Sirdal Kommune Brukerveiledning for kompetansekartlegging 1
GENERELT 1. Bakgrunnsinformasjon 1.1. Målsetting Alle ansatte i Sirdal Kommune skal registrere sin kompetanse. Kompetansekartlegging skal danne grunnlaget for kompetanseutviklingen i Sirdal Kommune og skal videre brukes til: - Kompetanseplanlegging - Grunnlag for medarbeidersamtale - Leder får bedre oversikt over tilgjengelig kompetanse - Bedre tilpasning mellom kompetanse og arbeidsoppgaver - Rekruttere ved hjelp av kompetansesøk - Bedre bruk av ressurser ut fra behov - Etablering av et system som forenkler lønnsforhandlingene for begge parter Kompetansemodulen er et elektronisk verktøy som gjør det mulig å søke og ta ut rapporter. Dette kan være aktuelt for ledere og personalansvarlige som ønsker å søke etter en spesifikk kompetanse i kommunen. En utskrift av den enkeltes CV er også er nyttig hjelpemiddel i forbindelse med medarbeidersamtaler. 1.2. Hvem skal registrere kompetanse Alle ansatte skal registrere sin kompetanse selv på nettet (unntaket er timebaserte vikarer, ferievikarer og andre som ikke har avtale for lenger enn 3 mnd). Det er den enkelte leder som har ansvar for oppfølging og for at nyansatte registrerer kompetansen. 1.3. Hva er kompetanse? Formell kompetanse er all offentlig godkjent utdanning fra grunnskole og oppover. Det står den enkelte fritt til å registrere mer eller mindre detaljert. Dersom man på videregående har gjennomført et grunnkurs i ett fag, men etterpå byttet til et annet fag, så kan begge deler tas med. De med høyskole og universitet kan avgrense til en grad eller profesjonsutdanning, men om ønskelig kan ta med enkeltfag og enkeltemner som man vil synliggjøre. I kompetansekartleggingsmodulen er formalkompetanse splittet i flere menyvalg for fag og nivå. Studiepoeng skal oppgis for høyere utdanning. Uformell kompetanse er kunnskaper, ferdigheter og erfaringer som er tilegnet fra andre kilder enn den formelle utdanningen. 2
1.4. Hva skal registreres Vi kan skille mellom hva som SKAL, BØR og KAN registreres: SKAL: Hovedutdanningen du har tatt, enten det er grunnskole, videregående, universitet eller høyskole. Etter- og videreutdanning. All relevant praksis som gir ansiennitet. Offentlig godkjent utdanning/autorisasjon og sertifikater. Lærere skal registrere fordypningsfag. fordypninger for helse- og sosialarbeidere tas med BØR Den enkelte bør få fram fagområder, spesialiseringer og kurs som er relevant for jobben. Uformell kompetanse som er relevant En synliggjøring av den enkeltes kompetansebredde gir et bedre grunnlag for samtale med leder. Den ansatte kan også få mulighet for å ta i bruk mer av realkompetansen fordi lederen blir klar over hva du kan. KAN All yrkespraksis kan tas med. Den enkelte vurderer selv hvor mye dette er utover det som SKAL registreres. Alle kan også ta med så mye de ønsker av det de oppfatter som realkompetanse og ferdigheter som kan anvendes i arbeidslivet. Utdanning fra utlandet: Ansatte med utdanning fra utlandet bør benytte felt med fritekst dersom man ikke finner andre alternativer som passer. De som har en utenlandsk profesjonsutdanning (sykepleie, medisin osv.) som er godkjent i Norge, kan dette beskrives. 3
