Studieplan for årsstudium i arkiv og dokumentbehandling

Transkript

1 Studieplan for årsstudium i arkiv og dokumentbehandling Forord Årsstudiet tilbys i første omgang som deltidsstudium over to år, der to emner, Arkivdanning og vern samt Kunnskapsorganisasjon og IKT, behandles første år, mens Organisasjon og administrasjon tas opp andre år. I studiet inngår en praksisperiode, lagt til de første ukene av høstsemesteret andre år. Undervisningen vil bli lagt opp som ukessamlinger, normalt fem samlinger per semester. Det tas sikte på at årsstudiet skal inngå i en fremtidig bachelorgrad i arkiv og dokumentbehandling. Innledning Enhver virksomhet, offentlig eller privat, har behov for å dokumentere beslutninger, prosesser og transaksjoner. Virksomhetens dokumenter oppbevares derfor i arkiver i kortere eller lengre tid. For å samle inn, ordne og gjenfinne dokumentene trengs spesielle kunnskaper om dokumenthåndtering, arkiveringsteori og -praksis, om informasjonsteknologi, om lover og regelverk som styrer danning og tilgang til arkivmateriale m.v. Studiet er profesjonsrettet og kvalifiserer for ledende arkivstillinger i offentlig og privat virksomhet. Et påbygningsstudium med hovedvekt på IKT er under planlegging. Årsstudiet, med en eventuell fordypning, vil kunne inngå i en bachelorgrad i kombinasjon med andre studier. Eksempler på aktuelle kombinasjonsmuligheter er: studier i bibliotek- og informasjonsvitenskap studier i journalistikk studier tatt ved andre avdelinger ved HiO: Studiet i offentlig styring (ØKS) og studiet i informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IU) studier fra universiteter, f eks offentlig rett, statsvitenskap, historie og sosiologi Opptakskrav Det grunnleggende opptakskravet er generell studiekompetanse. Det er også mulig å bli tatt opp på grunnlag av realkompetanse etter individuell vurdering. Gjennom studiet i arkiv og dokumentbehandling skal studentene tilegne seg grunnleggende kunnskaper om hvordan arkiver dannes, ordnes og oppbevares. Studiet skal gi nødvendig kompetanse for stillinger innen dokumentbehandling, dokumentasjon og arkiv. Dette innebærer at studentene tilegner seg kunnskaper, ferdigheter og holdninger slik at de har: forståelse for fagets grunnprinsipper og egenart, samt for koblingen til andre relevante fagdisipliner innsikt i og ferdigheter i arkivfunksjonen i offentlige og private virksomheter som skaper arkiver forståelse for arkivenes funksjon etter at de er gått ut av bruk. Dette innebærer forståelse for arkivene som virksomhetens og samfunnets hukommelse og som nødvendig forutsetning for historisk baserte undersøkelser og forskning, samt for rettslig dokumentasjon forståelse for IT-relaterte problemstillinger som elektronisk saksbehandling og arkivering, digitale dokumenter

