SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Marit Pettersen Arkiv: 614 &53 Arkivsaksnr.: 14/7777-5 Dato: 21.10.2014 UTLEIE AV SKOLELOKALER TIL FRIVILLIG SEKTOR - PRINSIPIELLE AVKLARINGER â INNSTILLING TIL: Bystyrekomiteen for kultur, idrett og byliv / bystyret Bystyrekomiteen for kultur, idrett og byliv innstiller til bystyret. Bystyrekomiteen for helse, sosial og omsorg og bystyrekomiteen for oppvekst og utdanning tar saken til orientering. Rådmannens forslag til vedtak: 1. De prinsipielle føringene i rådmannens saksframlegg legges til grunn ved iverksetting av Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform, punkt 4.2.a. 2. Rådmannen kartlegger aktuelle lokaler og utarbeider nærmere retningslinjer og rutiner for ordningen. Retningslinjene legges fram til politisk behandling. 3. Ordningen iverksettes gradvis, som beskrevet i saksframlegget. 4. Økonomiske konsekvenser vurderes løpende i økonomiplansammenheng. 5. Ordningen evalueres innen utgangen av 2016. Osmund Kaldheim rådmann á Kari Høyer Kommunaldirektør
â UTLEIE AV SKOLELOKALER TIL FRIVILLIG SEKTOR - PRINSIPIELLE AVKLARINGER Innledning Rådmannen legger i denne saken fram forslag til hvilke prinsipper som bør legges til grunn når kommunen stiller skolelokaler med utearealer vederlagsfritt til rådighet for frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle tiltak i nærmiljøet, jfr. punkt 4.2.a i Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform. Hensikten med prinsippsaken er å legge grunnlag for en utleiepraksis som imøtekommer frivillig sektors behov for rimelige lokaler, og samtidig ivaretar primærbrukernes trygghet. Etter at vedtak er fattet, vil rådmannen kartlegge hvilke lokaler som skal inngå i ordningen, og utarbeide retningslinjer og rutiner for ordningen. Retningslinjene vil bli lagt fram for politisk behandling. Rådmannen anbefaler at bystyrekomiteen for byutvikling og kultur avgir innstilling i saken, og at den i tillegg legges fram for de andre bystyrekomiteene til orientering. Saken ble lagt fram for bystyrekomiteene i møte 7.10.2014. Bystyrekomiteen for kultur, idrett og byliv vedtok å utsette saken. Svar på komiteens spørsmål og innspill i møtet er innarbeidet nedenfor. Bakgrunn Bystyrets vedtak 17.6.2014 om Drammen kommunes frivillighetspolitiske plattform: 4.2.a: Kommunen stiller skolelokaler vederlagsfritt til rådighet for frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle tiltak i nærmiljøet. 4.2.d: Kommunen sørger for tilgjengelig og enkel behandling av søknader om økonomiske tilskudd og leie av lokaler. Bystyrets vedtak 18.6.2013 om Bystrategi for Drammen: Langsiktig mål 2, kapittel om nærmiljøer: Skolene skal være aktivitetssentre for bydelene sine. Strategi 3, samme kapittel: Etablere organisert og uorganisert aktivitet i tilknytning til skolene for å forsterke bydelsperspektivet. Langsiktig mål 4, kapittel om grunnskole: Skolene skal være arenaer for aktivitet og læring på dag- og kveldstid. Strategi 7, kultur: Tilrettelegging, blant annet gjennom lokaler og forutsigbare rammebetingelser, for foreninger og frivillige. Bystyrets vedtak 24.5.2011 om Økt bruk av skolene til kulturformål: Ordningen rundt utleie av idrettshaller og gymnastikksaler videreføres. Skolene tydeliggjør hvilke andre lokaler som kan leies ut. Betalingssatsene for voksne aktører innenfor det frivillige kulturlivet som ikke dekkes av 7 i Voksenopplæringsloven, opprettholdes med gjeldende betalingssats på kr 300.- for engangsleie. Ved fast leie gjennom året, tas en symbolsk leie på kr 1000.- (kr 500.- pr halvår). Drammen kommune oppdaterer sine informasjonsrutiner for å synliggjøre ordningen rundt utleie av skolenes lokaler til kulturaktiviteter for barn og unge samt voksne slik at flest mulig vet om ordningen.
