Evenes kommune Møteinnkalling Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 01.10.2013 Tid: 09:00 Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av vara. Vara møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Sissel Storelv Leder H Svein Nilsen Nestleder SP Hermod Iversen Medlem Steinar Sørensen Medlem Britt Kristiansen Alseth Medlem Edel Danielsen Medlem Side1
Side2
Saksnr PS 11/13 PS 12/13 PS 13/13 PS 14/13 PS 15/13 Innhold Godkjenning av protokoll forrige møte Vernerunder i Evenes kommune Arbeid i Nærvær gruppe Revisjon internkontrollmappe for HMS Referatsaker Andre protokolleringer: Innkalling og saksliste godkjent uten merknader. Møtet hevet kl. 12:15. Side3
Side4
PS11/13Godkjenningavprotokollforrigemøte Side5
Evenes kommune Fellesavdelingen Saksframlegg Dato: Arkivref: 21.08.2013 2012/197-1324/2013 / 440 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 06 Saknsnr Utvalg Møtedato 12/13 Arbeidsmiljøutvalget 01.10.2013 Vernerunder i Evenes kommune Rådmannens innstilling 1.AMU tar rapportene fra vernerundene ved Evenes Syke og bygdehjem, psykisk helsetjeneste, Bogen barnehage, Liland barnehage, Miljøtjenesten og Hjemmetjenesten, til orientering. 2.AMU ber om at virksomhetsområder som ikke har gjennomført vernerunder siste året gjennomfører disse innen utgangen av november. Dokumenter i saken: Rapport fra vernerunde i Evenes Syke og Bygdehjem, psykisk helsetjeneste. Rapport fra vernerunde i Bogen barnehage. Rapport fra vernerunde i Liland barnehage. Rapport fra vernerunde i Miljøtjenesten. Rapport fra vernerunde i Hjemmetjenesten. Saksopplysninger Vernerunder er sammen med annet systematisk arbeide en del av løpende HMS-arbeidet i Evenes kommune. Det foreligger rapporter fra Liland skole, Evenes Syke og Bygehjem med psykisk helsetjeneste, Bogen barnehage, Liland barnehage, Hjemmetjenesten, og Miljøtjenesten. Det er ikke gjennomført vernerunde på Rådhuset. Dette skylles at det ikke er valgt verneombud på rådhuset. Det vil bli gjennomført vernerunde så snart det er valgt nytt verneombud. Det er heller ikke foretatt vernerunde hos helsesøster og på legestasjonen. Dette vil bli etterlyst. Det ble sendt ut brev/mail til alle organisasjonene, datert 15.mars 2013, med invitasjon til innspill om kandidater til verneombud. Dette med begrunnelse at våre verneombud har stått i en toårsperiode. Det er ikke kommet inn noen svar på denne invitasjonen. Side6
Det er ønskelig å utarbeide ny vedlikeholdsplan, i dette arbeidet vil det være viktig å få inn data både for hva som bør gjøres ut fra en vedlikeholdsfaglig vurdering, men også hvilke forhold som oppleves å virke inn på arbeidsmiljøet. Vurderinger Rådmannens vurdering framgår av forestående Steinar Sørensen Rådmann Personal- og økonomikonsulent Side7
Evenes kommune Fellesavdelingen Saksframlegg Dato: Arkivref: 21.08.2013 2012/197-1327/2013 / 440 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 06 Saknsnr Utvalg Møtedato 13/13 Arbeidsmiljøutvalget 01.10.2013 Arbeid i Nærvær gruppe Rådmannens innstilling Arbeidsmiljøutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til etterretning. Dokumenter i saken: Referat fra møter i Nærværgruppen, 10. april, 30. april, 16. mai og 28. mai. Mandat til Nærværgruppen. Forslag til ny medarbeidersamtale. Sykefraværsrapport 2. kvartal 2013. Saksopplysninger Det er utarbeidet et mandat til Nærværgruppen. Gruppen har hatt fire møter siden forrige møte i AMU. Det er utarbeidet forslag til ny medarbeidersamtale. Det skal utarbeides en ensides plakat med fokus på nærvær som skal henges