2 Studiet består av tre hovedemner: Arkivdanning og -vern, Kunnskapsorganisasjon og IKT, og Organisasjon og administrasjon. Arkivdanning og -vern omfatter generell arkivteori, innsynsrett, bevaring, arkivbegrensning og kassasjon, bortsetting og avlevering. Kunnskapsorganisasjon og IKT omfatter registre og databaser, journalføring og NOARKstandarden, arkivsystemer og dokumenthåndteringssystemer, arkivnøkkel og emneindekser. Organisasjon og administrasjon omfatter organisasjonsteori og arkivledelse, saksbehandling og saksbehandlingssystemer, organisering av arkivtjeneste og arkivplan, arkivet i samfunnet, arkiv og læring, brukere og gjenfinning, samt arkivlokaler og arkivpleie. Organisering og arbeidsmåter Det faglige innholdet er inndelt i emnegrupper. Arbeidsmåtene veksler mellom forelesninger, diskusjoner, selvstudium, studiebesøk, øvelser og oppgaver. Som deltidsstudium vil emnene fordeles på semestrene på følgende måte: Emnegruppe Emne Delemne Vurdering 1. og 2. semester Arkivdanning og vern Arkivdanning og vern I (15 studiepoeng) Generell arkivteori Innsynsrett, dokumentsikring Bevaring, arkivbegrensning, kassasjon, Det er en, felles eksamen i Arkivdanning og - vern 1 og Kunnskapsorganisasjon og IKT I. 1. og 2. semester Kunnskapsorganisasjon og IKT Kunnskapsorganisasjon og IKT I (15 studiepoeng) Bortsetting og avlevering Registrering, journalføring og NOARK-standard Arkivnøkkel og emneindeksering Skriftlig, individuell eksamen over 6 timer i 2. semester. Registre og databaser Elektronisk arkiv 3. og 4. semester Organisasjon og administrasjon Organisasjon og administrasjon 1 Organisasjonsteori og arkivledelse Mappevurdering i 4. semester (30 studiepoeng) Organisering av arkivtjeneste Saksbehandling Arkivplan Arkivet i samfunnet Arkiv og bruker Arkivlokaler og arkivpleie

3 Vurdering Hver emnegruppe avsluttes med godkjente arbeidskrav og skriftlig, individuell eksamen eller mappeeksamen. Vurderingsuttrykk Det benyttes bestått / ikke bestått eller en gradert karakterskala med fem trinn fra A til E for bestått og F for ikke bestått. Hvilken vurderingsform og vurderingsuttrykk som benyttes, fremgår av beskrivelsen av hver enkelt emnegruppe. Presentasjon av emnegruppene Emnegruppen Arkivdanning og vern Emne Arkivdanning og -vern I (15 studiepoeng) Generell arkivteori I Gjennom undervisningen skal studentene tilegne seg oversikt over og forstå de arkivfaglige grunnbegreper og sentrale elementer i arkivteorien, ansvar og myndighet knyttet til arkivdanning, lovog regelverk av betydning for arkiv, arkivets og dokumentasjonens rolle i private virksomheter, samarbeid innenfor ABM-området (Arkiv, Bibliotek og Museer) og de etiske normer som gjelder for arkivarbeid. arkivfaglige grunnbegreper og terminologi arkivdanning versus arkivdepot arkivskapere, herunder organbegrepet proveniensprinsippet arkivloven og bestemmelser i annet lovverk som har betydning for arkiv Innsynsrett, dokumentsikring Studentene skal tilegne seg kunnskaper om lover og regler som regulerer innsynsrett, adgangsbegrensning og personvern samt forstå betydningen av tilgjengelighet sett fra både det offentliges, bedrifters og publikums side. lovverk om innsyn (offentlighetslov, forvaltningslov, personopplysningslov) hvordan lovverket regulerer tilgang for ulike brukergrupper offentlige journaler på internett taushetspliktbestemmelser regler og rutiner for håndtering av innsynsforespørsler sikkerhetsgradering Bevaring, arkivbegrensning, kassasjon, bortsetting og avlevering Studentene skal tilegne seg grunnleggende teorier som gjelder utvelgelse og bevaring av dokumenter samt kunne praktisere bestemmelser for arkivbegrensning, bevaring og kassasjon. I tillegg skal