Bystyrets vedtak 22.3.2011 om Tilskudd til kulturlivet amatørkulturen i fokus (utdrag): 3.2. Muligheter og vilkår for det frivillige kulturlivets og idrettens bruk av skolene som lokaler for sin aktivitet legges fram som egen sak, jfr. bystyrets vedtak 6 i økonomiplan 2011-2014. Bystyrets vedtak 23.11.2010 om Økonomiplan 2011-2014: 6. Økt bruk av skolene til kulturformål: Bakgrunn: Byens skoler bør være gunstige arenaer som øvingsarenaer for musikkorps, orkestre og sangkor etc. som trenger prisgunstige lokaler. Det forutsettes at slik bruk enkelt og greit kan kombineres med skolens primæroppgave å være gode undervisningsarenaer. Vedtak: Bystyret ber om egen sak om muligheter og vilkår for at det frivillige kulturlivet, herunder idretten, kan ta i bruk skolene som lokaler for sin aktivitet. Andre kommuner Til orientering kan nevnes at Asker kommune har etablert en ordning hvor andre aktører / bruksformål enn idrett har fortrinnsrett til leie av haller i tilknytning til skolene én kveld pr uke. Trondheim kommune har etablert en ordning med gratis leie av kommunale lokaler (inkludert gymsaler og skolebasseng) for frivillig sektor. Tilbudet til frivillig sektor ni prinsipielle avklaringer 1) Målgruppe: Frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører Rådmannen foreslår at målgruppen for tilbudet (brukere, leietakere) skal være frivillige organisasjoner og andre ikke-kommersielle aktører. Utleie av skolelokaler er et virkemiddel i kommunens tilrettelegging for frivillig sektor. Brukervennlighet og tilrettelegging for mangfoldet av aktører er viktige hensyn ved utformingen av utleieordningen. Utleie til kommersielle aktører faller utenfor ordningen. 2) Bruksformål: Ikke-kommersielle aktiviteter Rådmannen foreslår at bruksformålet begrenses til ikke-kommersielle aktiviteter. Med ikkekommersielle aktiviteter menes for eksempel møter, fritidsaktiviteter, medlemsaktiviteter av ymse slag, aktiviteter tilrettelagt for (grupper av) innbyggere i lokalsamfunnet, inkludert overnatting i samband med slike aktiviteter. Salg av forfriskninger, utlodning eller andre former for pengeinnsamling til organisasjonens virksomhet eller andre ideelle formål regnes ikke som kommersiell aktivitet. Tjenesteyting av faglig profesjonell karakter faller utenfor ordningen, selv om tjenesteytingen skjer i regi av en non-profit-organisasjon. 3) Leieobjekter: Skolelokaler som normalt benyttes til undervisning og administrasjon Rådmannen foreslår at utleieordningen omfatter lokaler som normalt benyttes til undervisning og administrasjon, og utearealer knyttet til slike lokaler. Eksempler: Møterom / klasserom / grupperom med teknisk utstyr, aulaer / scener / allrom med utstyr, foajeer / fellesarealer, kantiner / skolekjøkken med utstyr, spesialrom (sløyd, håndarbeid, musikk mv) med utstyr.