opp på mat rom og andre egnede steder. Målet er at medarbeidersamtalen skal presenteres på personalmøter i høst. Gruppen skal til Hamarøy kommune i høst, og bli presentert for Hamarøy kommunes arbeid for å få ned sykefraværet i kommunen. Vurderinger Det viser seg at det totale sykefraværet ikke er redusert 2. kvartal 2013. Dette er noe høyere enn forventet, og gjør det veldig vanskelig å nå årets målsetning på 8 prosent. Arbeid med sykefravær er påvirkning av holdninger. Dette er ressurskrevende og tidkrevende. Vi mener fortsatt at langtidsmålene for sykefravær i Evenes kommune er realistisk å nå. Steinar Sørensen Rådmann Personal- og økonomikonsulent Side8
Vedlegg: Evenes kommune Notat Fellesavdelingen Deres dato: Deres ref: Vår dato: Vår ref: 10.04.2013 2013/37-0 / 461 76 98 15 06 Til stede: Hermod Iversen, Kristina Simonsen, Gunnar Bergvik, Stig Ørjan Haugen Med hilsen Referat møte i nærværgruppe 10 april 2013. Gruppen gjennomgikk oppsatt møteplan. Det ble drøftet i et bredt spekter hvilke tiltak som vil være effektiv i forhold til å nå gruppens målsetning. Det ble oppnådd enighet om at gruppen oppsøker Hamarøy kommune, som er en sykses kommune i forhold til å få redusert sykefraværet. Punkter som ble drøftet: Plakat med få punkter, satt fokus på temaet. Regelverk Bearbeid arbeidstakers eget ansvar. Søke å skjerpe legers utskriving av sykemelding Nav som oppdragsgiver for lege Fokus på bruk av 8 dagers regel for egenmelding Gjengangere Holdninger, endringer i samfunnet. Fokus på hva som kan endres på arbeidsplassen. Bemanning Seniorpolitikk Innsikt i egen arbeidskappasitet/helse. Personlig arbeidstempo, aksept for arbeidskolega. Regulering av arbeidsplassen. Hva er akilleshelen. Møteplan videre ble: 30 April. Besøk Hamarøy kommune. 16. mai, 28. mai, og 11. juni møter fra. 0830-1100. Side9
Personal- og økonomikonsulent Evenes kommune Notat Fellesavdelingen Deres dato: Deres ref: Vår dato: Vår ref: 30.04.2013 2013/37-0 / 461 76 98 15 06 Til stede: Hermod Iversen, Kristina Simonsen, Tove Solbærg, Gunnar Bergvik, Referat fra møte i Nærvær og sykefraværsgruppe 30.04.2013 Det ble foretatt drøfting om det videre arbeidet i gruppen. Vi kom fram til en skisse til grovplan: Nåsituasjon: Få fram positiv tilbakemelding til arbeidstaker. Bevistgjøring i forhold terkel for sykemelding Tilsetningssamtale nytilsetning/stillingsutvidelse. Skolering i forhold til medarbeidersamtaler Utarbeidelse av egne strategier. Omplassering Økt vilje til å tenke løsningsorientert for alle parter. 1. Det ble drøftet nødvendigheten av å sette fokus på arbeidstakere som har større stillingshjemler enn de er i stand til betjene 2. Gruppen må utarbeide en strategiplan 3. Viktigheten av å benytte medarbeidersamtaler på riktig måte. Få fram to til tre vesentlige områder. 4. Kompetanseheving hos mellomledere/fagledere i forhold til medarbeidersamtalen. 5. Vi må sette fokus på Hva gjør du? Hva klarer du? 6. Det er viktig å bevistgjøre den ansatte på egen viktighet i stilling, og betydning i forhold til egne kolegaer. 7. Vi må bevistgjøre den ansatte på egne plikter i sitt arbeid i medarbeidersamtalen. HJEMMLEKSE: Side10
Se gjennom mal for medarbeidersamtaler og kom med innspill slik at vi får to til tre hovetema i denne. Et av disse er sykefravær/ arbeidsnærvær. Personal- og økonomikonsulent Evenes kommune Notat Fellesavdelingen Deres dato: Deres ref: Vår dato: Vår ref: 16.05.2013 2013/37-0 / 461 76 98 15 06 Til stede: Kristina Simonsen, Hermod Iversen, Tove Solberg, Stig Ørjan Haugen. REFERAT 16.05.2013 Vi drøftet alternative løsninger rundt problemstillingen fravær. Det ble oppnådd enighet om at vi går videre med medarbeidersamtalemalen og setter denne opp i tre hovedbolker. 1. Forrige samtale / Arbeidsoppgaver 2. Samarbeide / Trivsel 3. Heles/Nærvær/Sykefravær. Hva er vi enige/uenige om. Vi produserer innspill til en plakat på hver avdeling, se vedlagt innspill. Personal- og økonomikonsulent Side11