4 studentene tilegne seg grunnleggende teorier, modeller og verktøy for arbeidet med bortsetting av arkivsaker, bli fortrolig med hvordan man forbereder og gjennomfører en avlevering, og ha kunnskaper omdepotordninger i stat, kommune og for private arkivskapere. bestemmelser om bevaring, arkivbegrensning og kassasjon private virksomheters behov for dokumentbevaring og kassasjon bortsetting av arkivsaker om ulike depotordninger, statlige, kommunale og private om klargjøring av arkivsaker for avlevering til depot avlevering og langtidslagring av NOARK-journaler krav til elektroniske avleveringer av fagsystemer Organisering og arbeidsmåter Forelesninger, diskusjoner, selvstudium, studiebesøk, øvelser og oppgaver. Oppgavene vil være knyttet til: praktisering av offentlighetsloven (innsyn, meroffentlighet) aktuelle teorier og regelverk for bevaring og kassasjon, samt vurdering av arkivskaperes kassasjonsplaner interkommunale depotordninger, avlevering av elektronisk materiale, bruk av ASTA Studentene velger oppgaver innen to av temaene. Oppgavene kan løses individuelt eller i gruppe. Det gis veiledning under arbeidet med oppgavene. Arbeidskrav To obligatoriske arbeidskrav innleveres til fastsatt frist. Arbeidskravene godkjennes av faglærer / veileder. Vurdering Se under emnegruppen Kunnskapsorganisasjon og IKT1 Emnegruppe Kunnskapsorganisasjon og IKT Emne Kunnskapsorganisasjon og IKT I (15 studiepoeng) Registrering, journalføring og NOARK-standarden Studentene skal tilegne seg kunnskaper om ulike aspekter ved registrering av opplysninger om dokumenter og/eller saksforhold og journalføring. De skal ha kunnskaper om hvilke krav som stilles til et elektronisk registrerings- og arkivsystem, metoder for periodisering, samt sanering og periodeavslutning. generelt om registrering og journalføring historikk (herunder manuell journalføring) NOARK-standarden andre standarder/systemer for dokumentregistrering registrering av andre typer dokumenter, f.eks. fotografier

5 Arkivnøkkel og emneindeksering Studentene skal tilegne seg kunnskaper om grunnleggende teorier, modeller og verktøy for arbeidet med å få et metodisk grunnlag og basiskunnskaper for videre studier av sammenhengen mellom registrering av informasjon og gjenfinning av dokumenter. Studenten skal tilegne seg en forståelse av systematikken og funksjonene til ulike typer av klassifikasjons- og gjenfinningssystemer, skal kunne konstruere og utvide en arkivnøkkel og ha kjennskap til ulike arkivnøkler. Studenten skal også tilegne seg kunnskap om utforming av emneordslister, tesauri og emneregistre. innføring i ordningsprinsipper arkivnøkler forholdet mellom biblioteksystemene og arkivnøkler innholdsbeskrivelse ved hjelp av klassifikasjonssystemer, emneordlister, tesauri og emneregistre ordning av dokumenter som tilhører andre materialtyper, f.eks. fotografier Registre og databaser Studentene skal tilegne seg kunnskaper om bruksområder, funksjonsmåter og karakteristika for elektroniske registre og databaser. Studentene skal også få forståelse for de særlige arkivfaglige utfordringene som er knyttet til bruk av registre og databaser. Studentene skal lære å kjenne ulike typer dokumenthåndterings- og arkivsystemer. offentlig registerbruk og bruk av fagsystemer dataflyt mellom ulike systemer og mellom sektorer forholdet til klassisk arkivlære knyttet til proveniens sentrale begreper knyttet til relasjonsdatabaser muligheter for bevaring og langtidslagring av informasjon i registre og databaser arkivfaglige krav til fagsystemer og forholdet til journal, saksarkiv og elektronisk dokumentlager Elektronisk arkiv Studentene skal tilegne seg kunnskaper om elektroniske arkivers karakteristika, kunne tilrettelegge rutiner for bruk av elektronisk arkiv og kunne bidra ved innføring av elektronisk arkiv. karakteristika ved elektroniske arkiver forskjeller og likheter mellom elektroniske og papirbaserte arkiver, og prinsipper som fortsatt har gyldighet i en elektronisk virkelighet nye muligheter og nye utfordringer ved bruk av edb i arkivdanningen utfordringer og problemer knyttet til bevaring og tilgjengelighet over tid saksarkiv, lagring av dokumenter og sammenhengen med journalen Organisering og arbeidsmåter Forelesninger, diskusjoner, selvstudium, studiebesøk, øvelser og oppgaver. Oppgavene vil være knyttet til

