Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 26.04.2016, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 18:50 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 16/13 16/21 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder Inger-Christin Torp, AP, nestleder Per Hugo Samuelsen, Ap Else Marie Hagen, Pp Atle Larsen, FRP Forfall Ellen Marie Mikkelsen Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: rådmann Unni Skaar og økonomisjef Hilde Lind til sak 16/15 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene skulle behandles for åpne dører.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 26.04.2016 Sakliste PS 16/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.2 2016 PS 16/14 PS 16/15 PS 16/16 PS 16/17 PS 16/18 PS 16/19 PS 16/20 PS 16/21 Orientering om skatteregnskapet for 2015 - Sarpsborg kommune Uttalelse til årsregnskapet for 2015 - Sarpsborg kommune Uttalelse til årsregnskapet 2015 for Sarpsborg Frivilligsentralen KF Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS Bodalstranda - svar fra rådmann på spørsmål om protokollering, habilitet og høringsprosess Varsling angående mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale Vedlegg u. off., jf. Off. loven 24, 1 og 2 ledd Referater og meldinger Eventuelt PS 16/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.2 2016 1. Protokoll fra møtet 16.2 2016 godkjennes (I forslaget til vedtak var dato feil, 11.2 ble rettet til 16.2) 1. Protokoll fra møtet 16.2 2016 godkjennes PS 16/14 Orientering om skatteregnskapet for 2015 - Sarpsborg kommune 1. Kemners redegjørelse for skatteregnskapet 2015, tas til orientering Forslag til vedtak ble justert siden kemner ikke var til stede i møtet for å gi en orientering 1. Skatteregnskapet 2015, tas til orientering
PS 16/15 Uttalelse til årsregnskapet for 2015 - Sarpsborg kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Sarpsborg kommune sitt årsregnskap for 2015 som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Sarpsborg kommune sitt årsregnskap for 2015 som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 16/16 Uttalelse til årsregnskapet 2015 for Sarpsborg Frivilligsentralen KF 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Sarpsborg Frivilligsentral KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Inger-Christin Torp gjorde utvalget oppmerksom på at i årsrapporten til Frivilligsentralen (s. 4), står hun oppført som nestleder i styret. Inger-Christin Torp ble fritatt fra vervet som nestleder etter hun ble valgt inn i kontrollutvalget (jf. bystyresak 12/15, 12.2 2015) 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Sarpsborg Frivilligsentral KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 16/17 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering Administrerende direktør Laila Nagelhus informerte om brevet og om sammenslåingsprosess mellom Østfold kommunerevisjon IKS og Follo distriktsrevisjon
1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering PS 16/18 Bodalstranda - svar fra rådmann på spørsmål om protokollering, habilitet og høringsprosess 1. Kontrollutvalget tar rådmannens svar på spørsmål om habilitet, protokollering og dokumentasjonen om høringsprosessen til orientering. Kontrollutvalget mener at mottatt dokumentasjon opplyser saken tilstrekkelig til at det ikke er nødvendig for kontrollutvalget å gjøre ytterligere undersøkelser. 2. Informasjonen fra rådmannen videresend til Sandbakken og Klavestadhaugen velforening 1. Kontrollutvalget tar rådmannens svar på spørsmål om habilitet, protokollering og dokumentasjonen om høringsprosessen, til orientering. Kontrollutvalget mener at mottatt dokumentasjon opplyser saken tilstrekkelig til at det ikke er nødvendig for kontrollutvalget å gjøre ytterligere undersøkelser. 2. Informasjonen fra rådmannen videresendes til Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening PS 16/19 Varsling angående mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale 1. Henvendelse om mulig mislighet ved fakturering til kommunen fra navngitt firma, sendes til revisjonen for videre undersøkelse slik det er avtalt i møtet. Seksjonsleder Anders Svarholt redegjorde for saken Forslag til vedtak ble endret til å lyde: «Kontrollutvalget ber revisjonen om å klarlegge fakta i saken i samråd med rådmannen.» 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å klarlegge fakta i saken i samråd med rådmannen. PS 16/20 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering
1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/21 Eventuelt Kontrollutvalgets møte 14. juni avholdes hos Borg Havn