Agenda for regional samling Lilongwe April 2010

Transkript

1 Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 DAG 1 mandag Introduksjonskurs for nye arkivarer Presentasjon av deltakerne og foredragsholdere Tone Goffin og foredragsholderne Kort presentasjon av hvert enkelt arkiv og arkivar. Presentasjonen holdes av hver enkelt deltaker. Arbeidsfordeling og ansvarsområder for foredragsholdere presenteres av hver enkelt foredragsholder Praktisk informasjon om kurset Arkivet ved stasjonen Hva er din rolle? Hva er et arkiv, hva er arkivet sine oppgaver og plassering i organisasjonen? Hvilke arbeidsoppgaver skal utføres i et arkiv? Arkivdanning i manuelle arkiver Rutiner for arkivene Teoretisk gjennomgang av rutinedokumentet Arkivdanning i manuelle arkiver Rutiner for arkivene Praktisk gjennomgang av FileMaker Pro Jeanette Larsen (heretter: ) Anne-Lise Kirkerud ()

2 DAG 2 tirsdag Presentasjon av nye deltakere (og foredragsholdere) Tone Goffin og foredragsholderne Kort presentasjon av hvert enkelt arkiv og arkivar basert på innsendte arkivrapporter. Presentasjonen holdes av hver enkelt deltaker. Arbeidsfordeling og ansvarsområder for foredragsholdere presenteres av hver enkelt foredragsholder Praktisk informasjon om kurset Hva inneholder et arkiv? Hva inneholder et fullstendig arkiv, hvilke elementer må være tilstede i et arkiv for å kunne kalle dette arkivet for fullstendig? Hva slags konsekvenser får dette for en stasjon? Arkivdanning i offentlig sektor Fokus på journalføringsplikten Hva danner grunnlaget for journalføringsplikten? Hvordan påvirker dette vår hverdag, og hvilke vurderinger skal vi gjøre for å avklare hva som skal i arkiv? Arkivnøkkel Oppbygging og systematikk innføring i bruk av arkivnøkkel

3 Parallelle sesjoner Arkiver med DocuLive+ Arkiver med FileMaker Pro (manuelle) Tid: Tema Foreleser: Tid: Tema: Foreleser: Saksdannelse i elektroniske journaler Søk og gjenfinning, organisering av søk og lister Arkivnøkler og sakregistre på manuelle stasjoner Hvordan danner man et sakregister? Arkivstruktur i databaser Hvordan er denne strukturen bygget opp, og hvordan skal dette brukes? FileMakerPro Rapporter, journaler, søk og generering av filer for nye år DAG 3 onsdag Arkivlokaler Teoretisk gjennomgang av Riksarkivarens krav og veiledning til arkivlokaler i offentlig forvaltning. Hva er stasjonenes ansvar i forhold til lokalene? Arkivserier Gjennomgang av seriebegrepet. Knytning av dette til prosessene for bortsetting, avlevering og arkivkartlegging for arkivplan. Sirkeltrening 1. Økt Gruppen blir delt i tre og får interaktive øvelser i gjennomgang av 3 forskjellige poster : 1. Arkivlokaler Er lokalet for arkivdanning i henhold til veiledningen? 2. Arkivserier Hvilke serier og arkivskapere kan vi identifisere på stasjonen? 3. Praktisk bortsettingsarbeid Pakking og listeføring //TOE

4 Sirkeltrening 2. Økt Gruppen blir delt i tre og får interaktive øvelser i gjennomgang av 3 forskjellige poster. Sirkeltrening 3. Økt Gruppen blir delt i tre og får interaktive øvelser i gjennomgang av 3 forskjellige poster. Utflukt //TOE //TOE

5 Dag 4 torsdag Kassasjon av arkivmateriale Teoretisk gjennomgang Hvilke vurderinger skal gjennomgås i forkant av en kassasjon? Hva er arkivaren sin rolle i disse vurderingene? Parallelle sesjoner Arkiver med DocuLive+ Arkiver med FileMaker Pro (manuelle) Tid: Tema Foreleser: Tid: Tema: Foreleser: Kassasjon av arkivmateriale. DL Kassasjon av arkivmateriale FMP Offentlighetsloven og Offentlig elektronisk postjournal Hva er arkivarenes arbeidsoppgaver i denne sammenheng og hva er nytt i lov og forskrift? Hvordan blir dette løst i OEP og hva er fremtiden for denne? Arkivene ved utenriksstasjonene Hva er fremtiden? Visning av P 360 Visning av det oppgraderte elektroniske saksbehandlingssystemet. Samspillet i elektronisk arkiv og saksbehandling. Arkivinformasjon og opplæringstiltak Hvilke opplæringstilbud finnes? Orientering om opplæringstiltak for arkivarer og arkivfaglig informasjon på Intranett. Oppsummering av samlingen Innspill og tilbakemeldinger på samlingen, med evaluering Tone Goffin

6