Evenes kommune Notat Fellesavdelingen Deres dato: Deres ref: Vår dato: Vår ref: 28.05.2013 2013/37-0 / 461 76 98 15 06 Til stede: Hermod Iversen, Kristina Simondsen, Gunnar Bergvik, Stig Ørjan Haugen Referat møte 28. mai 2013 Deltagerne gikk gjennom forslag til medarbeidersamtale presentert av Stig Ørjan. Det enighet om at Hermod Iversen og Stig Ørjan skulle lage forslag til redigert introduksjonsside til medarbeider samtalemalen til neste møte. Denne skulle blant annet inneholde en forklaring på at spørsmål stillingen er veiledende, og at det kun skal velges ut tre til fire spørsmål for hvert tema. Det skal også komme klart fram at dersom forhold framkommer under samtalen, er det et klart lederansvar å gripe tak i disse og handle. Planen er å ferdigstille malen, og få gjennomført opplæring av ledere til bruk av denne tidlig i høst. Gruppen skal så delta på personalmøter i organisasjonen for å forklare viktigheten av medarbeidersamtalen for brukerne. Det ble også drøftet at det må stilles et skjerpet krav i forhold til ledere når det gjelder nærvær. Videre skal Stig Ørjan purre på i forhold til å få et møte med Hamarøy kommune. Eventuelt finne alternative kommuner for et besøk. Personal- og økonomikonsulent Side12
SAMTALEGUIDE FOR MEDARBEIDERSAMTALER I EGEN KOMMUNE Medarbeidersamtaler i EGEN kommune er et ledelsesverktøy som skal være en hjelp til å forbedre resultater og videreutvikle god ledelse og et godt arbeidsmiljø. Denne samtaleguiden skal tjene som hjelpemiddel for planlegging, forberedelse og gjennomføring av samtalen. Med støtte i samtaleguiden gjøres nødvendige tilpasninger til hver enkelt samtale, med individuell tilnærming til den enkelte medarbeider som mål. Hensikten med medarbeidersamtaler kan kort beskrives i tre punkter: avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold og resultater utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige planlegge og veilede i forbindelse med den enkeltes faglige og karrieremessige utvikling, med nødvendig oppmerksomhet på livsfaseorientert personalledelse Lederen har ansvar for at medarbeidersamtaler blir avtalt og gjennomført årlig. Tid og sted avtales 1-2 uker før samtalen skal finne sted, og lederen sørger for at medarbeideren får samtaleguiden til bruk i forberedelsen. Det bør avtales en tidsramme på 2 timer for samtalen. Samtalen bygger på fortrolighet og tillit. All dokumentasjon i sammenheng med samtalen skal behandles konfidensielt, hvis ikke annet er avtalt. Det som avtales skal skrives i samtaleguidens oppsummering/handlingsplan, og underskrives av begge samtaleparter. Leder og medarbeider skal ha hver sin kopi av handlingsplanen. Når ledelsesforholdet mellom en leder og medarbeider opphører, skal dokumentasjonen fra medarbeidersamtaler makuleres. Side13
MEDARBEIDERSAMTALER I EGEN KOMMUNE Momenter / problemstillinger 1 a. Oppfølging av forrige samtale Tiltak Momenter / problemstillinger 1b. Arbeidsoppgaver Forslag til tiltak Side14
MEDARBEIDERSAMTALER I EGEN KOMMUNE Momenter / problemstillinger 2. Samarbeid / Trivsel Forslag til tiltak Momenter / problemstillinger 3. Helse Nærvær Sykefravær Forslag til tiltak Side15