2. Tilgang og passord Følg lenken https://ansatt.idivaweb.no/sirdal/ Tidligere passord har gått ut og det er ikke lengre mulig å sende ut passord fra personal/lønn. Derfor må det generes et nytt passord ved å trykke på Glemt brukernavn/passord. Skriv inn e-post-adresse din det må være den epost-adressen du mottar den kommunale lønnslippen på, dvs. for de fleste den kommunale epost-adressen og trykk Send. Gå deretter inn i mailkontoen din. Du vil har fått tilsendt en melding fra Visma som lyder som følger: Visma Enterprise Web - generere nytt passord For å generere et nytt passord, vennligst klikk på: https://ansatt.idivaweb.no/sirdal/password?digest=5309165e1fd39138614d3c474a4742a4 Hvis den ikke viser som en link, merk hele og kopier den inn i adresselinjen på en nettleser. Følg anvisningene og du vil få tilsendt en e-post med nytt passord. I samme mail får du opplyst om dine brukernavn. 4
Hvis du ikke ba om denne e-posten kan du se vekk fra den. Passordet ditt vil ikke endres før du klikker på linken over. Trykk på linken i mail. Det åpner seg det følgende skjermbildet: Trykk på Send (nøkkelen ligger allerede inne). Du får nå tilsendt et nytt engangspassord fra Visma til din epost-adresse: Visma Enterprise Web - automatisk generert passord Nytt passord XXXX Gyldige påloggingsnavn: XXXX Gå deretter tilbake til innloggingssiden og skriv inn ditt brukernavn (påloggingsnavn oppgitt i mailen) og passord: 5
Systemet krever nå at du generer ditt eget passord. Skriv inn det automatisk genererte passordet du fikk tilsendt i den første linjen, og i de to linjene under det et selvvalgt nytt passord: Trykk så på knappen Endre passord. I neste bilde kan du gå videre ved å trykke på Meg selv 6
3. Praktisk veiledning for kompetanseregistrering 3.1. Generelt om registreringsfeltene Registreringsbildene er bygget opp av henholdsvis listebokser med faste svaralternativ og åpne felt for fritekst. Hensiktene med listeboksene er å kunne gjøre presise søk. Fordi vi kan ha ulike skrivemåter eller skrive feil, vil det bli et problem dersom alle skal skrive i fritekst. I Norge tilbys et bredt utvalg utdanninger og yrker. Noen av disse er ikke relevante i en kommune. Listene er derfor avgrenset til de mest vanlige og relevante utdanninger (systemet åpner for at nye kan legges til etter behov). De som ikke finner sin spesifiserte utdanning eller praksis skal i utgangspunktet skrive dette i fritekstfeltene. Noen av feltene er obligatoriske (merket med *), andre er frivillige. Dersom de obligatoriske feltene ikke er fylt ut, vil du få melding om dette. Du går da tilbake til registreringsbildet. I dagens løsning vil markøren plassere seg i datofeltet, selv om det ikke er her feilen ligger. Du må da se nøye hvor du ikke har fylt ut korrekt. 4. Registrering Hovedbildet for kompetanseregistrering: 7
I linjen kompetansetype finnes det tre valg reel, planlagt og ønsket kompetanse. Det skal først registreres reell kompetanse. Deretter kan også planlagte eller ønskete kurs og kompetansemål legges inn (ikke obligatorisk). Alle skal fylle inn utdanning (grunnskole/videregående utdanning, og/eller høyere utdanning), arbeidserfaring, autorisasjon, sertifikater og yrkesrelaterte kurs. De andre feltene nedover er frivillige. 4.1. Karriereinformasjon Første registreringsblokken heter Karriereinformasjon. Trykk på Rediger (høyre side, se bildet ovenfor) for å komme til dette bildet: Her skal det fylles ut jobbtittel (obligatorisk), de andre felt kan fylles ut valgfritt. Dersom du har flere ulike stillinger registreres tittelen på hovedstillingen. Trykk Lagre for å avslutte. 8
4.2. Utdanning Andre blokken heter Utdanning trykk på Legg til (høyre side) for å foreta registrering. Du kommer inn i følgende skjermbilder: 9