6 vurdering og drøfting av ulike gjenfinningsstrategier for arkivbaser utarbeidelse av arkivnøkkel vurdering av arkivfaglige krav til fagsystemer og forholdet til journal, saksarkiv og elektronisk dokumentlager utfordringer og problemer ved elektronisk arkiv og langtidslagring av elektroniske dokumenter Studentene velger oppgaver innen to av temaene. Oppgavene kan løses individuelt eller i gruppe. Det gis veiledning under arbeidet med oppgavene. Arbeidskrav Studentene må delta i minst to obligatoriske øvelser i bruk av NOARK-baserte arkivsystemer. To obligatoriske arbeidskrav innleveres til fastsatt frist. Arbeidskravene godkjennes av faglærer / veileder. Vurdering Det er en forutsetning for å få gå opp til eksamen at studenten har levert inn to godkjente arbeidskrav i Kunnskapsorganisering og IKT I, samt to godkjente arbeidskrav i Arkivdanning og -vern til fastsatt frist og har deltatt i de obligatoriske NOARK-øvelsene. Det avlegges skriftlig, individuell 6 timers eksamen hvor emnene Arkivdanning og -vern og Kunnskapsorganisasjon og IKT integreres. Eksamensbesvarelsen vurderes etter en gradert karakterskala med fem trinn der A er beste karakter og F er ikke bestått. Ekstern sensor deltar i arbeidet med å utforme vurderingskriterier. Alle besvarelser vurderes av faglærer. Et tilfeldig utvalg på 25 prosent av besvarelsene vurderes også av ekstern sensor. Pensum Pensum deles ut ved studiestart Emnegruppe Organisasjon og administrasjon Emne Organisasjon og administrasjon (30 studiepoeng) Organisasjonsteori og arkivledelse Studentene skal tilegne seg nødvendige kvalifikasjoner for å kunne fungere som ledere i arkiv og beslektede organisasjoner og tiltak i offentlig og privat virksomhet. Studentene skal få innsikt i økonomiske og organisatoriske rammer for ulike typer av arkiv og dokumentasjonssentre, og metoder og verktøy knyttet til ledelse, administrasjon, planlegging og evaluering av disse tjenestene. organisasjonsteorier organisasjonskultur, kommunikasjon, endrings- og utviklingsprosesser, kjønn og ledelse, kvalitetssikring, prosjektorganisering personalledelse plan- og budsjettarbeid økonomistyring

7 Organisering av arkivtjeneste Studentene skal tilegne seg kunnskaper og innsikt i hvordan arkivtjenesten organiseres innenfor en virksomhet. organiseringen av arkivtjenesten i en organisasjon (offentlig eller privat) integrering av arkiv og bibliotektjeneste politikk og administrasjon organbegrepet i arkivforskriften statlig forvaltning kommunen som forvaltningsnivå arkivets plass i kommunen organisering av depotarkiv i kommunen, interkommunale arkivordninger utvalgs- og komitéarkiver Saksbehandling Studentene skal tilegne seg kunnskaper om saksbehandlingsprosesser i private og offentlige virksomheter, samt dokumentets gang gjennom virksomheten. innføring i ulike former for saksbehandling, herunder elektronisk saksbehandling saksbehandlers ansvar i arkivdanningen arkivarbeidets plass og rolle i saksbehandlingsprosessen elektroniske saks- og dokumentbehandlingssystemer (herunder SGK), rutiner og redskaper for oppfølging og kontroll og utforming av interne arkivrutiner opplæring av saksbehandlere Arkivplan Studenten skal ha kunnskaper om bestemmelser som vedrører arkivplanarbeidet og kunne utarbeide en arkivplan. bestemmelser for utforming av arkivplaner maler for arkivplan utarbeide en arkivplan organisering av arkivmaterialet Arkivet i samfunnet Studentene skal tilegne seg kunnskaper og forståelse for arkivets rolle i samfunnet. døgnåpen forvaltning offentlig servicekontor

