U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Infrastruktur og anskaffelsesprosess Kitty Amlie Tverrå Seksjon for innkjøp, Universitetet i Bergen 1 16.6.2016
Tema Anskaffelse av forskningsutstyr og tjenester. Hva bør man vite før søknad skrives og før prosjektet starter? 2
Bestanddeler i et forskningsprosjekt Prosjekt Forskere Infrastruktur Samarbeidspartnere Tjenesteleverandører Nyrekruttering Innkjøp av varer Samarbeidsavtale Innkjøp av tjenester 3
Hva er en anskaffelse Anskaffelse: Samlebetegnelse for kjøp av varer, tjenester, bygg- og anleggsarbeider. Begrep med videre betydning enn «innkjøp» Anskaffelsesprosess: De aktiviteter som utløses fra behov oppstår, varen/tjenesten er mottatt og betalt, til utfasing av kontrakten
Hvordan skille mellom ulike typer eksterne parter Samarbeidspart deltar i prosjektet medansvarlig rettigheter til resultater får andel av budsjettet ingen mva-plikt Samarbeidsavtale Tjenesteleverandør påtar seg et oppdrag leverer en konkret og avgrenset tjeneste ikke rettigheter til resultater markedspris mva-plikt Innkjøpsavtale 5 Informasjon fra Forskningsrådet, se http://www.forskningsradet.no/no/samarbeidsavtaler/1253992589820
Tips til søknaden Ikke bruk navn på leverandører anskaffelse av tjeneste eller vare skal gjennomføres konkurranse Budsjett beregn inn uforutsette endringer - buffer inkluder merverdiavgift 6
Markedsundersøkelser Prisanslag må være realistiske Priser bør innhentes fra flere leverandører viktig å få frem formålet med investeringen anvendelsesområde typiske brukere be om tilbud som inkluderer alle relevante moduler tilleggsfunksjoner priser må inkludere levering og garanti ikke bindende 7
Rammer for innkjøpsvirksomheten Rammevilkår for offentlige anskaffelser EU-direktiv om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Statens økonomireglement Interne styringsdokumenter og rutiner Styresak 13/2016 Anskaffelsesstrategi 2016-19 Rutinebeskrivelser på ansattsidene
Bakgrunn for reglene om offentlige anskaffelser Det offentlige er en stor aktør Skattebetalernes midler Bruk basert på tillit fra samfunnet forventning om integritet forventning om effektiv ressursbruk Privat næringsliv automatisk intensiv for effektiv ressursbruk (bunnlinjen) som kan mangle i det offentlige reglene om offentlige anskaffelser tvinger det offentlige til å sørge for prosesser som sikrer gode kjøp (kvalitet og pris) og integritet
Hvorfor fokus på anskaffelser Kommersielle gevinster Besparelser på anskaffelseskostnad på noen få % gir betydelig økte midler til hovedoppdraget. I tillegg kommer livssykluskost Fokus på anskaffelsesprosessen vil redusere de totale driftskostnadene - eks IKT-drift og drift av vitenskapelig utstyr Mer effektive prosesser gir bedre ressursutnyttelse Riktig bruk av personressursene Omdømmetap Risiko for korrupsjon/smøring og uetisk adferd ( nytt fenomen i Norge ) Risiko for brudd på norsk lov straffeforfølgelse og bøter Risiko for uprofesjonell behandling av forretningsforbindelser Risiko for prosessfeil - klager kan resultere i omstart, forsinkelser, erstatninger og generelt omdømme tap Uetisk handel Fare for å påføre skader på miljø
Policy for innkjøp ved UiB De styrende dokumenter for organisering og gjennomføring av anskaffelser ved UiB de senere år, er styresaker vedrørende innkjøpsstrategi henholdsvis 14.6.07, 16.12.12 og 11.2.16 Hovedmål i UiBs anskaffelsesstrategi 2016-2019 «bidra til at universitetet når de primære målene innenfor undervisning, forskning, formidling og innovasjon Det er et mål å sikre at enhetene oppnår optimale innkjøp med hensyn til kostnader, kvalitet og egnethet, og at dette skjer innenfor rammene av lover og forskrifter.
Når behov for ny vare eller tjeneste oppstår Kontakt din bestiller Har UiB en rammeavtale som dekker behovet? Hvis ikke rammeavtale Finn anslag på verdi / kjøpesum Under NOK 100 000 eks mva: Over NOK 100 000 eks mva: hent inn tilbud Kontakt innkjøp enten direkte eller på bs. be en bestiller om å opprette bestilling oppgi verdianslag sammen med en beskrivelse av behovet 12
Terskelverdier - betydning for prosedyrevalg og dokumentasjon Over 100 000 Krav til konkurranse Skriftlighet Ingen krav til attester Over 500 000 Må kunngjøres (Doffin) Rimelig frist Valgfri prosedyre Skatteattest Anskaffelser under 100 000 eks mva Ingen lovpålagte krav Kan selv vurdere om man bør innhente flere tilbud Over 1 750 000 (Bygg og anlegg over 44 millioner) Må kunngjøres (EU - TED) Min frist 40 dager Forhandlingsforbud Skatteattest Skatteattest ved alle anskaffelser over 500 000 Alle beløp er eks. mva. Verdi må estimeres for hele kjøpet