Her skal utdanning registreres. Trykk Lagre etter at du har fylt ut skjemaet. Trykk deretter igjen på Legg til (høyre side) dersom du skal registrere flere utdanninger. Forklaring til de ulike feltene: Fra periode til periode: Dette feltet merket med rød stjerne er obligatorisk. Det holder å skrive årstall, men ta gjerne med selve måneden. Nøyaktig dato er unødvendig. Dersom du er under utdanning, er det unødvendig å skrive inn Til periode. Utdanningsinstitusjon: Dette er et fritekstfelt hvor navnet skrives inn. Dette feltet fanger opp alle mulige navnevariasjoner. Navn studie: Dette er et fritekstfelt hvor navnet skrives inn. Utdanning fagområde (1): Fagretning klassifiserer studiet innenfor generelle utdanningskategorier. Utdanning fagområde (2): Videre klassifisering innenfor generelle utdanningskategorier. Nivå: Velg utdanningsnivå. Du kan oppgi hovedutdanningen, videre og etterutdanning, spesialisering innen enkle fag, osv. Studiepoeng: Studiepoeng oppgis for høyere utdanning. Alle studiepoeng skal kun registreres én gang i feltet Studiepoeng. Fordypning og spesialisering (gjelder for eksempel lærere) som er en del av hovedstudie skal registreres separat. Studiepoengene 10
oppgis i dette tilfelle ikke en gang til i feltet Studiepoeng, men legges inn med en tilleggsinformasjon i feltet Beskrivelse. Dvs. hvis for eksempel en fordyping i forming med 30 studiepoeng inngår i hovedstudiet med total 180 studiepoeng så skal studiepoengene kun oppgis en gang i feltet Studiepoeng. Hvis en del av fordypningen inngår i hovedstudiet og en del ble tatt utenom så skal kun studiepoengene som ble tatt utenom hovedstudiet oppgis i feltet Studiepoeng, mens det totale antallet studiepoeng for fordypningen nevnes i feltet Beskrivelse. Beskrivelse: For beskrivelser, forklaringer eller annet du ønsker å kommentere i forbindelse med utdanningen. 4.3. Arbeidserfaring Ta med yrkeserfaring og praksis av en viss varighet. Kanskje ikke sommerjobber og strøjobber, men det avgjør du selv. Ta ellers med hele og delte stillinger, verneplikt, siviltjeneste, praktikantjobber og lignende. Den enkelte må bruke eget skjønn her. Forklaring til de ulike feltene: Fra periode til periode: Registrer tidsrom for alle stillinger. 11
Arbeidsgiver: Skriv inn fullt navn. Tittel: Velg den som passer best. Arbeidsområde: Velg den kategorien som passer best. Spesialisering: Velg Annet dersom du ikke finner noe som passer og fyll inn fritekstfeltet til høyre. Stillingsprosent: Dersom du har avtale om faste timer, bør dette omregnes til prosent. Beskrivelse: For beskrivelser, forklaringer eller annet du ønsker å kommentere i forbindelse med stillingen. Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. 4.4. Autorisasjon/Offentlig godkjenning Har du en offentlig godkjenning/autorisasjon, skriver du dette inn her. Avslutt med Lagre. 4.5. Sertifikater - kompetansebevis Sertifikater omfatter alt fra kjøretøy til kurs som medfører at man kan utføre bestemte typer oppgaver, som sveising. Det er frivillig om du vil registrere sertifikat for kjøretøy, men du bør ha med andre sertifikater som er relevant for en jobb i kommunen. Registrer kun gjeldende sertifikater. Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. 12
4.6. Yrkesrelaterte kurs Her registreres det kun yrkesrelevante kurs. Varighet oppgis i dager. Kurs med varighet kortere enn 1 dag skal ikke tas med. Hvilke og hvor mange kurs som registreres, er opp til den enkelte ansatt. Kompetansetype: Her velges om kompetansen (kurs) er reel, planlagt eller ønsket. Metodikken er stort sett som for utdanning og praksis. Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. 4.7. Andre kurs Her kan det registreres ulike andre kurs. Hvilke og hvor mange kurs som registreres, er opp til den enkelte ansatt. 13
Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. 4.8. Verv Hensikten med dette feltet er å få med aktiviteter utenom fastlagt arbeid og ordinære fritidsaktiviteter. Det vil i første rekke si verv innenfor ulike typer foreninger og lag, politikk og næringsliv. Ordinært medlemskap er uaktuelt. Det er også mulig å registrere tilleggsfunksjoner på arbeidsplassen, som medlem av arbeidsmiljøutvalg og funksjon som verneombud. Lederverv og styremedlemskap er mest interessant her i dette registreringsbildet. Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. 4.9. Uformell kompetanse De fleste har kunnskaper, ferdigheter og kompetanse som er tilegnet fra andre kilder enn den formelle utdanningen. Dette kaller vi uformell kompetanse og kan ikke alltid dokumenteres ved hjelp av papirer. De som er selvlærte på jobb kan registrere sine ferdigheter her. Noen har også lært seg kommunens dataprogram og fagsystemer uten å gå på kurs, og kan registrere alt de kan under dette menyvalget. Kompetanse, kunnskaper og ferdigheter tilegnes også på fritiden og gjennom interesser. Mange fritidsinteresser kan også nyttiggjøres på jobb. Spiller du et instrument kan dette anvendes direkte i skole eller barnehage, eller om arbeidsplassen har behov for underholdning. Personer med talenter og ulike former for grønne fingre er en uvurderlig ressurs på mange arbeidsplasser, enten det er datakyndighet eller andre tekniske ferdigheter det er tale om. Her kan du synliggjøre dette. For at leder skal få et inntrykk av ditt kompetansenivå må du gjøre en egenevaluering du kan stå inne for. Kanskje blir du bedt om å holde et kurs i noe du kan veldig godt. Ferdighetene som tas med her bør i utgangspunktet være middels eller bedre. Ellers er det bare fantasien som setter grenser for hva du kan registrere. Personlige egenskaper og sosiale ferdigheter skal ikke tas med. 14
Avslutt med Lagre. Du kan legge til flere linjer med Legg til. 4.10. Andre kvalifikasjoner Dette er et åpent fritekstfelt som har til hensikt å fange opp andre kvalifikasjoner du ønsker å registrere. Et dataprogram som dette skal ikke sette begrensninger for hva du kan registrere av realkompetanse. 15
5. Endre og slette Dersom du senere ønsker å slette og gjøre endringer, kan du klikke rett på den linjen du vil endre på (vises i blått): Husk å lagre endringer. 6. Utskrift av CVen Klikk på Utskriftsvennlig for å få opp en format som kan brukes til utskrift. 16
Husk å logge deg av etter at du er ferdig med registreringen! 7. Holde CV en vedlike Et generelt råd er å holde CV en oppdatert dersom du tar etterutdanning, nye fag eller kurs. Og dersom du oppdager at din realkompetanse er mer omfattende enn du først trodde er det fritt fram for å tilføye ny informasjon. Bruk utskriften av CV en i medarbeidersamtaler og se om det kanskje er flere ting som skal inn. 7. Kompetanseplanlegging En nyttig påminnelse til slutt er at det du har registrert skal være til hjelp for din leder slik at han/hun kan gi deg arbeidsoppgaver som tilsvarer din kompetanse. Dataene skal også være et hjelpemiddel for å utarbeide en kompetanseplan på individnivå eller kompetansestrategi på enhetsnivå slik at den enkelte og enheten har en kompetanse som tilsvarer dagens og morgendagens oppgaver. Verden og arbeidslivet er i forandring, og det faget og den jobben du er i vil alltid være i utvikling. Kompetanseheving er utfordrende og gir mening og mestring til glede for deg selv og arbeidsgiver. 17