8 lokale samlinger samarbeid arkiv, bibliotek, museum Arkiv og bruker Studentene skal tilegne seg teorier og metoder knyttet til brukerkommunikasjon, kvalitetssikring og evaluering av søketjenester. Studentene skal tilegne seg innsikt i læringsprosesser og kunne relatere disse til arkivets rolle i ulike læringssituasjoner. arkivets brukergrupper teorier og metoder for kundebehandling brukerkommunikasjon, kommunikasjons- og motivasjonsteori formidlingsarbeid brukeropplæring presentasjonsteknikk kvalitetssikring Arkivlokaler og arkivpleie Studentene skal tilegne seg kunnskaper om hvilke sikkerhetskrav som stilles til ulike lagringsmedier og informasjonsbærere, og hvordan man sikrer arkivsaker mot tyveri, brann, lys, fuktighet og andre former for skader og ødeleggelser. Studentene skal også tilegne seg kunnskaper om de kravene som stilles til ulike typer arkivlokaler i offentlig forvaltning. Arkivforskriftens krav til arkivlokaler Oppbevaringskrav til tradisjonelle medier (papir, skriveredskaper, m.m.), fotografisk materiale, mikrofilm og edb-medier Organisering og arbeidsmåter Forelesninger og diskusjoner, studiebesøk, tverrfaglig prosjektarbeid, selvstudium og oppgaver med veiledning. Oppgavene vil være knyttet til: personalforvaltning arkivorganisering saksbehandling arkivarens rolle og dokumentenes livsløp i organisasjonen arkivplanarbeid informasjonsforvaltning brukergrupper og kundebehandling Arbeidskrav Emneoppgaver Faglærer gir en oppgave 3. semester og en oppgave 4. semester. Oppgavene løses individuelt. Faglærer gir veiledning underveis i arbeidet med oppgavene. De to individuelle besvarelsene skal inngå i studentens mappe.

9 Prosjektoppgave Studenten lager en prosjektoppgave for emne i Organisasjon og administrasjon 1. Tema for prosjektet velges i samråd med faglærer. Oppgaven løses individuelt. Det gis veiledning under arbeidet med prosjektoppgaven som skal inngå i studentens mappe. Praksisperiode Midt i 1. studieår (ved innledningen til høstsemesteret ved deltidsstudium) har studentene en veiledet, obligatorisk praksisperiode på 6 uker heltid. Gjennom praksis skal studentene gjøre seg kjent med yrket, få praktisk erfaring med arbeid i arkivdannende institusjon, lære hvordan et arkiv fungerer i en virksomhet og utvikle evnen til kritisk evaluering av arkivarbeidet i virksomheten. Studenten blir plassert i enten en offentlig eller en privat virksomhet. Studentene forplikter seg til å ta den praksisplassen som utdanningen stiller til rådighet. Etter praksisperioden skal studenten levere en praksisrapport. Rapporten inngår i studentens mappe. Det gis veiledning under arbeidet med mappen. Vurdering Eksamensform er mappevurdering. Til fastsatt frist skal studenten levere mappen, som skal inneholde: de to obligatoriske besvarelsene på emneoppgavene det tverrfaglige prosjektarbeidet et refleksjonsnotat over egen læring og egne arbeider praksisrapporten Refleksjonsnotatet gis vurderingen bestått / ikke bestått av faglærer. Praksisrapporten vurderes bestått / ikke bestått av faglærer. De to emnebesvarelsene, samt den tverrfaglige prosjektoppgaven blir vurdert samlet. Det gis en samlet, gradert karakter på mappen, etter en gradert karakterskala med fem trinn fra A til E for bestått og F for ikke bestått. Det tverrfaglige prosjektarbeidet teller 50 prosent, de øvrige arbeidene teller samlet 50 prosent. Mappene vurderes av faglærer. Et tilfeldig utvalg på 25prosent av mappene vurderes også av ekstern sensor. Ekstern sensor deltar i arbeidet med fastsetting av vurderingskriterier. Hver del i mappa må være bestått for at emnet skal være bestått. Pensum Pensum deles ut ved studiestart