4) Leieobjekter: Skolegymsaler og haller ved skolene Forslaget nedenfor skiller mellom gymsaler og haller ved skolene. Rådmannen foreslår videreføring av dagens praksis for utleie av haller ved skolene. Dette innebærer at andre aktører / bruksformål enn idrettslag / idrett kan leie disse lokalene, både fast og leilighetsvis, men at idrettslag / idrett har fortrinnsrett til leie på kveldstid på hverdager. Rådmannen foreslår ny praksis for utleie av skolegymsaler. Dette innebærer at andre aktører / bruksformål likestilles med idrett når det gjelder leie av disse lokalene. Forslaget ble forelagt Drammen Idrettsråd (DIR) i møte 21.10.2014. DIR slutter seg til forslaget, under forutsetning av at ordningen evalueres etter en prøveperiode, slik rådmannen foreslår, og at DIR involveres i evalueringen. Argumenter for rådmannens forslag: - Gymsaler er egnede lokaler for andre aktører / bruksformål som etterspør lokaler. Eksempler: Korps, orkestre, dans, annen fysisk aktivitet i regi av andre enn idrettslag, arealkrevende fritidsaktiviteter, aktiviteter/arrangementer i skolens regi som ikke er undervisningsrelatert. - Nye aktører / bruksformål i gymsalene vil bidra til å etablere skolene som aktivitetssentra for bydelene, i tråd med bystrategien. - Skolegymsaler har tradisjonelt vært brukt som arena for mange formål og funksjoner i lokalsamfunnet, og er ofte fysisk tilrettelagt for dette (for eksempel med scene og stablestoler). - Gymsaler er skolelokaler (undervisning er primærformål). Haller er idrettslokaler (idrett er primærformål). 5) Leietider og leieperioder: Kvelder og helger, fast og leilighetsvis Rådmannen foreslår at det åpnes for utleie når det aktuelle lokalet / arealet ikke er i bruk til undervisning og administrasjon. Frivillig arbeid og andre ikke-kommersielle aktiviteter foregår i folks fritid. Behovet for lokaler er derfor størst på ettermiddags- og kveldstid på hverdager, og på dagtid i helgene. I enkelte tilfelle kan det være aktuelt å gi tillatelse til overnatting i samband med bruksformål som faller inn under ordningen. Det bør gis anledning til både fast leie (helt / halvt år) og leilighetsvis leie. 6) Leiepriser: Gratis leie, både for voksne og barn Rådmannen anbefaler at skolelokaler med utearealer leies ut vederlagsfritt til alle aktører / bruksformål som faller inn under ordningen. Både i et folkehelseperspektiv og et frivillighetsperspektiv er det viktig å stimulere til aktivitet, også blant voksne og eldre innbyggere. Voksnes frivillige arbeid har stor samfunnsmessig verdi. Frivillig arbeid gir materielle og immaterielle verdier til samfunnet. Tilrettelegging i form av gratis leie vil være et godt uttrykk for kommunens anerkjennelse av det arbeidet som nedlegges. Gratis leie innebærer administrativ forenkling og vil gi maksimal forutsigbarhet til både brukere og kommune. Når det gjelder voksenopplæring, er gratis leie lovpålagt, jfr. voksenopplæringslovens 7. Rådmannen foreslår at gratisprinsippet gjøres gjeldende for gymsaler. Gymsaler er skolelokaler (undervisning er primærformål). Haller er idrettslokaler (idrett er primærformål). Selvkost ved utleie av haller er atskillig høyere enn selvkost ved utleie av lokaler som normalt brukes til tjenesteyting og administrasjon. Dersom lokalene ikke skal leies ut vederlagsfritt til alle aktører / bruksformål, anbefaler rådmannen fortsatt vederlagsfri utleie til barne- og ungdomsorganisasjoner, aktiviteter for barn og unge,
aktiviteter/arrangementer i regi av kommunen, og aktører og aktiviteter som har direkte tilknytning til skolens virksomhet (se punkt 12). Leieprisen bør da subsidieres like sterkt i forhold til selvkost som leieprisen i idrettshaller. Prisen for fast leie bør være lavere enn for leilighetsvis leie, jfr. bystyrets vedtak 24.5.2011. I tråd med bystyrets vedtak 22.3.2011 Tilskudd til kulturlivet amatørkulturen i fokus, bør subsidier ytes i form av lav leiepris, ikke i form av refusjon. Dette gir minst administrasjon og mest forutsigbarhet for brukerne. Alle leiepriser bør fastsettes av bystyret. 