Referansemodell for arkiv

Transkript

1 Referansemodell for arkiv Innhold: Grunnkonsept Konsept 1 - arkiv som generell tjeneste Konsept 2 - arkiv som et sett av tjenester Konsept 3 - arkiv som data knyttet til en prosess Konsept 4 - arkiv som ressurs for proaktive tjenester og analyse

2 Grunnkonsept for arkiv Grunnkonseptet beskriver en sammenheng mellom data, informasjon og arkiv som bygger på følgende prinsipp: 1) forutsetninger for informasjon er at det finnes data som kan tolkes 2) tilgang på informasjon kan ivaretas gjennom en arkivfunksjon I henhold til gjeldende lovverk er arkiv ethvert dokument som blir til som ledd i en virksomhet. Et dokument er definert som en 1 avgrenset informasjonsmengde. Dokumenter består av data. Data har ulike egenskaper og kvalitet. Kvaliteten på arkivet vil derfor variere med hvorvidt nødvendige data er dokumentert og bevart i informasjonssystemene. Hva som er tilstrekkelig kvalitet vil variere med hensyn til bruksområder. I modellen er det av den grunn ikke gjort forsøk på å definere minstekrav for kvalitet. Grunnkonseptet for arkiv ligger til grunn for alle nivå i modellen. 1 Arkivlova 2

3 Konsept 1 Arkiv som generell tjeneste På nivå én kan arkiv realiseres innenfor rammene av en enkelt applikasjon. En slik applikasjon kan for eksempel være et sak/arkiv-system. Løsningene bygger på prinsipp fra papirbaserte arkiv. Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet sikres gjennom 2 metadata på ulike nivå i arkivets oppbygning. 3 Dataobjekter er ordnet i en hierarkisk struktur og er klassifisert etter opphav. Det vil si at relasjonene mellom dataobjektene - sammenhengen som oppsto da de ble skapt - ofte er like viktig som innholdet i hvert enkelt objekt. Bruk av metadata kan kompensere for manglende struktur i dataobjektet. Forholdet mellom data og informasjon er beskrevet slik at informasjon består av tolkede data. 2 Egenskapene pålitelighet og autentisitet forbindes ofte med arkiv. I denne modellen er disse egenskapene av hensyn til forenkling en implisitt del av integritetssikringen. 3 I Archimate 3.0 er data object definert slik: Data structured for automated processing. A data object should be a self-contained piece of information with a clear meaning to the business, not just to the application level.

4 Konsept 2 Arkiv som et sett av tjenester I nivå to kan arkiv realiseres som en kombinasjon av tjenester. Slike tjenester kan for eksempel tilføre dataobjektet kontekstuelle metadata, eller beskytte dataobjektet mot uautoriserte endringer. På dette nivået vil ulike tjenester kunne dekke samme behov som ivaretas ved en hierarkisk tilnærming. Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet sikres av en eller flere tjenester. Tjenestene er tilgjengelig for hvert enkelt dataobjekt. Dataobjektenes kontekst og formål beskrives uavhengig av arkivets struktur. Dataobjektets grad av struktur er varierende. Det gjøres ikke nødvendigvis et skarpt skille mellom innhold og metadata. Forholdet mellom data og informasjon er beskrevet slik at informasjon består av tolkede data.

5 Konsept 3 Arkiv som data knyttet til en prosess På nivå tre kan arkiv realiseres som ulike tjenester hvor data fra tjenestene bevares som en del av arkivet. Dette betyr at viktige deler av dataobjektets kontekst som tidligere ikke har vært dokumentert om nødvendig kan bevares. Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet sikres av en eller flere tjenester. Tjenestene er tilgjengelig for hvert enkelt dataobjekt. Dataobjektenes kontekst og formål beskrives uavhengig av arkivets struktur. Dataobjektets grad av struktur er varierende. Det gjøres ikke nødvendigvis et skarpt skille mellom innhold og metadata. Forholdet mellom data og informasjon er beskrevet slik at informasjon består av tolkede data. Fortolkningsreglene bevares som en del av arkivet.

6 Konsept 4 Arkiv som ressurs for proaktive tjenester og analyse På nivå fire i konseptet benyttes samlingene av data både som kunnskapsgrunnlag og som verktøy for analyse. Dette medfører at arkivet ikke lengre kun gir tilgang på informasjon, men kan bidra til å skape nye datasett som virksomheter kan dra nytte av. Konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet sikres av en eller flere tjenester. Tjenestene er tilgjengelig for hvert enkelt dataobjekt. Dataobjektenes kontekst og formål beskrives uavhengig av arkivets struktur. Dataobjektets grad av struktur er varierende. Det gjøres ikke nødvendigvis et skarpt skille mellom innhold og metadata. Forholdet mellom data og informasjon er beskrevet slik at informasjon består av tolkede data. Fortolkningsreglene bevares som en del av arkivet. Dataobjekter og fortolkningsregler foredles til ny kunnskap, for eksempel i modeller for beslutninger og prognoser.