for arkivering og 4lførsel av metadata kny:es 4l forskjellige prosesser og de ak4viteter som inngår i prosessen. For arkivarer er det nødvendig å forstå prosessene for å kunne se:e krav 4l hva som skal arkiveres. De:e er en forutsetning for å kunne lage en god kravspesifikasjon. 9