7) Informasjon: God informasjon som når fram til målgruppen Rådmannen vil allerede høsten 2014 iverksette tiltak for forbedring av informasjon og markedsføring av eksisterende og framtidig tilbud, i tråd med bystyrets vedtak 24.5.2011. Utleieordningen må utformes slik at potensielle leietakere får fyllestgjørende og effektiv informasjon om utleietilbudet. For potensielle leietakere er nettbasert informasjon viktigst, men også andre kanaler må brukes aktivt. Informasjonen må være vinklet mot de aktuelle aktører / aktiviteter. 8) Bestilling og beslutning: Rask og enkel søknadsbehandling på nett, klagerett Rådmannen vil gradvis iverksette tiltak for tilgjengelighet, klargjøring, ensretting og effektivisering av søknadsbehandlingen. Utleieordningen må uformes slik at søknadsrutinene er enkle og svar på søknad kommer raskt. Ordningen må gi leietakerne best mulig forutsigbarhet. Digitale løsninger gir best brukervennlighet og størst effektivitet. Utleie av kommunale lokaler til subsidiert pris er å anse som offentlig myndighetsutøvelse. Beslutninger om utleie av skolelokaler faller dermed inn under forvaltningslovens regler for enkeltvedtak, og søkere har klagerett etter forvaltningsloven. 9) Orden og renhold: Tillit til leietaker, forbud mot alkohol Rådmannen legger opp til at leietaker fortsatt skal stå ansvarlig for tilsyn, orden, rydding og renhold. Dersom leietaker ikke viser seg tilliten verdig, har kommunen rett til å avslutte leieforholdet, og belaste brukeren for eventuelle ekstrautgifter. Anledning til å nyte medbrakt mat og drikke er viktig for mange leietakere i målgruppen for dette tilbudet. Forbud mot røyking og bruk av alkohol er en selvfølge i skolelokaler. Ved utleie står sikkerhet sentralt, og da særlig brannsikkerhet. Eier av lokalet det vil si Drammen kommune ved forvalter (Drammen Eiendom KF) og primærbruker (virksomhetsleder) har ansvar for alle funksjoner knyttet til forebygging av brann. Leietaker har ansvar for brannsikkerhet knyttet til sine aktiviteter, og for evakuering ved brann. Detaljerte bestemmelser om leietakers plikter og ansvar orden, renhold, nøkler, voksnes ansvar ved utleie til barn og unge, mislighold mv vil bli innarbeidet i retningslinjene for utleieordningen. Det samme gjelder regler knyttet til overnatting i gymsaler.
Hensynet til primærvirksomheten tre prinsipielle avklaringer 10) Elever, foreldre og brukere: Elevenes og brukernes trygghet har førsteprioritet Rådmannen vil gjennomgå alle aktuelle bygg før lokaler med utearealer legges ut i utleietilbudet. Ved utleie av lokaler i skoler må hensynet til barnas trygghet ha førsteprioritet. Foreldre må være sikre på at bilder, eiendeler og personlig utstyr ikke faller i uvedkommendes hender eller kan bli misbrukt. 11) Teknisk tilpasning for utleie: Primærvirksomhetens behov har førsteprioritet Utleieordningen kommer i tillegg til den daglige virksomheten i de aktuelle lokalene / arealene. Lokaler med utearealer innrettes først og fremst etter skolens / undervisningens behov. Der det er mulig bør det likevel gis mulighet for oppbevaring av utstyr for faste leietakere. Akustisk tilrettelegging for musikkutøvelse vil bli vurdert i forbindelse med nybygg / rehabilitering. Rådmannen understreker at etablering av utleieordningen ikke innebærer at kommunen forplikter seg til å skaffe lokaler til målgruppen, og ikke forplikter seg til særskilt teknisk tilrettelegging for målgruppen. 12) Fortrinnsrett ved utleie: Aktører og aktiviteter knyttet til primærvirksomheten Rådmannen foreslår at aktører og aktiviteter som har direkte tilknytning til skolens virksomhet får fortrinnsrett til leie av skolelokaler. Eksempler: Skolekorps, skolekor, andre aktiviteter for elevene, FAU, møter for foreldre / ansatte ved skolene. Økonomiske og administrative konsekvenser tre prinsipielle avklaringer 13) Administrativt ansvar: Samordning, sentralisering og digitalisering I dag varierer praksis fra skole til skole. Rådmannen vil samordne informasjon om ordningen og rutiner for booking og søknadsbehandling, for å gjøre ordningen best mulig tilgjengelig for frivillig sektor som leietakere. Det legges opp til gradvis overgang fra dagens manuelle rutiner til framtidas digitale selvbetjeningsløsning. Ansvaret for den digitale utleieforvaltningen vil bli lagt til én virksomhet (virksomhet Service og administrasjon). Dagens informasjon og system for utleie av idrettshaller må tilpasses, slik at det framgår at tilbudet også gjelder andre aktører / bruksformål innenfor frivillig sektor, selv om disse er prioritert lavere enn idretten. 