MOMENTLISTE FOR MEDARBEIDERSAMTALER I 1. Oppfølging av forrige samtale EGEN KOMMUNE 1. Hva var vi enige om sist, og hvordan har det gått? 2. Hva har vært bra/mindre bra og hva kan årsakene være? 3. Hvordan kan vi eventuelt følge opp tiltakene videre i neste periode? Arbeidsoppgaver 4. Hva er dine 3-5 viktigste arbeidsoppgaver? 5. Er det andre oppgaver du kan tenke deg å ha? 6. Får du nok tid til å drøfte dine arbeidsoppgaver med leder eller andre? 7. Hvordan er arbeidsbelastningen for deg daglig/i perioder? 8. Bruker du mye tid på oppgaver/innsats som ikke kan måles? I så fall hva? 9. Er oppgaver og ansvar tilpasset dine kunnskaper og erfaring? 10. Hvordan var nytten av den opplæring som ble gjennomført i forrige periode? Hvordan er behovet for faglig utvikling/oppdatering kommende år? På sikt? 11. Har du ønsker om/behov for endret tilrettelegging av arbeidssituasjonen din, f.eks. redusert arbeidstid, fysisk aktivitet i arbeidstida, spesielle hjelpemidler? 12. Hva synes du selv om dine prestasjoner i perioden? Hvordan har tilbakemelding fra leder og andre medarbeidere på utført arbeid, innsats og resultater vært siden sist? 13 Hvordan kan din faglige utvikling best ivaretas/tilrettelegges (internopplæring, kollegaveiledning, eksterne kurs, prosjektarbeid, grunnutdanning, etterutdanning, annet)? 2. Samarbeid / Trivsel 1. Er det klart hvilke forventninger medarbeider/leder har til hverandre? 2. Er arbeidsoppgavene dine klart definert, og hvilke krav settes til ditt arbeid? 3. Har du reell medinnflytelse i ditt arbeid? 4. 5. Hvordan opplever du samarbeid og omgangstone med kolleger? 6. Beskriv arbeidsmiljøet fra ditt ståsted. Trives du? 7. Hva mener du hemmer/fremmer et godt arbeidsmiljø? 8. Hva mener du om forholdet mellom deg og din leder? 9. Opplever du mobbing på arbeidsplassen? 10. Hva kan du selv bidra med for å skape/opprettholde et godt arbeidsmiljø? 11. 12. Ser du for deg at du jobber her om 3-5 år? Hva skal til? Hvordan kan din erfaring brukes på en god måte i organisasjonen? 13. Er det andre forhold som har betydning for deg i arbeidssituasjonen, og som du ønsker å ta opp? Side16
3. Helse Nærvær Sykefravær 1. Hvilke tanker gjør du deg i forhold til sykefravær i avdelingen? 2. Hvilke tanker i forhold til eget sykefravær? 3. Føler du at din kapasitet i forhold til pålagte oppgaver er grei? I hvor stor grad opplever du at personalledelsen fra din leder er tilpasset deg og din situasjon (livsfaseorientert personalledelse, evt. seniorpolitikk)? leders signatur medarbeiders signatur Side17
Evenes kommune Fellesavdelingen Saksframlegg Dato: Arkivref: 21.08.2013 2012/197-1328/2013 / 440 Saksbeh: Saksbeh. tlf: 76 98 15 06 Saknsnr Utvalg Møtedato 14/13 Arbeidsmiljøutvalget 01.10.2013 Revisjon internkontrollmappe for HMS Rådmannens innstilling 1 AMU vedtar at det settes i gang en revisjon av mappe for internkontroll for helse miljø og sikkerhet i Evenes kommune. Dokumenter i saken: Mappe internkontroll for helse miljø og sikkerhet på jobb Saksopplysninger Det er en økende bevissthet på at det er relativt lenge siden mappen for internkontroll på HMS området er utarbeidet. Dette fører til at det muligens ikke er det store fokus på dette området. Vurderinger Innholdet i internkontrollmappen er relativt bra, men det er liten bevissthet i kommunen på innholdet i mappen. I tillegg er en del lover og forskrifter endret siden mappen ble utarbeidet. Dette fører til at det bør gjennomføres en revisjon av mappen. Steinar Sørensen Rådmann Personal- og økonomikonsulent Side18
PS15/13Referatsaker Side19