14) Virksomhetene: Utleieordningen skal ikke gå ut over undervisningstilbudet Økt utleievolum vil medføre økt arbeidsbelastning for virksomhetenes ledelse og administrasjon. Samordning og digitalisering av informasjon og booking vil på den annen side redusere virksomhetenes arbeidsbelastning. Rådmannen legger til grunn at utleieordningen ikke skal gå ut over undervisningen. Det vil fortsatt være skoleadministrasjonen som bestemmer hvilke lokaler som skal leies ut. Dette prinsippet gjelder også for dagens utleie av skolelokaler, gymsaler og haller ved skolene. 15) Kostnader For frivillig sektor vil tilbudet gi bedre tilgang til møte- og aktivitetslokaler, økonomisk besparing, administrativ forenkling og høy grad av forutsigbarhet. Det er ikke foretatt omfattende selvkostberegninger med sikte på fastsetting av verdien av tilbudet. Framtidig utleievolum, frekvens, type lokaler, aktiviteter og leietakere kan ikke anslås med tilstrekkelig grad av sikkerhet før ordningen er etablert. Det samme gjelder effekten av digitalisering. Økonomikonsekvenser vil bl.a. være:
Eiendomskostnader (husleie til Drammen Eiendom KF og andre eiendomsutgifter) Skolelokaler: Øker som følge av økt bruk og større slitasje. Effekt avhengig av utleievolum, type lokale og type aktivitet / leietaker. Gymsaler: Øker ubetydelig. Utleievolum er allerede omfattende. Husleieinntekter Skolelokaler: Bortfaller som følge av gratis leie. Inntekter fra utleie er ubetydelige i dag. Gymsaler: Bortfaller. Kostnader knyttet til praktisk oppfølging av leietakere/leieforhold, virksomhetene Skolelokaler: Øker som følge av flere leieforhold. Gymsaler: Ingen endring. Utleievolum er allerede omfattende. Administrasjonsutgifter informasjon om tilbudet Øker som følge av mer og bedre informasjon. Administrasjonsutgifter søknadsbehandling, tildeling Øker som følge av digitalisering (kvalitetsheving for brukerne). Jfr. samlet strategi for digitalisering av kommunikasjon mellom kommunen og innbyggerne. Reduseres som følge av sentralisering av saksbehandlingen (effektivisering). Administrasjonsutgifter fakturering, innkreving, regnskapsføring mv Reduseres som følge av gratis leie. Noen kostnader knyttet til forsikring, erstatninger mv. Iverksetting og videre saksbehandling I perioden fram til politisk vedtak er fattet, videreføres dagens praksis for utleie av skolelokaler. Videre utredning Kartlegging av utleieobjekter, forbedring av informasjon om tilbudet, og utarbeiding av retningslinjer og rutiner igangsettes straks prinsippvedtaket er fattet. Drammen Idrettsråd og Kulturforum vil bli konsultert i saksbehandlingsprosessen. Politisk behandling Forslag til retningslinjer basert på manuelle rutiner og oversikt over utleieobjekter blir lagt fram til politisk behandling våren 2015. Høring Rådmannen legger ikke opp til formell høring. Innspill til arbeidet med frivillighetspolitikken og andre saker har klart vist at frivillig sektor stiller seg svært positiv til gratis utleie av skolelokaler. En eventuell høringsrunde vil forsinke iverksetting av ordningen. Dersom høring skal gjennomføres, foreslår rådmannen at komiteens forslag legges ut til høring før bystyrebehandlingen. Gradvis utvikling og iverksetting Nye retningslinjer, basert på manuelle rutiner, iverksettes straks vedtak er fattet. Når det gjelder digital søknad og digital søknadsbehandling avhenger framdriften av framdriften i kommunens digitaliseringsstrategi og selvbetjeningsprosjektet Rett på nett. Retningslinjer basert på digitale rutiner legges fram til politisk behandling og iverksettes straks vedtak er fattet.
Kostnadsdekning Rådmannen legger til grunn at økte kostnader inntil videre dekkes innenfor gjeldende budsjettramme for de involverte programområdene. Utviklingen av utleievolum, frekvens, type lokaler, aktiviteter og leietakere 2015 2016 vil gi grunnlag for nærmere vurdering av nytte og kostnader ved økt utleie i forhold til i dag. Evaluering Rådmannen foreslår at tiltaket evalueres innen utgangen av 2016, og at eventuelle justeringer iverksettes fra 1.1.2017. Drammen Idrettsråd involveres i evalueringen. á